IT-Inventarisierung in Ewida Standard

In diesem Artikel zeigen wir die Grundlagen der Arbeit mit Ewida Standard, einer Windows-Desktop-Anwendung zur Erfassung von Ausstattung, Computerhardware, Software, Lizenzen, Dokumenten und Beziehungen zwischen Objekten. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die ihre Bestände strukturiert in einem klassischen Arbeitsmodell auf Windows-Arbeitsplätzen führen möchten.

Wenn Sie statt einer Desktop-Anwendung eine webbasierte Lösung bevorzugen, sehen Sie sich auch Codenica ITSM + ITAM an.

Im Folgenden besprechen wir die wichtigsten Tätigkeiten, mit denen die Arbeit an der Inventarisierung in der Regel beginnt: das Hinzufügen von Objekten, ihre Bearbeitung, ihr Löschen, das Erstellen von Beziehungen sowie die Arbeit mit Eigenschaften und Vorlagen. Ziel dieser Einführung ist es nicht, alle Funktionen des Programms zu zeigen, sondern die ersten Schritte so zu ordnen, dass der Einstieg in die tägliche Arbeit mit Ewida Standard leichter fällt.

Objekte zur Inventarisierung hinzufügen

Je nach Objekttyp kann das Fenster zum Hinzufügen etwas unterschiedlich aussehen. Das liegt daran, dass einige Elemente der Inventarisierung direkt mit einem Kauf verbunden sind, während andere eine unterstützende oder beschreibende Rolle spielen.

Am einfachsten lassen sich Objekte in zwei Gruppen einteilen:

  • Objekte, die ein Kaufdokument erfordern — zum Beispiel Sets, Geräte, Software, Lizenzen und Verbrauchsmaterialien.
  • Objekte, die kein Kaufdokument erfordern — darunter Benutzer, Vertragspartner, Kaufdokumente und Garantiedokumente.

Diese Einteilung hilft zu verstehen, warum die Assistenten für verschiedene Datentypen nicht identisch sind. Das Programm passt die Fensteransicht an die Art des eingegebenen Elements und an die Beziehungen an, die damit verknüpft werden können.

Objekte mit Kaufdokument

Um das Fenster zum Hinzufügen zu öffnen, wechseln Sie in das Hauptmenü des ausgewählten Objekttyps, zum Beispiel Menü → Set, oder verwenden Sie das Kontextmenü und die Option Neu. Anschließend können Sie auf der rechten Seite des Fensters weitere Elemente eingeben.

Die Liste auf der rechten Seite zeigt die hinzugefügten Objekte anhand ihrer Objektbeschreibung. Dadurch sehen Sie schon während der Dateneingabe, welche Datensätze korrekt vorbereitet wurden und welche noch ergänzt werden müssen.

Auf der linken Seite ist das Kaufdokument sichtbar. Wenn das Dokument bereits zuvor in der Inventarisierung gespeichert wurde, kann es erneut geladen werden und die Arbeit kann fortgesetzt werden, ohne die Daten von Anfang an einzugeben. Die Registerkarte Verknüpfte Objekte zeigt die Elemente, die bereits mit diesem Dokument verbunden sind.

Ändern der Anzahl von Elementen.
Wenn Sie beim Hinzufügen die Anzahl der eingegebenen Objekte ändern müssen, können Sie dies direkt in der Spalte Anzahl tun. So lässt sich schnell eine größere Gruppe ähnlicher Datensätze vorbereiten, zum Beispiel mehrere Geräte, die mit einem Dokument gekauft wurden. Zur Bearbeitung können Sie auch die F2-Taste verwenden, die Änderung anschließend mit Enter bestätigen oder mit ESC abbrechen.

Verknüpfungen erstellen.
Beziehungen zu anderen Objekten können bereits beim Hinzufügen neuer Elemente aufgebaut werden. Dafür dient die Registerkarte Verknüpfte Objekte, die verfügbar ist, wenn sich der Datensatz im Bearbeitungsmodus befindet.

