Datenschutzerklärung - Daten, Sicherheit und Regeln der Verarbeitung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie Codenica personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Codenica-Website, Konten, dem Kontakt mit dem Codenica-Team und der Nutzung des Codenica-Systems verarbeitet. Wir möchten zwei Datengruppen klar voneinander unterscheiden: Daten, für die Codenica als Verantwortlicher zuständig ist, und Kundendaten, die der Kunde im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit in das System eingibt.

Bei Kundendaten, die in Codenica Cloud gespeichert werden, bestimmt der Kunde grundsätzlich die Zwecke und Mittel der Verarbeitung, während Codenica im Rahmen der Vereinbarung und der dokumentierten Weisungen des Kunden als Auftragsverarbeiter handelt. Die Einzelheiten dieser Verarbeitung sollten zusätzlich in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder einem anderen Dokument zur Verarbeitung personenbezogener Daten festgelegt werden.

Bei Codenica On-Premise wird das System in der Infrastruktur des Kunden installiert. Im normalen Betrieb der Anwendung bleiben die Daten in der Umgebung des Kunden und werden nicht an Codenica gesendet. Dies kann anders sein, wenn der Kunde eine externe Integration konfiguriert oder Codenica für Support oder eine konkrete administrative Aufgabe Zugriff gewährt.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt nicht die Nutzungsbedingungen für die Codenica-Software, die Vereinbarung mit dem Kunden, die Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder die Cookie-Richtlinie. Jedes dieser Dokumente regelt einen anderen Teil unserer Beziehung.

1. Wann diese Richtlinie gilt

Diese Datenschutzerklärung gilt, wenn Sie die Codenica-Website besuchen, uns kontaktieren, ein Konto erstellen, die Cloud-Version nutzen, einen Dienst bestellen, Support in Anspruch nehmen oder uns im Zusammenhang mit unserer Zusammenarbeit Daten übermitteln. Sie umfasst auch technische Informationen zum Betrieb der Website und zur Sicherheit der Dienste.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt nicht im Einzelnen, nach welchen Regeln der Kunde als Verantwortlicher Daten seiner Beschäftigten, Kunden, Auftragnehmer oder anderer Personen im System verarbeitet. In diesem Zusammenhang muss der Kunde die Rechtsgrundlage, den Datenumfang, die Aufbewahrungsfrist und die Informationspflichten gegenüber diesen Personen selbst bestimmen. Codenica leistet technische Unterstützung als Systemanbieter und Auftragsverarbeiter.

2. Welche Daten wir verarbeiten können

Der Umfang der Daten hängt davon ab, wie Sie Codenica nutzen. Wir können Identifikations- und Kontaktdaten, Anmeldedaten, Kontoinformationen, Vertrags- und Abrechnungsdaten, den Inhalt von Nachrichten, die Sie an uns senden, sowie Informationen verarbeiten, die für Tickets und Supportanfragen erforderlich sind.

Bei der Nutzung der Website oder der Dienste können technische Daten entstehen, zum Beispiel eine IP-Adresse, Sitzungskennungen, Informationen über Browser und Gerät, Sicherheitsereignisse und Protokolle, die zur Fehlerdiagnose und zum Schutz des Systems erforderlich sind. Optionale Analysedaten werden entsprechend den Einwilligungseinstellungen aktiviert, die in der Cookie-Richtlinie beschrieben sind.

Kundendaten können unter anderem Informationen über Beschäftigte, Kunden, Geräte, Software, Lizenzen, Dokumente, Tickets, Aufgaben, Anhänge sowie Daten aus Scan- und Überwachungsfunktionen enthalten. Der Kunde entscheidet, welche Informationen er in das System eingibt und für welchen Zweck er sie verwendet.

Daten, die für einen bestimmten Zweck nicht erforderlich sind, sollten nicht in das System eingegeben werden. Dies gilt insbesondere für besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder biometrische Daten, sofern der Kunde dafür nicht über eine geeignete Rechtsgrundlage verfügt und diese Funktion nicht ausdrücklich benötigt.

3. Wer ist Verantwortlicher und wer ist Auftragsverarbeiter?

Codenica ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Website, der Verwaltung eigener Konten, Kontakten, Verkäufen, Abrechnung, Support, der Sicherheit eigener Dienste und der Kommunikation mit uns. In diesem Zusammenhang bestimmt Codenica die Zwecke und Mittel der Verarbeitung selbst.

