Czynności ewidencjonowane w Ewida Standard

Program Ewida Standard poza samą ewidencją obiektów pozwala także rejestrować czynności wykonywane na wyposażeniu i innych elementach zapisanych w systemie. Dzięki temu można prowadzić nie tylko ewidencję stanu posiadania, ale również historię działań wykonywanych na konkretnych obiektach.

Jeżeli zamiast aplikacji desktopowej Windows wolisz rozwiązanie webowe do ewidencji i zarządzania zasobami, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.

W Ewida Standard można ewidencjonować cztery podstawowe typy czynności:

  • naprawy,
  • usługi,
  • modernizacje,
  • konserwacje.

Zakres działania poszczególnych czynności

Ewidencja napraw dotyczy zestawów, urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Pozostałe typy czynności, czyli usługi, modernizacje i konserwacje, mogą być stosowane szerzej dla różnych typów obiektów, z wyjątkiem obiektu użytkownik.

To użytkownik programu decyduje, jak klasyfikować zdarzenia występujące w danej firmie i do jakiej kategorii je przypisać. Dzięki temu model pracy można dopasować do własnych procedur wewnętrznych. Kreatory poszczególnych czynności mają podobny układ, ale zawierają pola charakterystyczne dla danego rodzaju zdarzenia.

Warto przyjąć spójne zasady już na początku, tak aby podobne zdarzenia były ewidencjonowane w ten sam sposób. Ułatwia to późniejsze filtrowanie danych, analizę kosztów i przygotowywanie zestawień.

Naprawy i zmiana statusu obiektów

Spośród wszystkich czynności ewidencjonowanych to właśnie naprawa może wpływać na status obiektu. Ma to praktyczne uzasadnienie, ponieważ naprawiany element bywa czasowo wyłączony z użytkowania albo przekazany do serwisu. Zmiana statusu pozwala wtedy od razu zobaczyć, że dany składnik wyposażenia nie jest aktualnie dostępny w swoim zwykłym miejscu pracy.

Zasady zmiany statusów można skonfigurować samodzielnie. Warto o tym pamiętać zwłaszcza wtedy, gdy firma chce precyzyjnie rozróżniać obiekty aktywne, wycofane, w naprawie albo oczekujące na odbiór.

Istotne jest także to, że przed zarejestrowaniem kolejnej naprawy tego samego obiektu trzeba zakończyć poprzednią. Program nie pozwoli prowadzić równolegle dwóch aktywnych napraw dla tego samego elementu, co pomaga zachować porządek w historii zdarzeń.

Przebieg rejestrowania czynności

Wszystkie cztery typy kreatorów mają podobny układ. Różnią się głównie opisem czynności i zestawem pól, które można uzupełnić. Sam przebieg pracy jest jednak zbliżony.

Najpierw wybieramy obiekty, których dotyczy dana czynność. Następnie wprowadzamy dane zdarzenia. Lewa część formularza służy zwykle do danych identyfikacyjnych, a prawa do opisu samego procesu, na przykład usterki, zakresu prac, konserwacji lub modernizacji.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można dodawać albo usuwać obiekty objęte daną czynnością za pomocą odpowiednich przycisków. Program pozwala też stosować różne opisy dla różnych obiektów, co jest przydatne wtedy, gdy jedna operacja obejmuje kilka elementów, ale wymaga indywidualnych uwag dla każdego z nich.

Aktualizacja danych i wydruk protokołu

Po wprowadzeniu danych czynności można przejść do aktualizacji wybranych właściwości obiektów. To przydatne szczególnie przy modernizacjach, gdy po wykonaniu prac zmienia się na przykład wersja oprogramowania, stan techniczny albo inne ważne parametry. Trzeba jedynie pamiętać, że wybrane właściwości należy dodać do listy zmian przyciskiem z ikoną dodawania.

Ostatnim etapem jest wydruk protokołu z wykonanej czynności. Można ten krok pominąć, ale w wielu firmach wydruk lub zapis protokołu jest ważnym elementem dokumentacji. Program pozwala wybrać własny szablon wydruku, a także zdecydować, czy kilka obiektów ma zostać ujętych na jednym protokole, czy każdy powinien otrzymać osobny dokument.

Dzięki temu ewidencja napraw, usług, modernizacji i konserwacji w Ewida Standard nie ogranicza się do prostego wpisu w historii. Może stanowić pełną dokumentację działań wykonywanych na wyposażeniu firmy.