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PC-Monitoring, Inventarisierung und Helpdesk für kleine Unternehmen
Das Codenica-System gibt kleinen Unternehmen einen gemeinsamen Ort für die Überwachung von Mitarbeiter-PCs, eine aktuelle Inventarisierung der Ausstattung und die Kommunikation mit Kunden und dem Team. Mit der Plus-Lizenz können Sie Aktivität, Arbeitszeit, Anwendungen, Internetnutzung, USB-Geräte und installierte Programme prüfen. Der Monitoring-Agent sammelt dabei automatisch Daten über Computer und Software. Zusätzlich lassen sich Telefone, Drucker, Werkzeuge, Möbel und weitere Ausstattung erfassen und Mitarbeitenden sowie Standorten zuordnen. Wenn Fragen, Reklamationen oder technische Probleme geordnet bearbeitet werden sollen, stehen im selben System Helpdesk, Kundenportal, Wissensdatenbank, Chat und Nachrichten bereit. Codenica Cloud läuft in Microsoft Azure, ohne dass Sie einen eigenen Server betreiben müssen. Codenica On-Premise wird im Unternehmen installiert und speichert Daten, Dateien und Konfiguration in Ihrer eigenen Infrastruktur.
PC- und Arbeitsmonitoring im kleinen Unternehmen
In einem kleinen Unternehmen kümmert sich die Inhaberin oder der Inhaber oft gleichzeitig um Kunden, Mitarbeitende, Kosten und Ausstattung. Es bleibt keine Zeit, von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz zu gehen oder mehrere Tage darauf zu warten, dass auffällt: Ein Computer wurde nicht für die Arbeit genutzt, ein unnötiges Programm wurde installiert oder es wurden riskante Websites aufgerufen. Die Codenica-Anwendung schafft einen aktuellen Überblick über die Firmenarbeitsplätze. PC-Monitoring, Mitarbeiter-Monitoring und Arbeitsmonitoring, auch bei Remote-Arbeit, lassen sich nach den Regeln des Unternehmens einrichten und dem Team nachvollziehbar erklären.
Überblick über die Nutzung der Arbeitsplätze
- Die Überwachung eines Mitarbeiter-PCs zeigt, wann der Arbeitsplatz aktiv oder inaktiv war, welche Anwendungen verwendet und welche Fenster geöffnet wurden. Sie sehen, ob die Arbeit dem vereinbarten Rhythmus folgt, wo regelmäßig lange Unterbrechungen entstehen und welche Tätigkeiten im Team besonders viel Zeit beanspruchen. Das ist im Büro ebenso hilfreich wie bei Homeoffice oder Außeneinsätzen.
- Mit der Internetüberwachung lassen sich besuchte Domains und Webseiten prüfen. Regeln können den Zugriff auf private, ablenkende oder riskante Adressen einschränken. Das Codenica-System zeigt außerdem gestartete Anwendungen, Softwareinstallationen, Druckvorgänge und die Nutzung von USB-Geräten. So werden Situationen schneller sichtbar, die Zeit kosten, einen Computer belasten oder ein Risiko für Unternehmensdaten darstellen können.
- Der Monitoring-Agent führt eine automatische IT-Inventarisierung der Computer durch. Er sammelt Informationen über Hardware, Betriebssystem, Prozessor, Arbeitsspeicher, Laufwerke, Monitore, Drucker, USB-Geräte und installierte Software. Die Inhaberin oder der Inhaber muss keine eigene Tabelle pflegen und Mitarbeitende nicht um manuelle Angaben bitten. Die Inventarisierung basiert auf dem, was sich tatsächlich auf den Firmencomputern befindet.
Inventarisierung von Ausstattung, Geräten und Betriebsmitteln im kleinen Unternehmen
PC-Monitoring zeigt, was an den Arbeitsplätzen passiert. Mit der Inventarisierung lässt sich deutlich mehr ordnen: Wer nutzt ein Telefon, wo steht ein Drucker, welche Werkzeuge sind einer Person zugeordnet, wann läuft eine Softwarelizenz ab und welche Ausstattung befindet sich in einer bestimmten Niederlassung? Die Codenica-Software verbindet automatisch ermittelte Computerdaten mit den Einträgen, die das Unternehmen selbst führt.
Inventarisierung, die nicht bei Computern endet
In der Codenica-Anwendung können Sie Computer, Monitore, Telefone, Drucker, Werkzeuge, Möbel, Arbeitsplatzausstattung, Dokumente, Software und Lizenzen erfassen. Eigene Modelle, Kategorien und Felder helfen Ihnen, Gegenstände so abzubilden, wie sie in Ihrem Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Zu jedem Asset können verantwortliche Personen, Standort, Dokumente, Änderungshistorie und zugehörige Anfragen hinterlegt werden. Die Plus-Lizenz ergänzt diese Erfassung um die automatische IT-Inventarisierung der Computer. Damit hängt der Bestand nicht allein vom Gedächtnis einer Person oder von einer einzigen Excel-Tabelle ab.