Der Kunde ist Verantwortlicher für Kundendaten, die er in Codenica Cloud oder in seiner eigenen On-Premise-Installation eingibt. Codenica verarbeitet diese Daten im Auftrag des Kunden und nach seinen dokumentierten Weisungen, soweit dies für die Bereitstellung, Wartung und Sicherung des Systems erforderlich ist. Die Einzelheiten sollten in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung geregelt werden, die den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Bei On-Premise ist der Kunde für seine Infrastruktur, den Serverzugang, Administratorkonten, Sicherungen und Systemeinstellungen verantwortlich. Codenica erhält Kundendaten nicht im normalen Betrieb der Installation. Ein Servicezugang darf nur im mit dem Kunden vereinbarten Umfang und für eine konkrete Supportaufgabe gewährt werden.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verwenden Daten, für die Codenica Verantwortlicher ist, um Konten einzurichten und zu verwalten, Vereinbarungen abzuschließen und zu erfüllen, Dienste bereitzustellen, Zahlungen und Abrechnungen zu bearbeiten, Korrespondenz zu führen, Support zu leisten, die Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch sowie Fehler zu erkennen.

Rechtsgrundlage kann die Erfüllung einer Vereinbarung oder vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, ein berechtigtes Interesse von Codenica oder eine Einwilligung sein, abhängig vom konkreten Zweck und dem anwendbaren Recht. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.

Wir verarbeiten Kundendaten vor allem, um die vom Kunden ausgewählten Systemfunktionen zu aktivieren, eingegebene Informationen zu speichern und anzuzeigen, Tickets zu bearbeiten, Scans oder Überwachungen entsprechend der Konfiguration durchzuführen, ausgewählte Integrationen zu synchronisieren und den Dienst zu warten und zu sichern.

Codenica trifft gegenüber Nutzern keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben.

5. Codenica Cloud und Codenica On-Premise

Codenica Cloud und Codenica On-Premise sind zwei Nutzungsmodelle für dasselbe System. Der wesentliche Unterschied besteht darin, wo die Anwendung ausgeführt wird und wo die Daten gespeichert werden.

Codenica Cloud. Die Anwendung läuft auf der Infrastruktur von Microsoft Azure. In diesem Modell werden Kundendaten in der Cloud-Umgebung im Umfang gespeichert und verarbeitet, der sich aus der Systemkonfiguration, der Vereinbarung und den ausgewählten Funktionen ergibt. Microsoft Azure und andere notwendige technische Anbieter dürfen Daten nur in dem Umfang verarbeiten, der für die Bereitstellung, Wartung und Sicherung des Dienstes erforderlich ist, entsprechend den geltenden Vereinbarungen zum Datenschutz.

Codenica On-Premise. Die Anwendung, die Datenbank, Dateien und Agent-Daten werden in der Infrastruktur des Kunden ausgeführt und gespeichert. Mit einer lokalen Anwendungsadresse, einer lokalen Agent-Verbindung, einer lokalen Datenquelle und der passenden Konfiguration kann das System ohne Internetverbindung betrieben werden. Externe SMTP-, IMAP-, OAuth-, Google-, Microsoft- oder andere Integrationen sind optional und funktionieren nur, wenn der Kunde sie konfiguriert.

Kundendaten bleiben Kundendaten. Codenica verkauft, vermietet oder handelt nicht mit Kundendaten. Wir verwenden sie nicht für Werbung, zur Erstellung von Werbeprofilen, zum Verkauf von Datenbanken oder zum Training allgemeiner KI-Modelle. Wenn der Kunde eine externe Integration aktiviert, ergibt sich der Datenaustausch aus dieser Konfiguration und ist auf die Funktion der ausgewählten Integration beschränkt.

6. Mit wem wir Daten teilen können

Daten, für die Codenica Verantwortlicher ist, können mit Anbietern geteilt werden, die uns beim Betrieb der Website und der Dienste, bei der Verwaltung der Infrastruktur, der Sicherheit, der Zahlungsabwicklung, dem Versand von Mitteilungen oder der Beantwortung von Supportanfragen unterstützen. Sie erhalten nur die für die konkrete Aufgabe erforderlichen Daten und müssen Vertraulichkeit wahren sowie geeignete Schutzmaßnahmen anwenden.

