Przydałby Ci się Portal klienta?
Załóż bezpłatne konto firmowe i sprawdź zgłoszenia, bazę wiedzy oraz komunikację z użytkownikami.
Portal klienta dla pracowników i klientów - zgłoszenia, wiedza i kontakt z helpdeskiem
Portal klienta to część systemu Codenica przeznaczona dla osób obsługiwanych przez firmę lub dział IT. Pracownik albo klient może zalogować się, utworzyć i śledzić zgłoszenie w systemie ticketowym, znaleźć odpowiedź w bazie wiedzy, napisać na czacie lub przez system wiadomości oraz zobaczyć przypisane zasoby i dokumenty. Użytkownik widzi tylko informacje udostępnione mu przez administratora. Wersja Cloud systemu Codenica działa w Microsoft Azure, a wersję On-Premise instalujesz we własnej firmie i przechowujesz dane w swojej infrastrukturze.
Portal klienta z identyfikacją wizualną Twojej firmy
Portal klienta jest miejscem, w którym pracownicy i klienci kontaktują się z Twoją firmą. Dlatego po zalogowaniu powinni widzieć środowisko spójne z firmą, którą znają, a nie przypadkowy interfejs z oznaczeniami dostawcy oprogramowania. W systemie Codenica możesz dostosować wygląd portalu do swojej marki i udostępnić użytkownikom jeden, rozpoznawalny punkt kontaktu z zespołem wsparcia.
Wygląd portalu zgodny z marką firmy
Administrator może dodać baner z logo firmy, ustawić własną kolorystykę i wybrać elementy wyglądu widoczne dla użytkowników. Portal klienta nie musi wyglądać jak obce narzędzie do zgłaszania problemów - może być spójną częścią firmowego środowiska obsługi. Takie ustawienia są przydatne zarówno wtedy, gdy dział IT obsługuje własnych pracowników, jak i wtedy, gdy firma prowadzi obsługę klientów zewnętrznych, reklamacji lub zgłoszeń serwisowych.
Ustawienia wyglądu i języka Portalu klienta
Portal klienta jest używany regularnie, często przez osoby, które nie pracują na co dzień w systemach helpdesk. Czytelny interfejs i możliwość dopasowania podstawowych ustawień ułatwiają korzystanie z portalu bez dodatkowych wyjaśnień. Użytkownik może wybrać sposób wyświetlania aplikacji oraz język, w którym chce czytać komunikaty i formularze.
Tryb jasny lub ciemny
Użytkownik Portalu klienta może wybrać tryb jasny albo ciemny, zależnie od warunków pracy i własnych przyzwyczajeń. Zmiana ustawienia wpływa na sposób wyświetlania interfejsu, ale nie zmienia danych, zgłoszeń ani uprawnień konta.
Schemat kolorów
Kolorystyka portalu może zostać dopasowana do ustawień firmy i jej identyfikacji wizualnej. Dzięki temu użytkownik łatwiej rozpoznaje właściwe środowisko, a Portal klienta wygląda spójnie z pozostałymi miejscami kontaktu z organizacją.
Preferowany język
Portal klienta obsługuje wiele języków, dlatego pracownik lub klient może korzystać z interfejsu w języku, który jest dla niego naturalny. Ma to znaczenie szczególnie w firmach obsługujących użytkowników z różnych krajów i w zespołach pracujących międzynarodowo.
System ticketowy w Portalu klienta
System ticketowy w Portalu klienta jest prostym punktem wejścia do obsługi zgłoszeń. Pracownik lub klient może opisać problem, potrzebę albo pytanie, a następnie sprawdzić, co dzieje się ze zgłoszeniem. Lista zgłoszeń pokazuje najważniejsze informacje bez otwierania każdej sprawy osobno. Dzięki temu użytkownik wie, czy zgłoszenie zostało przyjęte, kto się nim zajmuje i jaki jest jego aktualny status. Po stronie zespołu helpdesk zgłoszenie trafia do tego samego systemu, w którym prowadzone są dalsze prace, komunikacja i historia obsługi.
Jedno miejsce do kontaktu z firmą i zespołem wsparcia
Portal klienta porządkuje kontakt pomiędzy firmą a pracownikami lub klientami zewnętrznymi. Użytkownik ma jedno miejsce do tworzenia i śledzenia zgłoszeń, korzystania z bazy wiedzy, rozmowy na czacie, wysyłania wiadomości oraz przeglądania udostępnionych zasobów. Zespół helpdesk pracuje na tych samych danych w głównym module systemu Codenica, dlatego obsługa zgłoszeń nie wymaga przenoszenia informacji pomiędzy kilkoma narzędziami.
