Chcesz lepiej widzieć, co dzieje się w firmie?
Załóż bezpłatne konto firmowe i sprawdź system Codenica w praktyce.
Monitorowanie komputerów, ewidencja i helpdesk dla małych firm
System Codenica sprawdzi się w małej firmie, która chce mieć w jednym miejscu kontrolę nad komputerami pracowników, aktualną ewidencję sprzętu oraz uporządkowany kontakt z klientami i zespołem. Licencja Plus pozwala monitorować aktywność, czas pracy, aplikacje, internet, urządzenia USB i instalowane programy, a agent monitorowania automatycznie zbiera dane o komputerach i zainstalowanym oprogramowaniu. W ewidencji możesz rejestrować również telefony, drukarki, narzędzia, meble i inne wyposażenie, przypisywać je do pracowników oraz lokalizacji. Gdy przychodzi czas na porządkowanie pytań, reklamacji lub problemów technicznych, ten sam system daje helpdesk, Portal klienta, bazę wiedzy, czat i wiadomości. Wersja Cloud działa w Microsoft Azure bez utrzymywania własnego serwera, natomiast On-Premise jest instalowana w firmie i przechowuje dane, pliki oraz konfigurację w Twojej infrastrukturze.
Monitorowanie komputerów i pracy w małej firmie
Właściciel małej firmy często sam odpowiada za klientów, ludzi, koszty i sprzęt. Nie ma czasu chodzić od biurka do biurka ani czekać kilka dni, aby dowiedzieć się, że komputer nie był używany do pracy, pojawił się na nim niepotrzebny program albo ktoś korzystał z ryzykownych stron. Program Codenica daje bieżący obraz tego, co dzieje się na firmowych stanowiskach. Monitorowanie komputerów, monitorowanie pracowników i monitorowanie pracy (także zdalnej) można ustawić zgodnie z zasadami firmy oraz jasno zakomunikować zespołowi.
Kontrola nad tym, co dzieje się na stanowiskach
- Monitorowanie komputera pracownika pokazuje, kiedy stanowisko było aktywne, kiedy występowała bezczynność, z jakich aplikacji korzystano i jakie okna były używane. Możesz sprawdzić, czy praca przebiega zgodnie z ustalonym rytmem, gdzie regularnie pojawiają się długie przerwy oraz które działania zabierają zespołowi najwięcej czasu. To przydatne zarówno w biurze, jak i wtedy, gdy część osób pracuje z domu albo w terenie.
- Monitorowanie internetu pozwala sprawdzić odwiedzane domeny i strony, a reguły mogą ograniczać dostęp do prywatnych, rozpraszających lub ryzykownych adresów. Aplikacja Codenica pokazuje także uruchamiane programy, instalacje oprogramowania, drukowanie i użycie urządzeń USB. Dzięki temu łatwiej zauważyć sytuacje, które marnują czas, obciążają komputer albo mogą stworzyć problem z danymi firmy.
- Agent monitorowania wykonuje automatyczną inwentaryzację komputerów, zbiera informacje o sprzęcie, systemie, procesorze, pamięci, dyskach, monitorach, drukarkach, urządzeniach USB i zainstalowanym oprogramowaniu. Właściciel nie musi utrzymywać osobnego arkusza ani prosić pracowników o ręczne uzupełnianie danych. Ewidencja opiera się na tym, co rzeczywiście znajduje się na komputerach firmy.
Ewidencja sprzętu, urządzeń i wyposażenia małej firmy
Monitoring komputerów pokazuje, co dzieje się na stanowiskach. Ewidencja pozwala uporządkować znacznie więcej: kto korzysta z telefonu, gdzie znajduje się drukarka, jakie narzędzia są przypisane do pracownika, kiedy kończy się licencja programu i co firma ma w konkretnym oddziale. Oprogramowanie Codenica łączy automatycznie zebrane dane z komputerów z ewidencją prowadzoną przez firmę.
Inwentaryzacja, która nie kończy się na komputerach
W aplikacji Codenica możesz prowadzić ewidencję komputerów, monitorów, telefonów, drukarek, narzędzi, mebli, wyposażenia stanowisk, dokumentów, oprogramowania i licencji. Własne modele, kategorie i pola pozwalają opisać rzeczy używane dokładnie tak, jak funkcjonują w Twojej firmie. Przy każdym zasobie można zapisać osobę odpowiedzialną, lokalizację, dokumenty, historię zmian i powiązane zgłoszenia. Licencja Plus uzupełnia tę ewidencję o automatyczną inwentaryzację komputerów, więc dane nie zależą wyłącznie od pamięci właściciela albo jednego arkusza Excel.