In der Cloud-Version können Daten von Microsoft Azure und anderen für den Betrieb des Dienstes erforderlichen Unterauftragsverarbeitern verarbeitet werden. Die aktuelle Liste, der Leistungsumfang, die Orte der Verarbeitung und der Übertragungsmechanismus sollten in der Dokumentation zu den Unterauftragsverarbeitern und in der Vereinbarung mit dem Kunden festgelegt werden. Wir teilen Kundendaten nicht mit Werbeunternehmen oder Datenbrokern.

Daten können an eine zuständige Behörde oder ein Gericht offengelegt werden, wenn dies aufgrund des anwendbaren Rechts, eines rechtskräftigen Urteils oder einer verbindlichen Anfrage erforderlich ist. In diesem Fall beschränken wir die Offenlegung auf das gesetzlich Erforderliche, sofern das Gesetz uns nicht daran hindert, den Kunden oder die betroffene Person zu informieren.

Wenn der Kunde eine Integration mit Google, Microsoft, einem E-Mail-Anbieter, einem Kalenderdienst oder einem anderen Dienst aktiviert, können Daten entsprechend den vom Kunden ausgewählten Berechtigungen und Einstellungen an diesen Dienst übermittelt werden. Der Betrieb dieses Dienstes richtet sich auch nach dessen eigener Datenschutzerklärung.

7. Datensicherheit und Überwachungsfunktionen

Wir wenden technische und organisatorische Maßnahmen an, die dem Risiko, der Art der Daten und dem Bereitstellungsmodell angemessen sind. Dazu können unter anderem Zugriffskontrollen, die Trennung von Berechtigungen, der Schutz der Infrastruktur, Ereignisprotokolle, Aktualisierungen, betriebliche Verfahren sowie Maßnahmen zur Erkennung und Begrenzung unbefugter Zugriffe gehören. Die Maßnahmen hängen davon ab, ob das System in der Cloud oder in der On-Premise-Infrastruktur des Kunden betrieben wird.

In der Cloud wird die Sicherheit der Azure-Infrastruktur durch Anwendungsschutz und die Kontokonfiguration des Kunden ergänzt. Bei On-Premise hängen die Sicherheit des Netzwerks, der Server, des Betriebssystems, der Sicherungen und des physischen Zugangs hauptsächlich vom Kunden ab. Kein System beseitigt jedes Risiko. Daher sind auch sichere Passwörter, begrenzte Berechtigungen und eine aktuelle Laufzeitumgebung wichtig.

Scan- und Überwachungsfunktionen können je nach ausgewählter Funktion, Agent-Version und Konfiguration des Kunden Informationen über Geräte, Systeme, Software, Ereignisse oder Aktivitäten erfassen. Codenica stellt das Werkzeug bereit, entscheidet aber nicht anstelle des Kunden, ob eine Überwachung erforderlich, verhältnismäßig oder rechtmäßig ist.

Der Kunde, der Computer oder die Aktivität von Personen überwacht, ist dafür verantwortlich, Zweck und Rechtsgrundlage festzulegen, den Umfang auf diesen Zweck zu begrenzen, Informationspflichten gegenüber Beschäftigten und anderen Personen zu erfüllen, die Aufbewahrung festzulegen und das Arbeitsrecht sowie andere anwendbare Vorschriften einzuhalten. Überwachungsdaten sind Kundendaten und erhalten denselben Schutz wie andere in das System eingegebene Daten.

Wenn wir eine Datenschutzverletzung feststellen, ergreifen wir die Maßnahmen, die uns im jeweiligen Verarbeitungsmodell obliegen. Dazu gehört die Prüfung, ob der Kunde, eine Aufsichtsbehörde oder betroffene Personen benachrichtigt werden müssen. Bei On-Premise ist der Kunde für Datenschutzverletzungen verantwortlich, die aus seiner Infrastruktur und Konfiguration entstehen; Codenica unterstützt ihn im vereinbarten Umfang.

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Konto-, Kontakt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten so lange auf, wie es für die Verwaltung der Beziehung zum Kunden erforderlich ist, und anschließend so lange, wie es zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Abwehr von Ansprüchen oder zur Durchsetzung eigener Ansprüche erforderlich ist. Die Dauer hängt von der Datenart und dem konkreten Zweck ab.

