Grundlagen der Arbeit mit der Datenbank
Ewida Standard verwendet standardmäßig eine Datenbank, die auf dem internen Dateisystem basiert. Für einfache Implementierungen kann das ausreichen, aber in Mehrbenutzerumgebungen und bei größeren Datenmengen ist ein Microsoft-SQL-Server die bessere Wahl.
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Die Übertragung der Daten nach Microsoft SQL verbessert die Stabilität, erleichtert das gemeinsame Nutzen der Datenbank zwischen Arbeitsstationen und vereinfacht die Organisation der Unternehmensumgebung. Deshalb lohnt es sich, bei regelmäßiger Arbeit mit Ewida Standard möglichst früh von einer dateibasierten Datenbank auf einen Datenbankserver umzusteigen.
Unterstützung für Microsoft SQL und SQL Express
Das Programm arbeitet mit Microsoft-SQL-Servern, sodass Sie sowohl die kostenlosen Versionen MS SQL Express als auch die vollständigen kommerziellen Editionen von Microsoft SQL Server verwenden können. Dadurch lässt sich die Umgebung an die Größe des Unternehmens, die Zahl der Benutzer und das gewählte Administrationsmodell anpassen.
In vielen kleineren Implementierungen ist SQL Express ein guter Ausgangspunkt. In größeren Organisationen ist häufiger eine vollständige SQL-Server-Instanz im Einsatz, die zentral von der IT-Abteilung oder einem Datenbankadministrator verwaltet wird.
Datenmigration zwischen Datenbanken
Ewida Standard verfügt über einen Mechanismus zur Datenmigration, mit dem sich Daten relativ schnell zwischen verschiedenen Datenbanken verschieben lassen. Die Migration kann sowohl innerhalb eines einzelnen SQL-Servers als auch zwischen verschiedenen Servern erfolgen.
Das ist nützlich beim ersten Umstieg von einer dateibasierten Datenbank auf Microsoft SQL, beim Wechsel der Serverumgebung oder bei einer Neuorganisation der Unternehmensinfrastruktur. Dadurch muss die Erfassung nicht von Grund auf neu aufgebaut werden, sondern die vorhandenen Daten können in die neue Arbeitsumgebung übertragen werden.
Verbinden und Erstellen einer Datenbank
Die Konfiguration der Zusammenarbeit mit Microsoft SQL beschränkt sich darauf, die Serverinstanz, die Anmeldemethode und den Namen der Datenbank anzugeben. Falls die angegebene Datenbank noch nicht existiert, kann das Programm sie automatisch erstellen.
Dieses Modell vereinfacht die Implementierung, weil der Benutzer die gesamte Datenbankstruktur vor dem ersten Start nicht manuell vorbereiten muss. In der Praxis reicht es aus, den richtigen Server anzugeben und sicherzustellen, dass das für die Verbindung verwendete Konto über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Mehrere Datenbanken und eine zentrale Datenbank
Die lizenzierte Version von Ewida Standard ermöglicht es, mehrere unabhängige Datenbanken auf verschiedenen Servern zu betreiben. Dadurch können Erfassungen nach Abteilungen, Standorten, Gesellschaften oder anderen organisatorischen Anforderungen getrennt werden.
Beachtenswert ist auch der Mechanismus zum Zusammenführen von Daten. Damit können Daten aus mehreren Datenbanken in einer zentralen Datenbank zusammengeführt werden. Das ist besonders nützlich, wenn einzelne Niederlassungen lokal arbeiten, die Zentrale aber ein gemeinsames, konsolidiertes Bild des gesamten Inventars pflegen möchte.
Netzwerkbetrieb
Ewida Standard kann gleichzeitig von mehreren Arbeitsstationen aus verwendet werden. Ein typisches Szenario ist eine gemeinsame Datenbank, die von IT-Mitarbeitern und zusätzlichen Arbeitsplätzen genutzt wird, zum Beispiel in der Buchhaltung oder Verwaltung.
In diesem Modell bleibt die Anwendung ein Desktop-Programm, das auf jedem Computer separat installiert wird, während der gemeinsame Teil die auf dem Microsoft-SQL-Server gespeicherten Daten sind. Das ist ein klassisches Client-Server-Modell, geeignet für Unternehmen, die lokal auf Windows-Arbeitsstationen arbeiten und gleichzeitig eine gemeinsame Datenbank nutzen möchten.
Konfiguration des Netzwerkbetriebs Schritt für Schritt
1. Das Programm sollte auf jeder Arbeitsstation, von der aus Benutzer mit Ewida Standard arbeiten werden, separat installiert werden.
2. Anschließend konfigurieren Sie das Programm auf dem ersten Computer entsprechend den Anforderungen des Benutzers und der Umgebung.
Die Datenbankeinstellungen sind im Bereich verfügbar:
Programmeinstellungen → Datenbank
Auf der ersten Arbeitsstation führen Sie zwei Hauptaktionen aus:
- Sie richten die Datenbank auf dem ausgewählten Microsoft-SQL-Server ein,
- Sie aktivieren den Anwendungsmodus Netzwerkbetrieb (gemeinsame Datenbank).
