Polityka prywatności - dane, bezpieczeństwo i zasady przetwarzania

Polityka prywatności opisuje, jak firma Codenica przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej, kont, kontaktu z zespołem Codenica oraz usług systemu Codenica. Zależy nam na jasnym rozdzieleniu dwóch grup danych: danych, za które Codenica odpowiada jako administrator, oraz Danych Klienta, które Klient wprowadza do systemu w ramach własnej działalności.

W przypadku Danych Klienta przechowywanych w systemie Codenica Cloud Klient co do zasady określa cele i sposoby przetwarzania, a firma Codenica działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy i udokumentowanych poleceń Klienta. Szczegółowe zasady takiego przetwarzania powinny wynikać również z zawartej umowy powierzenia lub innego dokumentu dotyczącego przetwarzania danych.

W przypadku aplikacji Codenica On-Premise system jest instalowany w infrastrukturze Klienta. W zwykłej pracy aplikacji dane pozostają w środowisku Klienta i nie są przekazywane do firmy Codenica. Inaczej może być tylko wtedy, gdy Klient sam skonfiguruje zewnętrzną integrację albo udzieli firmie Codenica dostępu potrzebnego do wsparcia lub konkretnej czynności administracyjnej.

Polityka prywatności nie zastępuje Warunków użytkowania oprogramowania Codenica, umowy z Klientem, umowy powierzenia ani Polityki Cookies. Każdy z tych dokumentów reguluje inny zakres naszej relacji.

1. Kiedy ta polityka ma zastosowanie

Polityka ma zastosowanie, gdy odwiedzasz stronę Codenica, kontaktujesz się z nami, zakładasz konto, korzystasz z systemu w wersji Cloud, zamawiasz usługę, korzystasz ze wsparcia albo przekazujesz nam dane w związku ze współpracą. Dotyczy także informacji technicznych związanych z działaniem strony i bezpieczeństwem usług.

Nie opisujemy tu szczegółowo zasad, według których Klient jako administrator przetwarza dane swoich pracowników, klientów, kontrahentów lub innych osób w systemie. W takim zakresie Klient powinien samodzielnie określić podstawę prawną, zakres danych, okres przechowywania oraz obowiązki informacyjne wobec tych osób. Firma Codenica wspiera Klienta technicznie jako dostawca systemu i podmiot przetwarzający.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z infrastruktury i oprogramowania firmy Codenica. Możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane logowania, informacje o koncie, dane dotyczące umowy i rozliczeń, treść wiadomości wysłanych do nas oraz informacje potrzebne do obsługi zgłoszeń i wsparcia.

Podczas korzystania ze strony lub usług mogą powstawać dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zdarzenia bezpieczeństwa oraz logi potrzebne do diagnozowania błędów i ochrony systemu. Opcjonalne dane analityczne są uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgody opisanymi w Polityce Cookies.

Dane Klienta mogą obejmować między innymi informacje o pracownikach, klientach, urządzeniach, oprogramowaniu, licencjach, dokumentach, zgłoszeniach, zadaniach, załącznikach oraz danych z funkcji skanowania i monitorowania. To Klient decyduje, jakie informacje wprowadza do systemu i w jakim celu je wykorzystuje.

Do systemu nie należy wprowadzać danych, które nie są potrzebne do określonego celu. Dotyczy to w szczególności szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub dane biometryczne, chyba że Klient ma do tego odpowiednią podstawę prawną i wyraźnie potrzebuje takiej funkcji.

3. Kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym

Firma Codenica jest administratorem danych osobowych związanych z prowadzeniem strony internetowej, obsługą własnych kont, kontaktem, sprzedażą, rozliczeniami, wsparciem, bezpieczeństwem własnych usług oraz komunikacją prowadzoną z nami. W tym zakresie firma Codenica samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych.

Klient jest administratorem Danych Klienta, które wprowadza do systemu Codenica Cloud lub do własnej instalacji On-Premise. Firma Codenica przetwarza te dane w imieniu Klienta i według jego udokumentowanych poleceń, w zakresie niezbędnym do dostarczenia, utrzymania i zabezpieczenia systemu. Szczegóły powinny być określone w umowie powierzenia danych zgodnej z wymaganiami art. 28 RODO.

W wersji systemu Codenica On-Premise Klient odpowiada za własną infrastrukturę, dostęp do serwerów, konta administratorów, kopie zapasowe i ustawienia aplikacji. Firma Codenica nie otrzymuje Danych Klienta w ramach zwykłej pracy instalacji. Dostęp serwisowy może zostać udzielony tylko w zakresie uzgodnionym z Klientem i potrzebnym do konkretnego wsparcia.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane, których firma Codenica jest administratorem, wykorzystujemy w celu założenia i obsługi konta, zawarcia i wykonania umowy, dostarczenia usług, obsługi płatności i rozliczeń, prowadzenia korespondencji, udzielania wsparcia, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wykrywania nadużyć i błędów.

