Inventaire du matériel et des logiciels dans l’entreprise

Dans cet article, nous montrons comment gérer l’inventaire du matériel et des logiciels dans Ewida Standard. Il s’agit d’une application de bureau Windows conçue pour tenir l’inventaire des équipements, des licences, des documents d’achat et des relations entre les objets.

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Dans cet exemple, nous partons d’un scénario simple : une entreprise souhaite enregistrer des logiciels et des licences pour 10 postes de travail. Sur cette base, nous montrons la logique de travail avec les objets et les relations.

Le principe de conformité avec la réalité

Le principe le plus important dans Ewida Standard est que l’inventaire doit correspondre à l’état réel. Cela signifie que les objets sont saisis dans le programme de manière à refléter aussi fidèlement que possible le nombre réel d’installations, de documents, de licences et de relations présents dans l’entreprise.

Cette approche a une grande valeur pratique. Grâce à elle, l’inventaire n’est pas seulement une liste d’entrées simplifiées. Il devient un outil sur lequel on peut ensuite s’appuyer pour le contrôle des licences, l’analyse des équipements, les rapports et le travail administratif quotidien.

Ce que signifie l’objet Logiciel

L’objet Logiciel représente une installation précise d’un programme dans l’environnement de l’entreprise. Ainsi, si une application donnée est installée sur 10 ordinateurs, il faut enregistrer 10 objets de type Logiciel. Ce modèle reflète l’utilisation réelle du programme et permet ensuite de créer correctement les relations avec les ensembles informatiques et les licences.

Ce que signifie l’objet Licence

L’objet Licence représente le droit réel d’utiliser un logiciel. Ce droit peut provenir d’un document d’achat, d’une clé électronique ou d’une autre forme de licence, selon le modèle du fournisseur.

Si l’entreprise possède une seule licence multiposte pour 10 postes de travail, nous enregistrons 1 objet Licence et nous saisissons la valeur 10 dans le champ Nombre de postes de travail.

Si, en revanche, l’entreprise possède 10 licences distinctes monoposte, nous enregistrons 10 objets Licence, et chacun d’eux doit avoir la valeur 1 dans le champ Nombre de postes de travail. C’est exactement ainsi que fonctionne la règle consistant à faire correspondre l’inventaire à l’état réel.

Exemple de scénario d’inventaire

Dans la partie suivante, nous utilisons un exemple simple : l’entreprise utilise Microsoft Office sur 10 postes de travail et possède une licence couvrant toutes ces installations. À partir de cet exemple, nous montrons comment ajouter le logiciel, la licence, le document d’achat et les relations entre les objets.

Ajouter un logiciel

Nous commençons par lancer l’assistant d’ajout via l’option Menu principal → Logiciel → Nouveau. Dans le formulaire, nous saisissons les données du programme et, après les avoir confirmées, nous passons à la définition du nombre d’objets à créer dans l’inventaire.

Pour modifier la quantité, vous pouvez cliquer sur le champ Quantité ou sélectionner l’enregistrement et utiliser la touche F2. Cela permet de préparer rapidement de nombreux objets identiques correspondant aux installations du même programme sur différents ordinateurs.

Dans notre exemple, nous créons 10 objets Logiciel, car c’est le nombre réel d’installations que nous voulons refléter dans l’inventaire.

Ajouter une licence

Après avoir saisi le logiciel, nous passons à l’ajout de l’objet Licence. Cela peut se faire depuis le même assistant à l’aide du bouton Nouveau. Nous complétons ensuite les données de la licence conformément à la situation réelle dans l’entreprise.

Dans ce scénario, nous saisissons 10 dans le champ Nombre de postes de travail, parce qu’une seule licence couvre 10 installations. Il est également utile de garder cohérents des champs comme Nom et Version, afin qu’ils correspondent au logiciel ajouté précédemment. Peu importe vraiment si les données de la licence ou celles du logiciel sont finalisées en premier. L’important est que les deux types d’objets restent cohérents entre eux et avec la situation réelle de l’entreprise.

Le document d’achat comme partie de l’inventaire

L’inventaire des logiciels et des licences dans Ewida Standard comprend également le document d’achat. Les données du document sont visibles sur le côté gauche de l’assistant et doivent être complétées avant de confirmer toute l’opération. Grâce à cela, l’inventaire inclut immédiatement non seulement le programme et la licence elle-même, mais aussi la base de l’achat.

Si la facture contient également d’autres éléments qui doivent être ajoutés à l’inventaire, ils peuvent être saisis dans le même processus. C’est une approche pratique, car elle aide à garder les données cohérentes dès l’étape de saisie des enregistrements, sans devoir revenir plus tard au document.

Lier un logiciel à des ensembles informatiques

Une fois les objets enregistrés, l’étape suivante consiste à indiquer sur quels ordinateurs le logiciel est installé. Pour cela, nous créons des relations entre l’objet Logiciel et l’objet Ensemble.

Cela peut se faire via l’option Menu principal → Logiciel → Affecter → Ensemble. En pratique, les filtres sont très utiles, car ils permettent de limiter plus facilement la liste aux bons enregistrements, par exemple uniquement aux éléments nommés Microsoft Office. Avec des volumes de données plus importants, l’option Uniquement libres est également utile, car elle n’affiche que les éléments qui n’ont pas encore été affectés.

La manière la plus pratique de créer ces relations est d’utiliser la méthode Drag and Drop en faisant glisser le logiciel vers l’ensemble informatique approprié.

Lier un logiciel à une licence

Après avoir lié le logiciel aux ordinateurs, il faut encore créer les relations entre les objets Logiciel et Licence. Sans cela, l’inventaire serait incomplet, car il ne serait pas clair quelles installations sont couvertes par un droit de licence donné.

L’opération s’effectue via Menu principal → Logiciel → Affecter → Licence. Ici aussi, on peut utiliser des filtres et la sélection groupée. Si plusieurs objets doivent être affectés à la même licence, il est pratique de tous les sélectionner en une seule fois avec CTRL+A ou avec les touches CTRL et SHIFT, puis de les relier à la licence choisie en une seule opération.

Comment savoir qu’une licence a été utilisée

Une fois les relations créées, il vaut la peine de vérifier les propriétés de l’objet Licence. Lorsque tous les postes de travail disponibles ont été attribués aux objets logiciels appropriés, le statut de la licence passe à en cours d’utilisation. C’est un signal simple indiquant que le nombre de relations correspond à la valeur enregistrée dans le champ Nombre de postes de travail.

Grâce à cela, il est facile de vérifier si une licence a été utilisée conformément à son périmètre déclaré et si l’inventaire contient des affectations manquantes ou excessives.

Résumé

L’inventaire du matériel et des logiciels dans Ewida Standard repose sur une représentation cohérente de l’état réel : le nombre d’installations, le nombre de licences, les documents d’achat et les relations entre les objets. C’est précisément pour cette raison que le programme fonctionne bien comme outil de bureau Windows pour tenir des enregistrements structurés dans l’entreprise.

Si les données sont saisies conformément à la réalité, les rapports ultérieurs, le contrôle des licences et l’analyse des équipements deviennent beaucoup plus simples et plus fiables.