Inventaire IT dans Ewida Standard

Dans cet article, nous présentons les bases du travail avec Ewida Standard, une application de bureau Windows conçue pour gérer l’inventaire des équipements, du matériel informatique, des logiciels, des licences, des documents et des relations entre les objets. Elle convient bien aux entreprises qui veulent tenir un inventaire structuré dans un modèle classique de travail sur des postes Windows.

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Ci-dessous, nous abordons les principales opérations qui constituent généralement le point de départ du travail avec l’inventaire : l’ajout d’objets, leur modification, leur suppression, la création de relations ainsi que l’utilisation des propriétés et des modèles. Le but de cette introduction n’est pas de présenter toutes les fonctions du programme, mais d’organiser les premières étapes pour faciliter le démarrage du travail quotidien dans Ewida Standard.

Ajout d’objets à l’inventaire

Selon le type d’objet, la fenêtre d’ajout peut être légèrement différente. Cela vient du fait que certains éléments de l’inventaire sont directement liés à un achat, tandis que d’autres jouent un rôle complémentaire ou descriptif.

Le plus simple est de diviser les objets en deux groupes :

  • Objets nécessitant un document d’achat — par exemple les ensembles, appareils, logiciels, licences et consommables.
  • Objets ne nécessitant pas de document d’achat — notamment les utilisateurs, les prestataires, les documents d’achat et les documents de garantie.

Cette division aide à comprendre pourquoi les assistants pour différents types de données ne sont pas identiques. Le programme adapte la disposition de la fenêtre au type d’élément saisi et aux relations qui peuvent lui être associées.

Objets avec document d’achat

Pour ouvrir la fenêtre d’ajout, allez dans le menu principal du type d’objet sélectionné, par exemple Menu → Ensemble, ou utilisez le menu contextuel et l’option Nouveau. Ensuite, dans la partie droite de la fenêtre, vous pouvez commencer à saisir d’autres éléments.

La liste à droite affiche les objets ajoutés sur la base de leur Description de l’objet. Grâce à cela, dès la phase de saisie des données, vous pouvez voir quels enregistrements ont été correctement préparés et lesquels doivent encore être complétés.

Sur la partie gauche, le document d’achat est visible. Si ce document a déjà été enregistré dans l’inventaire, il peut être rechargé et le travail peut continuer sans ressaisir les données depuis le début. L’onglet Objets liés montre les éléments déjà associés à ce document.

Modifier le nombre d’éléments.
Si vous devez modifier le nombre d’objets saisis pendant leur ajout, vous pouvez le faire directement dans la colonne Quantité. Cela permet de préparer rapidement un lot plus important d’enregistrements similaires, par exemple plusieurs appareils achetés sur un même document. Vous pouvez également utiliser la touche F2 pour la modification, puis confirmer le changement avec Enter ou l’annuler avec ESC.

Créer des liens.
Les relations avec d’autres objets peuvent être construites dès l’ajout de nouveaux éléments. L’onglet Objets liés sert à cela et il est disponible lorsque l’enregistrement est en mode modification.

Document de garantie.
Les documents de garantie s’attribuent le plus facilement après l’ajout des objets principaux. Selon la situation, vous pouvez affecter une seule garantie à tous les éléments ou des garanties différentes à certains enregistrements.

Une bonne pratique consiste à saisir d’abord les données de base des objets, puis à compléter ensuite les relations, les garanties et les informations supplémentaires. Cette manière de travailler réduit le risque d’erreurs et facilite le contrôle lorsqu’un plus grand nombre d’enregistrements est traité.

Objets ne nécessitant pas de document d’achat

L’ajout d’un utilisateur, d’un prestataire ou d’un document de garantie fonctionne un peu différemment du cas des actifs et des logiciels. Dans ces cas-là, le formulaire est plus simple, car l’enregistrement n’a pas besoin d’être lié immédiatement à un document d’achat.

Pendant la saisie des données, vous pouvez modifier plusieurs éléments à la fois. Les mécanismes de sélection standard aident pour cela, comme l’utilisation de la souris et des touches CTRL et SHIFT. Le raccourci CTRL+A sélectionne tous les objets visibles dans la liste. C’est particulièrement utile lorsque vous devez corriger rapidement un groupe plus important d’enregistrements similaires.

Supprimer un élément unique

Pour ouvrir la fenêtre de suppression, choisissez l’option Supprimer dans le menu principal du type d’objet sélectionné. La même opération peut aussi être effectuée depuis le menu contextuel après un clic droit de la souris.

