Jak uruchomić monitoring użycia dokumentów?

Widok uruchomisz z menu aplikacji: Menu -> Monitoring -> Dokumenty. Służy on do sprawdzania pracy z dokumentami rozpoznanymi na podstawie aktywności użytkownika, tytułów okien, aplikacji oraz danych zebranych przez agenta na komputerze.

Ten widok warto otworzyć, gdy chcesz zobaczyć, z jakimi plikami użytkownicy pracowali najczęściej, które dokumenty pojawiały się jako ostatnie, jakie aplikacje były z nimi powiązane i czy rozpoznanie typu dokumentu wygląda wiarygodnie. Monitoring dokumentów pomaga także oddzielić zwykłą pracę biurową od dni, w których nagle rośnie liczba otwarć lub pojawiają się nowe, dominujące dokumenty.

Strona składa się z Panelu analitycznego oraz tabeli rekordów. W panelu przechodzisz od ogólnych liczników do list dokumentów, wykresów dziennych, porównań okresów, sygnałów anomalii, godzin obecności i kontroli kompletności szczegółów. Jeden rekord w tabeli oznacza jeden dzień monitorowania dla jednego komputera. Po kliknięciu wpisu aplikacja pokazuje szczegóły danego dnia dla wskazanego stanowiska i pracownika, z podziałem na dokument, aplikację, proces, tytuł okna, rozszerzenie, typ dokumentu, pewność rozpoznania oraz aktywne godziny.

Tabela dni w monitorowaniu dokumentów

Tabela dzienna pokazuje najważniejsze podsumowanie pracy z dokumentami bez otwierania szczegółów każdego rekordu. Dzięki niej szybko sprawdzisz, czy aktywność była skupiona na pojedynczym pliku, czy obejmowała większy zestaw dokumentów.

Podstawowe kolumny widoczne w tabeli to:

  • Dokumenty - liczba dokumentów ujętych w dziennym podsumowaniu.
  • Aktywność dokumentów - liczba wykrytych wystąpień pracy z dokumentami.
  • Najczęściej używany dokument - dokument o największej aktywności w danym dniu.
  • Ostatni dokument - ostatni dokument zauważony w tym rekordzie.

Po rozszerzeniu kolumn możesz zobaczyć także aplikację, rozszerzenie, pewność ostatniego rozpoznania, ostatnią aplikację, proces, typ dokumentu oraz tytuł okna. W praktyce te pola pomagają odróżnić realną pracę z plikiem od sytuacji, w której dokument został rozpoznany tylko z kontekstu okna aplikacji.

Wyszukiwarka obejmuje między innymi datę, agenta, komputer, użytkownika Windows, aktywne godziny, nazwę dokumentu, aplikację, rozszerzenie, typ dokumentu, proces, tytuł okna oraz tekst zapisany w szczegółach. Jeżeli znasz tylko fragment nazwy pliku albo widzisz nietypowe rozszerzenie, najczęściej wystarczy wpisać je w pole wyszukiwania.

Panel analityczny w monitoringu dokumentów firmowych

Panel analityczny zbiera dane z wybranego okresu i pozwala przełączyć analizę na dzień, tydzień, miesiąc albo zakres własny. Wartości możesz czytać jako Suma lub Średnia dzienna, co jest przydatne przy porównywaniu krótkiego wzrostu aktywności z dłuższym, spokojniejszym okresem.

Najważniejsze metryki w panelu to:

  • Liczba dokumentów - suma dokumentów zapisanych w rekordach dziennych.
  • Unikalne dokumenty - liczba różnych dokumentów rozpoznanych w szczegółach.
  • Aktywność dokumentów - główny licznik pracy z dokumentami.
  • Średnia pewność - średnia pewność rozpoznania dokumentów ważona obserwacjami.
  • Rozpoznane typy dokumentów i Rozpoznane rozszerzenia - informują, jaka część obserwacji miała ustalony typ lub rozszerzenie.
  • Komputery i Pracownicy - pokazują zasięg danych w analizowanym zakresie.

Przy interpretacji panelu nie patrz wyłącznie na liczbę dokumentów. Duża aktywność przy niskiej średniej pewności może oznaczać, że aplikacja miała niejednoznaczne tytuły okien. Z kolei wysoki udział rozpoznanych rozszerzeń ułatwia późniejsze filtrowanie i czytanie rankingów.

Rankingi w monitorowaniu najczęściej używanych dokumentów

Rankingi pokazują, które dokumenty, aplikacje, rozszerzenia i typy dokumentów budowały aktywność w wybranym okresie. Ten widok nie służy tylko do znalezienia największej liczby otwarć. Pozwala też sprawdzić, czy praca skupiała się na jednym raporcie, na wielu plikach tego samego typu, czy na konkretnej aplikacji.

