Inwentaryzacja IT w Ewida Standard

W tym artykule pokazujemy podstawy pracy z programem Ewida Standard, czyli desktopową aplikacją Windows przeznaczoną do ewidencji wyposażenia, sprzętu komputerowego, oprogramowania, licencji, dokumentów i relacji między obiektami. To rozwiązanie sprawdza się tam, gdzie firma chce prowadzić uporządkowaną ewidencję w klasycznym modelu pracy na stanowiskach Windows.

Jeżeli zamiast aplikacji desktopowej wolisz rozwiązanie webowe, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.

Poniżej omówimy najważniejsze czynności, od których zwykle zaczyna się praca z ewidencją: dodawanie obiektów, ich edycję, usuwanie, tworzenie relacji oraz korzystanie z właściwości i szablonów. Celem tego wprowadzenia nie jest pokazanie wszystkich funkcji programu, ale uporządkowanie pierwszych kroków tak, aby łatwiej było rozpocząć codzienną pracę w Ewida Standard.

Dodawanie obiektów do ewidencji

W zależności od typu obiektu okno dodawania może wyglądać nieco inaczej. Wynika to z tego, że część elementów w ewidencji jest bezpośrednio związana z zakupem, a część pełni rolę pomocniczą lub opisową.

Najprościej można podzielić obiekty na dwie grupy:

  • Obiekty wymagające dokumentu zakupu — na przykład zestawy, urządzenia, oprogramowanie, licencje i materiały eksploatacyjne.
  • Obiekty niewymagające dokumentu zakupu — między innymi użytkownicy, kontrahenci, dokumenty zakupu i dokumenty gwarancji.

Taki podział pomaga zrozumieć, dlaczego kreatory dla różnych typów danych nie są identyczne. Program dopasowuje układ okna do rodzaju wprowadzanego elementu i relacji, jakie mogą być z nim powiązane.

Obiekty z dokumentem zakupu

Aby uruchomić okno dodawania, przechodzimy do menu głównego wybranego typu obiektu, na przykład Menu → Zestaw, albo korzystamy z menu kontekstowego i opcji Nowy. Następnie po prawej stronie okna można rozpocząć wprowadzanie kolejnych elementów.

Lista po prawej prezentuje dodawane obiekty na podstawie ich Opisu obiektu. Dzięki temu już na etapie wprowadzania danych widać, które rekordy zostały przygotowane poprawnie i czy wymagają jeszcze uzupełnienia.

Po lewej stronie widoczny jest dokument zakupu. Jeżeli dokument został już wcześniej zapisany w ewidencji, można go ponownie załadować i kontynuować pracę bez wprowadzania danych od początku. Zakładka Obiekty powiązane pokazuje natomiast elementy, które są już połączone z danym dokumentem.

Zmiana ilości elementów.
Jeżeli podczas dodawania trzeba zmienić liczbę wprowadzanych obiektów, można zrobić to bezpośrednio w kolumnie Ilość. Pomaga to szybko przygotować większą partię podobnych rekordów, na przykład kilka urządzeń zakupionych na jednym dokumencie. Do edycji można użyć także klawisza F2, a następnie zatwierdzić zmianę klawiszem Enter lub anulować ją klawiszem ESC.

Tworzenie powiązań.
Relacje z innymi obiektami można zacząć budować już podczas dodawania nowych elementów. Służy do tego zakładka Obiekty powiązane, dostępna wtedy, gdy rekord znajduje się w trybie edycji.

Dokument gwarancji.
Dokumenty gwarancji najwygodniej przypisywać po zakończeniu dodawania głównych obiektów. W zależności od sytuacji można przypisać jedną gwarancję do wszystkich elementów albo różne gwarancje do wybranych rekordów.

Dobrą praktyką jest najpierw wprowadzić podstawowe dane obiektów, a dopiero później uzupełniać powiązania, gwarancje i informacje dodatkowe. Taki sposób pracy ogranicza ryzyko pomyłek i ułatwia kontrolę nad większą liczbą rekordów.

Obiekty niewymagające dokumentu zakupu

Dodawanie użytkownika, kontrahenta lub dokumentu gwarancji przebiega nieco inaczej niż w przypadku środków trwałych i oprogramowania. W tych przypadkach formularz jest prostszy, ponieważ nie trzeba od razu wiązać rekordu z dokumentem zakupu.

Podczas wprowadzania danych można edytować wiele elementów jednocześnie. Pomagają w tym standardowe mechanizmy zaznaczania, takie jak użycie myszki oraz klawiszy CTRL i SHIFT. Skrót CTRL+A zaznacza wszystkie obiekty widoczne na liście. To przydatne szczególnie wtedy, gdy trzeba szybko poprawić większą grupę rekordów o podobnym charakterze.

