Datenschutzerklärung – Wie wir personenbezogene Daten schützen und verarbeiten

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Codenica im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Produkte, Dienstleistungen, Websites sowie jeder Form der Kommunikation mit uns. Ziel dieses Dokuments ist es, Ihnen klar und verständlich darzulegen, welche Daten wir erfassen, wie sie verwendet werden und welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, wenn sich geltende gesetzliche Bestimmungen, der Umfang der angebotenen Dienstleistungen oder die von Codenica angewandten Verfahren zur Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Version tritt mit ihrer Veröffentlichung auf unserer Website in Kraft. Die weitere Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Kenntnisnahme der aktualisierten Inhalte und als Zustimmung zu den geltenden Regelungen.

Sollten Sie mit den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung nicht einverstanden sein oder einzelne Teile als nicht akzeptabel ansehen, sollten Sie von der Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen absehen.

Begriffe, die in diesem Dokument nicht definiert sind, haben die Bedeutung, die ihnen in den Nutzungsbedingungen zugewiesen wird. Diese Datenschutzerklärung ist integraler Bestandteil der Dokumentation, die die Nutzung der Codenica-Dienste regelt.

1. Globale Datenschutzrechte

Unabhängig von Ihrem Wohnsitz, Ihrer Staatsangehörigkeit oder dem Ort der Datenverarbeitung wendet Codenica einheitliche Datenschutzstandards gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen an, insbesondere gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).

Die Nutzung der Codenica-Produkte und -Dienste bedeutet, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben und die hierin beschriebenen Grundsätze der Datenverarbeitung verstehen. Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung oder einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage.

2. Von uns verarbeitete Informationen

2.1. Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten hängt von der Art der Beziehung und der Interaktion mit Codenica ab, insbesondere von der Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen, dem Besuch unserer Websites, der Kommunikation mit uns, dem Abschluss von Verträgen oder der Teilnahme an Marketingmaßnahmen.

2.2. Zu den von uns verarbeiteten Daten können insbesondere gehören: Identifikations- und Kontaktdaten, Abrechnungs- und Transaktionsdaten, Daten zur Nutzung von IT-Systemen, Informationen zu Geräten und Browsern, über die Dienste übermittelte Inhalte sowie statistische und analytische Daten, die auf Grundlage der Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen generiert werden.

2.3. Je nach Art der Zusammenarbeit kann Codenica als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden handeln. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind insbesondere: die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, berechtigte Interessen von Codenica oder des Kunden sowie – sofern gesetzlich erforderlich – Ihre Einwilligung.

2.4. Wir bitten Sie, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (sensible Daten) bereitzustellen, wie etwa Angaben zur Gesundheit, politischen Meinungen, religiösen Überzeugungen oder biometrischen Daten, es sei denn, diese sind für die Funktionalität der Dienste ausdrücklich erforderlich und gesetzlich zulässig. Codenica übernimmt keine Verantwortung für sensible Daten, die ohne entsprechende Rechtsgrundlage freiwillig übermittelt werden.

2.5. Zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs, der Sicherheit und der Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen können wir Analysetechnologien, Cookies sowie Tools von Drittanbietern einsetzen. Diese Datenschutzerklärung regelt nicht die Datenverarbeitung durch unabhängige Drittanbieter. Wir empfehlen, deren Datenschutzerklärungen vor der Nutzung entsprechender Lösungen zu prüfen.

3. Weitergabe von Informationen

Codenica legt besonderen Wert auf den Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit personenbezogener Daten. Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die ordnungsgemäße Erbringung der Dienste, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder in den in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich beschriebenen Fällen erforderlich ist.

3.1. Dienstleister. Ihre Daten können an vertrauenswürdige Partner weitergegeben werden, die im Auftrag von Codenica technische, operative oder unterstützende Leistungen erbringen (z. B. Hosting, Wartung der Infrastruktur, Sicherheitsdienste, Kundensupport, Analysen oder Kommunikationsdienste). Diese Stellen verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen und entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten.

3.2. Verbundene Unternehmen. In begründeten Fällen können Daten an mit Codenica kapital- oder organisationsrechtlich verbundene Unternehmen weitergegeben werden, ausschließlich zu internen, operativen oder administrativen Zwecken und unter Einhaltung einheitlicher Datenschutzstandards. Bei wesentlichen organisatorischen Änderungen, die Auswirkungen auf die Datenverarbeitung haben können, werden wir Sie vorab in angemessener Weise informieren.

3.3. Gesetzliche Verpflichtungen. Eine Offenlegung personenbezogener Daten kann erfolgen, wenn dies durch geltendes Recht, rechtskräftige gerichtliche Entscheidungen oder verbindliche Anordnungen zuständiger Behörden erforderlich ist. In solchen Fällen beschränkt sich die Weitergabe auf das notwendige Maß und erfolgt unter Beachtung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit.

