Polityka prywatności. Jak chronimy Twoje dane i przetwarzamy informacje

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez firmę Codenica w związku z korzystaniem z naszych produktów, usług, stron internetowych oraz wszelkich form komunikacji z nami. Dokument ten ma na celu poinformowanie Cię w sposób przejrzysty o tym, jakie dane zbieramy, w jakim celu są one wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują Ci w związku z ich przetwarzaniem.

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub stosowanych praktyk przetwarzania danych. Zaktualizowana wersja Polityki Prywatności obowiązuje od momentu jej opublikowania na naszej stronie internetowej. Korzystanie z naszych Produktów i Usług po wejściu w życie zmian oznacza zapoznanie się z ich treścią i akceptację aktualnych zasad.

Jeżeli nie zgadzasz się z postanowieniami niniejszej Polityki Prywatności lub jakakolwiek jej część jest dla Ciebie nieakceptowalna, prosimy o powstrzymanie się od korzystania z naszych Produktów i Usług.

Pojęcia niezdefiniowane w niniejszym dokumencie mają znaczenie nadane im w Warunkach Użytkowania. Polityka Prywatności stanowi integralną część dokumentacji regulującej korzystanie z usług Codenica.

1. Globalne prawa do prywatności

Niezależnie od Twojego miejsca zamieszkania, obywatelstwa lub lokalizacji przetwarzania danych, Codenica zobowiązuje się do stosowania jednolitych standardów ochrony danych osobowych zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Korzystanie z Produktów i Usług Codenica oznacza, że zapoznałeś się z niniejszą Polityką Prywatności oraz rozumiesz zasady przetwarzania danych opisane w tym dokumencie. W przypadkach, w których wymagają tego przepisy prawa, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyraźnej zgody lub innej właściwej podstawy prawnej.

2. Informacje, którymi zarządzamy

2.1. Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od rodzaju relacji i interakcji z Codenica, w szczególności od korzystania z Produktów i Usług, odwiedzania naszych stron internetowych, komunikacji z nami, zawierania umów lub udziału w działaniach marketingowych.

2.2. Przetwarzane przez nas dane mogą obejmować w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane rozliczeniowe i transakcyjne, dane dotyczące aktywności w systemach informatycznych, informacje o urządzeniach i przeglądarce, treści przekazywane w ramach Usług, a także dane statystyczne i analityczne tworzone na podstawie korzystania z naszych Produktów i Usług.

2.3. W zależności od charakteru współpracy Codenica może działać jako administrator danych osobowych lub jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Klienta. Podstawy prawne przetwarzania danych obejmują w szczególności: wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, wypełnienie obowiązków prawnych, prawnie uzasadniony interes Codenica lub Klienta oraz – w przypadkach wymaganych przepisami – udzieloną zgodę.

2.4. Prosimy o nieprzekazywanie nam szczególnych kategorii danych osobowych (danych wrażliwych), takich jak informacje dotyczące zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub danych biometrycznych, chyba że jest to wyraźnie wymagane przez funkcjonalność Usług i dopuszczalne przepisami prawa. Codenica nie ponosi odpowiedzialności za dane wrażliwe przekazane dobrowolnie i bez podstawy prawnej.

2.5. W celu zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz rozwoju Produktów i Usług możemy korzystać z technologii analitycznych, plików cookies oraz narzędzi dostarczanych przez podmioty trzecie. Niniejsza Polityka Prywatności nie obejmuje zasad przetwarzania danych przez niezależnych dostawców zewnętrznych. Zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności przed skorzystaniem z oferowanych przez nich rozwiązań.

3. Praktyki udostępniania informacji

Codenica przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych. Udostępniamy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia Usług, realizacji obowiązków prawnych lub w innych przypadkach przewidzianych w niniejszej Polityce Prywatności.

3.1. Partnerzy usługowi. Twoje dane mogą być przekazywane zaufanym podmiotom współpracującym z Codenica, które świadczą na naszą rzecz usługi techniczne, operacyjne lub wspierające (takie jak hosting, utrzymanie infrastruktury, bezpieczeństwo, obsługa klienta, analityka lub komunikacja). Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie oraz na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych, zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

3.2. Podmioty powiązane. W uzasadnionych przypadkach dane mogą być udostępniane spółkom powiązanym kapitałowo lub organizacyjnie z Codenica, wyłącznie w celach wewnętrznych, operacyjnych lub administracyjnych, przy zachowaniu spójnych standardów ochrony danych. W przypadku istotnych zmian organizacyjnych, które mogłyby wpłynąć na sposób przetwarzania danych, poinformujemy o tym z odpowiednim wyprzedzeniem.