W panelu dostępne są:

  • Najważniejsze dokumenty - dokumenty z największą aktywnością.
  • Najczęściej używane aplikacje - programy powiązane z pracą na dokumentach.
  • Rozszerzenia dokumentów - rozkład aktywności według rozszerzeń plików.
  • Typy dokumentów - grupowanie według rozpoznanego typu dokumentu.
  • Najaktywniejsze komputery i Najaktywniejsi pracownicy - miejsca oraz osoby, u których aktywność dokumentów była największa.

Jeżeli w rankingu wysoko pojawia się dokument o ogólnej nazwie, sprawdź aplikację, proces i tytuł okna w szczegółach. Jeżeli dominuje jedno rozszerzenie, porównaj je z listą monitorowanych rozszerzeń w profilu. Taka kolejność ułatwia ocenę, czy wynik jest efektem rzeczywistej pracy, czy raczej sposobu rozpoznawania okien przez agenta.

Trendy i godziny aktywności w monitoringu dokumentów

Trendy pokazują, jak praca z dokumentami zmieniała się w kolejnych dniach. Możesz osobno obserwować aktywność dokumentów, liczbę unikalnych dokumentów, średnią pewność, unikalne rozszerzenia, unikalne typy dokumentów oraz liczbę komputerów i pracowników.

Podczas czytania trendów zwróć uwagę na:

  • czy wzrost aktywności idzie razem ze wzrostem liczby unikalnych dokumentów,
  • czy spadek średniej pewności pojawia się po zmianie aplikacji lub rodzaju plików,
  • czy rozszerzenia i typy dokumentów są stabilne, czy zmieniają się skokowo,
  • czy aktywność dotyczy jednego stanowiska, czy większej grupy komputerów.

Wykres Godzinowa obecność dokumentów pokazuje, w jakiej części analizowanych dni agent zauważył aktywność dokumentów w konkretnej godzinie lokalnej. Nie jest to liczba otwarć ani liczba obserwacji. Zaznaczona godzina oznacza tylko, że w tej godzinie wystąpiła obecność aktywności dokumentowej.

Porównania w monitorowaniu pracy z dokumentami

Porównania zestawiają bieżący zakres z okresem odniesienia. W widoku Dokumenty pomagają szybko zauważyć, czy zmieniła się intensywność pracy z plikami, liczba różnych dokumentów albo jakość rozpoznawania typów i rozszerzeń.

Przy analizie porównań warto sprawdzić:

  • wzrost Aktywność dokumentów, bo pokazuje większą liczbę wystąpień pracy z plikami,
  • wzrost Unikalne dokumenty, gdy chcesz ocenić, czy użytkownik pracował na szerszym zestawie materiałów,
  • zmianę Średnia pewność, szczególnie gdy równocześnie pojawiają się nowe aplikacje lub tytuły okien,
  • spadek udziału rozpoznanych typów i rozszerzeń, ponieważ utrudnia on późniejsze filtrowanie dokumentów,
  • zmianę liczby komputerów i pracowników, która pokazuje, czy zjawisko jest lokalne, czy organizacyjne.

Jeżeli porównanie wskazuje duży skok, zacznij od metryki, która urosła najmocniej. Następnie przejdź do rankingów dokumentów i aplikacji, a na końcu otwórz szczegóły rekordu. Dopiero tam widać tytuł okna, proces, pewność i aktywne godziny związane z konkretnym dokumentem.

Anomalie w monitoringu dokumentów i pewności rozpoznania

Anomalie wskazują okresy oraz dokumenty, które odbiegają od wcześniejszego zachowania. W tym widoku system analizuje nie tylko wzrost aktywności, ale też spadek pewności rozpoznania i dokumenty, które nagle zaczęły zajmować duży udział w pracy.

Mechanizm anomalii obejmuje:

  • Aktywność dokumentów znacząco wzrosła - gdy bieżąca liczba wystąpień jest wyraźnie wyższa od okresu porównawczego.
  • spadek średniej pewności rozpoznania dokumentów - gdy klasyfikacja jest słabsza niż wcześniej mimo odpowiedniej liczby obserwacji.
  • Nowy dokument ma wysoki udział aktywności - gdy dokument nieobecny w okresie porównawczym staje się ważną częścią bieżącej pracy.
  • Pewność wykrycia dokumentu jest niska - gdy często obserwowany dokument ma niską średnią pewność rozpoznania.

