Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania w firmie
W tym artykule pokazujemy, jak prowadzić inwentaryzację sprzętu i oprogramowania w programie Ewida Standard. Jest to desktopowa aplikacja Windows przeznaczona do ewidencji wyposażenia, licencji, dokumentów zakupu i relacji między obiektami.
Jeżeli wolisz rozwiązanie webowe zamiast klasycznej aplikacji instalowanej na komputerze, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.
W przykładzie zakładamy prosty scenariusz: firma chce wprowadzić do ewidencji oprogramowanie i licencje dla 10 stanowisk. Na tej podstawie pokazujemy logikę pracy z obiektami i relacjami.
Zasada zgodności z rzeczywistością
Najważniejszą zasadą w Ewida Standard jest zgodność ewidencji ze stanem faktycznym. Oznacza to, że obiekty wprowadzamy do programu w taki sposób, aby jak najwierniej odzwierciedlały rzeczywistą liczbę instalacji, dokumentów, licencji i powiązań występujących w firmie.
To podejście ma duże znaczenie praktyczne. Dzięki niemu ewidencja nie jest jedynie listą uproszczonych wpisów, ale narzędziem, na którym można później oprzeć kontrolę licencji, analizę wyposażenia, raporty i codzienną pracę administracyjną.
Czym jest obiekt Oprogramowanie
Obiekt Oprogramowanie reprezentuje konkretną instalację programu w środowisku firmy. Jeżeli więc dana aplikacja jest zainstalowana na 10 komputerach, do ewidencji wprowadzamy 10 obiektów typu Oprogramowanie. Taki model odpowiada rzeczywistemu stanowi użycia programu i pozwala później poprawnie tworzyć relacje z zestawami komputerowymi oraz licencjami.
Czym jest obiekt Licencja
Obiekt Licencja reprezentuje rzeczywiście posiadane uprawnienie do korzystania z oprogramowania. Może ono wynikać z dokumentu zakupu, klucza elektronicznego albo innej formy licencji, zależnie od modelu producenta.
Jeżeli firma posiada jedną licencję wielostanowiskową na 10 stanowisk, do ewidencji wprowadzamy 1 obiekt Licencja, a w polu Ilość stanowisk wpisujemy wartość 10.
Jeżeli natomiast firma posiada 10 osobnych licencji jednostanowiskowych, wtedy wprowadzamy 10 obiektów Licencja, a każda z nich powinna mieć wartość 1 w polu Ilość stanowisk. To właśnie na takich zasadach działa zgodność ewidencji ze stanem rzeczywistym.
Przykładowy scenariusz ewidencji
W dalszej części przyjmujemy prosty przykład: firma korzysta z Microsoft Office na 10 stanowiskach i posiada jedną licencję obejmującą wszystkie te instalacje. Na tej podstawie pokażemy sposób wprowadzenia oprogramowania, licencji, dokumentu zakupu oraz relacji między obiektami.
Dodawanie oprogramowania
Pracę zaczynamy od uruchomienia kreatora dodawania obiektów za pomocą opcji Menu główne → Oprogramowanie → Nowy. W formularzu wpisujemy dane programu, a po zatwierdzeniu przechodzimy do określenia liczby obiektów, które mają zostać utworzone w ewidencji.
Aby zmienić ilość, można kliknąć pole Ilość albo zaznaczyć rekord i użyć klawisza F2. Dzięki temu da się szybko przygotować wiele identycznych obiektów odpowiadających instalacjom tego samego programu na różnych komputerach.
W naszym przykładzie tworzymy 10 obiektów Oprogramowanie, ponieważ tyle rzeczywistych instalacji chcemy odwzorować w ewidencji.
Dodawanie licencji
Po wprowadzeniu oprogramowania przechodzimy do dodania obiektu Licencja. Można zrobić to z poziomu tego samego kreatora za pomocą przycisku Nowy. Następnie uzupełniamy dane licencji zgodnie z rzeczywistym stanem posiadania.
