Könnte Ihr Unternehmen ein Kundenportal gebrauchen?
Erstellen Sie ein kostenloses Firmenkonto und testen Sie Tickets, Wissensdatenbank und Benutzerkommunikation in der Praxis.
Kundenportal für Mitarbeiter und Kunden - Tickets, Wissen und Helpdesk-Support
Das Kundenportal ist ein Teil des Codenica-Systems für Personen, die von einem Unternehmen oder IT-Team betreut werden. Ein Mitarbeiter oder Kunde kann sich anmelden, ein Ticket erstellen und verfolgen, in der Wissensdatenbank nach einer Antwort suchen, den Live-Chat oder das Nachrichtensystem nutzen sowie zugewiesene Assets und Dokumente ansehen. Benutzer sehen nur Informationen, die ihnen ein Administrator freigegeben hat. Die Cloud-Version des Codenica-Systems läuft in Microsoft Azure. Bei On-Premise installieren Sie die Anwendung in Ihrem Unternehmen und bewahren die Daten in Ihrer eigenen Infrastruktur auf.
Das Kundenportal mit dem Branding Ihres Unternehmens
Das Kundenportal ist der Ort, an dem Mitarbeiter und Kunden mit Ihrem Unternehmen Kontakt aufnehmen. Nach der Anmeldung sollen sie eine Umgebung sehen, die zu der Organisation gehört, die sie kennen, und keine Oberfläche mit dem Namen eines Softwareanbieters. Im Codenica-System passen Sie das Portal an Ihre Marke an und geben Benutzern einen klaren und wiedererkennbaren Kontaktpunkt zum Support-Team.
Ein Portal passend zu Ihrem Unternehmen
Ein Administrator kann ein Banner mit dem Firmenlogo hinzufügen, die Farben festlegen und die für Benutzer sichtbaren Elemente auswählen. Das Kundenportal muss nicht wie ein fremdes Werkzeug für Supportanfragen aussehen - es kann ein fester Bestandteil Ihrer Support-Umgebung sein. Das ist nützlich, wenn ein IT-Team interne Mitarbeiter betreut oder ein Unternehmen externe Kunden, Serviceanfragen, Garantie- und Gewährleistungsfälle bearbeitet.
Anzeige- und Spracheinstellungen im Kundenportal
Das Kundenportal wird oft von Personen genutzt, die nicht jeden Tag mit Helpdesk-Systemen arbeiten. Eine klare Oberfläche und einige praktische Einstellungen erleichtern die Nutzung ohne zusätzliche Erklärungen. Benutzer können festlegen, wie die Anwendung angezeigt wird und in welcher Sprache sie Nachrichten und Formulare lesen möchten.
Heller oder dunkler Modus
Benutzer des Kundenportals können je nach Arbeitsumgebung und persönlichen Vorlieben den hellen oder dunklen Modus auswählen. Die Einstellung verändert die Darstellung der Oberfläche, nicht aber die Daten, Tickets oder Berechtigungen des Kontos.
Farbschema
Die Farben des Portals können an die Einstellungen und die visuelle Identität Ihres Unternehmens angepasst werden. Benutzer erkennen die richtige Umgebung leichter, während das Kundenportal zu den anderen Kontaktpunkten Ihrer Organisation passt.
Bevorzugte Sprache
Das Kundenportal unterstützt mehrere Sprachen. Mitarbeiter und Kunden können die Oberfläche deshalb in der Sprache verwenden, die für sie am natürlichsten ist. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen mit internationalen Teams oder Kunden aus verschiedenen Ländern.
Ein Ticketsystem im Kundenportal
Das Ticketsystem im Kundenportal ist ein einfacher Einstieg in die Bearbeitung von Supportanfragen. Ein Mitarbeiter oder Kunde kann ein Problem, eine Frage oder einen Bedarf beschreiben und anschließend prüfen, was mit dem Ticket geschieht. Die Ticketliste zeigt die wichtigsten Informationen, ohne dass jeder Vorgang einzeln geöffnet werden muss. Benutzer sehen, ob ein Ticket eingegangen ist, wer daran arbeitet und welchen Status es hat. Auf der Seite des Support-Teams landet das Ticket im selben Codenica-System, in dem die weitere Bearbeitung, Kommunikation und der vollständige Verlauf geführt werden.
Ein Ort für den Kontakt mit Ihrem Unternehmen und Support-Team
Das Kundenportal bündelt die Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern oder externen Kunden. Benutzer können Tickets erstellen und verfolgen, die Wissensdatenbank nutzen, chatten, Nachrichten senden und freigegebene Assets ansehen. Das Helpdesk-Team arbeitet mit denselben Daten im Hauptmodul des Codenica-Systems. Informationen müssen daher nicht zwischen mehreren Werkzeugen kopiert werden.