Cloud und On-Premise - Sie entscheiden, wo das Codenica-System läuft
Dieselbe Codenica-Anwendung ist in zwei aktuellen Varianten verfügbar. Cloud läuft in Microsoft Azure und macht das System im Browser nutzbar, ohne dass Sie einen eigenen Server betreiben. On-Premise installieren Sie in Ihrem Unternehmen auf Ihrer eigenen Infrastruktur, wenn Sie selbst festlegen möchten, wo Daten, Dateien und Konfiguration gespeichert werden.
Zwei Betriebsmodelle für dasselbe System
Cloud ist praktisch für Unternehmen, die schnell mit PC-Monitoring, automatischer Inventarisierung, Erfassung von Ausstattung und späterer Ticketbearbeitung starten möchten. Der Anwendungsserver und die Cloud-Infrastruktur werden über Microsoft Azure bereitgestellt. On-Premise läuft unter einer von Ihrem Unternehmen festgelegten Adresse. Die Installation kann eine eigene PostgreSQL-Datenbank, lokalen Dateispeicher, einen lokalen Endpunkt für Agenten, einen eigenen SMTP-Server und lokale Postfächer nutzen, um aus E-Mails Tickets zu erstellen. Daten aus Monitoring, Inventarisierung und Anfragen bleiben in Ihrer Unternehmensinfrastruktur. Eine On-Premise-Installation kann zu 100 % offline arbeiten, ohne Kontakt zu Codenica-Servern und ohne Internetzugang.
Wo bleiben Unternehmensdaten - in der Cloud oder auf Ihrem Server?
Bei PC-Monitoring und Inventarisierung von Ausstattung ist nicht nur wichtig, was das System zeigt, sondern auch, wohin die Daten gelangen. Codenica bietet ein Modell, das zur Arbeitsweise des Unternehmens passt: Cloud in Microsoft Azure oder On-Premise in der Infrastruktur des Unternehmens.
Komfort der Cloud oder vollständige lokale Kontrolle
Codenica Cloud speichert die Daten der Anwendung in Microsoft Azure. Das passt zu Unternehmen, die keinen eigenen Anwendungsserver betreiben möchten. Codenica On-Premise ermöglicht es, Datenbank, Dateien, Konfiguration und Monitoring-Daten auf einem eigenen Server im Unternehmen zu speichern. Sie können Ihr eigenes Netzwerk, eine eigene Anwendungsadresse, Ihren SMTP-Server und lokale E-Mail-Postfächer nutzen. Eine On-Premise-Installation kann zu 100 % offline laufen, sodass Daten von Computern das Unternehmen nicht verlassen. Für Serversicherheit, Zugriffsrechte, Netzwerk und Sicherungen ist dann die Administration des Unternehmens verantwortlich.
Kundenportal für kleine Unternehmen, wenn die Zahl der Vorgänge wächst
Sind Computer und Ausstattung geordnet, kommt häufig der Moment, in dem es schwer wird, sich jede Kundenfrage, jedes Anliegen von Mitarbeitenden und jeden noch offenen Vorgang zu merken. Das Kundenportal bindet diesen Bereich in das System ein, ohne dass ein weiteres Werkzeug nur für die Kommunikation gekauft werden muss.
Ein Ort für den Kontakt mit dem Unternehmen
Das Kundenportal im Codenica-System ermöglicht Kunden und Mitarbeitenden, Probleme zu melden, den Status ihrer Vorgänge zu prüfen, die Wissensdatenbank zu nutzen, im Chat mit dem Team zu sprechen und Nachrichten auszutauschen. Das Unternehmen behält die Kommunikationshistorie beim jeweiligen Ticket, statt Absprachen in mehreren Postfächern suchen zu müssen. Das Kundenportal ist ein Teil der Codenica-Anwendung für betreute Nutzer. Der Kundenbereich auf der Website ist ein anderer Bereich für Konto, Bestellungen, Lizenzen und Downloads.
Eine Lizenz passend zu den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens
Nicht jedes kleine Unternehmen startet mit denselben Anforderungen. Eines möchte vor allem Computer überwachen und die Internetnutzung steuern, ein anderes benötigt eine Inventarisierung der Ausstattung und ein weiteres möchte Kunden besser betreuen. Mit Starter, Plus und Enterprise wählen Sie den benötigten Funktionsumfang, ohne die Codenica-Anwendung wechseln zu müssen.
