Ustawienia ogólne

W tym artykule omawiamy najważniejsze ustawienia programów Ewida Standard i Ewida Audit. Obie aplikacje są desktopowymi programami Windows, ale pełnią różne role: Ewida Standard służy głównie do ewidencji i inwentaryzacji, a Ewida Audit do audytu, monitorowania i zdalnego zbierania danych.

Od ustawień ogólnych zwykle warto zacząć konfigurację, ponieważ wpływają one na codzienny sposób pracy z obiektami, zestawieniami i raportami.

Do najważniejszych ustawień ogólnych należą między innymi:

  • Dwuklik obiektu uruchamia okno... — można wybrać, czy po dwukliku ma otwierać się okno Właściwości, czy Raport szczegółowy.
  • Weryfikacja unikalności wartości identyfikujących — dotyczy pól takich jak ID, numer ewidencyjny i kod kreskowy. Zakres weryfikacji można ograniczyć do obrębu danego typu obiektu albo całkowicie wyłączyć.
  • Wartość domyślna — tekst podstawiany do pól, które nie mogą pozostać puste.
  • Precyzuj podpowiedzi w oknie właściwości — zawęża listy podpowiedzi na podstawie aktualnego kontekstu obiektu.
  • Data dokumentu jest datą utworzenia obiektu — wpływa na interpretację logu utworzenia.
  • Pytaj przed zamknięciem aplikacji — włącza lub wyłącza potwierdzenie przy zamykaniu programu.
  • Zapis danych w tle — pozwala zdecydować, czy część operacji zapisu ma odbywać się w wątkach pobocznych.

To ustawienia wspólne dla obu aplikacji, dlatego ich poprawna konfiguracja zwykle szybko przekłada się na wygodniejszą pracę całego zespołu.

Ustawienia audytu w Ewida Audit

Ustawienia audytu są dostępne w programie Ewida Audit. Aby do nich przejść, należy otworzyć ustawienia programu i wybrać gałąź Audyt.

Ustawienia ogólne

W tej części można ustawić między innymi:

  • Limit równocześnie pracujących wątków — warto go zmniejszyć w sieciach przeciążonych lub mniej wydajnych.
  • Timeout: WMI / Windows Registry — przydatny tam, gdzie odpowiedzi zdalne są opóźnione lub część klas WMI działa wolniej.
  • Timeout: Audyt hosta — określa maksymalny czas oczekiwania na zakończenie audytu pojedynczego komputera.

Można też decydować o zakresie samego audytu, w tym o tym, czy mają być używane takie źródła jak WMI, rejestr Windows, pliki, alerty systemowe lub klucze produktów. Dodatkowe opcje, takie jak Nie przechowuj wyników skanowania albo Przechowuj tylko ostatni wynik skanowania, pomagają ograniczyć ilość danych i poprawić wydajność pracy.

Autodopasowanie licencji

Ewida Audit umożliwia automatyczne dopasowanie ręcznie wprowadzonych licencji do wykrytego oprogramowania. Mechanizm ten działa tylko wtedy, gdy licencje zostały wcześniej poprawnie dodane do programu i powiązane z hostami w relacji Audyt - autodopasowanie.

Ważne jest to, że program nie zakłada automatycznie legalności oprogramowania tylko na podstawie wykrytych aplikacji lub kluczy. Licencje muszą być realnie posiadane i udokumentowane zgodnie z wymaganiami producenta. W ustawieniach można określić, które właściwości licencji i oprogramowania mają być porównywane oraz czy dopuszczane mają być tylko wyniki stuprocentowo zgodne.

Rozpoznanie oprogramowania

Ta część odpowiada za sposób weryfikacji i łączenia danych z różnych źródeł skanowania. Ponieważ to samo oprogramowanie może być wykryte przez WMI, rejestr i analizę plików, program musi zdecydować, kiedy uznać je za jeden produkt, a kiedy za osobne wpisy. Dodatkowo można definiować pakiety oprogramowania, aby kilka składników było prezentowanych jako jeden logiczny pakiet.

Skanowanie WMI, rejestru i plików

Ewida Audit pozwala tworzyć własne modele skanowania. Dla WMI i rejestru można wskazywać klasy lub ścieżki, właściwości identyfikujące oraz sposób rozpoznawania danych jako zestawu, urządzenia lub oprogramowania. Dla plików można określać rozszerzenia, typy, filtrowanie oraz katalogi pomijane w skanowaniu.

To ważna cecha Ewida Audit jako aplikacji desktopowej dla Windows: użytkownik ma duży wpływ na zakres i sposób zbierania danych, zamiast korzystać wyłącznie z narzuconego z góry modelu audytu.