Cloud i On-Premise - wybierasz, gdzie działa system Codenica
Ta sama aplikacja Codenica jest dostępna w dwóch aktualnych wersjach. Cloud działa w Microsoft Azure i pozwala korzystać z systemu przez przeglądarkę bez utrzymywania własnego serwera. On-Premise instalujesz w firmie, na własnej infrastrukturze, gdy chcesz samodzielnie decydować o miejscu przechowywania danych, plików i konfiguracji.
Dwa sposoby uruchomienia tego samego systemu
Wersja Cloud jest wygodna dla firmy, która chce szybko uruchomić monitorowanie komputerów, automatyczną inwentaryzację, ewidencję sprzętu i później obsługę zgłoszeń. Serwer aplikacji oraz infrastruktura Cloud pozostają po stronie usługi Microsoft Azure. Wersja On-Premise działa pod adresem ustalonym przez firmę. Może korzystać z własnego PostgreSQL, lokalnego magazynu plików, lokalnego endpointu dla agentów, własnego SMTP i lokalnej obsługi poczty i tworzenia ticketów zgłoszeń z e-maili. Dane z monitoringu, ewidencji i zgłoszeń pozostają w firmowej infrastrukturze. Instalacja On-Premise może pracować 100% offline - bez kontaktu z serwerami Codenica i bez dostępu do Internetu.
Gdzie są dane firmy - w Cloud czy na Twoim serwerze?
Przy monitorowaniu komputerów i ewidencji sprzętu ważne jest nie tylko to, co system pokazuje, ale także gdzie trafiają dane. Codenica pozwala wybrać model, który pasuje do sposobu działania firmy: Cloud w Microsoft Azure albo On-Premise w infrastrukturze należącej do firmy.
Wygoda Cloud albo pełna lokalna kontrola
Wersja Cloud przechowuje dane aplikacji Codenica w środowisku Microsoft Azure. To rozwiązanie dla firmy, która nie chce samodzielnie utrzymywać serwera aplikacji. Wersja On-Premise pozwala przechowywać bazę danych, pliki, konfigurację oraz dane monitoringu na własnym serwerze, wewnątrz firmy. Możesz korzystać z własnej sieci, własnego adresu aplikacji, własnej poczty SMTP i lokalnych skrzynek emailowych. Instalacja On-Premise może działać 100% offline, więc dane z komputerów nie opuszczają firmy. Administrator odpowiada wtedy za bezpieczeństwo serwera, dostępów, sieci i kopii zapasowych.
Portal klienta dla małej firmy, gdy rośnie liczba spraw
Po uporządkowaniu komputerów i wyposażenia przychodzi moment, w którym trudno pamiętać wszystkie pytania klientów, prośby pracowników i sprawy wymagające odpowiedzi. Portal klienta pozwala dołączyć ten obszar do systemu bez kupowania kolejnego narzędzia tylko do kontaktu.
Jedno miejsce do kontaktu z firmą
Portal klienta w systemie Codenica pozwala klientom i pracownikom zgłaszać problemy, sprawdzać status spraw, korzystać z bazy wiedzy, rozmawiać z zespołem na czacie i wymieniać wiadomości. Firma zachowuje historię komunikacji przy konkretnym zgłoszeniu, zamiast szukać ustaleń w kilku skrzynkach pocztowych. Portal klienta jest częścią aplikacji Codenica dla obsługiwanych użytkowników. Panel klienta na stronie internetowej jest osobnym miejscem do obsługi konta, zamówień, licencji i pobierania plików.
Licencja dopasowana do tego, czego firma potrzebuje dziś
Nie każda mała firma zaczyna od tych samych potrzeb. Jedna chce przede wszystkim monitorować komputery i kontrolować internet, inna potrzebuje ewidencji wyposażenia, a kolejna chce lepiej obsługiwać klientów. Licencje Starter, Plus i Enterprise pozwalają wybrać zakres funkcji bez zmiany aplikacji Codenica.
