Brauchen Sie mehr Ordnung bei IT-Änderungen?
Prüfen Sie Änderungsplanung, Freigaben und Dokumentation in der Codenica-Anwendung.
ITIL-Change-Management im Service-Desk-System
IT-Änderungsmanagement sollte nicht mit einer beliebigen Nachricht beginnen und damit enden, dass jemand meldet, die Umsetzung habe funktioniert. Mit der Enterprise-Lizenz können Sie in der Codenica-Anwendung den Grund einer Änderung festhalten, Auswirkungen und Risiken bewerten, die nächsten Schritte planen, Freigaben einholen, Aufgaben zuweisen und die vollständige Umsetzung dokumentieren. Der Codenica-Service-Desk erweitert das System um ITSM- und ITAM-Prozesse, damit IT-Teams mit denselben Informationen arbeiten. Cloud speichert Daten in Microsoft Azure. On-Premise läuft innerhalb Ihres Unternehmens, bewahrt die Daten auf Ihrer Infrastruktur und kann 100% offline ohne Internetzugang oder Kontakt zu Codenica-Servern arbeiten.
Change Management als Teil des Codenica-Service-Desks
Eine Änderung kann einen Server, ein Netzwerk, eine Anwendung, ein Gerät, eine Konfiguration oder einen Service betreffen, für den Ihr Unternehmen verantwortlich ist. Der Änderungsdatensatz sollte deshalb mit der übrigen Dokumentation verbunden bleiben. Die Codenica-Software verknüpft Änderungen mit Aufgaben, IT-Assets, Tickets, Problemen, Releases und Notizen. Das Team sieht, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und welche Elemente der Umgebung betroffen sein können. On-Premise hält diesen Prozess im eigenen Netzwerk, auch wenn die Anwendung ohne Internetzugang arbeiten muss.
Verschiedene Ansichten für denselben Change
Nicht jeder arbeitet mit einem Änderungsregister auf dieselbe Weise. Sie können Änderungen in einer Elementansicht prüfen, eine Tabelle mit konfigurierbaren Spalten verwenden oder die Details einer einzelnen Änderung öffnen. Administratoren und Change Manager passen die Ansicht an ihre tägliche Arbeit an. Wer einen bestimmten Fall untersucht, findet die relevanten Informationen, ohne sich durch unverbundene Ansichten zu arbeiten.
Vorlagen und Wissen für die Änderungsplanung
Wiederkehrende Änderungen müssen nicht jedes Mal von Grund auf beschrieben werden. Die Codenica-Anwendung ermöglicht die Nutzung von vorbereiteten Vorlagen, früheren Absprachen und Artikeln aus der Wissensdatenbank. So bleibt die Dokumentation bei weiteren Umsetzungen vergleichbar, ohne dass die Besonderheiten der aktuellen Änderung verloren gehen.
Verknüpfungen mit anderen Service-Desk-Elementen
Das Codenica-System kann eine Änderung mit einem Ticket, Problem, Release, IT-Asset, Dokument oder einer Aufgabe verknüpfen. Wer die Änderung bewertet, sieht ihren Kontext, und das Team muss Informationen nicht in mehreren Registern zusammensuchen. Nach Abschluss bleibt nachvollziehbar, worauf sich die Änderung bezog und welche Teile der Umgebung betroffen sein konnten.
Mehrere Änderungen gesammelt bearbeiten
Wenn ein Team viele Änderungen gleichzeitig bearbeitet, kostet das einzelne Öffnen jeder Position unnötig Zeit. Die Codenica-Plattform kann ausgewählte Felder mehrerer Änderungen gesammelt aktualisieren, zum Beispiel Status, Zuordnung oder Kategorie. So lässt sich das Register schneller pflegen, ohne die Einheitlichkeit der Daten zu verlieren.
Phasen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Eine größere Änderung besteht selten aus einer einzigen Handlung einer einzigen Person. Im Codenica-System können Sie sie in Phasen und konkrete Aufgaben aufteilen, den richtigen Personen zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Jeder Beteiligte kennt seinen Teil, während die koordinierende Person sieht, was erledigt ist und was noch aussteht.
Arbeitszeit für Änderungen erfassen
Bei Änderungen mit mehreren Phasen ist es hilfreich zu wissen, wie viel Arbeit die Umsetzung tatsächlich erfordert hat. Die Codenica-Software ermöglicht die Erfassung der Zeit, die für Aufgaben im Zusammenhang mit einer Änderung aufgewendet wurde. Das erleichtert die Einschätzung der Team-Auslastung, die Planung weiterer Arbeiten und den Vergleich mit früheren Schätzungen.