3.4. Externe Websites. Unsere Websites oder Dienste können Links zu externen Websites oder Ressourcen enthalten, die nicht von Codenica betrieben werden. Für die Datenschutzpraktiken dieser Anbieter übernehmen wir keine Verantwortung. Wir empfehlen, vor Nutzung deren Datenschutzerklärungen zu prüfen.

3.5. Integration von Drittanbietern. Wenn Sie innerhalb der Dienste Integrationen mit Drittanbietern nutzen, erfolgt eine Datenübermittlung an diese Anbieter in Ihrer Verantwortung und gemäß deren Bedingungen und Datenschutzerklärungen. Codenica ist nicht für die Datenverarbeitung durch unabhängige Dritte verantwortlich.

4. Schutz und Speicherung Ihrer Daten

4.1. Sicherheitsmaßnahmen. Codenica setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Verlust, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Diese Maßnahmen sind an die Art der Daten, den Umfang der Verarbeitung und die identifizierten Risiken angepasst und umfassen unter anderem Infrastrukturschutz, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, betriebliche Verfahren sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Trotz hoher Sicherheitsstandards ist zu beachten, dass kein Informationssystem absolute Sicherheit garantieren kann. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ergreifen wir unverzüglich geeignete Maßnahmen gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich – sofern erforderlich – der Benachrichtigung der zuständigen Aufsichtsbehörde und der betroffenen Personen.

4.2. Speicherdauer. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist. Die Speicherdauer kann je nach Art der Daten, der Beziehung zu Codenica und bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen variieren.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten dauerhaft gelöscht oder anonymisiert, sodass eine Identifizierung der betroffenen Person nicht mehr möglich ist, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

5. Verwaltung und Nutzung von Daten

5.1. Personenbezogene Daten und sonstige von Codenica verarbeitete Informationen werden ausschließlich für klar definierte und legitime Zwecke verwendet, die im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung, der Bereitstellung der Dienste, der Gewährleistung ihrer Sicherheit, der Weiterentwicklung von Funktionen, der Bearbeitung von Supportanfragen sowie der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen stehen. Der Umfang der Datenverarbeitung ist stets auf das erforderliche Minimum beschränkt.

5.2. Die Registrierung eines Kontos sowie die Nutzung bestimmter Dienste können die Angabe von Identifikations-, Kontakt- oder Abrechnungsdaten erfordern. Diese Daten werden transparent, im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften und im Verhältnis zur Art der erbrachten Dienste verarbeitet. Zahlungsdaten werden ausschließlich in dem Umfang verarbeitet, der zur Durchführung von Transaktionen erforderlich ist, und über spezialisierte Zahlungsdienstleister abgewickelt.

5.3. Informationen, die Sie im Rahmen der Nutzung der Dienste bereitstellen, einschließlich im System eingegebener Daten, der Kommunikation mit dem Support-Team oder Interaktionen über integrierte Plattformen von Drittanbietern, werden gemäß dieser Datenschutzerklärung verarbeitet – im Falle von Drittanbieterdiensten zusätzlich gemäß deren jeweiligen Datenschutzbestimmungen.

5.4. Codenica kann Daten für statistische Auswertungen, zur Verbesserung der Dienste und zur Optimierung ihres Betriebs verarbeiten. Solche Analysen erfolgen unter Wahrung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und – soweit möglich – in aggregierter oder anonymisierter Form. Codenica trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber Nutzern ausschließlich auf Grundlage automatisierter Datenverarbeitung.

5.5. Ihnen stehen die Rechte in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten zu, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie – soweit gesetzlich vorgesehen – das Recht auf Datenübertragbarkeit. Anfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen bearbeitet.

5.6. Im Rahmen der Nutzung der Dienste können ungefähre Standortdaten oder technische Gerätedaten ausschließlich in dem Umfang verarbeitet werden, der zur Gewährleistung der Sicherheit, des ordnungsgemäßen Betriebs oder der Anpassung an technische Gegebenheiten erforderlich ist. Der Umfang dieser Daten hängt von der Gerätekonfiguration und den Nutzereinstellungen ab.

5.7. Codenica verwendet Cookies und ähnliche Technologien im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften sowie einer gesonderten Cookie-Richtlinie. Diese Technologien dienen unter anderem der Sicherstellung der Funktionalität der Dienste, der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und analytischen Zwecken. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Dienste oder Anwendungen von Drittanbietern, die Sie eigenständig nutzen.

Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt der Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung des Nutzers oder einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage.

