Inventario de hardware y software en la empresa
En este artículo mostramos cómo gestionar el inventario de hardware y software en Ewida Standard. Es una aplicación de escritorio para Windows diseñada para llevar el registro de equipamiento, licencias, documentos de compra y relaciones entre objetos.
Si prefiere una solución web en lugar de una aplicación clásica instalada en el ordenador, consulte también Codenica ITSM + ITAM.
En el ejemplo partimos de un escenario sencillo: la empresa quiere registrar software y licencias para 10 puestos de trabajo. A partir de ello mostramos la lógica de trabajo con objetos y relaciones.
El principio de correspondencia con la realidad
El principio más importante en Ewida Standard es que el registro debe corresponder al estado real. Esto significa que los objetos se introducen en el programa de manera que reflejen lo más fielmente posible el número real de instalaciones, documentos, licencias y relaciones existentes en la empresa.
Este enfoque tiene un gran valor práctico. Gracias a él, el registro no es solo una lista de entradas simplificadas. Se convierte en una herramienta sobre la que después pueden apoyarse el control de licencias, el análisis del equipamiento, los informes y el trabajo administrativo diario.
Qué significa el objeto Software
El objeto Software representa una instalación concreta de un programa en el entorno de la empresa. Por lo tanto, si una aplicación determinada está instalada en 10 ordenadores, deben introducirse en el registro 10 objetos de tipo Software. Este modelo refleja el uso real del programa y más adelante permite crear correctamente las relaciones con los conjuntos informáticos y las licencias.
Qué significa el objeto Licencia
El objeto Licencia representa el derecho real de uso del software. Ese derecho puede derivarse de un documento de compra, de una clave electrónica o de otra forma de licencia, según el modelo del fabricante.
Si la empresa tiene una única licencia multisitio para 10 puestos de trabajo, introducimos 1 objeto Licencia en el registro y ponemos el valor 10 en el campo Número de puestos de trabajo.
Si, por el contrario, la empresa tiene 10 licencias independientes de un solo puesto, entonces introducimos 10 objetos Licencia, y cada uno de ellos debe tener el valor 1 en el campo Número de puestos de trabajo. Así es exactamente como funciona la regla de hacer coincidir el registro con el estado real.
Ejemplo de escenario de inventario
En la siguiente parte utilizamos un ejemplo sencillo: la empresa usa Microsoft Office en 10 puestos de trabajo y dispone de una licencia que cubre todas esas instalaciones. A partir de este ejemplo mostramos cómo añadir el software, la licencia, el documento de compra y las relaciones entre los objetos.
Añadir software
Empezamos iniciando el asistente de alta de objetos mediante la opción Menú principal → Software → Nuevo. En el formulario introducimos los datos del programa y, tras confirmarlos, pasamos a definir cuántos objetos deben crearse en el registro.
Para cambiar la cantidad, puede hacer clic en el campo Cantidad o seleccionar el registro y usar la tecla F2. Esto permite preparar rápidamente muchos objetos idénticos que correspondan a instalaciones del mismo programa en distintos ordenadores.
En nuestro ejemplo creamos 10 objetos Software, porque ese es el número real de instalaciones que queremos reflejar en el registro.
Añadir una licencia
Después de introducir el software, pasamos a añadir el objeto Licencia. Esto puede hacerse desde el mismo asistente mediante el botón Nuevo. A continuación completamos los datos de la licencia de acuerdo con la situación real de propiedad.
En este escenario introducimos 10 en el campo Número de puestos de trabajo, porque una licencia cubre 10 instalaciones. También conviene mantener coherentes campos como Nombre y Versión, para que coincidan con el software añadido anteriormente. No importa demasiado si primero se completan los datos de la licencia o los del software. Lo importante es que ambos tipos de objetos sean coherentes entre sí y con la situación real de la empresa.
El documento de compra como parte del registro
El inventario de software y licencias en Ewida Standard también incluye el documento de compra. Los datos del documento son visibles en la parte izquierda del asistente y deben completarse antes de confirmar toda la operación. Gracias a ello, el registro incluye de inmediato no solo el programa y la licencia en sí, sino también la base de la compra.
Si la factura también contiene otros elementos que deban incorporarse al registro, pueden añadirse dentro del mismo proceso. Es un enfoque práctico, porque ayuda a mantener la coherencia de los datos ya en la fase de introducción de registros, sin tener que volver al documento más tarde.
Vincular software a conjuntos informáticos
Una vez guardados los objetos, el siguiente paso es indicar en qué ordenadores está instalado el software. Para ello creamos relaciones entre el objeto Software y el objeto Conjunto.
Esto puede hacerse mediante la opción Menú principal → Software → Asignar → Conjunto. En la práctica, los filtros son muy útiles porque facilitan limitar la lista a los registros correctos, por ejemplo solo a los elementos con el nombre Microsoft Office. Cuando hay una mayor cantidad de datos, también resulta útil la opción Solo libres, porque muestra únicamente los elementos que todavía no han sido asignados.
La forma más cómoda de crear relaciones es utilizar el método Drag and Drop, arrastrando el software al conjunto informático correspondiente.
Vincular software a una licencia
Después de vincular el software a los ordenadores, todavía hay que crear relaciones entre los objetos Software y Licencia. Sin ello, el registro estaría incompleto, porque no quedaría claro qué instalaciones están cubiertas por un derecho de licencia concreto.
La operación se realiza mediante Menú principal → Software → Asignar → Licencia. Aquí también pueden utilizarse filtros y selección masiva. Si varios o más objetos deben asignarse a la misma licencia, resulta práctico seleccionarlos todos a la vez con CTRL+A o con las teclas CTRL y SHIFT, y luego conectarlos con la licencia seleccionada de una sola vez.
Cómo saber que una licencia ha sido utilizada
Una vez completadas las relaciones, conviene comprobar las propiedades del objeto Licencia. Cuando todos los puestos de trabajo disponibles han sido asignados a los objetos de software correspondientes, el estado de la licencia cambia a en uso. Es una señal sencilla de que el número de relaciones coincide con el valor guardado en el campo Número de puestos de trabajo.
Gracias a ello, es fácil verificar si la licencia se ha utilizado de acuerdo con su alcance declarado y si el registro contiene asignaciones que faltan o asignaciones de más.
Resumen
El inventario de hardware y software en Ewida Standard se basa en reflejar de forma coherente el estado real: el número de instalaciones, el número de licencias, los documentos de compra y las relaciones entre objetos. Precisamente por eso el programa funciona bien como herramienta de escritorio para Windows para llevar un registro estructurado en la empresa.
Si los datos se introducen de acuerdo con la realidad, los informes posteriores, el control de licencias y el análisis del equipamiento se vuelven mucho más sencillos y fiables.