IT-Inventarisierungssoftware oder IT-Audit-Software?

Diese Frage stellt sich sehr oft, wenn ein Unternehmen nach einem Werkzeug sucht, um Informationen über seine IT-Umgebung zu ordnen. Obwohl beide Ansätze miteinander verbunden sind, bedeuten sie nicht dasselbe. IT-Inventarisierung und IT-Audit decken unterschiedliche Bedürfnisse ab und lösen in der Praxis unterschiedliche Probleme.

Am einfachsten lässt sich das so erklären: Ein Audit dient dazu, Informationen über den Zustand von Computern und Software zu erfassen und zu aktualisieren, während die Inventarisierung für die langfristige Führung eines geordneten Bestands an Assets, Dokumenten, Beziehungen und Ereignishistorie dient.

Ewida Standard als IT-Inventarisierungssoftware

Ewida Standard ist eine Software für die IT-Inventarisierung und die Verwaltung des Firmenequipments. Sie ist für eine bewusste, geordnete Dateneingabe und für die weitere Arbeit mit diesen Daten über einen längeren Zeitraum ausgelegt. Es handelt sich um eine Windows-Desktop-Anwendung und sie eignet sich daher dort besonders gut, wo ein Unternehmen die volle Kontrolle darüber behalten möchte, wie die Bestandsführung auf den eigenen Arbeitsplätzen erfolgt.

Wenn Sie statt einer Desktop-Anwendung lieber eine webbasierte Lösung bevorzugen, sehen Sie sich auch Codenica ITSM + ITAM an.

Stärken einer Inventarisierungssoftware

Der größte Vorteil einer Inventarisierungssoftware ist die Klarheit der Daten. Der Benutzer entscheidet selbst, welche Elemente in den Bestand aufgenommen werden, wie sie beschrieben werden und welche Beziehungen sie zueinander haben sollen. Dadurch wird die Datenbank nicht mit zufälligen Informationen oder Details überladen, die aus Sicht des Unternehmens nur wenig Bedeutung haben.

Die zweite wichtige Eigenschaft ist die Stabilität der Daten. In einer Inventarisierungssoftware ändern sich Informationen nicht automatisch mit jedem neuen Scan. Sie bleiben so bestehen, wie sie bewusst eingegeben und vom Benutzer aktualisiert wurden. Für viele Organisationen ist das ein großer Vorteil, weil sich so über Jahre hinweg eine konsistente und vorhersehbare Bestandsbasis aufbauen lässt.

IT-Inventarisierung ist mehr als nur Computerhardware

Eine manuell geführte Inventarisierung kann weit mehr umfassen als nur die Elemente, die im Computernetzwerk sichtbar sind. In der Praxis lässt sie sich leicht zu einem vollständigen Bestandsverzeichnis des Unternehmens ausbauen. Das bedeutet, dass neben Computern, Software und Lizenzen auch Telefone, Werkzeuge, Zubehör, Dokumente, Verbrauchsmaterialien und andere Anlagegüter oder Ausstattungsgegenstände erfasst werden können.

Genau das unterscheidet eine Inventarisierungssoftware von einem typischen Audit-Werkzeug. Ein Audit sieht das, was technisch erkannt werden kann. Die Bestandsführung umfasst auch das, was bewusst ergänzt und entsprechend dem tatsächlichen Zustand der Organisation beschrieben werden muss.

Zusätzliche Arbeitsbereiche in Ewida Standard

Ewida Standard ermöglicht nicht nur die Führung eines Bestands der Objekte selbst, sondern auch die Erfassung dessen, was im Laufe der Zeit mit ihnen geschieht. In der Praxis bedeutet das Unterstützung für Bereiche wie:

  • Verbrauchsmaterialien,
  • Reparaturen,
  • Modernisierungen,
  • Dienstleistungen,
  • Wartung.

Dadurch wird die Inventarisierungssoftware zu einem Werkzeug für die tägliche Arbeit mit dem Firmenequipment und nicht nur zu einem Ort, an dem eine statische Liste von Datensätzen gespeichert wird.