Podstawą prawną może być wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, wypełnienie obowiązku prawnego, prawnie uzasadniony interes firmy Codenica albo zgoda - zależnie od konkretnego celu i obowiązujących przepisów. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Dane Klienta przetwarzamy przede wszystkim po to, aby uruchomić funkcje systemu wybrane przez Klienta, przechowywać i wyświetlać wprowadzone informacje, obsługiwać zgłoszenia, wykonywać skanowanie lub monitoring zgodnie z konfiguracją, synchronizować wybrane integracje oraz zapewnić utrzymanie i bezpieczeństwo usługi.

Firma Codenica nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

5. System Codenica Cloud i Codenica On-Premise

Aplikacje Codenica Cloud i Codenica On-Premise to dwa modele korzystania z tego samego systemu. Różnią się przede wszystkim miejscem uruchomienia aplikacji i przechowywania danych.

Program Codenica Cloud. Aplikacja działa w infrastrukturze Microsoft Azure. W tym modelu Dane Klienta są przechowywane i przetwarzane w środowisku Cloud w zakresie wynikającym z konfiguracji systemu, umowy i wybranych funkcji. Microsoft Azure oraz inni niezbędni dostawcy techniczni mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia, utrzymania i zabezpieczenia usługi, zgodnie z zawartymi ustaleniami dotyczącymi ochrony danych.

Program Codenica On-Premise. Aplikacja, baza danych, pliki oraz dane agenta są uruchamiane i przechowywane w infrastrukturze Klienta. Przy lokalnym adresie aplikacji, lokalnym połączeniu z agentem, lokalnym źródle danych i odpowiedniej konfiguracji system może pracować bez połączenia z Internetem. Zewnętrzne SMTP, IMAP, OAuth, Google, Microsoft lub inne integracje są opcjonalne i działają tylko wtedy, gdy Klient je skonfiguruje.

Dane Klienta pozostają danymi Klienta. Firma Codenica nie sprzedaje, nie wynajmuje i nie handluje Danymi Klienta. Nie wykorzystujemy ich do reklamy, tworzenia profili reklamowych, sprzedaży baz danych ani trenowania ogólnych modeli AI. Jeżeli Klient włączy integrację z zewnętrzną usługą, wymiana danych wynika z tej konfiguracji i jest ograniczona do działania wybranej funkcji.

6. Komu możemy udostępnić dane

Dane, których firma Codenica jest administratorem, mogą być udostępniane dostawcom, którzy pomagają nam prowadzić stronę i usługi, obsługiwać infrastrukturę, zapewniać bezpieczeństwo, realizować płatności, wysyłać komunikację lub odpowiadać na zgłoszenia. Otrzymują oni tylko zakres danych potrzebny do wykonania określonego zadania i są zobowiązani do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich zabezpieczeń.

W wersji systemu Codenica Cloud dane mogą być przetwarzane przez Microsoft Azure oraz innych dostawców niezbędnych do działania usługi. Ich aktualną listę, zakres usług, lokalizacje i podstawę przekazania danych należy określić w dokumentacji dostawców oraz w umowie z Klientem. Nie udostępniamy Danych Klienta podmiotom reklamowym ani brokerom danych.

Dane mogą zostać ujawnione uprawnionemu organowi lub sądowi, jeżeli wynika to z obowiązującego prawa, prawomocnego orzeczenia albo wiążącego żądania. W takim przypadku ujawnienie ograniczamy do zakresu wymaganego przez prawo, o ile przepisy nie zabraniają nam poinformowania o tym Klienta lub osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli Klient sam włączy integrację z Google, Microsoft, dostawcą poczty, kalendarza lub inną usługą, dane mogą być przekazywane do tej usługi zgodnie z zakresem uprawnień i ustawieniami wybranymi przez Klienta. Zasady działania takiej usługi opisuje również jej własna polityka prywatności.

7. Bezpieczeństwo danych i funkcje monitorowania

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, charakteru danych i modelu wdrożenia. Obejmują one między innymi kontrolę dostępu, rozdzielenie uprawnień, ochronę infrastruktury, logowanie zdarzeń, aktualizacje, procedury operacyjne oraz działania służące wykrywaniu i ograniczaniu nieuprawnionego dostępu. Zakres środków zależy od tego, czy system działa w wersji Cloud, czy w infrastrukturze On-Premise Klienta.