Skanowanie alertów systemowych

W ustawieniach można zdecydować, które alerty mają być analizowane podczas audytu. Część z nich wynika bezpośrednio ze skanowania, a część z późniejszego rozpoznania danych. Należy pamiętać, że dostępność niektórych alertów zależy od wersji Windows, stanu aktualizacji systemu oraz od tego, czy dane oprogramowanie, na przykład antywirusowe, udostępnia odpowiednie informacje przez WMI.

Autoryzacja DCOM

Autoryzacja DCOM jest ustawieniem dostępnym w Ewida Audit. Przydaje się wtedy, gdy audyt ma być wykonywany zdalnie bez użycia Agentów i bez korzystania z lokalnych plików skanowania.

Każdy host skanowany przez DCOM musi mieć poprawnie przypisane dane logowania administratora. W praktyce oznacza to przygotowanie puli autoryzacji z nazwą, loginem i hasłem zgodnym z konfiguracją komputera docelowego.

Jeżeli autoryzacja zostanie ustawiona nieprawidłowo, najczęściej pojawi się błąd Access denied. Warto więc traktować tę sekcję jako techniczną konfigurację dostępu, a nie tylko pomocnicze ustawienie.

Dostępna jest również opcja Autoryzacja domyślna, dzięki której jedna z wcześniej zdefiniowanych konfiguracji może być automatycznie przypisywana do nowo dodawanych hostów.

Definicje oprogramowania

Mechanizm definicji oprogramowania jest dostępny w Ewida Audit i odpowiada za porządkowanie wyników rozpoznania aplikacji. Program jest dostarczany z rozbudowaną bazą definicji, ale użytkownik może tworzyć własne wpisy, poprawiać istniejące oraz budować pakiety oprogramowania.

W definicji można określić między innymi:

  • nazwę i wersję programu,
  • czy aplikacja ma być rozpoznawana,
  • czy wymaga licencji,
  • jakie pliki są z nią skojarzone,
  • czy dany program ma wchodzić w skład pakietu.

To przydatne, ponieważ wyniki audytu bardzo często zawierają nadmiar aplikacji technicznych, bibliotek albo składników pomocniczych. Dzięki definicjom można uprościć wynik i lepiej dopasować go do realnych potrzeb firmy.

Mechanizm pakietów pozwala zamieniać kilka pojedynczych programów w jeden logiczny wpis, na przykład potraktować wiele składników pakietu biurowego jako jedną pozycję. Program umożliwia też automatyczne generowanie nowych definicji, ale przed ich zatwierdzeniem warto je sprawdzić i ewentualnie poprawić.

Opis obiektu

Opis obiektu jest wspierany przez oba programy. To ustawienie bywa niedoceniane, a w praktyce ma bardzo duży wpływ na wygodę pracy.

Opis obiektu odpowiada za jednowierszową reprezentację elementu w wielu miejscach programu, między innymi w:

  • listach i oknach wyboru,
  • drzewiastych menedżerach,
  • raportach szczegółowych,
  • zestawieniach,
  • kreatorach i protokołach.

Konfiguracja polega na wybraniu właściwości, które mają budować opis, ich kolejności oraz separatora pomiędzy nimi. Można także używać własnych prefixów i postfixów. Dobrze ustawiony opis obiektu znacząco poprawia czytelność całej aplikacji, szczególnie wtedy, gdy baza danych jest duża i użytkownik codziennie porusza się między wieloma listami.

Właściwości obiektu

Okno Właściwości jest podstawowym miejscem edycji pojedynczego elementu zarówno w Ewida Standard, jak i w Ewida Audit. Można je otworzyć z menu kontekstowego albo skrótem ALT+Enter. Jeśli użytkownik tak ustawi program, okno może być również uruchamiane dwuklikiem.

W ustawieniach można decydować, które właściwości mają być wyświetlane dla danego typu obiektu. W niektórych przypadkach konfiguracja może być jeszcze dokładniejsza i zależeć od kategorii obiektu. Oznacza to na przykład możliwość pokazania innego zestawu pól dla drukarki, a innego dla procesora lub licencji.

To ważne ustawienie, ponieważ pozwala ograniczyć liczbę widocznych pól do tych, które są faktycznie używane w danej organizacji.

Szablon obiektu

Szablony obiektów są dostępne w obu programach. Pozwalają zapisywać gotowe konfiguracje obiektów do plików XML i później odtwarzać je przy wprowadzaniu podobnych danych.

To praktyczne rozwiązanie wtedy, gdy w firmie regularnie pojawiają się powtarzalne konfiguracje, na przykład ten sam model zestawu komputerowego lub podobny zestaw właściwości dla określonego typu urządzenia. Zamiast tworzyć taki obiekt od początku, można go odczytać z wcześniej przygotowanego szablonu.

