Wie öffnen Sie das Monitoring der Dokumentnutzung?

Öffnen Sie die Ansicht über das Anwendungsmenü: Menü -> Monitoring -> Dokumente. Sie dient dazu, Arbeit mit Dokumenten zu prüfen, die anhand von Benutzeraktivität, Fenstertiteln, Anwendungen und den vom Agenten auf dem Computer gesammelten Daten erkannt wurde.

Diese Ansicht ist sinnvoll, wenn Sie sehen möchten, mit welchen Dateien Benutzer am häufigsten gearbeitet haben, welche Dokumente zuletzt erschienen, welche Anwendungen damit verbunden waren und ob die Erkennung des Dokumenttyps zuverlässig wirkt. Dokument-Monitoring hilft außerdem, normale Büroarbeit von Tagen zu trennen, an denen die Anzahl der Öffnungen plötzlich steigt oder neue, dominierende Dokumente auftauchen.

Die Seite besteht aus einem Analyse-Panel und einer Tabelle mit Datensätzen. Im Panel wechseln Sie von allgemeinen Zählern zu Dokumentlisten, Tagesdiagrammen, Periodenvergleichen, Anomaliesignalen, Präsenzstunden und Prüfungen der Detailvollständigkeit. Ein Tabelleneintrag steht für einen Monitoring-Tag auf einem Computer. Nach dem Klick auf einen Eintrag zeigt die Anwendung die Details dieses Tages für den gewählten Arbeitsplatz und Mitarbeiter, aufgeteilt nach Dokument, Anwendung, Prozess, Fenstertitel, Erweiterung, Dokumenttyp, Erkennungszuverlässigkeit und aktiven Stunden.

Tagestabelle im Monitoring von Dokumenten

Die Tagestabelle zeigt die wichtigste Zusammenfassung der Dokumentarbeit, ohne die Details jedes Datensatzes öffnen zu müssen. Damit erkennen Sie schnell, ob die Aktivität auf eine einzelne Datei konzentriert war oder eine größere Gruppe von Dokumenten umfasste.

Die grundlegenden sichtbaren Spalten sind:

  • Dokumente - Anzahl der Dokumente in der Tageszusammenfassung.
  • Dokumentaktivität - Anzahl der erkannten Vorkommen von Dokumentarbeit.
  • Am häufigsten verwendetes Dokument - Dokument mit der höchsten Aktivität an diesem Tag.
  • Letztes Dokument - letztes in diesem Datensatz erkanntes Dokument.

Nach dem Erweitern der Spalten sehen Sie auch Anwendung, Erweiterung, Zuverlässigkeit der letzten Erkennung, letzte Anwendung, Prozess, Dokumenttyp und Fenstertitel. In der Praxis helfen diese Felder, echte Arbeit mit einer Datei von einer Situation zu unterscheiden, in der das Dokument nur aus dem Kontext eines Anwendungsfensters erkannt wurde.

Die Suche berücksichtigt unter anderem Datum, Agent, Computer, Windows-Benutzer, aktive Stunden, Dokumentname, Anwendung, Erweiterung, Dokumenttyp, Prozess, Fenstertitel und den in den Details gespeicherten Text. Wenn Sie nur einen Teil des Dateinamens kennen oder eine ungewöhnliche Erweiterung sehen, reicht meist die Eingabe in das Suchfeld.

Analyse-Panel im Monitoring von Unternehmensdokumenten

Das Analyse-Panel sammelt Daten aus dem gewählten Zeitraum und lässt die Auswertung auf Tag, Woche, Monat oder einen eigenen Bereich umschalten. Werte können als Gesamtsumme oder Tagesdurchschnitt gelesen werden; das hilft beim Vergleich eines kurzen Aktivitätsanstiegs mit einem längeren, ruhigeren Zeitraum.