Garantiedokument.
Garantiedokumente werden am bequemsten zugewiesen, nachdem die Hauptobjekte hinzugefügt wurden. Je nach Situation können Sie eine Garantie für alle Elemente oder unterschiedliche Garantien für ausgewählte Datensätze zuweisen.

Eine gute Praxis ist es, zunächst die Grunddaten der Objekte einzugeben und erst später die Beziehungen, Garantien und zusätzlichen Informationen zu ergänzen. Diese Arbeitsweise verringert das Fehlerrisiko und erleichtert die Kontrolle, wenn mit einer größeren Anzahl von Datensätzen gearbeitet wird.

Objekte, die kein Kaufdokument erfordern

Das Hinzufügen eines Benutzers, Vertragspartners oder Garantiedokuments funktioniert etwas anders als bei Anlagen und Software. In diesen Fällen ist das Formular einfacher, weil der Datensatz nicht sofort mit einem Kaufdokument verknüpft werden muss.

Während der Dateneingabe können Sie viele Elemente gleichzeitig bearbeiten. Dabei helfen die üblichen Auswahlmechanismen, etwa die Maus sowie die Tasten CTRL und SHIFT. Mit der Tastenkombination CTRL+A werden alle in der Liste sichtbaren Objekte ausgewählt. Das ist besonders nützlich, wenn Sie schnell eine größere Gruppe ähnlicher Datensätze korrigieren müssen.

Ein einzelnes Element löschen

Um das Löschfenster zu öffnen, wählen Sie im Hauptmenü des ausgewählten Objekttyps die Option Löschen. Dieselbe Operation kann auch über das Kontextmenü nach einem Rechtsklick mit der Maus ausgeführt werden.

In Ewida Standard umfasst der Löschassistent in der Regel drei Schritte:

  • Auswahl eines oder mehrerer Elemente,
  • Ergänzung von Ereignisinformationen, zum Beispiel Notizen und Löschdatum,
  • optional die Vorbereitung eines Ausdrucks, zum Beispiel eines Aussonderungsprotokolls.

Dadurch ist das Löschen eines Objekts nicht nur das mechanische Entfernen eines Datensatzes, sondern kann auch Teil der vollständigen Dokumentation des Lebenszyklus der Ausstattung im Unternehmen sein.

Objektvorlagen und schnelleres Arbeiten

Ewida Standard ermöglicht die Verwendung von Objektvorlagen, die als XML-Dateien gespeichert werden. Das ist eine praktische Lösung, wenn im Unternehmen regelmäßig ähnliche Sets, Geräte, Lizenzen oder andere wiederkehrende Elemente erfasst werden.

Statt jedes Mal dieselben Werte von Grund auf einzugeben, können Sie ein Musterobjekt vorbereiten, als Vorlage speichern und später erneut verwenden. Das beschleunigt die Arbeit und hilft, die Datenkonsistenz zu erhalten.

Es gibt zwei grundlegende Anwendungsszenarien:

  • ein bestehendes Objekt als XML-Vorlage speichern,
  • eine leere Vorlage erstellen und manuell ausfüllen.

Vorlagen sind besonders nützlich in einer Windows-Desktop-Anwendung, die lokal von Mitarbeitern genutzt wird, die für die Erfassung verantwortlich sind, weil sie die tägliche, wiederkehrende Arbeit vereinfachen, ohne dass komplexere Automatisierungen aufgebaut werden müssen.

Elemente in der Inventarisierung bearbeiten

Ewida Standard bietet mehrere Möglichkeiten zur Bearbeitung von Daten. Jede davon eignet sich am besten für ein anderes Arbeitsszenario:

  • Eigenschaftenfenster — zum Anzeigen und Bearbeiten eines einzelnen Objekts.
  • Bearbeitungsassistent — für Massenänderungen in vielen Datensätzen.
  • Synchronisierung von Eigenschaften — zum Übertragen ausgewählter Werte von einem übergeordneten Objekt auf damit verknüpfte Elemente.

Diese Aufteilung ist praktisch, weil sie es ermöglicht, die Arbeitsweise an den Umfang der Änderungen anzupassen. Eine kleine Korrektur in einem Datensatz erfordert einen anderen Ansatz als das Ordnen einer ganzen Gruppe von Geräten oder Software.