Wir bewahren Kundendaten in Codenica Cloud während der Laufzeit des Dienstes und entsprechend der Vereinbarung und Konfiguration auf. Sofern die Vereinbarung oder die Bestellung nichts anderes vorsieht, hat der Kunde nach Beendigung des Dienstes 30 Tage Zeit, die vom System bereitgestellten Daten herunterzuladen. Danach können aktive Daten gelöscht werden, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten, vereinbarter Aufbewahrung und Sicherungskopien.

Bei On-Premise ist der Kunde für Aufbewahrungsdauer, Export, Löschung und Sicherungskopien der Kundendaten verantwortlich, da die Daten in seiner Umgebung gespeichert werden. Daten, die Codenica im Rahmen eines vereinbarten Supports übermittelt werden, bewahren wir nur so lange auf, wie dies für die Bearbeitung des Vorgangs oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

9. Rechte betroffener Personen

Wenn Codenica Verantwortlicher für Ihre Daten ist, können Sie im Umfang und nach den Voraussetzungen der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Datenübertragbarkeit verlangen und der Verarbeitung widersprechen. Sie können eine Einwilligung auch widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Wenn Ihre Daten als Kundendaten in Codenica Cloud oder On-Premise gespeichert sind, sollten Sie Ihre Anfrage zuerst an den Kunden richten, der die Zwecke der Verarbeitung bestimmt. Codenica unterstützt den Kunden bei der Ausübung der Rechte betroffener Personen, soweit dies aus der Vereinbarung, dem Umfang des Dienstes und den technischen Möglichkeiten des Systems folgt.

Vor der Bearbeitung einer Anfrage können wir Informationen anfordern, die zur Überprüfung Ihrer Identität erforderlich sind. Wir antworten ohne unangemessene Verzögerung und grundsätzlich innerhalb der in der DSGVO vorgesehenen Frist. Wenn wir eine Anfrage nicht erfüllen können, erläutern wir den Grund im gesetzlich zulässigen Umfang.

10. Cookies und Analyse

Die Website verwendet Cookies, die für ihren Betrieb, die Sitzungsverwaltung, das Speichern von Einstellungen und die Sicherheit erforderlich sind. Optionale Analysewerkzeuge, einschließlich Google Analytics, können erst aktiviert werden, nachdem die entsprechende Einwilligung erteilt wurde, entsprechend den Einstellungen im Cookie-Banner.

Sie können Ihre Einwilligungseinstellungen in den verfügbaren Datenschutzeinstellungen oder in den Einstellungen Ihres Browsers ändern. Eine separate Cookie-Richtlinie beschreibt Cookie-Kategorien, Zwecke, Aufbewahrungsfristen und Anbieter. Wenn sich die Website-Einstellungen oder die Liste der Werkzeuge ändert, sollte die Cookie-Richtlinie entsprechend aktualisiert werden.

11. Anbieter, Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen außerhalb des EWR

In der Cloud hängen der Speicherort der Daten und die Beteiligung bestimmter Anbieter von der ausgewählten Umgebung, der Konfiguration und den vertraglichen Vereinbarungen ab. Codenica sollte Kunden aktuelle Informationen über Unterauftragsverarbeiter, die ihnen anvertrauten Tätigkeiten und die Verarbeitungsorte bereitstellen.

Wenn personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, verwenden wir einen nach der DSGVO zulässigen Mechanismus, etwa einen Angemessenheitsbeschluss, Standarddatenschutzklauseln oder eine andere erforderliche Garantie. Wir nennen keine bestimmte Region oder keinen bestimmten Mechanismus für jede Umgebung, ohne die aktuelle Konfiguration des Dienstes zu bestätigen.

Bei On-Premise bestimmt Codenica nicht den Speicherort der Daten, die in der Infrastruktur des Kunden gespeichert werden. Eine Übermittlung an einen externen Anbieter ergibt sich aus der Konfiguration des Kunden, zum Beispiel aus einer aktivierten E-Mail-, Kalender- oder OAuth-Integration.

12. Kontakt, Beschwerden und Änderungen der Richtlinie

Verantwortlicher für personenbezogene Daten ist Codenica. Bei Fragen zu dieser Richtlinie, zu Daten, die Codenica als Verantwortlicher verarbeitet, oder zur Ausübung von Rechten können Sie uns über die im Footer der Website angegebene E-Mail-Adresse kontaktieren.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie uns kontaktieren und außerdem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Für Personen, deren Daten in Polen verarbeitet werden, ist dies der Präsident des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten.

