Inventario IT en Ewida Standard
En este artículo mostramos los conceptos básicos del trabajo con Ewida Standard, una aplicación de escritorio para Windows diseñada para llevar el registro de equipamiento, hardware informático, software, licencias, documentos y relaciones entre objetos. Es una solución adecuada para empresas que quieren mantener un inventario ordenado en un modelo clásico de trabajo sobre puestos Windows.
Si prefiere una solución web en lugar de una aplicación de escritorio, consulte también Codenica ITSM + ITAM.
A continuación, explicamos las tareas principales con las que normalmente se empieza al trabajar con el inventario: añadir objetos, editarlos, eliminarlos, crear relaciones y usar propiedades y plantillas. El objetivo de esta introducción no es mostrar todas las funciones del programa, sino ordenar los primeros pasos para que resulte más fácil empezar a trabajar a diario con Ewida Standard.
Añadir objetos al inventario
Según el tipo de objeto, la ventana de alta puede tener un aspecto ligeramente distinto. Esto se debe a que algunos elementos del inventario están directamente relacionados con una compra, mientras que otros cumplen una función auxiliar o descriptiva.
La forma más sencilla de dividir los objetos es en dos grupos:
- Objetos que requieren un documento de compra — por ejemplo conjuntos, dispositivos, software, licencias y consumibles.
- Objetos que no requieren un documento de compra — entre ellos usuarios, contratistas, documentos de compra y documentos de garantía.
Esta división ayuda a entender por qué los asistentes para distintos tipos de datos no son idénticos. El programa adapta la disposición de la ventana al tipo de elemento que se está introduciendo y a las relaciones que pueden vincularse con él.
Objetos con documento de compra
Para abrir la ventana de alta, vaya al menú principal del tipo de objeto seleccionado, por ejemplo Menú → Conjunto, o utilice el menú contextual y la opción Nuevo. Después, en la parte derecha de la ventana, puede empezar a introducir más elementos.
La lista de la derecha muestra los objetos añadidos en función de su Descripción del objeto. Gracias a ello, ya durante la introducción de datos se puede ver qué registros se han preparado correctamente y cuáles todavía requieren completarse.
En la parte izquierda se muestra el documento de compra. Si el documento ya se ha guardado antes en el inventario, puede volver a cargarse y continuar el trabajo sin introducir los datos desde cero. La pestaña Objetos relacionados muestra los elementos que ya están vinculados a ese documento.
Cambiar la cantidad de elementos.
Si al añadir objetos necesita cambiar el número de elementos que se están introduciendo, puede hacerlo directamente en la columna Cantidad. Esto ayuda a preparar rápidamente un lote mayor de registros similares, por ejemplo varios dispositivos comprados en un mismo documento. También puede usar la tecla F2 para editar, confirmar el cambio con Enter o cancelarlo con ESC.
Crear vínculos.
Las relaciones con otros objetos pueden empezar a construirse ya mientras se añaden nuevos elementos. Para ello se utiliza la pestaña Objetos relacionados, disponible cuando el registro está en modo de edición.
Documento de garantía.
Los documentos de garantía se asignan de la forma más cómoda después de haber añadido los objetos principales. Según la situación, puede asignar una sola garantía a todos los elementos o distintas garantías a registros seleccionados.
Una buena práctica es introducir primero los datos básicos de los objetos y solo después completar las relaciones, las garantías y la información adicional. Esta forma de trabajo reduce el riesgo de errores y facilita mantener el control cuando se maneja un mayor número de registros.
Objetos que no requieren un documento de compra
Añadir un usuario, un contratista o un documento de garantía funciona de forma algo distinta que en el caso de los activos y del software. En estos casos, el formulario es más sencillo porque el registro no tiene que vincularse inmediatamente a un documento de compra.
Mientras introduce los datos, puede editar muchos elementos al mismo tiempo. Para ello ayudan los mecanismos estándar de selección, como el uso del ratón y de las teclas CTRL y SHIFT. El atajo CTRL+A selecciona todos los objetos visibles en la lista. Esto resulta especialmente útil cuando necesita corregir rápidamente un grupo mayor de registros de carácter similar.