W dowodach anomalii mogą pojawić się bieżąca i bazowa aktywność dokumentów, wzrost aktywności, średnia pewność, liczba obserwacji, udział aktywności, nazwa dokumentu, aplikacja oraz tytuł okna. Przy niskiej pewności zacznij od tytułu okna i procesu, bo to one najczęściej wyjaśniają, dlaczego dokument został sklasyfikowany mniej jednoznacznie.

Szczegóły rekordu w monitorowaniu dokumentów

Po kliknięciu rekordu aplikacja pokazuje dokumenty zagregowane dla jednego dnia i jednego komputera. Szczegóły łączą powtarzające się wystąpienia tego samego dokumentu, dzięki czemu możesz zobaczyć nie tylko ostatni ślad aktywności, ale też łączną skalę pracy z danym plikiem.

W tabeli szczegółów warto sprawdzić:

  • identyfikację dokumentu: dokument, rozszerzenie, typ dokumentu i klucz elementu.
  • kontekst aplikacji: Aplikacja, proces oraz tytuł okna.
  • skalę aktywności: Aktywność dokumentów, udział aktywności i obserwacje.
  • jakość rozpoznania: średnią pewność oraz minimalną pewność, jeśli dane są dostępne.
  • pochodzenie danych: źródło, typ źródła i kategoria.
  • ramy czasowe: pierwsze wykrycie, ostatnie wykrycie oraz aktywne godziny.

Filtrowanie godzinowe nie jest dostępne dla szczegółów użycia dokumentów, ponieważ maska aktywnych godzin zapisuje obecność zdarzenia i nie rozdziela liczników dokumentów na pojedyncze godziny. Szczegóły czytaj więc jako dzienne podsumowanie dokumentów, a nie minutowy dziennik pracy na plikach.

Jakość danych w monitoringu użycia dokumentów

Sekcja jakości danych pokazuje, czy rekordy dzienne mają kompletne i spójne szczegóły dokumentów. Ma to duże znaczenie, bo licznik aktywności bez listy dokumentów nie pozwala sprawdzić, który plik, aplikacja lub tytuł okna zbudował wynik.

W tej części panelu sprawdzisz:

  • Pokrycie szczegółów - udział rekordów, dla których dostępna jest lista dokumentów.
  • Rekordy bez szczegółów - dni z aktywnością dokumentów, ale bez rozbicia na pozycje.
  • Częściowe dane bieżące - dzisiejsze wpisy, które mogą czekać na zakończenie agregacji.
  • Otwarte rekordy historyczne - starsze dni pozostawione w stanie niedomkniętym.
  • Nieprawidłowe szczegóły - sytuacje, w których struktura danych szczegółowych nie może zostać poprawnie odczytana.
  • Dni bez danych - luki w wybranym przedziale dat.

Ostrzeżenie dla bieżącego dnia zwykle nie musi oznaczać problemu, bo dane mogą być jeszcze przetwarzane. Jeżeli komunikat dotyczy zamkniętych dni, sprawdź stan agenta, profil monitorowania, listę monitorowanych rozszerzeń oraz eksport danych do backendu.

Ustawienia monitorowania dokumentów

Dane dla widoku Dokumenty są zależne od Profili monitorowania. Agent używa ustawień profilu dopiero po pobraniu aktualnej konfiguracji na komputer. Dla tego widoku znaczenie mają opcje z sekcji aktywności plików, które są dostępne do edycji w kontrolce profilu.

Najważniejsze ustawienia to:

  • Monitorowanie aktywności plików - włącza bazowe zbieranie zdarzeń plikowych, od którego zależy część danych o dokumentach.
  • Analiza dokumentów - pozwala agentowi tworzyć dane użycia dokumentów na podstawie kontekstu aplikacji, tytułów okien i rozpoznanych plików.
  • Monitorowane rozszerzenia plików - określa, które rozszerzenia mają być brane pod uwagę; domyślnie lista obejmuje między innymi dokumenty biurowe, pliki PDF, tekstowe, konfiguracyjne, kod źródłowy, archiwa oraz instalatory.
  • Monitorowane foldery użytkownika - wskazuje foldery profilu użytkownika obserwowane przez agenta, domyślnie Desktop, Documents i Downloads.

Jeżeli w widoku pojawia się mało dokumentów, najpierw sprawdź, czy w profilu włączone są Monitorowanie aktywności plików i Analiza dokumentów. Potem porównaj rozszerzenia widoczne w rankingu z listą monitorowanych rozszerzeń. Zmiany profilu oceniaj po kolejnym dniu monitoringu, ponieważ rekordy dzienne są budowane z danych zebranych przez agenta na komputerze.