Die wichtigsten Metriken im Panel sind:

  • Anzahl der Dokumente - Summe der in Tagesdatensätzen gespeicherten Dokumente.
  • Eindeutige Dokumente - Anzahl verschiedener Dokumente, die in Details erkannt wurden.
  • Dokumentaktivität - der zentrale Zähler für Arbeit mit Dokumenten.
  • Durchschnittliche Erkennungszuverlässigkeit - durchschnittliche, nach Beobachtungen gewichtete Zuverlässigkeit der Dokumenterkennung.
  • Erkannte Dokumenttypen und Erkannte Dateiendungen - zeigen, welcher Anteil der Beobachtungen einen ermittelten Typ oder eine Erweiterung hatte.
  • Computer und Mitarbeiter - zeigen die Reichweite der Daten im analysierten Bereich.

Betrachten Sie bei der Interpretation des Panels nicht nur die Anzahl der Dokumente. Hohe Aktivität bei niedriger durchschnittlicher Zuverlässigkeit kann bedeuten, dass die Anwendung uneindeutige Fenstertitel hatte. Ein hoher Anteil erkannter Erweiterungen erleichtert dagegen späteres Filtern und die Auswertung der Rankings.

Rankings im Monitoring meistgenutzter Dokumente

Rankings zeigen, welche Dokumente, Anwendungen, Erweiterungen und Dokumenttypen die Aktivität im gewählten Zeitraum aufgebaut haben. Diese Ansicht dient nicht nur dazu, die höchste Zahl von Öffnungen zu finden. Sie hilft auch zu prüfen, ob die Arbeit auf einen Bericht, viele Dateien desselben Typs oder eine bestimmte Anwendung fokussiert war.

Im Panel verfügbar sind:

  • Top-Dokumente - Dokumente mit der höchsten Aktivität.
  • Meistgenutzte Anwendungen - Programme, die mit Dokumentarbeit verbunden sind.
  • Dokumenterweiterungen - Verteilung der Aktivität nach Dateierweiterungen.
  • Dokumenttypen - Gruppierung nach erkanntem Dokumenttyp.
  • Aktivste Computer und Aktivste Mitarbeiter - Orte und Personen mit der höchsten Dokumentaktivität.

Wenn ein Dokument mit allgemeinem Namen weit oben im Ranking steht, prüfen Sie Anwendung, Prozess und Fenstertitel in den Details. Dominiert eine Erweiterung, vergleichen Sie sie mit der Liste der überwachten Erweiterungen im Profil. Diese Reihenfolge erleichtert die Einschätzung, ob das Ergebnis echte Arbeit widerspiegelt oder eher aus der Art entsteht, wie der Agent Fenster erkennt.

Trends und Aktivitätsstunden im Dokument-Monitoring

Trends zeigen, wie sich die Arbeit mit Dokumenten über aufeinanderfolgende Tage verändert hat. Sie können Dokumentaktivität, Anzahl eindeutiger Dokumente, durchschnittliche Zuverlässigkeit, eindeutige Erweiterungen, eindeutige Dokumenttypen sowie die Anzahl von Computern und Mitarbeitern getrennt beobachten.

Achten Sie beim Lesen der Trends auf:

  • ob der Aktivitätsanstieg zusammen mit mehr eindeutigen Dokumenten auftritt,
  • ob ein Rückgang der durchschnittlichen Zuverlässigkeit nach einem Wechsel der Anwendung oder Dateiart erscheint,
  • ob Erweiterungen und Dokumenttypen stabil bleiben oder sprunghaft wechseln,
  • ob die Aktivität einen Arbeitsplatz oder eine größere Computergruppe betrifft.

Das Diagramm Stündliche Dokumentpräsenz zeigt, an welchem Anteil der analysierten Tage der Agent in einer bestimmten lokalen Stunde Dokumentaktivität bemerkt hat. Es ist keine Anzahl von Öffnungen und keine Anzahl von Beobachtungen. Eine markierte Stunde bedeutet nur, dass in dieser Stunde Dokumentaktivität vorhanden war.