W tym scenariuszu w polu Ilość stanowisk wpisujemy 10, ponieważ jedna licencja obejmuje 10 instalacji. Warto też zadbać o spójność pól takich jak Nazwa i Wersja, aby odpowiadały wcześniej dodanemu oprogramowaniu. Nie ma większego znaczenia, czy najpierw zostaną dopracowane dane licencji, czy oprogramowania. Ważne jest, aby oba typy obiektów były zgodne ze sobą i z rzeczywistą sytuacją w firmie.
Dokument zakupu jako część ewidencji
Inwentaryzacja oprogramowania i licencji w Ewida Standard obejmuje także dokument zakupu. Dane dokumentu widoczne są po lewej stronie kreatora i powinny zostać uzupełnione przed zatwierdzeniem całej operacji. Dzięki temu ewidencja od razu obejmuje nie tylko sam program i licencję, ale również podstawę zakupu.
Jeżeli na fakturze znajdują się również inne elementy, które mają trafić do ewidencji, można dodać je w tym samym procesie. To praktyczne podejście, bo pozwala zachować spójność danych już na etapie wprowadzania rekordów, bez potrzeby wracania do dokumentu później.
Łączenie oprogramowania z zestawami komputerowymi
Gdy obiekty są już zapisane, kolejnym krokiem jest wskazanie, na których komputerach dane oprogramowanie jest zainstalowane. W tym celu tworzymy relacje między obiektem Oprogramowanie a obiektem Zestaw.
Można to zrobić przez opcję Menu główne → Oprogramowanie → Przydziel → Zestaw. W praktyce bardzo pomagają filtry, dzięki którym łatwiej zawęzić listę do właściwych rekordów, na przykład tylko do pozycji o nazwie Microsoft Office. Przy większej liczbie danych przydatna bywa też opcja Tylko wolne, która pokazuje tylko te elementy, które nie zostały jeszcze przypisane.
Relacje najwygodniej tworzyć metodą Drag and Drop, przeciągając oprogramowanie na odpowiedni zestaw komputerowy.
Łączenie oprogramowania z licencją
Po powiązaniu oprogramowania z komputerami trzeba jeszcze utworzyć relacje pomiędzy obiektami Oprogramowanie i Licencja. Bez tego ewidencja byłaby niepełna, ponieważ nie byłoby wiadomo, które instalacje są objęte konkretnym uprawnieniem licencyjnym.
Operację wykonujemy przez Menu główne → Oprogramowanie → Przydziel → Licencja. W tym miejscu również można korzystać z filtrów i zaznaczania grupowego. Jeżeli kilka lub kilkanaście obiektów ma zostać przypisanych do tej samej licencji, wygodnie jest zaznaczyć je jednocześnie za pomocą CTRL+A albo klawiszy CTRL i SHIFT, a następnie jednym ruchem połączyć je z wybraną licencją.
Jak rozpoznać, że licencja została wykorzystana
Po zakończeniu relacji warto sprawdzić właściwości obiektu Licencja. Gdy wszystkie dostępne stanowiska zostaną rozdysponowane do odpowiednich obiektów oprogramowania, status licencji zmieni się na w użyciu. To prosty sygnał, że liczba powiązań odpowiada wartości zapisanej w polu Ilość stanowisk.
Dzięki temu można łatwo kontrolować, czy licencja została wykorzystana zgodnie z deklarowanym zakresem i czy ewidencja nie zawiera brakujących albo nadmiarowych przypisań.
Podsumowanie
Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania w Ewida Standard opiera się na konsekwentnym odwzorowaniu stanu rzeczywistego: liczby instalacji, liczby licencji, dokumentów zakupu i relacji między obiektami. Właśnie dlatego program dobrze sprawdza się jako desktopowe narzędzie Windows do uporządkowanej ewidencji w firmie.
Jeżeli dane są wprowadzane zgodnie z rzeczywistością, późniejsze raportowanie, kontrola licencji i analiza wyposażenia stają się znacznie prostsze i bardziej wiarygodne.