Inventarisierung von Hardware und Software im Unternehmen
In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie die Inventarisierung von Hardware und Software in Ewida Standard durchführen. Es handelt sich um eine Windows-Desktop-Anwendung zur Erfassung von Ausstattung, Lizenzen, Kaufdokumenten und Beziehungen zwischen Objekten.
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Im Beispiel gehen wir von einem einfachen Szenario aus: Ein Unternehmen möchte Software und Lizenzen für 10 Arbeitsplätze in die Erfassung aufnehmen. Auf dieser Grundlage zeigen wir die Logik der Arbeit mit Objekten und Beziehungen.
Das Prinzip des Abgleichs mit der Realität
Das wichtigste Prinzip in Ewida Standard ist, dass die Erfassung dem tatsächlichen Zustand entsprechen soll. Das bedeutet, dass Objekte so in das Programm eingetragen werden, dass sie die tatsächliche Anzahl von Installationen, Dokumenten, Lizenzen und Beziehungen im Unternehmen möglichst genau widerspiegeln.
Dieser Ansatz hat einen hohen praktischen Wert. Dadurch ist die Erfassung nicht nur eine Liste vereinfachter Einträge. Sie wird zu einem Werkzeug, das später die Lizenzkontrolle, die Analyse der Ausstattung, das Reporting und die tägliche Verwaltungsarbeit unterstützen kann.
Was das Objekt Software bedeutet
Das Objekt Software steht für eine konkrete Softwareinstallation in der Unternehmensumgebung. Wenn also eine bestimmte Anwendung auf 10 Computern installiert ist, sollten 10 Objekte vom Typ Software in die Erfassung eingetragen werden. Dieses Modell bildet die tatsächliche Nutzung des Programms ab und ermöglicht es später, korrekte Beziehungen zu Computersets und Lizenzen herzustellen.
Was das Objekt Lizenz bedeutet
Das Objekt Lizenz steht für das tatsächliche Recht zur Nutzung von Software. Dieses Recht kann je nach Modell des Herstellers aus einem Kaufdokument, einem elektronischen Schlüssel oder einer anderen Lizenzform hervorgehen.
Wenn das Unternehmen eine Mehrplatzlizenz für 10 Arbeitsplätze besitzt, erfassen wir 1 Objekt Lizenz und tragen den Wert 10 in das Feld Anzahl der Arbeitsplätze ein.
Wenn das Unternehmen dagegen 10 einzelne Einplatzlizenzen besitzt, erfassen wir 10 Objekte Lizenz, und jedes davon sollte den Wert 1 im Feld Anzahl der Arbeitsplätze haben. Genau so funktioniert die Regel, die Erfassung an den tatsächlichen Zustand anzupassen.
Beispielszenario für die Inventarisierung
Im nächsten Teil verwenden wir ein einfaches Beispiel: Das Unternehmen nutzt Microsoft Office auf 10 Arbeitsplätzen und hat eine Lizenz, die all diese Installationen abdeckt. Anhand dieses Beispiels zeigen wir, wie die Software, die Lizenz, das Kaufdokument und die Beziehungen zwischen den Objekten erfasst werden.
Software hinzufügen
Wir beginnen damit, den Assistenten zum Hinzufügen von Objekten über die Option Hauptmenü → Software → Neu zu starten. Im Formular tragen wir die Programmdaten ein und legen nach der Bestätigung fest, wie viele Objekte in der Erfassung erstellt werden sollen.
Um die Anzahl zu ändern, können Sie auf das Feld Anzahl klicken oder den Datensatz auswählen und die F2-Taste verwenden. So lassen sich schnell viele identische Objekte vorbereiten, die Installationen desselben Programms auf verschiedenen Computern entsprechen.
In unserem Beispiel erstellen wir 10 Objekte vom Typ Software, weil wir genau diese Anzahl tatsächlicher Installationen in der Erfassung abbilden möchten.
Eine Lizenz hinzufügen
Nach der Erfassung der Software gehen wir zum Hinzufügen des Objekts Lizenz über. Das kann im selben Assistenten über die Schaltfläche Neu erfolgen. Anschließend ergänzen wir die Lizenzdaten entsprechend dem tatsächlichen Besitzstand.