Nach Abschluss der Konfiguration fragt das Programm, ob eine Datenmigration durchgeführt werden soll. Dieser Vorgang darf nur bei der Konfiguration der ersten Arbeitsstation ausgeführt werden, also dann, wenn die Daten tatsächlich in die gemeinsame Datenbank übertragen werden. Weitere Arbeitsstationen sollten sich nur mit derselben Datenbank verbinden, ohne eine Migration zu starten.
Wichtiger Hinweis zur Migration.
Wenn der Benutzer die Migration zum falschen Zeitpunkt auswählt, zum Beispiel beim Anschließen einer weiteren Arbeitsstation oder bei der Arbeit mit einer nicht korrekt vorbereiteten Datenbank, kann das zum Überschreiben oder Löschen von Daten führen. Deshalb sollten Sie vor dem Bestätigen des Vorgangs immer sicherstellen, aus welcher Quelle die Daten übernommen werden und wohin sie übertragen werden sollen.
3. Wiederholen Sie dieselbe Verbindungskonfiguration auf den weiteren Arbeitsstationen, aber ohne Datenmigration. Auf diese Weise arbeiten alle Computer mit derselben gemeinsamen Datenbank.
Gemeinsame Konfigurationsdateien
Standardmäßig speichert Ewida Standard die Einstellungen getrennt für jeden Benutzer und jede Arbeitsstation. In vielen Unternehmen ist das eine praktische Lösung, weil sich das Programm dadurch an die Arbeitsweise einer bestimmten Person anpassen lässt.
Wenn gemeinsame Konfigurationsdateien benötigt werden, können Sie die entsprechende Option in den Programmeinstellungen im Bereich Standardverzeichnisse aktivieren. Bevor diese Funktion eingeschaltet wird, sollte festgelegt werden, welche Einstellungen gemeinsam genutzt werden sollen und welche lokal für einen bestimmten Computer bleiben sollen.
Benutzerberechtigungen
Ewida Standard ermöglicht es, separate Logins, Passwörter und Berechtigungssätze für Benutzer zu erstellen, die mit der gemeinsamen Datenbank arbeiten. Berechtigungen können detailliert bestimmten Programmfunktionen zugewiesen werden, wodurch sich der Zugriff auf ausgewählte Bereiche der Erfassung leicht einschränken lässt.
Zusätzlich werden die Aktionen des angemeldeten Benutzers zusammen mit Datum, Computername und zugehörigen Informationen im Anwendungsprotokoll gespeichert. Das hilft bei der Nachverfolgung von Änderungen und später bei der Feststellung, wer einen bestimmten Vorgang wann ausgeführt hat.
Die Konfiguration der Berechtigungen erfolgt in den Programmeinstellungen im Bereich Benutzerberechtigungen.
Backups
Um eine Datensicherung zu erstellen, verwenden Sie die Option:
Menü → Datei → Datenbank → Daten in Datei speichern (Backup)
Im unteren Bereich des Programms wird die Uhrzeit der zuletzt abgeschlossenen Datensicherung angezeigt. Das ist ein nützlicher Hinweis, sollte aber kein echtes Backup-Verfahren ersetzen. In einer Unternehmensumgebung sollten Datensicherungen regelmäßig erstellt und an einem sicheren Ort gespeichert werden, idealerweise entsprechend der geltenden Datensicherheitsrichtlinie.
Auch bei der Arbeit mit Microsoft SQL bleibt ein eigenes Backup direkt aus der Anwendung ein wichtiger Bestandteil zum Schutz der Erfassungsdaten.
Laden und Zusammenführen von Daten
Um Daten aus einer Sicherungsdatei zu laden, verwenden Sie die Option:
Menü → Datei → Datenbank → Daten aus Datei öffnen
Dieser Vorgang entfernt den aktuellen Inhalt der Datenbank und lädt die Daten aus der ausgewählten Datei. Er sollte daher mit Vorsicht verwendet werden, am besten nur dann, wenn das Ziel eine vollständige Wiederherstellung der Umgebung aus einem Backup ist.
Wenn Daten nicht ersetzt, sondern zusammengeführt werden sollen, verwenden Sie die Option:
Menü → Datei → Datenbank → Daten aus Datei hinzufügen (Zusammenführen)
Der Zusammenführungsmodus fügt die Daten aus der Datei der bestehenden Datenbank hinzu und entfernt keine Datensätze, die sich bereits darin befinden. Das ist zum Beispiel dann nützlich, wenn ein Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, die lokal ihre eigenen Erfassungen führen, und die Zentrale auf Grundlage der von diesen Niederlassungen erhaltenen Backup-Dateien eine gemeinsame Datenbank aufbauen möchte.
Dadurch kann Ewida Standard nicht nur als einzelne lokale Erfassung arbeiten, sondern auch als Teil eines umfassenderen Modells zum Datenaustausch zwischen Niederlassungen.