Usuwanie pojedynczego elementu

Aby uruchomić okno usuwania, z menu głównego wybranego typu obiektu wybieramy opcję Usuń. Tę samą operację można wykonać również z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.

W Ewida Standard kreator usuwania zwykle obejmuje trzy etapy:

  • wybór jednego lub wielu elementów,
  • uzupełnienie informacji o zdarzeniu, na przykład uwag i daty usunięcia,
  • ewentualne przygotowanie wydruku, na przykład protokołu likwidacji.

Dzięki temu usunięcie obiektu nie jest tylko mechanicznym kasowaniem rekordu, ale może stanowić część pełnej dokumentacji obiegu wyposażenia w firmie.

Szablony obiektów i szybsza praca

Ewida Standard pozwala korzystać z szablonów obiektów zapisanych do plików XML. To praktyczne rozwiązanie wtedy, gdy w firmie regularnie wprowadza się podobne zestawy, urządzenia, licencje albo inne powtarzalne elementy.

Zamiast za każdym razem wpisywać te same wartości od początku, można przygotować wzorcowy obiekt, zapisać go jako szablon i później wykorzystywać ponownie. Przyspiesza to pracę i pomaga utrzymać spójność danych.

Istnieją dwa podstawowe scenariusze użycia:

  • zapisanie istniejącego obiektu jako szablonu XML,
  • utworzenie pustego szablonu i samodzielne uzupełnienie go danymi.

Szablony są szczególnie przydatne w aplikacji desktopowej Windows używanej lokalnie przez pracowników odpowiedzialnych za ewidencję, ponieważ upraszczają codzienną, powtarzalną pracę bez potrzeby budowania bardziej złożonych automatyzacji.

Edycja elementów w ewidencji

Ewida Standard udostępnia kilka sposobów edycji danych. Każdy z nich sprawdza się w innym scenariuszu pracy:

  • Okno Właściwości — do podglądu i edycji pojedynczego obiektu.
  • Kreator edycji — do hurtowej zmiany danych w wielu rekordach.
  • Synchronizacja właściwości — do przenoszenia wybranych wartości z obiektu nadrzędnego na elementy z nim powiązane.

Taki podział jest praktyczny, ponieważ pozwala dobrać sposób pracy do skali zmian. Drobna poprawka jednego rekordu wymaga innego podejścia niż uporządkowanie całej grupy urządzeń lub oprogramowania.

Okno Właściwości

Okno Właściwości jest podstawowym miejscem edycji pojedynczego obiektu. Można je uruchomić z menu kontekstowego za pomocą opcji Właściwości (ALT+Enter). Dostęp do tego okna jest możliwy wszędzie tam, gdzie obiekt jest widoczny, na przykład w drzewie obiektów, w zestawieniach lub w raportach szczegółowych.

W wielu firmach jest to najczęściej używany sposób pracy z danymi, ponieważ pozwala szybko sprawdzić szczegóły rekordu i od razu wprowadzić poprawki. Okno można także ustawić jako domyślnie otwierane po dwukliku myszą, jeśli taki sposób pracy jest wygodniejszy dla użytkownika.

Wewnątrz okna dostępne są zakładki oraz przyciski zależne od aktualnego kontekstu. Zwykle obejmują one między innymi:

  • ustawienia programu,
  • zapis obiektu do szablonu XML,
  • wczytanie obiektu z szablonu XML,
  • ustawienia grupowania i sortowania,
  • wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Zakładka Właściwości

Ta zakładka służy do edycji poszczególnych pól obiektu. Przechodzenie między polami ułatwia klawisz Tab, a listy podpowiedzi można rozwijać skrótem ALT + strzałka w dół. Przyciski z trzema kropkami umożliwiają dodatkowe działania zależne od danej właściwości.

W praktyce warto zwrócić uwagę na kilka obszarów konfiguracji:

  • włączanie i wyłączanie właściwości — przydatne wtedy, gdy formularz zawiera więcej pól niż jest potrzebne w codziennej pracy,
  • precyzowanie list podpowiedzi — pozwala zawężać dostępne wartości zależnie od wcześniej wybranych danych,
  • weryfikację unikalności identyfikatorów — pomocną przy kontroli pól takich jak ID, numer ewidencyjny czy kod kreskowy.

Dzięki tym ustawieniom formularze można lepiej dopasować do sposobu pracy danej firmy. To ważne zwłaszcza w ewidencji prowadzonej przez dłuższy czas, gdzie spójność identyfikatorów i danych opisowych ma realne znaczenie dla jakości całej bazy.