Eliminar un solo elemento
Para abrir la ventana de eliminación, elija la opción Eliminar en el menú principal del tipo de objeto seleccionado. La misma operación también puede realizarse desde el menú contextual haciendo clic con el botón derecho del ratón.
En Ewida Standard, el asistente de eliminación suele incluir tres etapas:
- seleccionar uno o varios elementos,
- completar la información del evento, por ejemplo notas y la fecha de eliminación,
- preparar opcionalmente una impresión, por ejemplo un acta de baja.
Gracias a ello, eliminar un objeto no es solo una supresión mecánica del registro, sino que también puede formar parte de la documentación completa del ciclo de vida del equipamiento dentro de la empresa.
Plantillas de objetos y trabajo más rápido
Ewida Standard permite utilizar plantillas de objetos guardadas como archivos XML. Es una solución práctica cuando en la empresa se introducen con regularidad conjuntos, dispositivos, licencias u otros elementos repetitivos similares.
En lugar de introducir siempre los mismos valores desde cero, puede preparar un objeto modelo, guardarlo como plantilla y utilizarlo de nuevo más adelante. Esto acelera el trabajo y ayuda a mantener la coherencia de los datos.
Existen dos escenarios principales de uso:
- guardar un objeto existente como plantilla XML,
- crear una plantilla vacía y rellenarla manualmente.
Las plantillas son especialmente útiles en una aplicación de escritorio para Windows utilizada localmente por los empleados responsables del inventario, porque simplifican el trabajo cotidiano y repetitivo sin necesidad de crear automatizaciones más complejas.
Edición de elementos en el inventario
Ewida Standard ofrece varias formas de editar datos. Cada una funciona mejor en un escenario de trabajo distinto:
- Ventana Propiedades — para ver y editar un solo objeto.
- Asistente de edición — para cambios masivos en muchos registros.
- Sincronización de propiedades — para transferir valores seleccionados desde un objeto principal a los elementos vinculados a él.
Esta división es práctica porque permite elegir la forma de trabajo según la magnitud de los cambios. Una pequeña corrección en un registro requiere un enfoque distinto al de ordenar todo un grupo de dispositivos o de software.
Ventana Propiedades
La ventana Propiedades es el lugar básico para editar un solo objeto. Puede abrirse desde el menú contextual mediante la opción Propiedades (ALT+Enter). El acceso a esta ventana está disponible en cualquier lugar donde el objeto sea visible, por ejemplo en el árbol de objetos, en las listas o en los informes detallados.
En muchas empresas, esta es la forma de trabajo con los datos que se utiliza con más frecuencia, porque permite comprobar rápidamente los detalles de un registro y hacer correcciones de inmediato. La ventana también puede configurarse para que se abra por defecto con doble clic, si esa forma de trabajo resulta más cómoda para el usuario.
Dentro de la ventana hay pestañas y botones disponibles según el contexto actual. Por lo general, incluyen, entre otras cosas:
- configuración del programa,
- guardar un objeto como plantilla XML,
- cargar un objeto desde una plantilla XML,
- configuración de agrupación y ordenación,
- búsqueda y filtrado de datos.
Pestaña Propiedades
Esta pestaña se utiliza para editar los campos individuales de un objeto. El desplazamiento entre campos se facilita con la tecla Tab, y las listas de sugerencias pueden desplegarse con el atajo ALT + flecha abajo. Los botones con tres puntos ofrecen acciones adicionales según la propiedad correspondiente.
En la práctica, merece la pena prestar atención a varias áreas de configuración:
- activar y desactivar propiedades — útil cuando el formulario contiene más campos de los necesarios para el trabajo diario,
- refinar las listas de sugerencias — permite limitar los valores disponibles en función de los datos seleccionados previamente,
- verificar la unicidad de los identificadores — útil al comprobar campos como ID, número de inventario o código de barras.
Gracias a estos ajustes, los formularios pueden adaptarse mejor a la forma de trabajar de una empresa concreta. Esto es especialmente importante en inventarios mantenidos durante más tiempo, donde la coherencia de los identificadores y de los datos descriptivos tiene un impacto real en la calidad de toda la base de datos.
