Monitorowanie wydruków

Jak uruchomić monitoring wydruków?

Widok otworzysz z menu aplikacji: Menu -> Monitoring -> Drukowanie. Służy on do kontroli aktywności drukowania zarejestrowanej przez agenta na komputerach pracowników. W jednym miejscu zobaczysz wydruki fizyczne, strony wydrukowane fizycznie, wydruki do pliku, najczęściej używane drukarki, najczęściej drukowane dokumenty, źródła drukowania oraz informacje o anulowanych i nieudanych wydrukach.

Ten widok warto uruchomić, gdy chcesz sprawdzić, czy drukowanie wzrosło w wybranym okresie, które urządzenia są najbardziej obciążone, czy dokumenty były zapisywane jako pliki, jak często agent widzi fallback PDF oraz czy szczegóły użycia drukowania są kompletne. Monitoring wydruków pomaga też odróżnić zwykłą pracę biurową od sytuacji, w której pojawia się nagły wolumen stron albo duże pliki wysyłane do procesu drukowania.

Układ widoku łączy Panel analityczny z tabelą rekordów. Panel pokazuje metryki, rankingi, trendy, porównania, anomalie, godzinową obecność drukowania i jakość danych. Tabela zapisuje wyniki dzienne: pojedynczy wpis oznacza dzień pracy jednego komputera objętego monitoringiem. Wybranie wiersza otwiera szczegóły dla danego stanowiska i pracownika, z rozbiciem na dokumenty, drukarki, typ wyniku drukowania, status, liczniki stron, rozmiar danych, ścieżkę pliku, źródło oraz czas wykrycia.

Tabela dzienna w monitorowaniu wydruków komputerów

Tabela dzienna pokazuje skrót aktywności drukowania dla komputera w konkretnym dniu. Jej pierwsze kolumny pozwalają szybko ustalić, czy przeważały wydruki fizyczne, drukowanie do pliku, czy tylko pojedyncze zadania bez większej liczby stron.

Od razu widoczne są przede wszystkim:

Wydruki fizyczne - liczba potwierdzonych wydruków wykonanych na drukarce fizycznej.
Strony wydrukowane fizycznie - suma stron przypisana do wydruków fizycznych.
Wydruki do pliku - liczba zadań rozpoznanych jako zapis do pliku.
Najczęściej używana drukarka - drukarka dominująca w rekordzie dziennym.

Po rozszerzeniu kolumn możesz sprawdzić także strony wydrukowane do pliku, najczęściej drukowany dokument, rozmiar danych wydruku, ostatnią drukarkę, ostatni dokument, ostatniego użytkownika, ostatnie źródło, ostatnią wiadomość, ostatnią ścieżkę pliku, zadania drukowania, wszystkie zakończone strony oraz nieznane liczby stron. Te pola przydają się wtedy, gdy liczba wydruków nie tłumaczy jeszcze skali zdarzenia, ale duży rozmiar danych albo ścieżka pliku podpowiadają, co faktycznie zostało obsłużone.

Wyszukiwarka bierze pod uwagę datę, agenta, komputer, użytkownika Windows, aktywne godziny, nazwy drukarek, dokumenty, źródła, komunikaty, ścieżki plików i zawartość szczegółów. W praktyce najłatwiej zawęzić listę przez fragment nazwy drukarki, nazwę dokumentu, konto użytkownika lub część ścieżki zapisu.

Panel analityczny w monitoringu użycia drukowania

Panel analityczny zbiera dane z wybranego zakresu i pozwala przełączać dzień, tydzień, miesiąc albo zakres własny. Tryb Suma pokazuje łączny wynik okresu, a Średnia dzienna pomaga porównywać przedziały o różnej liczbie dni roboczych lub innym pokryciu danych.

Najważniejsze metryki panelu obejmują:

Używane drukarki fizyczne - liczbę drukarek, na których wykryto potwierdzone drukowanie.
wydruki fizyczne i strony wydrukowane fizycznie, czyli podstawową skalę pracy z drukarkami.
Wydruki do pliku - przypadki, w których wynik drukowania został powiązany z plikiem.
Rozmiar danych wydruku - łączną wielkość danych przesłanych w zdarzeniach drukowania.
średnie wartości na drukarkę i wydruk fizyczny, które pomagają ocenić intensywność użycia urządzeń.
anulowane oraz nieudane wydruki, czyli sygnały problemów z kolejką, sterownikiem, dostępem albo samym dokumentem.

Przy czytaniu panelu nie patrz wyłącznie na liczbę zadań. Mały zestaw wydruków może oznaczać dużo stron, a pojedynczy dokument może mieć duży rozmiar danych. Dlatego w monitorowaniu drukowania najlepiej zestawiać liczbę wydruków, strony, rozmiar i statusy zakończenia, zamiast oceniać aktywność po jednej metryce.