6. Einhaltung von Datenschutzvorschriften

6.1. DSGVO-Konformität. Codenica verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (DSGVO) sowie weiteren anwendbaren Datenschutzgesetzen. Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Datenminimierung, Zweckbindung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

6.2. Rollen bei der Datenverarbeitung. Je nach Art der Interaktion und der erbrachten Dienste kann Codenica entweder als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden tätig sein. Die detaillierten Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der jeweiligen Rollen der Parteien, sind in der Vereinbarung, im Auftragsverarbeitungsvertrag oder in anderen vereinbarten Dokumenten festgelegt.

6.3. Einhaltung lokaler Gesetze. Neben der DSGVO beachtet Codenica weitere einschlägige Datenschutzvorschriften, die für die Geschäftstätigkeit relevant sind. Unsere Verfahren werden regelmäßig überprüft und angepasst, um die Einhaltung aktueller gesetzlicher Anforderungen sowie anerkannter Branchenstandards sicherzustellen.

6.4. Rechte der betroffenen Personen. Betroffene Personen haben die in der DSGVO vorgesehenen Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit – soweit gesetzlich vorgesehen. Codenica verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte.

6.5. Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie uns über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktmöglichkeiten erreichen.

7. Globale Datenverarbeitung und Übermittlungen außerhalb der EU

7.1. Im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit nutzt Codenica Cloud-Infrastrukturen und IT-Tools renommierter Anbieter, darunter die Plattform Microsoft Azure. Personenbezogene Daten können in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union oder – in begründeten Fällen – außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden, jedoch ausschließlich in dem Umfang, der für die ordnungsgemäße Erbringung der Dienste erforderlich ist.

7.2. Jede Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO. Wir wenden geeignete Garantien an, wie Standardvertragsklauseln (SCC), Angemessenheitsbeschlüsse oder andere gesetzlich zulässige Mechanismen, um ein Datenschutzniveau sicherzustellen, das dem innerhalb der Europäischen Union entspricht.

7.3. Wir arbeiten ausschließlich mit Anbietern und Partnern zusammen, die sich zur Einhaltung hoher Datenschutzstandards sowie geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen verpflichten. Die angewandten Schutzmaßnahmen werden regelmäßig überprüft, um die Sicherheit der Daten unabhängig vom Verarbeitungsort zu gewährleisten.

8. Beschwerden, Kontakt und Ausübung Ihrer Rechte

8.1. Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Einwände hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, empfehlen wir, sich zunächst über die vorgesehenen Kontaktwege an uns zu wenden. Wir bemühen uns, alle Anfragen sorgfältig, zeitnah und unter Wahrung Ihrer Rechte zu bearbeiten.

8.2. Codenica ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb der Websites, der Durchführung von Marketingkommunikation und der Vertragserfüllung verarbeitet werden. Im Rahmen der Erbringung von Diensten für Kunden kann Codenica auch als Auftragsverarbeiter tätig sein – entsprechend den jeweiligen Vereinbarungen.

8.3. Die Registrierung eines Kontos und die Nutzung der Dienste gelten als Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung, die zusammen mit den Nutzungsbedingungen und weiteren zugehörigen Dokumenten einen integralen Bestandteil der Vereinbarung zwischen Ihnen und Codenica bildet.

8.4. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die Ausübung dieses Rechts schränkt nicht Ihre Möglichkeit ein, sich zuvor an uns zu wenden, um die Angelegenheit zu klären.

8.5. Im Falle einer Umstrukturierung, Verschmelzung oder eines Verkaufs von Geschäftsbereichen von Codenica können personenbezogene Daten im gesetzlich zulässigen Umfang an einen Rechtsnachfolger übertragen werden – unter Beachtung der in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Datenschutzgrundsätze.

9. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Codenica.

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie uns über die auf der Codenica-Website bereitgestellten offiziellen Kommunikationskanäle kontaktieren.

Codenica ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu benennen. Sämtliche datenschutzrechtlichen Angelegenheiten werden von einem speziell benannten Team betreut, das für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen verantwortlich ist.

10. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Für Personen mit Wohnsitz in der Republik Polen ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (PUODO).

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen der gesetzlichen Vorschriften, des Umfangs der angebotenen Dienste oder der angewandten Datenverarbeitungsverfahren zu berücksichtigen.

Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf der Codenica-Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen, die Rechte oder Pflichten der Nutzer betreffen können, werden wir angemessene Informationsmaßnahmen ergreifen.

12. Verwendung von Google-Nutzerdaten

12.1. Codenica kann Nutzern ermöglichen, ihr Google-Konto zu verbinden, um ausgewählte Funktionen der Dienste zu nutzen, einschließlich der Anmeldung mit einem Google-Konto, der Kontoidentifikation, des Versands von E-Mails über Gmail und der Integration mit Google Kalender.

