Actividades registradas en Ewida Standard

Además de llevar el registro de los propios objetos, Ewida Standard también permite registrar las actividades realizadas sobre el equipamiento y otros elementos guardados en el sistema. Gracias a ello, es posible llevar no solo un registro de los bienes de la empresa, sino también un historial de los trabajos realizados sobre objetos concretos.

Si en lugar de una aplicación de escritorio para Windows prefiere una solución web para el registro y la gestión de activos, consulte también Codenica ITSM + ITAM.

En Ewida Standard se pueden registrar cuatro tipos principales de actividades:

  • reparaciones,
  • servicios,
  • modernizaciones,
  • mantenimiento.

Alcance de cada tipo de actividad

El registro de reparaciones se aplica a conjuntos, dispositivos y consumibles. Los demás tipos de actividad, es decir, servicios, modernizaciones y mantenimiento, pueden utilizarse de forma más amplia para distintos tipos de objetos, excepto para el objeto Usuario.

Corresponde al usuario del programa decidir cómo clasificar los eventos que se producen en una empresa concreta y a qué categoría asignarlos. Esto permite adaptar el modelo de trabajo a los procedimientos internos. Los asistentes de cada tipo de actividad tienen una estructura similar, pero incluyen campos específicos para el tipo de evento que se está registrando.

Conviene adoptar reglas coherentes desde el principio para que los eventos similares se registren de la misma manera. Esto facilita más adelante el filtrado de datos, el análisis de costes y la preparación de informes.

Reparaciones y cambios en el estado de los objetos

De todas las actividades registradas, es precisamente la reparación la que puede afectar al estado de un objeto. Esto tiene sentido en la práctica, porque un elemento en reparación puede quedar temporalmente fuera de uso o ser enviado al servicio técnico. Un cambio de estado permite ver de inmediato que un determinado componente del equipamiento no está disponible en ese momento en su lugar habitual de uso.

Las reglas para los cambios de estado pueden configurarse de forma independiente. Conviene tenerlo presente especialmente cuando una empresa quiere distinguir con claridad entre objetos activos, retirados, en reparación o pendientes de devolución.

También es importante que, antes de registrar otra reparación del mismo objeto, la anterior debe cerrarse. El programa no permite llevar dos reparaciones activas al mismo tiempo para el mismo elemento, lo que ayuda a mantener ordenado el historial de eventos.

Cómo funciona el registro de actividades

Los cuatro tipos de asistentes tienen una estructura similar. Se diferencian principalmente en la descripción de la actividad y en el conjunto de campos que pueden completarse. Sin embargo, el flujo general de trabajo es parecido.

Primero se seleccionan los objetos a los que se aplica la actividad. Después se introducen los datos del evento. La parte izquierda del formulario suele utilizarse para los datos de identificación, mientras que la parte derecha se usa para la descripción del propio proceso, por ejemplo una avería, el alcance de los trabajos, el mantenimiento o la modernización.

Si es necesario, puede añadir o eliminar objetos cubiertos por una actividad determinada mediante los botones correspondientes. El programa también permite diferentes descripciones para distintos objetos, lo cual resulta útil cuando una misma operación abarca varios elementos, pero requiere observaciones individuales para cada uno de ellos.

Actualización de datos e impresión de un protocolo

Después de introducir los datos de la actividad, puede pasar a actualizar las propiedades seleccionadas de los objetos. Esto resulta especialmente útil en las modernizaciones, cuando, una vez finalizados los trabajos, cambian, por ejemplo, la versión del software, el estado técnico u otros parámetros importantes. Solo hay que recordar que las propiedades seleccionadas deben añadirse a la lista de cambios con el botón del icono de añadir.

La última etapa es la impresión de un protocolo de la actividad realizada. Este paso puede omitirse, pero en muchas empresas la impresión o el guardado del protocolo es una parte importante de la documentación. El programa permite elegir una plantilla de impresión propia y también decidir si varios objetos deben incluirse en un solo protocolo o si cada uno debe recibir un documento independiente.

Gracias a ello, el registro de reparaciones, servicios, modernizaciones y mantenimiento en Ewida Standard no se limita a una simple entrada en el historial. Puede convertirse en una documentación completa de los trabajos realizados sobre el equipamiento de la empresa.