3.3. Obowiązki prawne. Możemy ujawnić dane osobowe, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, prawomocne orzeczenia sądów lub wiążące żądania uprawnionych organów publicznych. W takich przypadkach ujawnienie danych następuje wyłącznie w niezbędnym zakresie oraz z zachowaniem obowiązujących zasad legalności i proporcjonalności.

3.4. Zewnętrzne strony internetowe. Nasze strony lub Usługi mogą zawierać odnośniki do stron internetowych lub zasobów zewnętrznych, które nie są zarządzane przez Codenica. Nie ponosimy odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych stosowane przez te podmioty. Zalecamy zapoznanie się z ich politykami prywatności przed skorzystaniem z oferowanych przez nich usług.

3.5. Integracje z usługami stron trzecich. Jeżeli zdecydujesz się na korzystanie z integracji zewnętrznych dostawców w ramach Usług, przekazywanie danych do tych podmiotów odbywa się na Twoją odpowiedzialność oraz zgodnie z warunkami i politykami prywatności obowiązującymi u tych dostawców. Codenica nie odpowiada za sposób przetwarzania danych przez niezależne podmioty trzecie.

4. Ochrona i przechowywanie Twoich informacji

4.1. Środki bezpieczeństwa. Codenica stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą, modyfikacją lub zniszczeniem. Środki te są dostosowane do charakteru danych, zakresu przetwarzania oraz zidentyfikowanych ryzyk i obejmują m.in. zabezpieczenia infrastruktury, kontrolę dostępu, szyfrowanie, procedury operacyjne oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa.

Pomimo stosowania wysokich standardów ochrony, należy mieć na uwadze, że żaden system informatyczny nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych podejmiemy niezwłocznie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym – jeśli będzie to wymagane – dokonamy zgłoszenia do właściwego organu nadzorczego oraz poinformujemy osoby, których dane dotyczą.

4.2. Przechowywanie danych. Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany przepisami prawa. Okresy przechowywania mogą różnić się w zależności od rodzaju danych, charakteru relacji z Codenica oraz obowiązków prawnych.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa.

5. Zarządzanie danymi i ich wykorzystanie

5.1. Dane osobowe oraz inne informacje przetwarzane przez Codenica są wykorzystywane wyłącznie w jasno określonych i uzasadnionych celach, związanych z realizacją Umowy, świadczeniem Usług, zapewnieniem ich bezpieczeństwa, rozwojem funkcjonalności, obsługą zgłoszeń oraz spełnianiem obowiązków prawnych. Zakres przetwarzania danych jest każdorazowo ograniczony do minimum niezbędnego do osiągnięcia danego celu.

5.2. Rejestracja konta oraz korzystanie z określonych Usług może wymagać podania danych identyfikacyjnych, kontaktowych lub rozliczeniowych. Dane te są przetwarzane w sposób przejrzysty, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz adekwatny do charakteru świadczonych Usług. Dane płatnicze są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji płatności oraz za pośrednictwem wyspecjalizowanych dostawców usług płatniczych.

5.3. Informacje przekazywane przez Ciebie w ramach korzystania z Usług, w tym treści wprowadzane do systemu, komunikacja z zespołem wsparcia lub interakcje realizowane za pośrednictwem zintegrowanych platform zewnętrznych, są przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności oraz – w przypadku usług stron trzecich – zgodnie z zasadami obowiązującymi u tych podmiotów.

5.4. Codenica może wykorzystywać dane w celu analiz statystycznych, poprawy jakości Usług oraz optymalizacji ich działania. Analizy te są prowadzone w sposób nienaruszający praw i wolności osób, których dane dotyczą, a w miarę możliwości w formie zagregowanej lub zanonimizowanej. Codenica nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkowników wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych.

5.5. Przysługują Ci prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz – w przypadkach przewidzianych przepisami – przenoszenia danych. Żądania realizowane są w terminach określonych przez obowiązujące przepisy prawa.

5.6. W ramach korzystania z Usług mogą być przetwarzane dane dotyczące przybliżonej lokalizacji lub dane techniczne urządzenia, wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, poprawnego działania Usług lub dostosowania ich do warunków technicznych. Zakres tych danych zależy od konfiguracji urządzenia oraz ustawień użytkownika.

5.7. Codenica wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz odrębną Polityką Cookies. Technologie te służą m.in. zapewnieniu funkcjonalności Usług, poprawie ich użyteczności oraz celom analitycznym. Polityka Prywatności nie obejmuje usług ani aplikacji podmiotów trzecich, z których korzystasz niezależnie.