Pestaña Notes
La pestaña Notes permite introducir cómodamente información de texto más extensa. Resulta útil allí donde un valor breve de campo no es suficiente, por ejemplo al introducir observaciones, una descripción técnica, información organizativa adicional o comentarios relacionados con el historial de un elemento determinado.
Pestaña Objetos relacionados
Esta pestaña se utiliza para crear y eliminar relaciones con otros objetos y para trabajar con elementos que están vinculados funcionalmente entre sí. En la práctica, es aquí donde se ve con más claridad que Ewida Standard no es solo una lista de registros individuales, sino una herramienta para construir una estructura completa del inventario.
Pestaña Historial
La pestaña Historial permite revisar los registros de cambios guardados para un objeto determinado. Esto resulta útil cuando necesita comprobar qué modificaciones se realizaron antes, quién las hizo y en qué alcance. Con el tiempo, el historial de cambios ayuda a mantener el inventario ordenado y facilita explicar inconsistencias en los datos.
Editar varios objetos al mismo tiempo
Ewida Standard ofrece una ventana independiente para la edición masiva de registros. Se abre para el tipo de objeto seleccionado, por ejemplo conjuntos, dispositivos, software o licencias. Puede utilizar el menú principal o el menú contextual y la opción Editar más... (ALT+E).
Esta solución resulta especialmente útil cuando es necesario realizar el mismo cambio en un mayor número de elementos, por ejemplo corregir la ubicación, la asignación de usuario, la descripción o determinadas características técnicas. En lugar de abrir cada registro uno por uno, puede realizar el cambio de forma masiva, lo que acelera claramente el trabajo.
Sincronización de valores de los elementos
La sincronización de propiedades permite asignar el mismo valor a un objeto principal y a todos los elementos secundarios relacionados. Este mecanismo resulta útil, por ejemplo, cuando un conjunto, un usuario u otro objeto principal se convierte en el punto de referencia para un grupo de dispositivos o de software.
La función se inicia desde el menú principal o desde el menú contextual del objeto seleccionado. Esta herramienta ayuda a mantener la coherencia de los datos sin corregir manualmente cada registro por separado. En la práctica, funciona bien allí donde un cambio en una información debería afectar automáticamente a un grupo mayor de elementos relacionados.
Crear relaciones con otros objetos
Ewida Standard permite construir muchos tipos de relaciones entre los elementos del inventario. Es una de las funciones más importantes del programa, porque permite reflejar las dependencias reales entre hardware, usuarios, documentos y licencias.
Entre las relaciones de ejemplo se incluyen:
- un dispositivo que pertenece a un conjunto,
- software vinculado a una licencia,
- relaciones de licencias en modelos CAL y OEM,
- relaciones de consumibles,
- relaciones de responsabilidad y uso,
- relaciones de red,
- vínculos con un documento de compra y un documento de garantía.
Para crear una relación, elija la opción Asignar en el menú principal del objeto y seleccione el tipo de vínculo correspondiente. Las relaciones también pueden crearse desde el menú contextual y mediante el método Drag and Drop.
Son precisamente las relaciones las que hacen que el inventario resulte práctico en el uso diario. Un registro individual rara vez ofrece una visión completa de la situación, pero vincularlo a un documento, un usuario, un conjunto o una licencia facilita mucho entender todo el contexto.
Desvincular relaciones
La eliminación de relaciones funciona de forma similar a su creación. En lugar de la opción Asignar, elija Desvincular. Después seleccione el objeto de origen y, en la parte derecha del programa, aparecerán los elementos relacionados del tipo correspondiente.
Tras seleccionar la relación elegida, puede eliminarla mediante el método Drag and Drop, arrastrando el elemento al icono de la papelera, o utilizando la tecla DELETE. Si un determinado tipo de relación permite operaciones masivas, es posible seleccionar varios elementos al mismo tiempo usando las teclas CTRL, SHIFT y el atajo CTRL+A.
Conviene recordar que antes de confirmar el asistente puede realizar varias operaciones seguidas. El programa recordará los cambios preparados y los aplicará después de usar el botón Finalizar. Es una solución cómoda cuando se organiza un número mayor de relaciones en una misma sesión de trabajo.