Rankingi w monitorowaniu drukarek i dokumentów

Rankingi pokazują, które elementy najbardziej wpływają na wynik z wybranego okresu. W tym widoku nie chodzi tylko o wskazanie najczęściej używanej drukarki, ale też o odróżnienie drukowania na papierze od zapisu do pliku oraz sprawdzenie, czy aktywność skupia się na jednym komputerze lub pracowniku.

W panelu znajdziesz między innymi:

Najczęściej używane drukarki według liczby wydruków - drukarki z największą liczbą potwierdzonych wydruków fizycznych.
Najczęściej używane drukarki według liczby wydrukowanych stron - urządzenia, które obsłużyły największy wolumen stron.
Najczęściej drukowane dokumenty do pliku - dokumenty i ścieżki rozpoznane w wydrukach do pliku.
Najaktywniejsze komputery według drukowania oraz Najaktywniejsi pracownicy według drukowania - stanowiska i konta z największą aktywnością.
rankingi według wydrukowanych stron oraz według wydruków do pliku, przydatne do rozdzielenia obciążenia papierowego od zapisów plikowych.

Jeżeli drukarka prowadzi w liczbie wydruków, ale nie w liczbie stron, może obsługiwać wiele krótkich dokumentów. Jeżeli wysoki wynik ma ranking stron, sprawdź, czy nie chodzi o pojedynczy długi dokument. Przy wydrukach do pliku zwróć uwagę na nazwę dokumentu, ścieżkę pliku i źródło drukowania, bo te pola zwykle najlepiej tłumaczą kontekst zdarzenia.

Trendy i godziny aktywności w monitoringu drukowania

Trendy pokazują, jak aktywność drukowania zmieniała się dzień po dniu. Osobne wykresy obejmują wydruki fizyczne, strony wydrukowane fizycznie, wydruki do pliku, rozmiar danych wydruku, anulowane wydruki, nieudane wydruki, komputery i pracowników.

Podczas analizy trendów sprawdź:

czy wzrost wydruków fizycznych idzie razem ze wzrostem liczby stron,
czy wzrost rozmiaru danych wydruku pojawia się bez dużego wzrostu liczby zadań,
czy wydruki do pliku występują jednorazowo, czy powtarzają się w kolejnych dniach,
czy anulowane i nieudane wydruki pojawiają się przy tym samym zakresie dat,
czy większa aktywność dotyczy jednego komputera, czy większej grupy stanowisk.

Wykres Godzinowa obecność drukowania pokazuje procent monitorowanych dni, w których agent zauważył aktywność drukowania w danej lokalnej godzinie. Nie jest to licznik zadań, stron ani rozmiaru danych. Oznaczona godzina mówi tylko, że w tym przedziale wystąpiło co najmniej jedno zdarzenie użycia drukowania.

Porównania w monitorowaniu wolumenu wydruków

Zakładka porównań zestawia aktualny zakres z okresem odniesienia. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy zmieniła się liczba używanych drukarek, skala wydruków fizycznych, liczba stron, zapisów do pliku, błędów, anulowań oraz liczba komputerów i pracowników objętych drukowaniem.

Przy porównaniu zwróć uwagę na:

wzrost Wydruki fizyczne, szczególnie gdy okres referencyjny był spokojny.
zmianę Strony wydrukowane fizycznie, bo ona lepiej pokazuje obciążenie papierem niż sama liczba zadań.
wzrost Wydruki do pliku, który może oznaczać zapis dokumentów zamiast fizycznego wydruku.
skok Rozmiar danych wydruku, zwłaszcza gdy dotyczy jednego dokumentu lub jednej drukarki.
większą liczbę anulowanych albo nieudanych wydruków, bo może wskazywać problem techniczny, a nie zmianę zachowania użytkowników.

Jeżeli porównanie pokazuje nietypowy wzrost, zacznij od metryki o największej zmianie, a potem przejdź do rankingu drukarek, dokumentów i komputerów. Taka kolejność pozwala uniknąć pochopnego wniosku, że cały zespół drukował więcej, gdy faktycznie zmianę wywołało jedno urządzenie albo jeden plik.

Anomalie w monitoringu drukowania i dużych zadań

Anomalie wskazują sytuacje, w których drukowanie odbiega od poprzedniego okresu albo pojedynczy element ma nietypową skalę. Mechanizm nie ocenia treści dokumentu; pracuje na licznikach, rozmiarach, statusach i danych szczegółowych zapisanych przez agenta.

W tym widoku mogą pojawić się między innymi:

Wolumen drukowania znacząco wzrósł - gdy liczba zadań drukowania jest wyraźnie wyższa niż w okresie porównawczym.
Wykryto duży wolumen danych wydruku - gdy rozmiar danych dla drukowanego dokumentu przekracza próg anomalii.
informacja o wysokim udziale awaryjnych zdarzeń PDF, jeżeli taka reguła zostanie włączona w mechanizmie anomalii.