12.2. Abhängig von den vom Nutzer erteilten Berechtigungen kann Codenica auf begrenzte Google-Nutzerdaten zugreifen, die mit den folgenden OAuth-Berechtigungsbereichen verbunden sind: grundlegende Identitätsinformationen des Google-Kontos, einschließlich der Google-Konto-ID, der E-Mail-Adresse und der Profilinformationen des Nutzers; die Berechtigung, E-Mails über Gmail im Namen des Nutzers zu senden; schreibgeschützter Zugriff auf die Liste der Google-Kalender, die für das verbundene Konto verfügbar sind; sowie die Berechtigung, auf Google-Kalenderereignisse in den vom Nutzer ausgewählten oder vom Kundenadministrator konfigurierten Kalendern zuzugreifen und diese zu verwalten.

12.3. Grundlegende Informationen des Google-Kontos werden verwendet, um den Nutzer zu identifizieren, das Google-Konto mit dem Codenica-Konto zu verknüpfen, die Authentifizierung zu unterstützen und relevante Kontoinformationen innerhalb der Dienste anzuzeigen.

12.4. Der Zugriff auf Gmail ist auf das Senden von E-Mails im Namen des verbundenen Nutzers beschränkt, sofern diese Funktion vom Nutzer oder vom Kundenadministrator aktiviert wurde. Codenica verwendet die Gmail-Sendeberechtigung nicht, um das Gmail-Postfach des Nutzers zu lesen, zu überwachen, zu scannen oder zu analysieren.

12.5. Der Zugriff auf Google Kalender kann verwendet werden, um die Liste der für das verbundene Google-Konto verfügbaren Kalender abzurufen, damit der Nutzer auswählen kann, welche Kalender mit Codenica verwendet werden sollen. Dieser Zugriff auf die Kalenderliste ist schreibgeschützt. Codenica kann außerdem Google-Kalenderereignisse und zugehörige Ereignisdaten in Kalendern, die vom Nutzer ausgewählt oder vom Kundenadministrator konfiguriert wurden, anzeigen, erstellen, aktualisieren, löschen und synchronisieren. Codenica verwendet Google-Kalenderberechtigungen nicht, um ganze Kalender, Kalenderfreigabeeinstellungen, Zugriffskontrolllisten oder kalenderbezogene Konfigurationen zu erstellen, zu löschen, freizugeben oder zu verwalten.

12.6. Google-Nutzerdaten werden ausschließlich verwendet, um nutzerbezogene Funktionen der Dienste bereitzustellen, die vom Nutzer oder Kunden aktiviert wurden, einschließlich Kontoverbindung, E-Mail-Kommunikation, Kalendersynchronisierung, Terminplanung sowie zugehöriger ITSM- oder Geschäftsprozesse.

12.7. Codenica verkauft keine Google-Nutzerdaten, verwendet Google-Nutzerdaten nicht für Werbung und überträgt Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, außer soweit dies zur Bereitstellung der Dienste, zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, zur Einhaltung geltender Gesetze oder aufgrund einer ausdrücklichen Autorisierung durch den Nutzer oder Kunden erforderlich ist.

12.8. Google-Nutzerdaten dürfen nur in dem Umfang gespeichert werden, der erforderlich ist, um die aktivierten Funktionen bereitzustellen, Systemaufzeichnungen zu führen, Auditierbarkeit zu unterstützen, Sicherheit zu gewährleisten oder gesetzliche und vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen. OAuth-Zugriffstoken, Aktualisierungstoken und zugehörige Anmeldeinformationen werden, sofern sie gespeichert werden, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt, einschließlich Verschlüsselung oder gleichwertiger, dem Risiko angemessener Sicherheitsmaßnahmen.

12.9. Der Zugriff auf Google-Nutzerdaten ist auf autorisierte Nutzer, Systeme und Mitarbeiter beschränkt, die diesen Zugriff benötigen, um die Dienste bereitzustellen, zu warten oder zu sichern. Codenica setzt Zugriffskontrollen, betriebliche Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen ein, die darauf ausgelegt sind, Google-Nutzerdaten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung zu schützen.

12.10. Nutzer oder Kundenadministratoren können Google-Integrationen trennen oder den Zugriff von Codenica über die entsprechenden Google-Kontoeinstellungen oder Codenica-Konfigurationsoptionen widerrufen, vorbehaltlich der Aufbewahrungsregeln, die für bereits innerhalb der Dienste verarbeitete Daten gelten.

12.11. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Codenica über Google APIs erhält, an andere Anwendungen erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited Use-Anforderungen.