Szablony można zapisywać z menu kontekstowego albo bezpośrednio z okna Właściwości obiektu. Ponieważ są przechowywane jako pliki XML, można je też w razie potrzeby edytować zewnętrznie.

Status obiektu

Statusy obiektów są wykorzystywane zarówno przez Ewida Standard, jak i Ewida Audit. Pozwalają szybko ocenić aktualny stan elementu, na przykład to, czy jest używany, wolny, w naprawie albo wyłączony z eksploatacji.

W ustawieniach można zdefiniować zasady zmiany statusu, czyli ustalić, jak zachowuje się pole Status po określonych operacjach, takich jak utworzenie obiektu, przydzielenie, odłączenie czy wykonanie czynności ewidencjonowanej.

Dodatkowo można przypisywać do statusów konkretne ikony i kolory. Dzięki temu statusy są dobrze widoczne w menedżerach, kreatorach, zestawieniach i oknach wyboru. To niewielkie ustawienie, ale bardzo ułatwia szybką orientację w stanie obiektów.

Historia obiektów

Historia obiektów jest szczególnie istotna w Ewida Standard, gdzie program zapisuje szczegółowe logi działań wykonywanych na elementach ewidencji.

W historii mogą znaleźć się między innymi informacje o:

  • utworzeniu obiektu,
  • edycji danych,
  • tworzeniu i usuwaniu relacji,
  • naprawach, modernizacjach, konserwacjach i usługach.

Każdy wpis może zawierać datę zmiany, nazwę użytkownika, komputer, na którym wykonano operację, oraz porównanie wartości przed i po zmianie. W dużych bazach danych warto jednak pamiętać, że nadmierna liczba logów może wpływać na wydajność, dlatego czasem dobrze jest ograniczyć zakres generowanej historii.

Ustawienia identyfikatorów

Ustawienia identyfikatorów są dostępne w obu programach i odpowiadają za automatyczne generowanie takich pól jak:

  • ID,
  • numer ewidencyjny,
  • kod kreskowy.

Każdy typ identyfikatora można skonfigurować osobno. Budowa identyfikatora może obejmować prefix, numer inkrementowany i postfix. Dodatkowo prefix i postfix mogą korzystać ze zmiennych, takich jak aktualny rok, miesiąc lub dzień.

Autonumerowanie może działać wspólnie dla wszystkich obiektów albo osobno dla konkretnego typu. W części przypadków można też prowadzić odrębną numerację dla kategorii obiektów. To ważne, jeśli firma stosuje różne schematy oznaczania na przykład dla drukarek, komputerów i materiałów eksploatacyjnych.

W pracy sieciowej pomocna bywa funkcja SYNC (SQL), która pozwala zsynchronizować identyfikatory pomiędzy stanowiskami.

Ustawienia Dziennika zdarzeń

Dziennik zdarzeń jest dostępny zarówno w Ewida Standard, jak i w Ewida Audit. To narzędziowe okno, zwykle zadokowane w dolnej części aplikacji, które pokazuje logi działania programu.

W ustawieniach można określić:

  • jakie kategorie logów mają być generowane,
  • czy ma działać automatyczne oczyszczanie logów,
  • jakie typy wpisów mają być usuwane przy czyszczeniu.

W środowiskach z dużą ilością danych ograniczenie liczby logów albo wyłączenie automatycznego odświeżania Dziennika zdarzeń może realnie poprawić wydajność. Z kolei przy diagnostyce problemów warto zostawić większy zakres logowania, przynajmniej tymczasowo.

Ustawienia statystyk zestawień

Mechanizm statystyk zestawień działa w obu programach i pozwala budować podsumowania widoczne w dolnym panelu list. Statystyki mogą działać w trybie zliczania albo sumowania, a także korzystać z dodatkowych warunków danych.

W ustawieniach pojedynczej statystyki można określić między innymi:

  • limit wartości pokazywanych w podsumowaniu,
  • tekst poprzedzający wynik,
  • separator pomiędzy kolejnymi wartościami.

Mechanizm ten jest szczególnie przydatny wtedy, gdy zestawienia służą nie tylko do przeglądania danych, ale również do szybkiego uzyskiwania prostych informacji liczbowych bez budowania osobnych raportów.

Sumowanie kosztów zestawu

Funkcja sumowania kosztów zestawu jest dostępna w Ewida Standard. Zestaw pełni tu rolę kontenera dla urządzeń i oprogramowania, a program potrafi dynamicznie obliczać łączne koszty związane z jego funkcjonowaniem.

W oknie Właściwości zestawu dostępna jest grupa Suma kosztów, która pokazuje zbiorcze wartości. W ustawieniach można zdecydować, jakie typy powiązanych obiektów mają być uwzględniane w tych obliczeniach.