Vergleiche im Monitoring der Dokumentarbeit

Vergleiche stellen den aktuellen Bereich einem Referenzzeitraum gegenüber. In der Ansicht Dokumente helfen sie schnell zu erkennen, ob sich die Intensität der Dateiarbeit, die Anzahl unterschiedlicher Dokumente oder die Erkennungsqualität für Typen und Erweiterungen geändert hat.

Bei der Analyse von Vergleichen sollten Sie prüfen:

  • einen Anstieg bei Dokumentaktivität, weil er mehr Vorkommen von Dateiarbeit zeigt,
  • einen Anstieg bei Eindeutige Dokumente, wenn bewertet werden soll, ob der Benutzer mit einer breiteren Materialsammlung gearbeitet hat,
  • eine Veränderung bei Durchschnittliche Erkennungszuverlässigkeit, besonders wenn gleichzeitig neue Anwendungen oder Fenstertitel auftauchen,
  • einen niedrigeren Anteil erkannter Typen und Erweiterungen, da dies späteres Filtern von Dokumenten erschwert,
  • eine Veränderung der Anzahl von Computern und Mitarbeitern, die zeigt, ob das Muster lokal oder organisationsweit ist.

Wenn der Vergleich einen großen Sprung zeigt, beginnen Sie mit der Metrik, die am stärksten gewachsen ist. Wechseln Sie danach zu Dokument- und Anwendungsrankings und öffnen Sie am Ende die Datensatzdetails. Erst dort sehen Sie Fenstertitel, Prozess, Zuverlässigkeit und aktive Stunden, die mit einem konkreten Dokument verbunden sind.

Anomalien im Monitoring von Dokumenten und Erkennungszuverlässigkeit

Anomalien weisen auf Zeiträume und Dokumente hin, die vom früheren Verhalten abweichen. In dieser Ansicht analysiert das System nicht nur steigende Aktivität, sondern auch sinkende Erkennungszuverlässigkeit und Dokumente, die plötzlich einen großen Anteil der Arbeit einnehmen.

Der Anomalie-Mechanismus umfasst:

  • Die Dokumentaktivität ist deutlich gestiegen - wenn die aktuelle Anzahl der Vorkommen klar höher ist als im Vergleichszeitraum.
  • einen Rückgang der durchschnittlichen Zuverlässigkeit der Dokumenterkennung - wenn die Klassifizierung trotz ausreichender Beobachtungszahl schwächer ist als zuvor.
  • Neues Dokument hat einen hohen Aktivitätsanteil - wenn ein im Vergleichszeitraum nicht vorhandenes Dokument ein wichtiger Teil der aktuellen Arbeit wird.
  • Die Zuverlässigkeit der Dokumenterkennung ist niedrig - wenn ein häufig beobachtetes Dokument eine niedrige durchschnittliche Erkennungszuverlässigkeit hat.

Anomalie-Nachweise können aktuelle und Basiswerte der Dokumentaktivität, den Anstieg der Dokumentaktivität, durchschnittliche Zuverlässigkeit, Anzahl der Beobachtungen, Aktivitätsanteil, Dokumentname, Anwendung und Fenstertitel enthalten. Bei niedriger Zuverlässigkeit beginnen Sie mit Fenstertitel und Prozess, weil sie am häufigsten erklären, warum ein Dokument weniger eindeutig klassifiziert wurde.

Datensatzdetails im Monitoring von Dokumenten

Nach dem Klick auf einen Datensatz zeigt die Anwendung Dokumente, die für einen Tag und einen Computer aggregiert wurden. Details verbinden wiederholte Vorkommen desselben Dokuments, sodass nicht nur die letzte Aktivitätsspur sichtbar wird, sondern auch der gesamte Umfang der Arbeit mit dieser Datei.