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, wenn sich Gesetze, Systemfunktionen, die Art der Bereitstellung der Dienste oder unsere organisatorischen Maßnahmen ändern. Bei wesentlichen Änderungen ergreifen wir die gesetzlich erforderlichen Informationsmaßnahmen und geben an, ab welchem Datum die neue Version gilt. Die bloße weitere Nutzung der Website ersetzt weder eine Informationspflicht noch eine Einwilligung, wenn eine Einwilligung erforderlich ist.

13. Google-Nutzerdaten

Codenica kann Ihnen ermöglichen, ein Google-Konto mit einem Codenica-Konto zu verbinden. Der Umfang des Zugriffs hängt von der Funktion ab, die der Nutzer oder der Administrator des Kunden aktiviert, sowie von der auf dem Google-Bildschirm erteilten Einwilligung. Wir fordern keine Berechtigungen an, die über die für die ausgewählte Integration erforderlichen Berechtigungen hinausgehen.

Für die Anmeldung oder Kontoverknüpfung können die Bereiche openid, profile und email verwendet werden. Sie dienen dazu, das Konto zu erkennen, die Identität zu bestätigen, es mit einem Codenica-Konto zu verknüpfen und grundlegende Profilinformationen anzuzeigen. Wir verwenden diese Informationen nicht für Werbung oder den Verkauf von Datenbanken.

Wenn der Nutzer das Senden von Nachrichten aktiviert, kann Codenica den Bereich gmail.send verwenden, um Nachrichten über Gmail innerhalb des im System konfigurierten Umfangs zu senden. Dieser Bereich wird nicht zum Lesen des Posteingangs verwendet.

Die Funktion Email-to-Ticket benötigt den gesonderten Bereich gmail.modify. Wenn sie aktiviert ist, kann das System ungelesene Nachrichten im konfigurierten Postfach suchen, den Nachrichteninhalt zur Erstellung eines Tickets abrufen und die Nachricht nach erfolgreicher Verarbeitung als gelesen markieren. Nachrichteninhalt, Anhänge und Absenderdaten können im erstellten Ticket zu Kundendaten werden. Wir verwenden diese Berechtigung nicht für das allgemeine Scannen des Postfachs, Werbung, den Verkauf von Daten oder das Training allgemeiner KI-Modelle.

Die Google-Kalender-Integration kann die Bereiche calendar.calendarlist.readonly und calendar.events verwenden. Dadurch kann die Liste der verfügbaren Kalender gelesen werden. Außerdem können Ereignisse in Kalendern gelesen sowie in den vom Nutzer ausgewählten oder vom Administrator des Kunden konfigurierten Kalendern erstellt, aktualisiert, gelöscht und synchronisiert werden.

Google-Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der aktivierten Funktion, zur Aufrechterhaltung ihres Betriebs, zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verwendet. Wir verkaufen keine Google-Nutzerdaten, verwenden sie nicht für Werbung oder Werbeprofile und geben sie nicht an andere Stellen weiter, es sei denn, dies ist für den Betrieb der ausgewählten Funktion, die Sicherheit, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich oder wurde vom Nutzer oder Kunden ausdrücklich autorisiert.

Von Google erhaltene Daten bewahren wir nur so lange auf, wie dies für den Betrieb der konfigurierten Funktion, die Bearbeitung von Tickets, die Synchronisierung von Daten, die Sicherheit, die Nachvollziehbarkeit oder die Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten erforderlich ist. Der Zugriff ist auf autorisierte Konten, Systeme und Personen beschränkt, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Zugangsdaten und OAuth-Token werden durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt, die dem Risiko entsprechen.

Sie können die Google-Integration in den Codenica-Einstellungen trennen oder den Zugriff in den Einstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen. Der Widerruf beendet die weitere Datenabfrage, löscht aber nicht automatisch Informationen, die zuvor als Teil der Kundendaten im System gespeichert wurden. Die Löschung richtet sich nach der Konfiguration, der Vereinbarung und den Aufbewahrungsregeln.

Codenica verwendet über Google-APIs erhaltene Daten gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen von Limited Use.