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Unternehmensnachrichten in einem System
Im Codenica-System verschwindet eine Nachricht nicht in einem privaten Postfach oder einem beliebigen Messenger. Sie können an einen Agenten, einen Mitarbeitenden, einen Kunden oder gleichzeitig an mehrere Empfänger schreiben. Der Empfänger liest die Nachricht, sobald es für ihn passt. Das System bewahrt den Verlauf, sendet offline befindlichen Empfängern eine E-Mail-Benachrichtigung und ermöglicht die weitere Kommunikation über das Kundenportal. Codenica Cloud speichert die Daten in Microsoft Azure, während Codenica On-Premise innerhalb Ihres Unternehmens unter dessen eigener Adresse und auf seiner Infrastruktur läuft.
Nachrichten, auch wenn nicht alle online sind
Nachrichten im Codenica-System setzen kein gemeinsames Treffen aller Beteiligten zur selben Zeit voraus. Nutzer können am Computer, Smartphone oder Tablet schreiben, während Empfänger die Nachricht später im Browser lesen. Codenica Cloud bietet den Zugriff über das Internet, Codenica On-Premise läuft innerhalb des Firmennetzwerks auch ohne Internetverbindung. Ein Gerätewechsel löscht weder die Kommunikation noch frühere Absprachen.
Erst schreiben, später zur Sache zurückkehren
Nicht jede Information muss in dem Moment übermittelt werden, in dem alle Beteiligten verfügbar sind. Ein Mitarbeiter kann ein Problem vor Arbeitsbeginn des Teams beschreiben, ein Kunde kann später weitere Einzelheiten ergänzen und ein Agent kann nach der Prüfung des Vorgangs antworten. Ist der Empfänger nicht angemeldet, kann das System ihn per E-Mail über die neue Nachricht informieren. Bei der Rückkehr in die Anwendung sieht der Nutzer die Nachricht zusammen mit dem bisherigen Verlauf.
Nachrichten ohne Neuladen der Ansicht
Das Nachrichtensystem der Codenica-Anwendung zeigt neue Inhalte sofort an, wenn der Empfänger die Anwendung geöffnet hat. Ist der Empfänger gerade nicht im System, bleibt die Nachricht in seinem Posteingang und kann per E-Mail angekündigt werden. Das ist eine andere Arbeitsweise als ein Gespräch, bei dem alle sofort antworten müssen. Sie können schreiben, die Anwendung schließen, später zum Vorgang zurückkehren und trotzdem den vollständigen Kommunikationsverlauf vor sich haben.
Ein Posteingang, der gesamte Verlauf
- Nachrichten erscheinen im Posteingang, ohne dass die Seite manuell neu geladen werden muss. Der Nutzer sieht eine neue Nachricht sofort, muss aber nicht in derselben Minute antworten. Das passt zu Fragen, Absprachen und Informationen, die erst in Ruhe geprüft werden sollen.
- Der Verlauf zeigt, in welcher Reihenfolge Informationen weitergegeben wurden. Sie können nachsehen, was geschrieben wurde, bei der Bearbeitung eines Tickets zu einer Absprache zurückkehren und den Vorgang an eine andere Person übergeben, ohne den Kontext in mehreren E-Mail-Postfächern zu suchen.
- Eine Nachricht kann an eine Person, mehrere Agenten oder eine ausgewählte Empfängergruppe gehen. So verarbeitet dasselbe System eine kurze interne Absprache, eine Information für das Team oder eine Mitteilung an Kunden und Mitarbeitende.
Unternehmensnachrichten für unterschiedliche Kontakte
Nicht jeder Kontakt im Unternehmen ist gleich. An einem Tag gibt ein Agent eine Absprache an einen Kollegen weiter, am nächsten beantwortet er eine Frage eines Kunden oder eines Mitarbeitenden, der das Kundenportal nutzt. Das Nachrichtensystem der Codenica-Anwendung führt diese Situationen in einer Umgebung zusammen und bewahrt Verlauf und Berechtigungen. Codenica Cloud speichert die Daten in Microsoft Azure, während Codenica On-Premise sie innerhalb der Unternehmensinfrastruktur belässt.
System für interne Nachrichten
Interne Nachrichten eignen sich für Entscheidungen, Fragen und Informationen, die nicht über private Messenger verteilt werden sollten. Ein Agent kann den Stand eines Tickets beschreiben, ein Mitarbeiter kann ein fehlendes Detail ergänzen und die Person, die den Vorgang übernimmt, sieht den bisherigen Verlauf. So können IT- und Helpdesk-Teams gemeinsam arbeiten, ohne zusätzliche Threads nur zum Erhalt des Kontexts anzulegen.
Kontakt mit Kunden und Mitarbeitenden
Ein Kunde oder Mitarbeiter muss seine Frage nicht in die Zeit legen, in der ein Agent gerade verfügbar ist. Er kann eine Nachricht mit einer Beschreibung, einer Frage oder einer zusätzlichen Information senden, und das Team antwortet nach der Prüfung des Themas. Wenn daraus ein vollständiger Supportfall wird, kann die weitere Bearbeitung in einem Ticket erfolgen, ohne den bisherigen Kontakt zu verlieren.
Das Kundenportal als Ort für eingehende Nachrichten
Das Kundenportal sammelt Nachrichten für Kunden und Mitarbeitende an einem leicht auffindbaren Ort. Nutzer müssen sich nicht merken, über welche E-Mail-Adresse der Kontakt lief, und keine früheren Absprachen erneut anfordern. Sie können sich anmelden, ihre Vorgänge prüfen und eine neue Nachricht zusammen mit ihrem Kontext lesen. Codenica On-Premise kann das Kundenportal unter der lokalen Adresse des Unternehmens bereitstellen.
Der Kontaktverlauf bleibt mit dem Benutzerkonto verbunden
Eine vom Team gesendete Nachricht ist keine einzelne E-Mail, die später einer Person und einem Vorgang zugeordnet werden muss. Sie erreicht das Benutzerkonto im Kundenportal, wo frühere Nachrichten und Antworten wieder aufgerufen werden können. Nutzt der Empfänger das System gerade nicht, informiert ihn eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Nachricht.
Nachrichten an mehrere Empfänger
Manche Informationen betreffen eine Person, andere das ganze Team oder mehrere Kunden. Das Nachrichtensystem der Codenica-Anwendung ermöglicht die Auswahl mehrerer Empfänger und verschickt dieselbe Mitteilung, ohne mehrere Kopien erstellen zu müssen. Sie können Agenten über eine Änderung informieren, Kunden eine gemeinsame Absprache mitteilen oder Mitarbeitenden eine organisatorische Information senden. Das Team behält den Überblick darüber, wer die Nachricht erhalten hat.
Eine Mitteilung ohne doppelte Inhalte
Gruppennachrichten sind hilfreich, wenn alle dieselbe, unveränderte Information erhalten sollen. Sie erstellen die Mitteilung einmal, wählen die Empfänger aus und vermeiden das Risiko, dass in der nächsten Kopie ein wichtiger Satz fehlt oder eine andere Fassung der Absprache verschickt wird. Das eignet sich für die Teamarbeit, den Kontakt mit mehreren Personen auf Kundenseite und die Weitergabe von Informationen zwischen Niederlassungen.
Häufig gestellte Fragen