W zakresie, w jakim jest to wymagane przepisami prawa, wykorzystywanie plików cookies oraz podobnych technologii odbywa się na podstawie uprzednio wyrażonej zgody użytkownika lub innej dopuszczalnej podstawy prawnej.

6. Zgodność z przepisami o ochronie danych

6.1. Zgodność z RODO. Codenica przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami legalności, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, ograniczenia celu oraz integralności i poufności.

6.2. Role w przetwarzaniu danych. W zależności od charakteru interakcji oraz rodzaju Usług, Codenica może działać jako administrator danych osobowych lub jako podmiot przetwarzający dane na rzecz Klienta. Szczegółowe zasady przetwarzania danych, w tym role stron, określane są w Umowie, Załączniku do Przetwarzania Danych lub innych uzgodnionych dokumentach.

6.3. Przestrzeganie przepisów lokalnych. Oprócz RODO, Codenica przestrzega również innych obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, mających zastosowanie do jej działalności. Nasze procedury są regularnie weryfikowane i aktualizowane w celu zapewnienia zgodności z aktualnym stanem prawnym oraz najlepszymi praktykami branżowymi.

6.4. Prawa osób, których dane dotyczą. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Codenica nie sprzedaje danych osobowych osobom trzecim.

6.5. W celu realizacji przysługujących praw lub w przypadku pytań i wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem dedykowanego kanału kontaktowego wskazanego w niniejszej Polityce Prywatności.

7. Globalne przetwarzanie danych i transfer poza UE

7.1. W ramach prowadzonej działalności Codenica korzysta z infrastruktury chmurowej oraz narzędzi informatycznych dostarczanych przez renomowanych dostawców, w tym platformy Microsoft Azure. Dane osobowe mogą być przetwarzane w centrach danych zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej lub – w uzasadnionych przypadkach – poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia Usług.

7.2. Każdy transfer danych osobowych poza EOG odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO. Stosujemy odpowiednie mechanizmy ochrony, takie jak standardowe klauzule umowne (SCC), decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia, zapewniające poziom ochrony danych równoważny temu obowiązującemu w Unii Europejskiej.

7.3. Współpracujemy wyłącznie z dostawcami i partnerami, którzy zobowiązują się do przestrzegania wysokich standardów ochrony danych osobowych oraz stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Regularnie weryfikujemy stosowane zabezpieczenia, aby zapewnić bezpieczeństwo danych niezależnie od miejsca ich przetwarzania.

8. Skargi, kontakt i realizacja praw

8.1. Jeżeli masz pytania, wątpliwości lub zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, zachęcamy do kontaktu z nami w pierwszej kolejności za pośrednictwem wskazanego kanału kontaktowego. Dokładamy starań, aby wszystkie zgłoszenia były rozpatrywane rzetelnie, terminowo i z poszanowaniem Twoich praw.

8.2. Codenica pełni rolę administratora danych osobowych w zakresie danych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisów internetowych, komunikacją marketingową oraz realizacją umów. W zakresie świadczenia Usług na rzecz Klientów Codenica może działać również jako podmiot przetwarzający dane – zgodnie z zawartymi umowami.

8.3. Rejestracja konta oraz korzystanie z Usług oznacza akceptację niniejszej Polityki Prywatności, która – wraz z Warunkami Użytkowania oraz innymi dokumentami powiązanymi – stanowi integralną część Umowy pomiędzy Tobą a Codenica.

8.4. Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza obowiązujące przepisy, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego. Skorzystanie z tego prawa nie ogranicza możliwości wcześniejszego kontaktu z nami w celu wyjaśnienia sprawy.

8.5. W przypadku reorganizacji, przekształcenia, połączenia lub sprzedaży przedsiębiorstwa Codenica, dane osobowe mogą zostać przekazane następcy prawnemu wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez prawo i przy zachowaniu zasad ochrony danych określonych w niniejszej Polityce Prywatności.

9. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Codenica.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, lub niniejszą Polityką Prywatności, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem oficjalnych kanałów kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej Codenica.

Codenica nie jest zobowiązana do powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD). Wszelkie sprawy związane z ochroną danych osobowych obsługiwane są bezpośrednio przez wyznaczony zespół odpowiedzialny za zgodność z przepisami.

10. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych, masz prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Dla osób znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

11. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian przepisów prawa, zakresu świadczonych Usług lub stosowanych praktyk przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej Codenica. W przypadku istotnych zmian mogących mieć wpływ na prawa lub obowiązki użytkowników, podejmiemy uzasadnione działania informacyjne.