Eigenschaftenfenster

Das Fenster Eigenschaften ist der grundlegende Ort zur Bearbeitung eines einzelnen Objekts. Es kann über das Kontextmenü mit der Option Eigenschaften (ALT+Enter) geöffnet werden. Auf dieses Fenster kann überall dort zugegriffen werden, wo das Objekt sichtbar ist, zum Beispiel im Objektbaum, in Listen oder in Detailberichten.

In vielen Unternehmen ist dies die am häufigsten verwendete Arbeitsweise mit Daten, weil sich damit die Details eines Datensatzes schnell prüfen und sofort korrigieren lassen. Das Fenster kann auch so eingestellt werden, dass es standardmäßig per Doppelklick geöffnet wird, wenn diese Arbeitsweise für den Benutzer bequemer ist.

Im Fenster stehen je nach aktuellem Kontext Registerkarten und Schaltflächen zur Verfügung. Sie umfassen in der Regel unter anderem:

  • Programmeinstellungen,
  • Speichern eines Objekts als XML-Vorlage,
  • Laden eines Objekts aus einer XML-Vorlage,
  • Einstellungen für Gruppierung und Sortierung,
  • Suche und Filterung von Daten.

Registerkarte Eigenschaften

Diese Registerkarte dient zur Bearbeitung der einzelnen Felder eines Objekts. Das Wechseln zwischen den Feldern wird durch die Tab-Taste erleichtert, und Vorschlagslisten lassen sich mit der Tastenkombination ALT + Pfeil nach unten öffnen. Schaltflächen mit drei Punkten bieten zusätzliche Aktionen, die von der jeweiligen Eigenschaft abhängen.

In der Praxis lohnt es sich, auf mehrere Konfigurationsbereiche zu achten:

  • Eigenschaften aktivieren und deaktivieren — nützlich, wenn das Formular mehr Felder enthält, als im Alltag benötigt werden,
  • Vorschlagslisten verfeinern — ermöglicht es, die verfügbaren Werte abhängig von zuvor ausgewählten Daten einzugrenzen,
  • Eindeutigkeit von Kennungen prüfen — hilfreich bei der Kontrolle von Feldern wie ID, Inventarnummer oder Barcode.

Dank dieser Einstellungen lassen sich Formulare besser an die Arbeitsweise eines bestimmten Unternehmens anpassen. Das ist besonders wichtig bei Inventarisierungen, die über einen längeren Zeitraum geführt werden, wo die Konsistenz von Kennungen und beschreibenden Daten einen echten Einfluss auf die Qualität der gesamten Datenbank hat.

Registerkarte Notizen

Die Registerkarte Notizen ermöglicht die bequeme Eingabe längerer Textinformationen. Sie ist überall dort nützlich, wo ein kurzer Feldwert nicht ausreicht, zum Beispiel bei Bemerkungen, technischen Beschreibungen, zusätzlichen organisatorischen Informationen oder Kommentaren zur Historie eines bestimmten Elements.

Registerkarte Verknüpfte Objekte

Diese Registerkarte dient zum Erstellen und Entfernen von Beziehungen zu anderen Objekten sowie zur Arbeit mit Elementen, die funktional miteinander verknüpft sind. In der Praxis wird hier am deutlichsten sichtbar, dass Ewida Standard nicht nur eine Liste einzelner Datensätze ist, sondern ein Werkzeug zum Aufbau einer vollständigen Inventarstruktur.

Registerkarte Historie

Die Registerkarte Historie ermöglicht es, die für ein bestimmtes Objekt gespeicherten Änderungsprotokolle einzusehen. Das ist nützlich, wenn Sie prüfen müssen, welche Änderungen früher vorgenommen wurden, von wem und in welchem Umfang. Mit der Zeit hilft die Änderungshistorie dabei, die Inventarisierung geordnet zu halten und Datenabweichungen leichter zu erklären.