In diesem Szenario tragen wir im Feld Anzahl der Arbeitsplätze den Wert 10 ein, weil eine Lizenz 10 Installationen abdeckt. Es ist außerdem sinnvoll, Felder wie Name und Version konsistent zu halten, damit sie mit der zuvor hinzugefügten Software übereinstimmen. Es spielt keine große Rolle, ob zuerst die Lizenzdaten oder zuerst die Softwaredaten vervollständigt werden. Wichtig ist, dass beide Objekttypen zueinander und zur tatsächlichen Situation im Unternehmen passen.
Das Kaufdokument als Teil der Erfassung
Die Inventarisierung von Software und Lizenzen in Ewida Standard umfasst auch das Kaufdokument. Die Dokumentdaten sind auf der linken Seite des Assistenten sichtbar und sollten ausgefüllt werden, bevor der gesamte Vorgang bestätigt wird. Dadurch enthält die Erfassung sofort nicht nur das Programm und die Lizenz selbst, sondern auch die Grundlage des Kaufs.
Wenn die Rechnung auch andere Positionen enthält, die in die Erfassung aufgenommen werden sollen, können diese im selben Vorgang hinzugefügt werden. Das ist ein praktischer Ansatz, weil er schon beim Erfassen der Datensätze für konsistente Daten sorgt, ohne später zum Dokument zurückkehren zu müssen.
Software mit Computersets verknüpfen
Nachdem die Objekte gespeichert wurden, besteht der nächste Schritt darin, anzugeben, auf welchen Computern die Software installiert ist. Dazu erstellen wir Beziehungen zwischen dem Objekt Software und dem Objekt Set.
Das kann über die Option Hauptmenü → Software → Zuweisen → Set erfolgen. In der Praxis sind Filter sehr hilfreich, weil sie es erleichtern, die Liste auf die richtigen Datensätze einzugrenzen, zum Beispiel nur auf Einträge mit dem Namen Microsoft Office. Bei größeren Datenmengen ist auch die Option Nur freie nützlich, weil sie nur die Elemente anzeigt, die noch nicht zugewiesen wurden.
Am bequemsten lassen sich Beziehungen per Drag and Drop erstellen, indem die Software auf das passende Computerset gezogen wird.
Software mit einer Lizenz verknüpfen
Nachdem die Software mit den Computern verknüpft wurde, müssen noch Beziehungen zwischen den Objekten Software und Lizenz erstellt werden. Ohne diesen Schritt wäre die Erfassung unvollständig, weil nicht klar wäre, welche Installationen durch eine bestimmte Lizenzberechtigung abgedeckt sind.
Dieser Vorgang wird über Hauptmenü → Software → Zuweisen → Lizenz ausgeführt. Auch hier können Filter und Mehrfachauswahl verwendet werden. Wenn mehrere Objekte derselben Lizenz zugewiesen werden sollen, ist es bequem, sie mit CTRL+A oder mit den Tasten CTRL und SHIFT gemeinsam auszuwählen und dann in einem Schritt mit der gewählten Lizenz zu verbinden.
Woran man erkennt, dass eine Lizenz verwendet wurde
Nach dem Erstellen der Beziehungen lohnt es sich, die Eigenschaften des Objekts Lizenz zu prüfen. Wenn alle verfügbaren Arbeitsplätze den passenden Softwareobjekten zugewiesen wurden, ändert sich der Lizenzstatus auf in Verwendung. Das ist ein einfaches Signal dafür, dass die Anzahl der Beziehungen dem im Feld Anzahl der Arbeitsplätze gespeicherten Wert entspricht.
Dadurch lässt sich leicht überprüfen, ob eine Lizenz entsprechend ihrem vorgesehenen Umfang genutzt wurde und ob in der Erfassung fehlende oder überzählige Zuweisungen vorhanden sind.
Zusammenfassung
Die Inventarisierung von Hardware und Software in Ewida Standard basiert auf der konsequenten Abbildung des tatsächlichen Zustands: der Anzahl von Installationen, der Anzahl von Lizenzen, Kaufdokumenten und Beziehungen zwischen Objekten. Genau deshalb eignet sich das Programm gut als Windows-Desktop-Werkzeug für eine strukturierte Erfassung im Unternehmen.
Wenn die Daten entsprechend der Realität eingetragen werden, werden Reporting, Lizenzkontrolle und Analyse der Ausstattung später deutlich einfacher und verlässlicher.