Program do inwentaryzacji IT czy program do audytu IT?

To pytanie pojawia się bardzo często, gdy firma szuka narzędzia do uporządkowania danych o swoim środowisku IT. Choć oba podejścia są ze sobą powiązane, nie oznaczają tego samego. Inwentaryzacja IT i audyt IT odpowiadają na różne potrzeby i w praktyce rozwiązują różne problemy.

Najprościej można to ująć tak: audyt służy do pozyskania i odświeżania informacji o stanie komputerów i oprogramowania, a inwentaryzacja do długofalowego prowadzenia uporządkowanej ewidencji zasobów, dokumentów, relacji i historii zdarzeń.

Ewida Standard jako program do inwentaryzacji IT

Ewida Standard to program do inwentaryzacji IT i ewidencji wyposażenia firmy. Jest przeznaczony do świadomego, uporządkowanego wprowadzania danych oraz dalszej pracy z nimi w dłuższym okresie. To desktopowa aplikacja Windows, dlatego dobrze sprawdza się tam, gdzie firma chce samodzielnie kontrolować sposób prowadzenia ewidencji na swoich stanowiskach roboczych.

Jeżeli zamiast aplikacji desktopowej wolisz rozwiązanie webowe, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.

Mocne strony programu do inwentaryzacji

Największą zaletą programu do inwentaryzacji jest przejrzystość danych. Użytkownik sam decyduje, które elementy mają trafić do ewidencji, jak mają być opisane i jakie relacje mają między sobą tworzyć. Dzięki temu baza nie jest przeładowana informacjami przypadkowymi albo mało istotnymi z punktu widzenia firmy.

Drugą ważną cechą jest stabilność danych. W programie do inwentaryzacji informacje nie zmieniają się automatycznie przy każdym kolejnym skanowaniu. Pozostają takie, jak zostały świadomie wprowadzone i zaktualizowane przez użytkownika. Dla wielu organizacji to duża zaleta, bo pozwala budować spójną i przewidywalną ewidencję na lata.

Inwentaryzacja IT to coś więcej niż sam sprzęt komputerowy

Ręcznie prowadzona inwentaryzacja może obejmować znacznie więcej niż elementy widoczne w sieci komputerowej. W praktyce łatwo rozszerza się do pełnej ewidencji wyposażenia firmy. Oznacza to, że obok komputerów, oprogramowania i licencji można prowadzić także ewidencję telefonów, narzędzi, akcesoriów, dokumentów, materiałów eksploatacyjnych oraz innych środków trwałych lub składników wyposażenia.

To właśnie odróżnia program do inwentaryzacji od typowego narzędzia audytowego. Audyt widzi to, co można wykryć technicznie. Ewidencja obejmuje również to, co trzeba dodać świadomie i opisać zgodnie z rzeczywistym stanem organizacji.

Dodatkowe obszary pracy w Ewida Standard

Ewida Standard pozwala nie tylko prowadzić ewidencję samych obiektów, ale także rejestrować to, co się z nimi dzieje w czasie. W praktyce oznacza to możliwość obsługi takich obszarów jak:

  • materiały eksploatacyjne,
  • naprawy,
  • modernizacje,
  • usługi,
  • konserwacje.

Dzięki temu program do inwentaryzacji staje się narzędziem codziennej pracy z wyposażeniem, a nie tylko miejscem przechowywania statycznej listy rekordów.

Słabsze strony ręcznej inwentaryzacji

Ręczna inwentaryzacja jest bardziej czasochłonna niż automatyczne skanowanie środowiska. Trzeba poświęcić czas na wprowadzanie danych, porządkowanie relacji i aktualizowanie informacji. Z drugiej strony ten wysiłek przekłada się na jakość bazy, która z czasem staje się bardzo wartościowym zasobem wiedzy o firmie.

W praktyce dobrze prowadzona ewidencja nie musi oznaczać dużego jednorazowego nakładu pracy. Jeżeli dane są uzupełniane systematycznie, baza rośnie stopniowo i przez lata może stać się bardzo dokładnym obrazem infrastruktury oraz wyposażenia organizacji.

Ewida Audit jako program do audytu IT

Ewida Audit to program przeznaczony do audytu i monitorowania komputerów. Jego główną siłą jest automatyczne pozyskiwanie informacji o środowisku IT. Dzięki temu można szybko zebrać dane o komputerach, urządzeniach i wykrytym oprogramowaniu bez ręcznego tworzenia każdego rekordu od początku.

To podejście ma jednak swoją specyfikę. Automatyczne zbieranie danych daje szybko duży zakres informacji, ale jednocześnie generuje ich nadmiar. Po skanowaniu zwykle widać bardzo dużo wykrytych aplikacji, bibliotek i składników systemowych, z których tylko część ma realne znaczenie biznesowe lub licencyjne.

Audyt automatyczny nie zastępuje całej pracy ręcznej

Nawet dobrze przeprowadzony audyt nie załatwia wszystkiego sam. Po zebraniu danych technicznych nadal pozostaje część pracy manualnej. Trzeba odnaleźć i dołączyć dokumenty zakupu, dokumenty gwarancji oraz przede wszystkim informacje potwierdzające posiadanie licencji.

To ważna różnica. Audyt może pokazać, co zostało wykryte na komputerach, ale nie jest równoznaczny z pełną ewidencją dokumentów i formalnych podstaw użytkowania oprogramowania. Dlatego w praktyce audyt i inwentaryzacja bardzo często się uzupełniają.

Dodatkowe możliwości Ewida Audit

Ewida Audit nie ogranicza się wyłącznie do jednorazowego skanowania. Program może być wykorzystywany także do monitorowania komputerów pracowników i okresowego odświeżania wiedzy o stanie środowiska IT. To przydatne wtedy, gdy firma chce regularnie kontrolować zmiany w oprogramowaniu, urządzeniach i konfiguracji stanowisk.

Właśnie dlatego Ewida Audit sprawdza się najlepiej tam, gdzie liczy się bieżący wgląd w stan komputerów oraz możliwość szybkiego pozyskania aktualnych danych technicznych.

Kiedy wybrać Ewida Audit, kiedy Ewida Standard i kiedy oba

Jeżeli celem jest przede wszystkim automatyczne skanowanie komputerów, okresowy audyt oprogramowania i szybkie pozyskiwanie danych technicznych, lepszym wyborem będzie Ewida Audit. Jeżeli natomiast firma potrzebuje uporządkowanej ewidencji sprzętu, oprogramowania, licencji, dokumentów, napraw i innych składników wyposażenia, właściwym kierunkiem będzie Ewida Standard.

W praktyce bardzo często najlepsze rezultaty daje połączenie obu programów. Ewida Audit odpowiada wtedy za audyt i monitorowanie komputerów, a Ewida Standard za długofalową ewidencję zasobów i pracy z nimi. Dzięki mechanizmowi eksportu dane z audytu mogą okresowo zasilać bazę ewidencyjną, która jest dalej rozwijana ręcznie o te informacje, których nie da się uzyskać automatycznie.

To właśnie taki model najczytelniej pokazuje różnicę między audytem IT a inwentaryzacją IT: pierwszy dostarcza aktualnych danych technicznych, a druga porządkuje je w trwałą i użyteczną ewidencję firmy.