W dowodach anomalii mogą wystąpić bieżące zadania drukowania, bazowe zadania drukowania, wzrost liczby zadań, rozmiar danych wydruku, liczba stron, dokument oraz drukarka. Przy dużym rozmiarze danych otwórz szczegóły rekordu i sprawdź dokument, ścieżkę pliku, źródło, status oraz to, czy liczba stron jest znana. Przy wzroście okresowym najpierw porównaj komputery i pracowników, a dopiero potem pojedyncze dokumenty.

Szczegóły rekordu w monitorowaniu zadań drukowania

Po wybraniu rekordu aplikacja pokazuje szczegóły zadań zagregowane dla jednego dnia i jednego komputera. Powtarzające się wpisy tego samego dokumentu lub tej samej ścieżki mogą zostać połączone, dlatego pojedynczy wiersz szczegółów pokazuje sumę aktywności oraz ostatni znany kontekst drukowania.

W tabeli szczegółów sprawdź przede wszystkim:

identyfikację wydruku: dokument, drukarka, ścieżka pliku i klucz elementu.
typ oraz rezultat: Typ wyniku drukowania, status, udane, anulowane i nieudane wydruki.
liczniki: wydruki fizyczne, strony wydrukowane fizycznie, wydruki do pliku, strony wydrukowane do pliku i zadania drukowania.
wielkość oraz wiarygodność: rozmiar danych wydruku, pewność i znana liczba stron.
kontekst źródła: źródło drukowania, typ źródła, dostawca, kategoria i wiadomość.
ramy zdarzenia: pierwsze wykrycie, ostatnie wykrycie, aktywne godziny, użytkownik oraz komputer klienta.

Szczegółów użycia drukowania nie da się filtrować po godzinach, ponieważ maska aktywnych godzin przechowuje jedynie obecność zdarzenia. Nie rozdziela liczby zadań, stron ani rozmiaru danych na konkretne godziny, więc szczegóły traktuj jako dzienne podsumowanie aktywności drukowania dla danego komputera.

Jakość danych w monitorowaniu użycia drukowania

Sekcja jakości danych pomaga sprawdzić, czy rekordy dzienne mają dostępne szczegóły i czy szczegóły są zgodne z podsumowaniem. Wydruki bywają zbierane z różnych źródeł systemowych, dlatego warto kontrolować nie tylko liczbę zadań, ale też kompletność rozbicia na drukarki, dokumenty i ścieżki plików.

W bloku jakości zwróć uwagę na:

Pokrycie szczegółów - procent wpisów, dla których dostępna jest lista zadań drukowania.
Rekordy bez szczegółów - dni z aktywnością drukowania, ale bez rozbicia na elementy.
Częściowe dane bieżące - zapisy z dzisiejszą datą, które mogą czekać na zakończenie agregacji.
Otwarte rekordy historyczne - dawne dni, które nie zostały zamknięte prawidłowo.
Nieprawidłowe szczegóły - przypadki, w których struktura szczegółów drukowania nie może zostać odczytana.
Dni bez danych - braki w wybranym zakresie monitorowania.

Jeżeli widzisz ostrzeżenie jakości, nie zaczynaj od wniosku, że drukowanie nie wystąpiło. Najpierw sprawdź, czy rekord jest bieżący, czy szczegóły nie są jeszcze agregowane i czy agent ma włączone monitorowanie wydruków. Dopiero po takim sprawdzeniu oceniaj, czy problem dotyczy źródła zdarzeń, profilu monitorowania albo samego eksportu danych do backendu.

Ustawienia monitorowania wydruków w profilu agenta

Dane widoczne w tym widoku zależą od ustawień profilu monitorowania przypisanego do komputera. W sekcji Drukowanie dostępne są opcje edytowalne, które decydują o tym, czy agent zbiera dane drukowania i jak obsługuje sytuacje, w których zwykłe zdarzenia systemowe nie dają pełnego obrazu.

Dla monitorowania wydruków najważniejsze są:

Monitorowanie wydruków - główny przełącznik zbierania aktywności drukowania.
Interwał skanowania wydruków (sekundy) - odstęp pracy mechanizmu skanującego, dostępny w zakresie od 5 do 300 sekund.
Zastępcze monitorowanie wydruków PDF - dodatkowa metoda wykrywania zdarzeń PDF, przydatna wtedy, gdy normalne źródło nie daje wystarczająco pewnych danych.
Okno zastępczego monitorowania wydruków PDF (sekundy) - przedział korelacji fallbacku PDF, dostępny od 10 do 600 sekund.
Monitorowanie transferów plików przez drukowanie - opcja powiązana z drukowaniem do pliku; działa jako część monitorowania transferów plików i wymaga włączonego monitorowania transferów plików.

Jeżeli w tabeli brakuje wydruków fizycznych, sprawdź najpierw, czy profil ma włączone Monitorowanie wydruków. Jeżeli problem dotyczy dokumentów PDF albo zapisów do pliku, zweryfikuj fallback PDF i ustawienie transferów plików przez drukowanie. Przy bardzo krótkim interwale dane mogą być szybsze, ale agent wykonuje częstsze odczyty, dlatego warto dobrać ustawienie do liczby komputerów i oczekiwanej dokładności monitoringu.