12. Korzystanie z danych użytkownika Google

12.1. Codenica może umożliwiać użytkownikom połączenie konta Google w celu korzystania z wybranych funkcji Usług, w tym logowania za pomocą konta Google, identyfikacji konta, wysyłania wiadomości e-mail przez Gmail oraz integracji z Kalendarzem Google.

12.2. W zależności od uprawnień udzielonych przez użytkownika Codenica może uzyskiwać dostęp do ograniczonych danych użytkownika Google powiązanych z następującymi zakresami OAuth: podstawowe informacje identyfikacyjne konta Google, w tym identyfikator konta Google, adres e-mail i informacje profilowe użytkownika; uprawnienie do wysyłania wiadomości e-mail przez Gmail w imieniu użytkownika; dostęp tylko do odczytu do listy kalendarzy Google dostępnych dla połączonego konta; oraz uprawnienie do dostępu i zarządzania wydarzeniami Kalendarza Google w kalendarzach wybranych przez użytkownika lub skonfigurowanych przez administratora Klienta.

12.3. Podstawowe informacje o koncie Google są wykorzystywane do identyfikacji użytkownika, powiązania konta Google z kontem Codenica, obsługi uwierzytelniania oraz wyświetlania odpowiednich informacji o koncie w ramach Usług.

12.4. Dostęp do Gmaila jest ograniczony do wysyłania wiadomości e-mail w imieniu połączonego użytkownika, jeżeli taka funkcja została włączona przez użytkownika lub administratora Klienta. Codenica nie wykorzystuje uprawnienia do wysyłania wiadomości Gmail do odczytywania, monitorowania, skanowania ani analizowania skrzynki Gmail użytkownika.

12.5. Dostęp do Kalendarza Google może być wykorzystywany do pobrania listy kalendarzy dostępnych dla połączonego konta Google, aby użytkownik mógł wybrać kalendarze używane z Codenica. Dostęp do listy kalendarzy jest dostępem tylko do odczytu. Codenica może również wyświetlać, tworzyć, aktualizować, usuwać i synchronizować wydarzenia Kalendarza Google oraz powiązane dane wydarzeń w kalendarzach wybranych przez użytkownika lub skonfigurowanych przez administratora Klienta. Codenica nie wykorzystuje uprawnień Kalendarza Google do tworzenia, usuwania, udostępniania ani zarządzania całymi kalendarzami, ustawieniami udostępniania kalendarzy, listami kontroli dostępu ani konfiguracją na poziomie kalendarza.

12.6. Dane użytkownika Google są wykorzystywane wyłącznie do świadczenia funkcji Usług dostępnych dla użytkownika, które zostały włączone przez użytkownika lub Klienta, w tym do połączenia konta, komunikacji e-mail, synchronizacji kalendarza, planowania oraz powiązanych procesów ITSM lub procesów biznesowych.

12.7. Codenica nie sprzedaje danych użytkownika Google, nie wykorzystuje danych użytkownika Google do celów reklamowych i nie przekazuje danych użytkownika Google stronom trzecim, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to niezbędne do świadczenia Usług, utrzymania bezpieczeństwa, spełnienia obowiązków prawnych albo gdy zostało to wyraźnie autoryzowane przez użytkownika lub Klienta.

12.8. Dane użytkownika Google mogą być przechowywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia włączonych funkcji, prowadzenia zapisów systemowych, zapewnienia audytowalności, bezpieczeństwa albo spełnienia obowiązków prawnych i umownych. Tokeny dostępu OAuth, tokeny odświeżania oraz powiązane dane uwierzytelniające, jeżeli są przechowywane, są chronione za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym szyfrowania lub równoważnych zabezpieczeń adekwatnych do ryzyka.

12.9. Dostęp do danych użytkownika Google jest ograniczony do upoważnionych użytkowników, systemów i personelu, którzy potrzebują takiego dostępu w celu świadczenia, utrzymania lub zabezpieczenia Usług. Codenica stosuje kontrolę dostępu, procedury operacyjne oraz środki bezpieczeństwa zaprojektowane w celu ochrony danych użytkownika Google przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

12.10. Użytkownicy lub administratorzy Klienta mogą odłączyć integracje Google albo cofnąć dostęp Codenica w odpowiednich ustawieniach konta Google lub opcjach konfiguracji Codenica, z zastrzeżeniem zasad retencji mających zastosowanie do danych już przetworzonych w ramach Usług.

12.11. Korzystanie przez Codenica z informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz przekazywanie takich informacji do innych aplikacji będzie zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.