Freigabe einer Änderung vor der Umsetzung
Nicht jede Änderung bringt dasselbe Risiko mit sich. Vor Beginn der Arbeit sollte klar sein, wer die Entscheidung getroffen hat, welche Informationen geprüft wurden und warum die Änderung umgesetzt werden kann. Die Codenica-Anwendung bündelt diese Phase und speichert die verantwortlichen Personen sowie die Geschichte der Entscheidungen.
Wer gibt die Änderung frei?
In der Codenica-Software legen Sie fest, welche Personen eine Änderung vor Beginn der Umsetzung prüfen und freigeben sollen. Sie können die Beschreibung, die Auswirkungen auf die Umgebung, verknüpfte IT-Assets und den Umsetzungsplan prüfen. Nach der Entscheidung bleibt die Freigabe im System gespeichert. So lässt sich später nachvollziehen, wer der Umsetzung wann zugestimmt hat. Das ist bei Änderungen an Services, Infrastruktur und Unternehmensdaten wichtig.
Die Änderung planen, bevor sie umgesetzt wird
Ein brauchbarer Änderungsdatensatz enthält mehr als einen Titel und ein Datum. Er sollte erklären, warum die Änderung erforderlich ist, worauf sie sich bezieht, was beeinträchtigt werden könnte und wie der vorherige Zustand wiederhergestellt wird, wenn die Umsetzung nicht das erwartete Ergebnis bringt. Die Codenica-Software sammelt diese Informationen vor Beginn der Arbeit und hilft zu prüfen, ob die geplante Änderung mit anderen Aktivitäten kollidiert.
Erst beschreiben, dann handeln
Im Änderungsformular können Sie Begründung, Umfang, Folgen- und Risikobewertung, Zeitplan, Umsetzungsplan und Rückfallplan festhalten. Die Beteiligten müssen sich nicht auf eine kurze Nachricht oder eine mündliche Absprache verlassen. Sie sehen, was geschehen soll, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und was nach der Umsetzung geprüft werden sollte. Die Codenica-Anwendung führt so von der Idee zu einer kontrollierten Umsetzung.
IT-Assets und Dokumentation mit der Änderung verknüpfen
Eine Änderung steht nicht für sich allein. Sie kann einen bestimmten Computer, Server, eine Anwendung, ein Netzwerkgerät, eine Lizenz oder ein Dokument zur Konfiguration betreffen. Das Codenica-Programm verknüpft Änderungen mit Assets und Dokumentation, damit die Folgenabschätzung auf Informationen aus der tatsächlichen Umgebung beruht. Hier verbindet sich Change Management mit ITAM und der Verwaltung von IT-Assets.
Der technische Kontext der Änderung
In der Codenica-Anwendung können Sie IT-Assets und Dokumente zu einer Änderung zuordnen, die den geplanten Vorgang erklären. Das Team sieht, welche Hardware, Software oder Infrastrukturkomponente betroffen sein kann. Die Person, die die Änderung freigibt, erhält die Informationen für die Risikobewertung. Cloud speichert diese Daten in Microsoft Azure. On-Premise bewahrt verknüpfte Assets, Dokumente und die Änderungshistorie in der eigenen Unternehmensinfrastruktur.
Entscheidungen und Aktivitäten bei jeder Änderung dokumentieren
Nach einigen Wochen lässt sich eine Änderung nur schwer aus der Erinnerung oder aus Nachrichten in verschiedenen Postfächern rekonstruieren. An der Änderung gespeicherte Notizen bewahren Absprachen, Prüfergebnisse, Kommentare und Informationen über erledigte Arbeiten. Die Geschichte endet damit nicht in dem Moment, in dem die Umsetzung geschlossen wird, und kann bei einer ähnlichen Änderung später wieder genutzt werden.
Dokumentation, die bei der Änderung bleibt
Notizen ermöglichen es, Entscheidungen, Beobachtungen und nächste Schritte zu dokumentieren, ohne sie von der Änderung zu trennen. Wer den Vorgang übernimmt, sieht den bisherigen Kontext, und das Team kann während der Nachprüfung einer abgeschlossenen Umsetzung darauf zurückgreifen. Das Codenica-System bewahrt diese Geschichte zusammen mit den übrigen Änderungsdaten. Bei On-Premise kann sie innerhalb der Unternehmensinfrastruktur bleiben, ohne an externe Server gesendet zu werden.
Häufig gestellte Fragen