Dans Ewida Standard, l’assistant de suppression comprend généralement trois étapes :

  • la sélection d’un ou de plusieurs éléments,
  • le complément des informations sur l’événement, par exemple des notes et la date de suppression,
  • éventuellement la préparation d’une impression, par exemple un procès-verbal de mise au rebut.

Ainsi, la suppression d’un objet n’est pas seulement un effacement mécanique d’un enregistrement, mais peut aussi faire partie de la documentation complète du cycle de vie des équipements dans l’entreprise.

Modèles d’objets et travail plus rapide

Ewida Standard permet d’utiliser des modèles d’objets enregistrés sous forme de fichiers XML. C’est une solution pratique lorsque des ensembles, appareils, licences ou autres éléments répétitifs similaires sont saisis régulièrement dans l’entreprise.

Au lieu de saisir les mêmes valeurs depuis le début à chaque fois, vous pouvez préparer un objet modèle, l’enregistrer comme modèle, puis le réutiliser plus tard. Cela accélère le travail et aide à maintenir la cohérence des données.

Il existe deux principaux scénarios d’utilisation :

  • enregistrer un objet existant comme modèle XML,
  • créer un modèle vide et le compléter manuellement.

Les modèles sont particulièrement utiles dans une application de bureau Windows utilisée localement par les employés responsables de l’inventaire, car ils simplifient le travail quotidien et répétitif sans qu’il soit nécessaire de mettre en place des automatisations plus complexes.

Modification des éléments dans l’inventaire

Ewida Standard propose plusieurs façons de modifier les données. Chacune fonctionne le mieux dans un scénario de travail différent :

  • Fenêtre Propriétés — pour afficher et modifier un seul objet.
  • Assistant de modification — pour les changements en masse sur de nombreux enregistrements.
  • Synchronisation des propriétés — pour transférer des valeurs sélectionnées d’un objet parent vers les éléments qui lui sont liés.

Cette répartition est pratique, car elle permet de choisir la manière de travailler en fonction de l’ampleur des modifications. Une petite correction dans un enregistrement nécessite une autre approche que l’organisation de tout un groupe d’appareils ou de logiciels.

Fenêtre Propriétés

La fenêtre Propriétés est l’endroit de base pour modifier un seul objet. Elle peut être ouverte depuis le menu contextuel à l’aide de l’option Propriétés (ALT+Enter). L’accès à cette fenêtre est possible partout où l’objet est visible, par exemple dans l’arborescence des objets, dans les listes ou dans les rapports détaillés.

Dans de nombreuses entreprises, c’est la manière de travailler avec les données la plus fréquemment utilisée, car elle permet de vérifier rapidement les détails d’un enregistrement et de faire immédiatement les corrections. La fenêtre peut également être configurée pour s’ouvrir par défaut par double-clic si cette manière de travailler est plus pratique pour l’utilisateur.

À l’intérieur de la fenêtre, des onglets et des boutons sont disponibles selon le contexte actuel. Ils comprennent généralement, entre autres :

  • les paramètres du programme,
  • l’enregistrement d’un objet comme modèle XML,
  • le chargement d’un objet depuis un modèle XML,
  • les paramètres de regroupement et de tri,
  • la recherche et le filtrage des données.

Onglet Propriétés

Cet onglet sert à modifier les champs individuels d’un objet. Le passage d’un champ à l’autre est facilité par la touche Tab, et les listes de suggestions peuvent être développées avec le raccourci ALT + flèche vers le bas. Les boutons avec trois points proposent des actions supplémentaires selon la propriété concernée.

En pratique, il est utile de prêter attention à plusieurs zones de configuration :

  • activer et désactiver les propriétés — utile lorsque le formulaire contient plus de champs que nécessaire pour le travail quotidien,
  • affiner les listes de suggestions — permet de restreindre les valeurs disponibles en fonction des données choisies précédemment,
  • vérifier l’unicité des identifiants — utile pour contrôler des champs comme l’ID, le numéro d’inventaire ou le code-barres.

Grâce à ces paramètres, les formulaires peuvent être mieux adaptés à la manière de travailler d’une entreprise donnée. C’est particulièrement important dans un inventaire tenu sur une longue période, où la cohérence des identifiants et des données descriptives a un impact réel sur la qualité de l’ensemble de la base de données.

