Opérations enregistrées dans Ewida Standard

En plus de la simple gestion des objets, Ewida Standard permet aussi d’enregistrer les opérations effectuées sur les équipements et sur les autres éléments stockés dans le système. Il est ainsi possible de tenir non seulement un inventaire des biens de l’entreprise, mais aussi un historique des travaux réalisés sur des objets précis.

Si vous préférez une solution web de gestion des actifs et de tenue d’inventaire plutôt qu’une application de bureau Windows, consultez également Codenica ITSM + ITAM.

Dans Ewida Standard, vous pouvez enregistrer quatre grands types d’opérations :

  • réparations,
  • services,
  • modernisations,
  • opérations de maintenance.

Périmètre des différents types d’opérations

Le suivi des réparations concerne les ensembles, les périphériques et les consommables. Les autres types d’opérations, à savoir les services, les modernisations et les opérations de maintenance, peuvent être utilisés plus largement pour différents types d’objets, à l’exception de l’objet utilisateur.

C’est l’utilisateur du programme qui décide comment classer les événements qui se produisent dans l’entreprise et à quelle catégorie les rattacher. Cela permet d’adapter le mode de travail aux procédures internes. Les assistants de chaque type d’opération ont une structure similaire, mais ils contiennent des champs propres au type d’événement enregistré.

Il est utile d’adopter des règles cohérentes dès le départ afin que les événements similaires soient enregistrés de la même manière. Cela facilite ensuite le filtrage des données, l’analyse des coûts et la préparation des rapports.

Réparations et changement du statut des objets

Parmi toutes les opérations enregistrées, c’est la réparation qui peut avoir une incidence sur le statut d’un objet. Cela a un sens pratique, car un élément en réparation peut être temporairement retiré de l’usage ou envoyé en service. Un changement de statut permet alors de voir immédiatement qu’un équipement donné n’est pas disponible à son emplacement habituel.

Les règles de changement de statut peuvent être configurées de manière indépendante. Il faut particulièrement y penser lorsqu’une entreprise veut distinguer clairement les objets actifs, les objets retirés, les éléments en réparation ou ceux qui attendent d’être restitués.

Il est également important que, avant d’enregistrer une nouvelle réparation pour le même objet, la précédente soit clôturée. Le programme n’autorise pas deux réparations actives en parallèle pour le même élément, ce qui aide à garder un historique des événements cohérent.

Comment fonctionne l’enregistrement des opérations

Les quatre types d’assistants ont une présentation similaire. Ils se distinguent principalement par la description de l’opération et par l’ensemble des champs qui peuvent être renseignés. Le déroulement général du travail reste toutefois proche.

On commence par sélectionner les objets auxquels l’opération s’applique. Ensuite, on saisit les données de l’événement. La partie gauche du formulaire sert généralement aux données d’identification, tandis que la partie droite sert à la description du processus lui-même, par exemple une panne, le périmètre des travaux, une maintenance ou une modernisation.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter ou supprimer les objets concernés par une opération donnée à l’aide des boutons appropriés. Le programme permet également des descriptions différentes pour des objets différents, ce qui est utile lorsqu’une même opération concerne plusieurs éléments, mais nécessite des remarques individuelles pour chacun d’eux.

Mise à jour des données et impression d’un protocole

Après avoir saisi les données de l’opération, vous pouvez passer à la mise à jour des propriétés sélectionnées des objets. Cela est particulièrement utile pour les modernisations, lorsque, après la fin des travaux, changent par exemple la version du logiciel, l’état technique ou d’autres paramètres importants. Il faut simplement se rappeler que les propriétés sélectionnées doivent être ajoutées à la liste des modifications à l’aide du bouton avec l’icône d’ajout.

La dernière étape consiste à imprimer un protocole pour l’opération réalisée. Cette étape peut être ignorée, mais dans de nombreuses entreprises, l’impression ou l’enregistrement du protocole constitue une partie importante de la documentation. Le programme permet de choisir son propre modèle d’impression et aussi de décider si plusieurs objets doivent être regroupés dans un seul protocole ou si chacun doit recevoir un document distinct.

Grâce à cela, le suivi des réparations, services, modernisations et opérations de maintenance dans Ewida Standard ne se limite pas à une simple entrée dans l’historique. Il peut devenir une documentation complète des travaux réalisés sur les équipements de l’entreprise.