W wersji Cloud bezpieczeństwo infrastruktury Azure jest uzupełniane przez zabezpieczenia aplikacji i konfigurację konta Klienta. W wersji On-Premise bezpieczeństwo sieci, serwerów, systemu operacyjnego, kopii zapasowych i dostępu fizycznego zależy przede wszystkim od Klienta. Żaden system nie eliminuje wszystkich ryzyk, dlatego ważne są także silne hasła, ograniczone uprawnienia i aktualne środowisko uruchomieniowe.

Funkcje skanowania i monitorowania mogą zbierać informacje o urządzeniach, systemach, oprogramowaniu, zdarzeniach lub aktywności - zależnie od wybranej funkcji, wersji agenta i konfiguracji Klienta. Firma Codenica dostarcza narzędzie, ale nie rozstrzyga za Klienta, czy monitoring jest potrzebny, proporcjonalny i zgodny z prawem.

Klient, który monitoruje komputery lub aktywność osób, odpowiada za określenie celu i podstawy prawnej, ograniczenie zakresu do tego celu, spełnienie obowiązków informacyjnych wobec pracowników i innych osób, ustalenie retencji oraz zgodność z prawem pracy i innymi przepisami. Dane z monitorowania są Danymi Klienta i podlegają tym samym zasadom ochrony, co pozostałe dane wprowadzone do systemu.

Jeżeli wykryjemy naruszenie ochrony danych, podejmiemy działania wymagane od nas w danym modelu przetwarzania, w tym ocenimy obowiązek zawiadomienia Klienta, organu nadzorczego lub osób, których dane dotyczą. W przypadku On-Premise Klient odpowiada za naruszenia wynikające z jego infrastruktury i konfiguracji, a firma Codenica współpracuje w zakresie uzgodnionego wsparcia.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta, kontaktu, umowy i rozliczeń przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi relacji z Klientem, a następnie przez czas wymagany do wykonania obowiązków prawnych, obrony przed roszczeniami lub ustalenia ich istnienia. Okres zależy od rodzaju danych i konkretnego celu.

Dane Klienta w systemie Codenica Cloud przechowujemy przez czas trwania usługi oraz zgodnie z umową i konfiguracją. O ile umowa lub zamówienie nie stanowi inaczej, po zakończeniu usługi Klient ma 30 dni na pobranie danych w zakresie udostępnionym przez system. Po tym okresie dane aktywne mogą zostać usunięte, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, uzgodnionej retencji i kopii zapasowych.

W wersji On-Premise za okres przechowywania, eksport, usuwanie i kopie zapasowe Danych Klienta odpowiada Klient, ponieważ dane znajdują się w jego środowisku. Dane przekazane firmie Codenica w ramach uzgodnionego wsparcia przechowujemy tylko przez czas potrzebny do obsługi sprawy albo wymagany prawem.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Jeżeli firma Codenica jest administratorem Twoich danych, możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw - w zakresie i na zasadach określonych w RODO. Możesz także wycofać zgodę, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Jeżeli Twoje dane znajdują się w systemie Codenica Cloud lub On-Premise jako Dane Klienta, w pierwszej kolejności skieruj żądanie do Klienta, który decyduje o celach przetwarzania. Firma Codenica pomaga Klientowi w realizacji praw osób, gdy wynika to z umowy, zakresu usługi i możliwości technicznych systemu.

Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki i co do zasady w terminie przewidzianym przez RODO, a jeżeli nie możemy spełnić żądania, wyjaśniamy przyczynę w zakresie dozwolonym przez prawo.

10. Pliki cookies i analityka

Strona korzysta z plików cookies niezbędnych do jej działania, utrzymania sesji, zapamiętania ustawień i zapewnienia bezpieczeństwa. Opcjonalne narzędzia analityczne, mogą być uruchamiane dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody, zgodnie z ustawieniami banera cookies.

Możesz zmienić ustawienia zgody w dostępnych narzędziach prywatności lub w ustawieniach przeglądarki. Odrębna Polityka Cookies opisuje kategorie plików cookies, ich cele, okres przechowywania i dostawców. Jeżeli ustawienia strony lub lista narzędzi ulegną zmianie, Polityka Cookies powinna zostać odpowiednio zaktualizowana.

11. Dostawcy, podprocesorzy i przekazywanie danych poza EOG

W systemie Codenica Cloud lokalizacja danych i udział poszczególnych dostawców zależą od wybranego środowiska, konfiguracji oraz ustaleń umownych. Firma Codenica powinna udostępniać Klientom aktualną informację o podprocesorach, zakresie powierzonych im czynności i lokalizacji przetwarzania.

Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy mechanizm dopuszczony przez RODO, taki jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne wymagane zabezpieczenie. Nie deklarujemy konkretnego regionu ani mechanizmu dla każdego środowiska bez potwierdzenia aktualnej konfiguracji usługi.

W wersji systemu Codenica On-Premise firma Codenica nie ustala lokalizacji danych przechowywanych w infrastrukturze Klienta. Ewentualne przekazanie danych do zewnętrznego dostawcy wynika z konfiguracji Klienta, na przykład włączonej poczty, kalendarza lub integracji OAuth.

12. Kontakt, skargi i zmiany polityki

Administratorem danych osobowych jest firma Codenica. W sprawach dotyczących tej Polityki, danych, które firma Codenica przetwarza jako administrator, albo realizacji praw możesz skontaktować się z nami za pomocą adresu e-mail dostępnego w stopce strony.

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz skontaktować się z nami, a także wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. Dla osób, których dane są przetwarzane w Polsce, organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Polityka może być aktualizowana, gdy zmieniają się przepisy, funkcje systemu, sposób świadczenia usług albo stosowane środki organizacyjne. Przy istotnych zmianach podejmiemy działania informacyjne wymagane przez prawo i wskażemy datę wejścia nowej wersji w życie. Samo dalsze korzystanie ze strony nie zastępuje obowiązku poinformowania ani zgody, jeżeli zgoda jest wymagana.

13. Dane użytkownika Google

Firma Codenica może umożliwić połączenie konta Google z kontem Codenica. Zakres dostępu zależy od funkcji, którą użytkownik lub administrator Klienta włączy, oraz od zgody udzielonej na ekranie Google. Nie prosimy o uprawnienia szersze niż potrzebne do działania wybranej integracji.

W ramach logowania lub połączenia konta mogą być używane zakresy openid, profile i email, aby rozpoznać konto, potwierdzić tożsamość, powiązać je z kontem Codenica i wyświetlić podstawowe dane profilu. Nie wykorzystujemy tych informacji do reklamy ani do sprzedaży baz danych.

Jeżeli użytkownik włączy wysyłanie wiadomości, Codenica może korzystać z zakresu gmail.send do wysyłania wiadomości przez Gmail w zakresie skonfigurowanym w systemie. Ten zakres nie służy do czytania skrzynki odbiorczej.

Funkcja Email-to-Ticket wymaga odrębnego zakresu gmail.modify. Po jej włączeniu system może wyszukiwać nieprzeczytane wiadomości w skonfigurowanej skrzynce, pobrać treść wiadomości w celu utworzenia zgłoszenia, a po pomyślnym przetworzeniu oznaczyć wiadomość jako przeczytaną. Treść wiadomości, załączniki i dane nadawcy mogą stać się Danymi Klienta w utworzonym zgłoszeniu. Nie wykorzystujemy tego uprawnienia do ogólnego skanowania skrzynki, reklamy, sprzedaży danych ani trenowania ogólnych modeli AI.

Integracja z Kalendarzem Google może korzystać z zakresów calendar.calendarlist.readonly i calendar.events. Pozwala to odczytać listę dostępnych kalendarzy, odczytywać wydarzenia oraz tworzyć, aktualizować, usuwać i synchronizować wydarzenia w kalendarzach wybranych przez użytkownika lub skonfigurowanych przez administratora Klienta.

Dane Google są wykorzystywane wyłącznie do świadczenia włączonej funkcji, utrzymania jej działania, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wykonania obowiązków prawnych. Nie sprzedajemy danych użytkownika Google, nie używamy ich do reklamy ani do tworzenia profili reklamowych i nie przekazujemy ich innym podmiotom, chyba że jest to niezbędne do działania wybranej funkcji, bezpieczeństwa, wykonania prawa albo zostało wyraźnie zlecone przez użytkownika lub Klienta.

Dane pobrane z Google przechowujemy tylko w zakresie potrzebnym do działania skonfigurowanej funkcji, obsługi zgłoszeń, synchronizacji, bezpieczeństwa, audytu lub wykonania obowiązków prawnych i umownych. Dostęp do nich ograniczamy do upoważnionych kont, systemów i osób, które potrzebują go do wykonania swoich zadań. Dane uwierzytelniające i tokeny OAuth są chronione odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi adekwatnymi do ryzyka.

Integrację Google można odłączyć w ustawieniach Codenica albo cofnąć jej dostęp w ustawieniach konta Google. Cofnięcie dostępu zatrzymuje dalsze pobieranie danych, ale nie usuwa automatycznie informacji, które wcześniej zostały zapisane w systemie jako część Danych Klienta. Ich usunięcie odbywa się zgodnie z konfiguracją, umową i zasadami retencji.

Codenica korzysta z danych otrzymanych z interfejsów API Google zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.