To praktyczne rozwiązanie tam, gdzie zestaw komputerowy ma być analizowany nie tylko jako zbiór elementów technicznych, ale też jako całość kosztowa.

Ustawienia protokołu inwentaryzacji

Ustawienia protokołu inwentaryzacji są dostępne w Ewida Standard. Pozwalają określić, jak mają wyglądać dokumenty generowane z ewidencji.

W ustawieniach można zdecydować:

  • które właściwości obiektów mają być drukowane w trybie szczegółowym jako pary właściwość : wartość,
  • które obiekty powiązane mają być dołączane do protokołu razem z obiektem głównym.

Obiekty powiązane są drukowane z użyciem ich opisu obiektu, dlatego oba te ustawienia warto traktować łącznie. Dobrze przygotowana konfiguracja protokołu pozwala generować czytelne dokumenty bez nadmiaru technicznych danych, które nie są potrzebne odbiorcy końcowemu.

Katalogi domyślne

Katalogi domyślne są szczególnie istotne w Ewida Standard, zwłaszcza wtedy, gdy program jest używany przez wielu użytkowników w sieci. Dzięki nim można ustalić, gdzie mają być przechowywane pliki związane z konfiguracją, backupami i dokumentami powiązanymi z obiektami.

Do najważniejszych obszarów konfiguracji należą:

  • główny katalog konfiguracji,
  • katalog kopii zapasowych,
  • ścieżki plików powiązanych z obiektami,
  • obrazy faktur i dokumentów związanych z czynnościami ewidencjonowanymi.

W środowisku sieciowym często dobrym rozwiązaniem jest wskazanie katalogów na serwerze z regularnym backupem. Ułatwia to zmianę stanowiska roboczego i zwiększa bezpieczeństwo danych powiązanych z bazą.

Uprawnienia użytkowników

Mechanizm uprawnień użytkowników jest dostępny w Ewida Standard. Pozwala tworzyć konta z loginem i hasłem oraz bardzo szczegółowo określać zakres praw dla poszczególnych użytkowników.

Można kontrolować między innymi możliwość:

  • tworzenia, edycji i usuwania obiektów,
  • tworzenia i usuwania relacji,
  • dostępu do wybranych sekcji ustawień programu,
  • pracy z bazą danych,
  • wykonywania backupu, migracji i scalania danych.

To szczególnie ważne w pracy wielostanowiskowej, gdzie część użytkowników powinna mieć dostęp tylko do bieżącej ewidencji, a bardziej zaawansowane operacje administracyjne powinny pozostać w rękach wybranych osób.

Eksport audytu do bazy Ewida Standard

Jednym z ważnych zadań Ewida Audit jest zasilanie bazy ewidencyjnej prowadzonej w Ewida Standard. W ustawieniach eksportu można określić połączenie z bazą docelową, zakres eksportowanych danych oraz sposób pomijania niepotrzebnych elementów.

Do najważniejszych ustawień należą:

  • konfiguracja połączenia z ewidencją,
  • wykluczanie określonych typów obiektów z eksportu,
  • wybór właściwości, które mają być przenoszone do ewidencji,
  • eksport powiązań obiektów.

Takie podejście pozwala zachować czytelność bazy w Ewida Standard. Nie wszystkie dane z audytu muszą przecież trafiać do ewidencji w pełnym zakresie. Często lepiej eksportować tylko te obiekty i właściwości, które będą dalej realnie wykorzystywane.

Wydajność aplikacji

Ustawienia wydajności są dostępne w obu programach i zaczynają być szczególnie istotne przy dużych bazach danych oraz w środowiskach pracujących na mniej wydajnej sieci. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których liczba obiektów jest bardzo duża albo wiele okien programu stale odświeża dane.

W ustawieniach wydajności można ograniczyć między innymi:

  • automatyczne odświeżanie wybranych okien,
  • ilość danych prezentowanych w pojedynczych komórkach zestawień relacyjnych.

Wyłączenie natychmiastowego odświeżania części okien może znacząco poprawić płynność pracy, ponieważ dane będą pobierane dopiero wtedy, gdy użytkownik faktycznie przejdzie do danego widoku. Z kolei ograniczenie zbyt rozbudowanych wartości relacyjnych pomaga utrzymać zestawienia w bardziej czytelnej i szybszej formie.

W praktyce warto traktować te ustawienia jako narzędzie do dostosowania programu do skali danych, a nie jako stałą konfigurację dla każdej instalacji. Małe bazy zwykle nie wymagają dodatkowej optymalizacji, ale przy większych wdrożeniach te opcje potrafią realnie poprawić komfort pracy.