Samoobsługa klientów i pracowników 24/7
- Portal klienta jest dostępny przez przeglądarkę internetową na komputerze, tablecie i telefonie. Użytkownik może w dogodnym momencie sprawdzić swoje zgłoszenia, odczytać wiadomość, przejrzeć bazę wiedzy albo zobaczyć przypisane mu zasoby.
- Dobrze przygotowana baza wiedzy pozwala znaleźć odpowiedź przed utworzeniem zgłoszenia. Jeżeli potrzebna jest pomoc indywidualna, użytkownik może od razu wysłać zgłoszenie, dołączyć pliki i prowadzić dalszą rozmowę w tym samym środowisku.
- Zakres informacji w Portalu klienta wynika z konfiguracji i uprawnień. Użytkownik nie otrzymuje dostępu do całej bazy firmy - widzi tylko własne zgłoszenia, udostępnione zasoby, dokumenty i treści, które administrator przeznaczył dla jego grupy.
Baza wiedzy i samoobsługa w Portalu klienta
Baza wiedzy jest pierwszym miejscem, do którego użytkownik może zajrzeć, gdy szuka odpowiedzi na typowe pytanie. W Portalu klienta pracownik lub klient może przeglądać udostępnione instrukcje, procedury i odpowiedzi, a dopiero potem utworzyć zgłoszenie, jeżeli potrzebuje indywidualnej pomocy. Dla zespołu helpdesk oznacza to mniej powtarzalnych pytań, a dla użytkownika krótszą drogę do rozwiązania problemu.
Czat i wiadomości w Portalu klienta
Nie każda sprawa wymaga od razu osobnego zgłoszenia, ale ważne ustalenia nie powinny ginąć w prywatnych skrzynkach e-mail. System Codenica udostępnia w Portalu klienta firmowy czat oraz system wiadomości. Czat służy do szybkiej rozmowy, a wiadomości pozwalają prowadzić kontakt asynchroniczny i wracać do wcześniejszych informacji. Oba kanały pozostają w środowisku systemu i są dostępne zgodnie z uprawnieniami.
Firmowy czat
Firmowy czat pozwala skontaktować się z zespołem wsparcia bez przechodzenia do zewnętrznego komunikatora. Użytkownik może zadać krótkie pytanie, doprecyzować bieżącą sprawę i kontynuować rozmowę w Portalu klienta. Historia czatu pozostaje w systemie, więc łatwiej wrócić do wcześniejszych ustaleń.
System wiadomości
System wiadomości służy do komunikacji, która nie musi odbywać się w czasie rzeczywistym. Użytkownik może wysłać wiadomość, dodać załączniki i wrócić do całej korespondencji bez przeszukiwania skrzynki e-mail. Dla zespołu wsparcia ważne jest również to, że wiadomość pozostaje powiązana z właściwym użytkownikiem i kontekstem obsługi.
Tworzenie zgłoszenia w Portalu klienta
Utworzenie zgłoszenia nie powinno wymagać znajomości terminologii helpdesk ani wiedzy o tym, jak zorganizowany jest dział IT. Formularz w Portalu klienta prowadzi użytkownika przez podstawowe informacje potrzebne do opisania problemu, pytania lub potrzeby. Do zgłoszenia można dodać pliki, zasoby i dokumenty, jeżeli pomagają wyjaśnić sprawę. Zespół wsparcia otrzymuje dzięki temu pełniejszy opis już na początku obsługi, a użytkownik nie musi wielokrotnie odpowiadać na te same pytania.
Nowe zgłoszenie
Pracownik lub klient może utworzyć zgłoszenie bezpośrednio w Portalu klienta i od razu dodać informacje potrzebne zespołowi wsparcia. Powiązanie z zasobem, dokumentem albo wcześniejszą komunikacją pozwala lepiej zrozumieć kontekst sprawy. Dzięki temu obsługa zgłoszeń zaczyna się od pełniejszego opisu, a użytkownik może śledzić status i odpowiadać w tym samym miejscu.
Przypisane zasoby i dokumenty w Portalu klienta
Portal klienta może pokazywać użytkownikowi zasoby i dokumenty przypisane do jego konta. Pracownik może sprawdzić swój komputer lub inne urządzenie, a klient zewnętrzny może zobaczyć informacje udostępnione mu w ramach obsługi. Dane są dostępne do wglądu zgodnie z konfiguracją systemu, bez otwierania użytkownikowi możliwości samodzielnej zmiany ewidencji firmy.
Najczęściej zadawane pytania