Self-Service für Kunden und Mitarbeiter, rund um die Uhr
- Das Kundenportal ist über einen Webbrowser auf Computer, Tablet und Smartphone erreichbar. Benutzer können ihre Tickets prüfen, eine Nachricht lesen, die Wissensdatenbank durchsuchen oder zugewiesene Assets ansehen, sobald sie die Information benötigen.
- Eine gut gepflegte Wissensdatenbank gibt Benutzern die Möglichkeit, vor dem Erstellen eines Tickets selbst eine Antwort zu finden. Wenn persönliche Unterstützung nötig ist, können sie ein Ticket senden, Dateien anhängen und im selben Umfeld weiter kommunizieren.
- Welche Informationen im Kundenportal erscheinen, hängt von der Systemkonfiguration und den Benutzerberechtigungen ab. Benutzer erhalten keinen Zugriff auf die gesamte Unternehmensdatenbank, sondern sehen nur eigene Tickets, freigegebene Assets, Dokumente und Inhalte für ihre Gruppe.
Wissensdatenbank und Self-Service im Kundenportal
Die Wissensdatenbank ist der erste Ort, an dem Benutzer nach einer Antwort auf eine häufige Frage suchen können. Im Kundenportal lesen Mitarbeiter und Kunden freigegebene Anleitungen, Verfahren und Antworten, bevor sie für individuelle Unterstützung ein Ticket erstellen. Das reduziert wiederkehrende Fragen im Helpdesk und verkürzt den Weg zur Lösung.
Chat und Nachrichten im Kundenportal
Nicht jede Angelegenheit braucht sofort ein eigenes Ticket. Wichtige Absprachen sollten aber nicht in privaten E-Mail-Postfächern verschwinden. Das Codenica-System bietet im Kundenportal einen Firmenchat und ein Nachrichtensystem. Der Chat eignet sich für kurze Gespräche, während Nachrichten eine zeitversetzte Kommunikation ermöglichen und den Rückblick auf frühere Informationen erleichtern. Beide Kanäle bleiben im System und folgen den festgelegten Berechtigungen.
Firmenchat
Im Firmenchat können Benutzer das Support-Team erreichen, ohne zu einem externen Messenger zu wechseln. Ein Mitarbeiter oder Kunde stellt eine kurze Frage, klärt eine laufende Angelegenheit und setzt das Gespräch im Kundenportal fort. Der Chatverlauf bleibt im System und frühere Absprachen lassen sich leichter wiederfinden.
Nachrichtensystem
Das Nachrichtensystem eignet sich für Kommunikation, die nicht in Echtzeit stattfinden muss. Benutzer können eine Nachricht senden, Anhänge hinzufügen und den gesamten Verlauf wieder öffnen, ohne ein E-Mail-Postfach zu durchsuchen. Für das Support-Team bleibt die Nachricht mit dem richtigen Benutzer und dem passenden Supportkontext verbunden.
Ein Ticket im Kundenportal erstellen
Zum Erstellen eines Tickets müssen Benutzer weder die Helpdesk-Terminologie noch die Organisation des IT-Teams kennen. Das Formular im Kundenportal führt durch die Angaben, die für die Beschreibung eines Problems, einer Frage oder einer Anfrage nötig sind. Wenn sie den Vorgang erklären, können Benutzer Dateien, Assets und Dokumente anhängen. Das Support-Team erhält von Anfang an eine vollständigere Beschreibung, sodass weniger Rückfragen entstehen.
Neues Ticket
Ein Mitarbeiter oder Kunde kann ein Ticket direkt im Kundenportal erstellen und die für das Support-Team wichtigen Informationen hinzufügen. Die Verknüpfung mit einem Asset, Dokument oder früheren Gespräch macht den Zusammenhang des Falls verständlicher. So beginnt die Ticketbearbeitung mit mehr Kontext und der Benutzer kann Status und Antworten am selben Ort verfolgen.
Zugewiesene Assets und Dokumente im Kundenportal
Das Kundenportal kann Assets und Dokumente anzeigen, die dem Konto eines Benutzers zugewiesen sind. Ein Mitarbeiter kann seinen Computer oder ein anderes Gerät prüfen. Ein externer Kunde sieht Informationen, die im Rahmen der Betreuung freigegeben wurden. Die Daten stehen entsprechend der Systemkonfiguration zur Ansicht bereit, ohne dass Benutzer die Asset-Daten des Unternehmens selbst ändern können.
Häufig gestellte Fragen