Starter, Plus und Enterprise
Starter enthält Ticketsystem, Wissensdatenbank, Kommunikation, Kundenportal und grundlegende Asset-Erfassung. Plus ergänzt PC- und Mitarbeiter-Monitoring, Arbeitsmonitoring, Kontrolle von Anwendungen und Webseiten, automatische IT-Inventarisierung und Arbeitsplatz-Audits. Enterprise erweitert die Anwendung um einen vollständigen Service Desk für Problem-, Change- und Release-Management nach ITIL. Ein Unternehmen kann mit dem Bereich beginnen, der ihm am wichtigsten ist, und weitere Elemente aktivieren, wenn sie wirklich gebraucht werden.
Lizenzpreise passend für kleine Unternehmen
Wenn PC-Monitoring und automatische IT-Inventarisierung im Vordergrund stehen, ist die Plus-Lizenz die richtige Wahl. Wenn Sie zuerst Anfragen, Kommunikation und eine grundlegende Asset-Erfassung ordnen möchten, wählen Sie Starter. Die Codenica-Preise helfen, beide Umfänge zu vergleichen und zu entscheiden, ob die Anwendung in der Cloud oder als On-Premise-Installation laufen soll.
Monitoring, Inventarisierung und Helpdesk in der passenden Reihenfolge
Plus richtet sich an Unternehmen, die Mitarbeiter-PCs überwachen, Aktivität, Anwendungen, Webseiten und USB-Geräte prüfen und eine automatische Inventarisierung der Arbeitsplätze führen möchten. Starter bietet Ticketsystem, Helpdesk, Bearbeitung von Anfragen, Wissensdatenbank, Kommunikation und grundlegende Asset-Erfassung. Enterprise ist für Organisationen gedacht, die einen vollständigen Service Desk betreiben möchten. Cloud vereinfacht den Betrieb der Anwendung, On-Premise hält Daten aus Monitoring, Inventarisierung und Anfragen in Ihrer eigenen Infrastruktur.
Kundenservice für kleine Unternehmen
Kundenservice muss nicht der erste Grund für den Kauf eines Systems sein. Wenn jedoch immer mehr Anrufe, E-Mails und Vorgänge im Gedächtnis behalten werden müssen, lohnt es sich, die Kommunikation mit Daten zu Ausstattung, Nutzern und früheren Schritten zu verbinden. Dann hängt die Antwort für einen Kunden nicht nur davon ab, wer sich gerade an die Situation erinnert.
Software für Kundenservice als nächster Teil des Systems
Die Codenica-Software für Kundenservice verbindet Ticketsystem, Kundenportal, Chat und Nachrichten. Das Team kann Anfragen annehmen, Fragen beantworten und die Kontakthistorie an einem Ort prüfen. Jeder Vorgang lässt sich mit einem bestimmten Kunden, Mitarbeitenden, Gerät oder anderen Asset verknüpfen. Das Werkzeug ist nicht nur für eine IT-Abteilung bestimmt. Ein kleines Unternehmen kann es für Kundenservice, Reklamationen, Fragen von Mitarbeitenden und Verwaltungsaufgaben nutzen, wenn neben Computern und Ausstattung auch die Kommunikation übersichtlich werden soll.
Helpdesk für kleine Unternehmen, wenn Anfragen Struktur brauchen
Monitoring und Inventarisierung lösen das Problem, den Überblick über Computer und Ausstattung zu behalten. Mit der Zeit entsteht ein weiteres Problem: Kundenfragen, Reklamationen, Anliegen von Mitarbeitenden und technische Störungen gehen in Telefonaten und E-Mails unter. Die Starter-Lizenz ergänzt denselben Ort, an dem das Unternehmen bereits Geräte und Nutzerdaten führt, um einen Helpdesk.
Anfragen einfach bearbeiten
Die Starter-Lizenz umfasst ein Ticketsystem zur Annahme und Bearbeitung von Anfragen, das Kundenportal, die Wissensdatenbank, Chat, Nachrichten und eine grundlegende Asset-Erfassung. Meldet ein Mitarbeitender ein Problem mit einem Computer, kann der Vorgang mit dem konkreten Gerät, dem Nutzer und dem Standort verbunden werden. Benötigt ein Kunde Hilfe, bleibt die Kontakthistorie beim Ticket. Ein Helpdesk muss nicht der erste Grund für die Einführung des Codenica-Systems sein. Er ist aber ein naheliegender nächster Schritt, wenn ein Unternehmen die Kontrolle über Ausstattung mit der täglichen Unterstützung von Menschen verbinden möchte.
Alle arbeiten mit aktuellen Daten
In einem kleinen Unternehmen kann eine veraltete Information mehrere Personen aufhalten. Die Codenica-Software aktualisiert Daten aus Monitoring, Inventarisierung, Anfragen und Kommunikation in Echtzeit. So sieht das Team den aktuellen Stand, ohne Seiten manuell neu laden zu müssen. Die Unternehmensleitung kann den aktuellen Zustand eines Computers, die Zuordnung von Ausstattung und den Fortschritt der Bearbeitung in einem System prüfen, unabhängig davon, ob Cloud oder On-Premise genutzt wird.
