Surveillance de l’utilisation des documents

Comment ouvrir la surveillance de l’utilisation des documents ?

Ouvrez la vue depuis le menu de l’application : Menu -> Supervision -> Documents. Elle sert à examiner le travail sur les documents reconnus à partir de l’activité utilisateur, des titres de fenêtres, des applications et des données collectées par l’agent sur l’ordinateur.

Cette vue est utile lorsque vous voulez voir sur quels fichiers les utilisateurs ont travaillé le plus souvent, quels documents sont apparus en dernier, quelles applications leur étaient associées et si la reconnaissance du type de document semble fiable. La surveillance des documents aide aussi à distinguer le travail bureautique habituel des jours où le nombre d’ouvertures augmente soudainement ou où de nouveaux documents dominants apparaissent.

L’écran réunit un Panneau analytique et un tableau d’enregistrements. Dans le panneau, vous passez des compteurs généraux aux listes de documents, graphiques quotidiens, comparaisons de périodes, signaux d’anomalie, heures de présence et contrôles de complétude des détails. Un enregistrement du tableau représente une journée de supervision pour un ordinateur. Après avoir cliqué sur une entrée, l’application affiche les détails de cette journée pour le poste et l’employé indiqués, avec une ventilation par document, application, processus, titre de fenêtre, extension, type de document, confiance de reconnaissance et heures actives.

Tableau des jours dans la surveillance des documents

Le tableau quotidien présente le résumé principal du travail sur documents sans ouvrir les détails de chaque enregistrement. Il permet de vérifier rapidement si l’activité était concentrée sur un seul fichier ou si elle couvrait un ensemble plus large de documents.

Les colonnes visibles de base sont :

Documents - nombre de documents inclus dans le résumé quotidien.
Activité des documents - nombre d’occurrences détectées de travail sur documents.
Document le plus utilisé - document avec la plus forte activité pendant la journée.
Dernier document - dernier document observé dans cet enregistrement.

Après avoir élargi les colonnes, vous pouvez aussi voir l’application, l’extension, la confiance de la dernière reconnaissance, la dernière application, le processus, le type de document et le titre de fenêtre. En pratique, ces champs aident à distinguer un vrai travail sur fichier d’une situation où le document a été reconnu uniquement à partir du contexte de la fenêtre applicative.

La recherche tient compte notamment de la date, de l’agent, de l’ordinateur, de l’utilisateur Windows, des heures actives, du nom du document, de l’application, de l’extension, du type de document, du processus, du titre de fenêtre et du texte enregistré dans les détails. Si vous connaissez seulement une partie du nom de fichier ou voyez une extension inhabituelle, il suffit généralement de la saisir dans le champ de recherche.

Panneau analytique dans la surveillance des documents d’entreprise

Le Panneau analytique regroupe les données de la période sélectionnée. L’analyse peut porter sur une journée, une semaine, un mois ou une plage définie manuellement. Vous pouvez lire les valeurs en Total ou en Moyenne quotidienne, ce qui aide à comparer une courte hausse d’activité avec une période plus longue et plus calme.

Les métriques les plus importantes du panneau sont :

Nombre de documents - total des documents enregistrés dans les résumés quotidiens.
Documents uniques - nombre de documents différents reconnus dans les détails.
Activité des documents - compteur principal du travail sur documents.
Confiance moyenne - confiance moyenne de reconnaissance des documents, pondérée par les observations.
Types de documents reconnus et Extensions reconnues - indiquent quelle part des observations avait un type ou une extension identifié.
Ordinateurs et Employés - montrent la portée des données dans la plage analysée.

Lors de l’interprétation du panneau, ne regardez pas uniquement le nombre de documents. Une forte activité avec une confiance moyenne faible peut indiquer que l’application avait des titres de fenêtres ambigus. À l’inverse, une forte part d’extensions reconnues facilite le filtrage ultérieur et la lecture des classements.

