Erfassung von Ausstattung im Unternehmen

Die Erfassung der Betriebsausstattung ist ein weiter gefasster Begriff als die reine Erfassung der IT-Infrastruktur. Sie umfasst nicht nur Computer, Software und Lizenzen, sondern auch andere Elemente, die im täglichen Betrieb der Organisation genutzt werden. In Ewida Standard basiert dieser Bereich auf einem objektorientierten Modell, das eine geordnete und flexible Erfassung ermöglicht.

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Erfassung von Ausstattung und IT-Audit

Wenn Sie nach einer Software zur Erfassung von Ausstattung suchen, reicht ein IT-Audit allein in der Regel nicht aus. Ein Audit konzentriert sich hauptsächlich auf Assets, die in der Computer- und Netzwerkumgebung sichtbar sind, während eine vollständige Ausstattungserfassung auch Elemente umfasst, die sich auf diese Weise nicht automatisch erkennen lassen.

Bei Computerhardware, Software und Netzwerkgeräten kann die Arbeit durch Ewida Audit unterstützt werden. Das Programm kann beim Scannen der Umgebung helfen und Ausgangsdaten vorbereiten, die anschließend nach Ewida Standard exportiert werden können. Die strukturierte Erfassung der Betriebsausstattung wird danach direkt in Ewida Standard weitergeführt.

Ein Set als Möglichkeit, die Erfassung zu ordnen

Eines der wichtigeren Objekte in Ewida Standard ist das Set. In der Praxis kann es als Container verstanden werden, der zusammengehörige Elemente gruppiert. Dadurch kann man nicht nur auf der Ebene einzelner Elemente arbeiten, sondern auch auf der Ebene einer ganzen Gruppe, die im Unternehmen gemeinsam genutzt wird.

Sets sind besonders dort nützlich, wo Ausstattung in logischen Gruppen vorkommt. Sie können Geräte, Software, Lizenzen und andere Elemente umfassen, die zusammen eine nutzbare Einheit bilden.

Die wichtigsten Vorteile von Sets sind:

  • Zusammengehörige Objekte zu einer konsistenten Gruppe zusammenzufassen,
  • komplette Sets leichter Benutzern oder Standorten zuzuweisen,
  • die Beziehungen zwischen erfassten Elementen übersichtlich zu halten,
  • es zu ermöglichen, Anschaffungs- und Supportkosten nicht nur für einzelne Elemente, sondern auch für komplette Gruppen zu analysieren.

Erstellen eines neuen Sets

Ein neues Set kann über die Option erstellt werden:
Hauptmenü → Set → Neu

Das Set selbst sollte weit gefasst verstanden werden. Es muss nicht ausschließlich ein Computerset bedeuten. Es kann jede Gruppe von Elementen darstellen, die in einem bestimmten Unternehmen organisatorisch sinnvoll ist und als Ganzes behandelt werden sollte. Welche Kategorien und Bezeichnungen am besten zur tatsächlichen Struktur der Ausstattung passen, entscheidet der Benutzer selbst.

Warum Sets praktisch sind

In einer gut geführten Erfassung ist ein Set nicht nur eine bequeme Möglichkeit, Datensätze zu gruppieren. Es ist ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit mit Ausstattung erleichtert. Wenn Objekte zu logischen Gruppen verbunden sind, wird es einfacher, sie zwischen Mitarbeitern zu übergeben, ihren Inhalt zu kontrollieren und die Historie von Änderungen nachzuvollziehen.

Das ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen viele ähnliche Ausstattungsgruppen verwaltet, etwa Computersets, Zubehörpakete oder mobile Ausstattung. Statt viele einzelne Vorgänge für jedes Element auszuführen, kann man auf der Ebene des Sets arbeiten und gleichzeitig detaillierte Daten zu jeder Komponente behalten.

Beispiel: ein Set aus USB-Speichergeräten

Wenn Mitarbeiter mehrere USB-Speichergeräte erhalten, kann ein Set erstellt werden, das diese Elemente an einer Stelle gruppiert. Eine Beispielkategorie könnte USB-Laufwerke heißen, die konkrete Benennung hängt jedoch von den im Unternehmen geltenden Regeln ab.

Zu einem solchen Set werden dann einzelne Objekte hinzugefügt, die konkrete Speichergeräte repräsentieren. Dadurch kann die gesamte Gruppe in einem Schritt einem Mitarbeiter zugewiesen und später genauso einfach wieder getrennt oder weitergegeben werden. Gleichzeitig bleibt jede Komponente als eigenes Element in der Erfassung sichtbar.

Beispiel: ein Telefonset

Der gleiche Ansatz kann auch für mobile Ausstattung verwendet werden. Ein Set kann zum Beispiel ein Firmenhandy zusammen mit seinen wichtigsten Bestandteilen repräsentieren. Je nach der im Unternehmen verwendeten Benennung können Kategorien wie Telefonset oder Mobiltelefon genutzt werden.

Das Set kann unter anderem Folgendes enthalten:

  • das Telefon selbst,
  • den Akku,
  • die SIM-Karte.

Dieses Modell hilft dabei, die Ausgabe und Rückgabe von Ausstattung übersichtlich zu halten, und ermöglicht es gleichzeitig, jedes dieser Elemente einzeln nachzuverfolgen, wenn das Unternehmen dieses Detailniveau benötigt.

Eigenständige Objekte und Änderungshistorie

In Ewida Standard wird jedes Objekt, etwa ein Set oder ein Gerät, als eigenständiges Element behandelt. Deshalb lohnt es sich, diejenigen Komponenten getrennt in die Erfassung aufzunehmen, die später eine eigene Historie, Kostenanalyse, Reparaturen, Modernisierungen oder Änderungen der Zuweisung benötigen könnten.

Wenn ein bestimmtes Element später eigenständig analysiert werden soll, ist es besser, es als separates Objekt anzulegen, statt es nur als beschreibenden Parameter eines größeren Sets zu behandeln. Dadurch kann das Programm seine vollständige Historie vom Zeitpunkt der Aufnahme über Zuweisung und Entfernung bis hin zu Reparaturen, Modernisierungen und der Löschung aus der Erfassung verfolgen.

In der Praxis ist genau dieser Ansatz der Grund dafür, dass die Ausstattungserfassung nicht nur am Anfang, sondern auch nach längerer Arbeit mit dem System nützlich bleibt.