Starter, Plus i Enterprise
Starter obejmuje system ticketowy, bazę wiedzy, komunikację, Portal klienta i podstawową ewidencję. Plus dodaje monitorowanie komputerów i pracowników, monitorowanie pracy, kontrolę aplikacji oraz stron, automatyczną inwentaryzację i audyt stanowisk. Enterprise rozszerza aplikację o pełny service desk z zarządzaniem problemami, zmianami i wydaniami zgodnie z ITIL. Firma może zacząć od najważniejszego dla siebie obszaru, a kolejne elementy uruchomić wtedy, gdy są naprawdę potrzebne.
Cennik licencji odpowiedni dla małej firmy
Jeżeli szukasz przede wszystkim monitorowania komputerów i automatycznej inwentaryzacji, interesuje Cię licencja Plus. Jeżeli chcesz najpierw uporządkować zgłoszenia, komunikację i podstawową ewidencję, wybierasz Starter. Cennik systemu Codenica pozwala zestawić oba zakresy oraz zdecydować, czy aplikacja ma działać w Cloud, czy jako instalacja On-Premise.
Monitoring, ewidencja i helpdesk w odpowiedniej kolejności
Plus jest licencją dla firmy, która chce monitorować komputery pracowników, sprawdzać aktywność, aplikacje, internet i urządzenia USB oraz automatycznie prowadzić inwentaryzację stanowisk. Starter daje system ticketowy, helpdesk, obsługę zgłoszeń, bazę wiedzy, komunikację i podstawową ewidencję. Enterprise służy organizacjom, które chcą prowadzić pełny service desk. Model Cloud upraszcza utrzymanie aplikacji, a On-Premise pozwala przechowywać dane monitoringu, ewidencji i zgłoszeń we własnej infrastrukturze.
Obsługa klienta dla małych firm
Obsługa klienta nie musi być pierwszym powodem zakupu systemu. Kiedy jednak firma ma coraz więcej telefonów, maili i spraw do zapamiętania, warto dołączyć komunikację do danych o sprzęcie, użytkownikach i wcześniejszych działaniach. Wtedy odpowiedź dla klienta nie zależy wyłącznie od tego, kto akurat pamięta daną sytuację.
Program do obsługi klienta jako kolejna część systemu
Program Codenica do obsługi klienta łączy system ticketowy, Portal klienta, czat i wiadomości. Zespół może przyjmować zgłoszenia, odpowiadać na pytania i sprawdzać historię kontaktu w jednym miejscu, a sprawę można powiązać z konkretnym klientem, pracownikiem, urządzeniem albo innym zasobem. To nie jest narzędzie wyłącznie dla działu IT. Mała firma może wykorzystać je do obsługi klientów, reklamacji, pytań pracowników i spraw administracyjnych, kiedy chce dołożyć porządek komunikacyjny do już uporządkowanych komputerów i wyposażenia.
Helpdesk dla małych firm, gdy chcesz uporządkować zgłoszenia
Monitoring i ewidencja rozwiązują problem wiedzy o komputerach oraz wyposażeniu. Z czasem pojawia się drugi problem: pytania klientów, reklamacje, prośby pracowników i usterki techniczne zaczynają ginąć w telefonach i mailach. Licencja Starter pozwala dołączyć helpdesk do tego samego systemu, w którym firma ma już dane o sprzęcie i użytkownikach.
Prosta obsługa zgłoszeń
Licencja Starter obejmuje system ticketowy do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, Portal klienta, bazę wiedzy, czat, wiadomości oraz podstawową ewidencję zasobów. Gdy pracownik zgłasza problem z komputerem, sprawę można powiązać z konkretnym urządzeniem, użytkownikiem i lokalizacją. Gdy klient potrzebuje pomocy, historia kontaktu pozostaje przy jego zgłoszeniu. Helpdesk nie musi być pierwszym powodem wdrożenia systemu Codenica. Jest jednak naturalnym kolejnym krokiem, kiedy firma chce połączyć kontrolę nad sprzętem z codzienną obsługą ludzi.
Wszyscy pracują na aktualnych danych
W małej firmie jedna nieaktualna informacja potrafi zatrzymać kilka osób. Oprogramowanie Codenica odświeża dane w czasie rzeczywistym, w tym zmiany w monitoringu, ewidencji, zgłoszeniach i komunikacji, dzięki czemu zespół widzi bieżący stan spraw bez ręcznego odświeżania stron. Właściciel może sprawdzić aktualny stan komputera, przypisanie sprzętu i postęp obsługi w jednym systemie, niezależnie od tego, czy firma korzysta z Cloud, czy z instalacji On-Premise.