Zakładka Notes

Zakładka Notes umożliwia wygodne wprowadzanie dłuższych informacji tekstowych. Sprawdza się tam, gdzie krótka wartość pola nie wystarcza, na przykład przy wpisywaniu uwag, opisu technicznego, dodatkowych informacji organizacyjnych lub komentarzy dotyczących historii danego elementu.

Zakładka Obiekty powiązane

Ta zakładka służy do tworzenia i usuwania relacji z innymi obiektami oraz do pracy z elementami, które są ze sobą funkcjonalnie powiązane. W praktyce właśnie tutaj najlepiej widać, że Ewida Standard nie jest tylko listą pojedynczych rekordów, ale narzędziem do budowania pełnej struktury ewidencji.

Zakładka Historia

Zakładka Historia pozwala przeglądać logi zmian zapisane dla danego obiektu. Jest to przydatne wtedy, gdy trzeba sprawdzić, jakie modyfikacje były wykonywane wcześniej, przez kogo i w jakim zakresie. W dłuższej perspektywie historia zmian pomaga utrzymać porządek w ewidencji i szybciej wyjaśniać rozbieżności w danych.

Edycja wielu obiektów jednocześnie

Ewida Standard udostępnia osobne okno do grupowej edycji rekordów. Uruchamia się je dla wybranego typu obiektów, na przykład zestawów, urządzeń, oprogramowania czy licencji. Można skorzystać z menu głównego albo z menu kontekstowego i opcji Edytuj więcej... (ALT+E).

To rozwiązanie jest szczególnie przydatne wtedy, gdy trzeba wprowadzić tę samą zmianę w większej liczbie elementów, na przykład poprawić lokalizację, przypisanie użytkownika, opis lub wybrane cechy techniczne. Zamiast otwierać po kolei każdy rekord, można wykonać zmianę zbiorczo, co wyraźnie przyspiesza pracę.

Synchronizacja wartości elementów

Synchronizacja właściwości pozwala nadać tę samą wartość obiektowi nadrzędnemu i wszystkim jego elementom powiązanym. Mechanizm ten jest przydatny na przykład wtedy, gdy zestaw, użytkownik albo inny obiekt nadrzędny staje się punktem odniesienia dla grupy urządzeń lub oprogramowania.

Funkcję uruchamia się z menu głównego lub z menu kontekstowego wybranego obiektu. To narzędzie pomaga zachować spójność danych bez ręcznego poprawiania każdego rekordu osobno. W praktyce dobrze sprawdza się wszędzie tam, gdzie zmiana jednej informacji powinna automatycznie przełożyć się na większą grupę powiązanych elementów.

Tworzenie relacji z innymi obiektami

Ewida Standard umożliwia budowanie wielu typów relacji między elementami ewidencji. To jedna z ważniejszych funkcji programu, ponieważ pozwala odwzorować rzeczywiste zależności między sprzętem, użytkownikami, dokumentami i licencjami.

Przykładowe relacje obejmują:

  • przynależność urządzenia do zestawu,
  • powiązanie oprogramowania z licencją,
  • relacje licencji w modelach CAL i OEM,
  • relacje eksploatacyjne,
  • relacje odpowiedzialności i użytkowania,
  • relacje sieciowe,
  • powiązania z dokumentem zakupu i dokumentem gwarancji.

Aby utworzyć relację, z menu głównego obiektu wybieramy opcję Przydziel i wskazujemy odpowiedni typ powiązania. Relacje można tworzyć także z menu kontekstowego oraz metodą Drag and Drop.

To właśnie relacje sprawiają, że ewidencja staje się praktyczna w codziennym użyciu. Sam pojedynczy rekord rzadko daje pełny obraz sytuacji, natomiast powiązanie go z dokumentem, użytkownikiem, zestawem lub licencją pozwala szybciej zrozumieć cały kontekst.

Rozłączanie relacji

Usuwanie relacji przebiega podobnie jak ich tworzenie. Zamiast opcji Przydziel wybieramy Odłącz. Następnie wskazujemy obiekt źródłowy, a po prawej stronie programu pojawiają się elementy powiązane danego typu.

Po zaznaczeniu wybranej relacji można ją usunąć metodą Drag and Drop, przenosząc element na ikonę kosza, albo skorzystać z klawisza DELETE. Jeżeli dany typ relacji pozwala na operacje zbiorcze, możliwe jest zaznaczenie wielu elementów jednocześnie przy użyciu klawiszy CTRL, SHIFT oraz skrótu CTRL+A.

Warto pamiętać, że przed zatwierdzeniem kreatora można wykonać kilka operacji pod rząd. Program zapamięta przygotowane zmiany i zastosuje je po użyciu przycisku Zakończ. To wygodne rozwiązanie przy porządkowaniu większej liczby powiązań w jednej sesji pracy.