In Ewida Standard erfasste Vorgänge

Das Programm Ewida Standard ermöglicht nicht nur die reine Erfassung von Objekten, sondern auch die Dokumentation von Vorgängen, die an Ausstattung und anderen im System gespeicherten Elementen durchgeführt werden. Dadurch lässt sich nicht nur der Bestand erfassen, sondern auch die Historie der Arbeiten an konkreten Objekten nachvollziehen.

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In Ewida Standard können vier grundlegende Arten von Vorgängen erfasst werden:

  • Reparaturen,
  • Services,
  • Modernisierungen,
  • Wartungen.

Umfang der einzelnen Vorgangsarten

Die Erfassung von Reparaturen betrifft Sets, Geräte und Verbrauchsmaterialien. Die übrigen Vorgangsarten, also Services, Modernisierungen und Wartungen, können bei verschiedenen Objekttypen breiter eingesetzt werden, mit Ausnahme des Objekttyps Benutzer.

Der Benutzer des Programms entscheidet selbst, wie Ereignisse im Unternehmen klassifiziert und welcher Kategorie sie zugeordnet werden. Dadurch lässt sich das Arbeitsmodell an interne Verfahren anpassen. Die Assistenten für die einzelnen Vorgangsarten sind ähnlich aufgebaut, enthalten aber Felder, die für die jeweilige Art des erfassten Ereignisses typisch sind.

Es lohnt sich, von Anfang an einheitliche Regeln festzulegen, damit ähnliche Ereignisse auf dieselbe Weise erfasst werden. Das erleichtert später das Filtern von Daten, die Kostenanalyse und die Erstellung von Auswertungen.

Reparaturen und Änderung des Objektstatus

Von allen erfassten Vorgängen kann gerade die Reparatur den Status eines Objekts beeinflussen. Das ist in der Praxis sinnvoll, weil ein repariertes Element vorübergehend außer Betrieb sein oder an einen Service übergeben werden kann. Eine Statusänderung macht dann sofort sichtbar, dass ein bestimmter Ausstattungsbestandteil an seinem üblichen Einsatzort aktuell nicht verfügbar ist.

Die Regeln für Statusänderungen können selbst konfiguriert werden. Das sollte man besonders dann im Blick behalten, wenn ein Unternehmen klar zwischen aktiven Objekten, ausgemusterten Objekten, Objekten in Reparatur oder Objekten, die auf Rückgabe warten, unterscheiden möchte.

Wichtig ist auch, dass vor der Erfassung einer weiteren Reparatur desselben Objekts die vorherige abgeschlossen werden muss. Das Programm erlaubt nicht, zwei aktive Reparaturen für dasselbe Element gleichzeitig zu führen. Das hilft, die Ereignishistorie konsistent zu halten.

Ablauf der Erfassung von Vorgängen

Alle vier Assistententypen haben einen ähnlichen Aufbau. Sie unterscheiden sich hauptsächlich in der Beschreibung des Vorgangs und in dem Satz von Feldern, die ausgefüllt werden können. Der gesamte Ablauf ist jedoch ähnlich.

Zuerst wählt man die Objekte aus, auf die sich der Vorgang bezieht. Anschließend werden die Ereignisdaten eingegeben. Die linke Seite des Formulars dient in der Regel den Identifikationsdaten, während die rechte Seite für die Beschreibung des eigentlichen Vorgangs verwendet wird, zum Beispiel eines Defekts, des Arbeitsumfangs, einer Wartung oder einer Modernisierung.

Falls nötig, können mit den entsprechenden Schaltflächen Objekte hinzugefügt oder entfernt werden, die von einem bestimmten Vorgang betroffen sind. Das Programm erlaubt außerdem unterschiedliche Beschreibungen für unterschiedliche Objekte. Das ist nützlich, wenn ein Vorgang mehrere Elemente umfasst, aber für jedes davon individuelle Anmerkungen erforderlich sind.

Datenaktualisierung und Druck eines Protokolls

Nach der Eingabe der Vorgangsdaten können ausgewählte Objekteigenschaften aktualisiert werden. Das ist besonders bei Modernisierungen nützlich, wenn sich nach Abschluss der Arbeiten zum Beispiel die Softwareversion, der technische Zustand oder andere wichtige Parameter ändern. Dabei muss lediglich beachtet werden, dass die ausgewählten Eigenschaften mit der Schaltfläche mit dem Hinzufügen-Symbol zur Änderungsliste hinzugefügt werden müssen.

Der letzte Schritt ist der Druck eines Protokolls über den abgeschlossenen Vorgang. Dieser Schritt kann übersprungen werden, aber in vielen Unternehmen ist der Ausdruck oder das Speichern eines Protokolls ein wichtiger Teil der Dokumentation. Das Programm ermöglicht die Auswahl einer eigenen Druckvorlage und außerdem die Entscheidung, ob mehrere Objekte in einem Protokoll zusammengefasst oder jeweils in einem eigenen Dokument erfasst werden sollen.

Dadurch beschränkt sich die Erfassung von Reparaturen, Services, Modernisierungen und Wartungen in Ewida Standard nicht auf einen einfachen Eintrag in der Historie. Sie kann zu einer vollständigen Dokumentation der an der Unternehmensausstattung durchgeführten Arbeiten werden.