Onglet Notes

L’onglet Notes permet de saisir facilement des informations textuelles plus longues. Il est utile partout où une courte valeur de champ ne suffit pas, par exemple pour des remarques, une description technique, des informations organisationnelles supplémentaires ou des commentaires liés à l’historique d’un élément donné.

Onglet Objets liés

Cet onglet sert à créer et à supprimer des relations avec d’autres objets et à travailler avec des éléments liés fonctionnellement entre eux. En pratique, c’est ici qu’il devient le plus visible qu’Ewida Standard n’est pas seulement une liste d’enregistrements isolés, mais un outil permettant de construire une structure d’inventaire complète.

Onglet Historique

L’onglet Historique permet de consulter les journaux de modifications enregistrés pour un objet donné. Cela est utile lorsque vous devez vérifier quelles modifications ont été effectuées auparavant, par qui et dans quelle mesure. Avec le temps, l’historique des changements aide à maintenir l’inventaire en ordre et facilite l’explication des incohérences dans les données.

Modifier plusieurs objets en même temps

Ewida Standard propose une fenêtre distincte pour la modification en masse des enregistrements. Elle s’ouvre pour le type d’objet sélectionné, par exemple les ensembles, appareils, logiciels ou licences. Vous pouvez utiliser le menu principal ou le menu contextuel et l’option Modifier plusieurs... (ALT+E).

Cette solution est particulièrement utile lorsqu’il faut effectuer la même modification sur un plus grand nombre d’éléments, par exemple corriger l’emplacement, l’affectation à un utilisateur, la description ou certaines caractéristiques techniques. Au lieu d’ouvrir chaque enregistrement un par un, vous pouvez effectuer la modification en masse, ce qui accélère clairement le travail.

Synchronisation des valeurs des éléments

La synchronisation des propriétés permet d’attribuer la même valeur à un objet parent et à tous les éléments enfants qui lui sont liés. Ce mécanisme est utile, par exemple, lorsqu’un ensemble, un utilisateur ou un autre objet parent devient le point de référence pour un groupe d’appareils ou de logiciels.

La fonction s’exécute depuis le menu principal ou le menu contextuel de l’objet sélectionné. Cet outil aide à maintenir la cohérence des données sans corriger manuellement chaque enregistrement un par un. En pratique, il fonctionne bien partout où une modification d’une information doit automatiquement affecter un groupe plus large d’éléments liés.

Créer des relations avec d’autres objets

Ewida Standard permet de créer de nombreux types de relations entre les éléments de l’inventaire. C’est l’une des fonctions les plus importantes du programme, car elle permet de refléter les dépendances réelles entre le matériel, les utilisateurs, les documents et les licences.

Parmi les exemples de relations, on peut citer :

  • un appareil appartenant à un ensemble,
  • un logiciel lié à une licence,
  • des relations de licence dans les modèles CAL et OEM,
  • des relations de consommables,
  • des relations de responsabilité et d’utilisation,
  • des relations réseau,
  • des liens avec un document d’achat et un document de garantie.

Pour créer une relation, choisissez l’option Affecter dans le menu principal de l’objet et sélectionnez le type de lien approprié. Les relations peuvent aussi être créées depuis le menu contextuel et par la méthode Drag and Drop.

Ce sont précisément les relations qui rendent l’inventaire pratique au quotidien. Un enregistrement unique donne rarement une vue complète de la situation, mais le fait de le relier à un document, un utilisateur, un ensemble ou une licence permet de comprendre beaucoup plus facilement tout le contexte.

Supprimer des relations

La suppression des relations fonctionne de manière similaire à leur création. Au lieu de l’option Affecter, choisissez Déconnecter. Ensuite, sélectionnez l’objet source et, sur le côté droit du programme, les éléments liés du type concerné apparaîtront.

Après avoir sélectionné la relation choisie, vous pouvez la supprimer à l’aide de la méthode Drag and Drop en déplaçant l’élément sur l’icône de la corbeille, ou en utilisant la touche DELETE. Si un type de relation donné permet des opérations en masse, il est possible de sélectionner plusieurs éléments en même temps avec les touches CTRL, SHIFT et le raccourci CTRL+A.

Il convient de rappeler qu’avant de confirmer l’assistant, vous pouvez effectuer plusieurs opérations à la suite. Le programme mémorisera les changements préparés et les appliquera après l’utilisation du bouton Terminer. C’est une solution pratique lorsqu’il faut organiser un plus grand nombre de relations en une seule session de travail.