Mehrere Objekte gleichzeitig bearbeiten

Ewida Standard bietet ein separates Fenster für die Massenbearbeitung von Datensätzen. Es wird für den ausgewählten Objekttyp geöffnet, zum Beispiel Sets, Geräte, Software oder Lizenzen. Sie können dazu das Hauptmenü oder das Kontextmenü und die Option Mehr bearbeiten... (ALT+E) verwenden.

Diese Lösung ist besonders nützlich, wenn dieselbe Änderung bei einer größeren Anzahl von Elementen vorgenommen werden muss, zum Beispiel bei der Korrektur von Standort, Benutzerzuweisung, Beschreibung oder ausgewählten technischen Merkmalen. Statt jeden Datensatz einzeln zu öffnen, können Sie die Änderung gesammelt durchführen, was die Arbeit deutlich beschleunigt.

Werte von Elementen synchronisieren

Die Synchronisierung von Eigenschaften ermöglicht es, einem übergeordneten Objekt und allen damit verknüpften untergeordneten Elementen denselben Wert zuzuweisen. Dieser Mechanismus ist zum Beispiel nützlich, wenn ein Set, ein Benutzer oder ein anderes übergeordnetes Objekt zum Bezugspunkt für eine Gruppe von Geräten oder Software wird.

Die Funktion wird über das Hauptmenü oder das Kontextmenü des ausgewählten Objekts gestartet. Dieses Werkzeug hilft, die Daten konsistent zu halten, ohne jeden Datensatz einzeln manuell zu korrigieren. In der Praxis eignet es sich überall dort gut, wo eine Änderung einer Information automatisch eine größere Gruppe verknüpfter Elemente betreffen sollte.

Beziehungen zu anderen Objekten erstellen

Ewida Standard ermöglicht den Aufbau vieler Arten von Beziehungen zwischen Elementen in der Inventarisierung. Das ist eine der wichtigeren Funktionen des Programms, weil sich damit reale Abhängigkeiten zwischen Hardware, Benutzern, Dokumenten und Lizenzen abbilden lassen.

Beispiele für Beziehungen sind:

  • ein Gerät, das zu einem Set gehört,
  • Software, die mit einer Lizenz verknüpft ist,
  • Lizenzbeziehungen in CAL- und OEM-Modellen,
  • Beziehungen zu Verbrauchsmaterialien,
  • Verantwortungs- und Nutzungsbeziehungen,
  • Netzwerkbeziehungen,
  • Verknüpfungen mit einem Kaufdokument und einem Garantiedokument.

Um eine Beziehung zu erstellen, wählen Sie im Hauptmenü des Objekts die Option Zuweisen und anschließend den passenden Verknüpfungstyp. Beziehungen können auch über das Kontextmenü sowie per Drag and Drop erstellt werden.

Gerade Beziehungen machen die Inventarisierung im Alltag praktisch nutzbar. Ein einzelner Datensatz vermittelt selten ein vollständiges Bild der Situation, aber die Verknüpfung mit einem Dokument, einem Benutzer, einem Set oder einer Lizenz erleichtert es erheblich, den gesamten Kontext zu verstehen.

Beziehungen trennen

Das Entfernen von Beziehungen funktioniert ähnlich wie ihr Erstellen. Statt der Option Zuweisen wählen Sie Trennen. Wählen Sie anschließend das Quellobjekt aus, und auf der rechten Seite des Programms erscheinen die verknüpften Elemente des jeweiligen Typs.

Nachdem Sie die gewünschte Beziehung ausgewählt haben, können Sie sie per Drag and Drop entfernen, indem Sie das Element auf das Papierkorb-Symbol ziehen, oder mit der DELETE-Taste. Wenn ein bestimmter Beziehungstyp Sammeloperationen zulässt, können mehrere Elemente gleichzeitig mit den Tasten CTRL, SHIFT und der Tastenkombination CTRL+A ausgewählt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie vor dem Bestätigen des Assistenten mehrere Vorgänge nacheinander ausführen können. Das Programm merkt sich die vorbereiteten Änderungen und wendet sie an, nachdem Sie die Schaltfläche Fertigstellen verwendet haben. Das ist eine praktische Lösung, wenn in einer Arbeitssitzung eine größere Anzahl von Beziehungen geordnet werden soll.