In der Detailtabelle sollten Sie prüfen:

  • Dokumentidentifikation: Dokument, Erweiterung, Dokumenttyp und Elementschlüssel.
  • Anwendungskontext: Anwendung, Prozess und Fenstertitel.
  • Aktivitätsumfang: Dokumentaktivität, Aktivitätsanteil und Beobachtungen.
  • Erkennungsqualität: durchschnittliche Zuverlässigkeit und minimale Zuverlässigkeit, sofern Daten verfügbar sind.
  • Datenherkunft: Quelle, Quellentyp und Kategorie.
  • Zeitlicher Rahmen: erstmals erkannt, zuletzt erkannt und aktive Stunden.

Stündliches Filtern ist für Details der Dokumentnutzung nicht verfügbar, weil die Maske der aktiven Stunden nur das Vorhandensein eines Ereignisses speichert und Dokumentzähler nicht auf einzelne Stunden verteilt. Lesen Sie Details daher als tägliche Dokumentzusammenfassung, nicht als minutenweises Protokoll der Dateiarbeit.

Datenqualität im Monitoring der Dokumentnutzung

Der Bereich Datenqualität zeigt, ob Tagesdatensätze vollständige und konsistente Dokumentdetails enthalten. Das ist wichtig, weil ein Aktivitätszähler ohne Dokumentliste nicht erkennen lässt, welche Datei, Anwendung oder welcher Fenstertitel das Ergebnis erzeugt hat.

In diesem Teil des Panels prüfen Sie:

  • Detailabdeckung - Anteil der Datensätze, für die eine Dokumentliste verfügbar ist.
  • Datensätze ohne Details - Tage mit Dokumentaktivität, aber ohne Aufteilung in Positionen.
  • Aktuelle Teildaten - heutige Einträge, die noch auf den Abschluss der Aggregation warten können.
  • Offene historische Datensätze - ältere Tage, die in einem nicht abgeschlossenen Zustand geblieben sind.
  • Ungültige Details - Situationen, in denen die Struktur der Detaildaten nicht korrekt gelesen werden kann.
  • Tage ohne Daten - Lücken im gewählten Datumsbereich.

Eine Warnung für den aktuellen Tag muss normalerweise kein Problem bedeuten, weil Daten noch verarbeitet werden können. Betrifft die Meldung abgeschlossene Tage, prüfen Sie Agentenstatus, Monitoring-Profil, Liste der überwachten Erweiterungen und Datenexport zum Backend.

Einstellungen für das Dokument-Monitoring

Daten für die Ansicht Dokumente hängen von Überwachungsprofilen ab. Änderungen wirken auf einem Arbeitsplatz erst, wenn der dort installierte Agent die neue Konfiguration übernommen hat. Für diese Ansicht sind Optionen aus dem Bereich Dateiaktivität relevant, die in der Profilsteuerung bearbeitet werden können.

Die wichtigsten Einstellungen sind:

  • Überwachung der Dateiaktivität - aktiviert die grundlegende Erfassung von Dateiereignissen, von der ein Teil der Dokumentdaten abhängt.
  • Dokumentanalyse - erlaubt dem Agenten, Daten zur Dokumentnutzung aus Anwendungskontext, Fenstertiteln und erkannten Dateien zu erstellen.
  • Überwachte Dateierweiterungen - legt fest, welche Erweiterungen berücksichtigt werden; standardmäßig umfasst die Liste unter anderem Office-Dokumente, PDF-Dateien, Text- und Konfigurationsdateien, Quellcode, Archive und Installer.
  • Überwachte Benutzerordner - gibt Ordner des Benutzerprofils an, die der Agent beobachtet, standardmäßig Desktop, Documents und Downloads.

Wenn in der Ansicht nur wenige Dokumente erscheinen, prüfen Sie zuerst, ob Überwachung der Dateiaktivität und Dokumentanalyse im Profil aktiviert sind. Vergleichen Sie danach die im Ranking sichtbaren Erweiterungen mit der Liste der überwachten Erweiterungen. Bewerten Sie Profiländerungen nach dem nächsten Monitoring-Tag, weil Tagesdatensätze aus den vom Agenten auf dem Computer gesammelten Daten erstellt werden.