Classements dans la surveillance des documents les plus utilisés

Les classements montrent quels documents, applications, extensions et types de documents ont construit l’activité pendant la période sélectionnée. Cette vue ne sert pas seulement à trouver le plus grand nombre d’ouvertures. Elle permet aussi de vérifier si le travail se concentrait sur un rapport, sur de nombreux fichiers du même type ou sur une application précise.

Le panneau contient :

Documents principaux - documents avec la plus forte activité.
Applications les plus utilisées - programmes associés au travail sur documents.
Extensions de documents - répartition de l’activité par extension de fichier.
Types de documents - regroupement selon le type de document reconnu.
Ordinateurs les plus actifs et Employés les plus actifs - équipements et utilisateurs où les documents reviennent le plus souvent.

Si un document au nom très général apparaît haut dans le classement, vérifiez l’application, le processus et le titre de fenêtre dans les détails. Si une extension domine, comparez-la avec la liste des extensions surveillées dans le profil. Cet ordre facilite l’évaluation : résultat lié à un travail réel ou plutôt à la manière dont l’agent reconnaît les fenêtres.

Tendances et heures d’activité dans la surveillance des documents

Les tendances montrent comment le travail sur documents a évolué au fil des jours. Les séries disponibles couvrent l’activité des documents, les documents uniques, la confiance moyenne, les extensions uniques, les types de documents uniques, les ordinateurs et les employés.

Lors de la lecture des tendances, prêtez attention à :

la question de savoir si la hausse d’activité accompagne aussi la hausse du nombre de documents uniques,
l’apparition d’une baisse de confiance moyenne après un changement d’application ou de type de fichier,
la stabilité ou les variations soudaines des extensions et types de documents,
la concentration de l’activité sur un poste ou son extension à un groupe plus large d’ordinateurs.

Le graphique Présence horaire des documents indique pendant quelles heures locales une activité documentaire a été constatée dans les jours analysés. Ce n’est ni un nombre d’ouvertures, ni un nombre d’observations. Une heure marquée signifie seulement qu’une activité documentaire était présente pendant cette heure.

Comparaisons dans la surveillance du travail sur documents

Les comparaisons placent la période actuelle face à une période de référence. Dans la vue Documents, elles permettent de voir rapidement si l’intensité du travail sur fichiers a changé, si le nombre de documents différents a augmenté ou si la qualité de reconnaissance des types et extensions s’est déplacée.

Dans les comparaisons, vérifiez :

une hausse de Activité des documents, car elle indique davantage d’occurrences de travail sur fichiers,
une hausse de Documents uniques, lorsque vous voulez évaluer si l’utilisateur a travaillé sur un ensemble plus large de supports,
une variation de Confiance moyenne, surtout lorsque de nouvelles applications ou de nouveaux titres de fenêtres apparaissent en même temps,
une baisse de la part des types et extensions reconnus, car elle rend le filtrage ultérieur des documents plus difficile,
un changement du nombre d’ordinateurs et d’employés, qui indique si le phénomène est local ou concerne l’organisation.

Si la comparaison montre un bond important, commencez par la métrique qui a le plus augmenté. Passez ensuite aux classements des documents et des applications, puis ouvrez les détails de l’enregistrement. C’est seulement à cet endroit que l’on voit le titre de fenêtre, le processus, la confiance et les heures actives liés à un document précis.

Anomalies dans la surveillance des documents et de la confiance

Les anomalies indiquent les périodes et les documents qui s’écartent du comportement précédent. Dans cette vue, le système analyse non seulement la hausse d’activité, mais aussi la baisse de confiance de reconnaissance et les documents qui commencent soudainement à représenter une grande part du travail.

Le mécanisme d’anomalies comprend :

L’activité des documents a fortement augmenté - lorsque le nombre actuel d’occurrences est nettement supérieur à celui de la période de comparaison.
une baisse de la confiance moyenne de reconnaissance des documents - lorsque la classification est plus faible qu’avant malgré un nombre suffisant d’observations.
Un nouveau document représente une part élevée de l’activité - lorsqu’un document absent de la période de comparaison devient une partie importante du travail actuel.
La confiance de détection du document est faible - lorsqu’un document souvent observé possède une confiance moyenne de reconnaissance faible.