Schwächen der manuellen Inventarisierung

Eine manuelle Inventarisierung ist zeitaufwendiger als ein automatischer Scan der Umgebung. Es braucht Zeit, um Daten einzugeben, Beziehungen zu ordnen und Informationen zu aktualisieren. Andererseits führt dieser Aufwand zu einer hohen Datenqualität, und mit der Zeit wird die Datenbank zu einer sehr wertvollen Wissensquelle über das Unternehmen.

In der Praxis muss eine gut geführte Bestandsführung keinen großen einmaligen Arbeitsaufwand bedeuten. Wenn Daten systematisch ergänzt werden, wächst die Datenbank Schritt für Schritt und kann über Jahre hinweg zu einem sehr genauen Bild der Infrastruktur und Ausstattung der Organisation werden.

Ewida Audit als IT-Audit-Software

Ewida Audit ist eine Software für Audits und die Überwachung von Computern. Ihre größte Stärke ist die automatische Erfassung von Informationen über die IT-Umgebung. Dadurch lassen sich schnell Daten über Computer, Geräte und erkannte Software sammeln, ohne jeden Datensatz manuell von Grund auf anlegen zu müssen.

Dieser Ansatz hat jedoch seine Besonderheiten. Die automatische Datenerfassung liefert schnell eine große Menge an Informationen, erzeugt aber gleichzeitig auch Datenüberschuss. Nach einem Scan sieht man in der Regel sehr viele erkannte Anwendungen, Bibliotheken und Systemkomponenten, von denen nur ein Teil aus geschäftlicher oder lizenzrechtlicher Sicht wirklich relevant ist.

Ein automatisches Audit ersetzt nicht die gesamte manuelle Arbeit

Auch ein gut durchgeführtes Audit erledigt nicht alles von selbst. Nachdem die technischen Daten gesammelt wurden, bleibt immer noch ein Teil manueller Arbeit übrig. Kaufbelege, Garantiedokumente und vor allem Informationen, die den Besitz von Lizenzen bestätigen, müssen weiterhin gefunden und beigefügt werden.

Das ist ein wichtiger Unterschied. Ein Audit kann zeigen, was auf Computern erkannt wurde, aber es ist nicht gleichbedeutend mit einem vollständigen Bestand an Dokumenten und der formalen Grundlage für die Nutzung von Software. Deshalb ergänzen sich Audit und Inventarisierung in der Praxis sehr häufig.

Zusätzliche Möglichkeiten von Ewida Audit

Ewida Audit ist nicht auf einmalige Scans beschränkt. Das Programm kann auch zur Überwachung von Mitarbeitercomputern und zur regelmäßigen Aktualisierung des Wissens über den Zustand der IT-Umgebung verwendet werden. Das ist nützlich, wenn ein Unternehmen Änderungen bei Software, Geräten und Arbeitsplatzkonfigurationen regelmäßig kontrollieren möchte.

Genau deshalb eignet sich Ewida Audit besonders dort, wo ein laufender Einblick in den Zustand der Computer wichtig ist und aktuelle technische Daten schnell beschafft werden müssen.

Wann Ewida Audit, wann Ewida Standard und wann beide zusammen

Wenn das Hauptziel der automatische Scan von Computern, regelmäßige Softwareaudits und ein schneller Zugriff auf technische Daten sind, ist Ewida Audit die bessere Wahl. Wenn ein Unternehmen dagegen einen geordneten Bestand an Hardware, Software, Lizenzen, Dokumenten, Reparaturen und anderen Ausstattungsgegenständen benötigt, ist Ewida Standard die richtige Richtung.

In der Praxis werden sehr oft die besten Ergebnisse erzielt, wenn beide Programme gemeinsam eingesetzt werden. Ewida Audit ist dann für Audits und die Überwachung von Computern zuständig, während Ewida Standard die langfristige Bestandsführung und die tägliche Arbeit mit diesen Daten übernimmt. Dank des Exportmechanismus können Auditergebnisse die Bestandsdatenbank regelmäßig ergänzen, die anschließend manuell mit den Informationen weiter ausgebaut wird, die sich nicht automatisch erfassen lassen.

Genau dieses Modell zeigt den Unterschied zwischen IT-Audit und IT-Inventarisierung am deutlichsten: Das erste liefert aktuelle technische Daten, das zweite ordnet sie zu einem dauerhaften und nützlichen Unternehmensbestand.