Les preuves d’anomalie peuvent inclure l’activité actuelle et de référence des documents, l’augmentation de l’activité, la confiance moyenne, le nombre d’observations, la part d’activité, le nom du document, l’application et le titre de fenêtre. En cas de confiance faible, commencez par le titre de fenêtre et le processus, car ils expliquent le plus souvent pourquoi le document a été classé de façon moins nette.

Détails de l’enregistrement dans la surveillance des documents

Après avoir cliqué sur un enregistrement, l’application affiche les documents agrégés pour une journée et un ordinateur. Les détails regroupent les occurrences répétées du même document, ce qui permet de voir non seulement la dernière trace d’activité, mais aussi l’échelle totale du travail sur ce fichier.

Dans le tableau de détails, vérifiez :

l’identification du document : document, extension, type de document et clé de l’élément.
le contexte applicatif : Application, processus et titre de fenêtre.
l’échelle d’activité : Activité des documents, part de l’activité et observations.
la qualité de reconnaissance : confiance moyenne et confiance minimale, si les données sont disponibles.
l’origine des données : source, type de source et catégorie.
le cadre temporel : première détection, dernière détection et heures actives.

Les détails d’utilisation des documents ne proposent pas de filtre horaire, car le masque des heures actives note seulement qu’un événement a eu lieu et ne ventile pas les compteurs par heure. Lisez donc les détails comme un résumé quotidien des documents, et non comme un journal minute par minute du travail sur fichiers.

Qualité des données dans la surveillance des documents

La section qualité des données indique si les enregistrements quotidiens disposent de détails complets et cohérents sur les documents. C’est important, car un compteur d’activité sans liste de documents ne permet pas de vérifier quel fichier, application ou titre de fenêtre a produit le résultat.

Dans cette partie du panneau, vous pouvez vérifier :

Couverture des détails - part des enregistrements pour lesquels une liste de documents est disponible.
Enregistrements sans détails - jours avec activité de documents, mais sans ventilation par éléments.
Données partielles actuelles - entrées du jour pouvant attendre la fin de l’agrégation.
Enregistrements historiques ouverts - jours plus anciens restés dans un état non clôturé.
Détails non valides - situations où la structure des données détaillées ne peut pas être lue correctement.
Jours sans données - lacunes dans la plage de dates sélectionnée.

Un avertissement pour le jour en cours ne signifie généralement pas un problème, car les données peuvent encore être traitées. Si le message concerne des jours clôturés, vérifiez l’état de l’agent, le profil de surveillance, la liste des extensions surveillées et la transmission des données au serveur.

Paramètres de surveillance des documents

Les données de la vue Documents dépendent des Profils de surveillance. Après une modification, la configuration doit d’abord être reçue par l’agent installé sur l’ordinateur. Pour cette vue, les options importantes se trouvent dans la section d’activité des fichiers et sont modifiables dans le contrôle de profil.

Les paramètres les plus importants sont :

Surveillance de l’activité des fichiers - active la collecte de base des événements de fichiers, dont dépend une partie des données sur les documents.
Analyse des documents - permet à l’agent de créer des données d’utilisation des documents à partir du contexte applicatif, des titres de fenêtres et des fichiers reconnus.
Extensions de fichiers surveillées - définit les extensions prises en compte ; par défaut, la liste comprend notamment les documents bureautiques, fichiers PDF, fichiers texte et de configuration, code source, archives et installateurs.
Dossiers utilisateur surveillés - indique les dossiers du profil utilisateur observés par l’agent, par défaut Desktop, Documents et Downloads.

Si peu de documents apparaissent dans la vue, vérifiez d’abord si Surveillance de l’activité des fichiers et Analyse des documents sont activées dans le profil. Comparez ensuite les extensions visibles dans le classement avec la liste des extensions surveillées. Pour les jours déjà clôturés, contrôlez aussi l’export vers le backend et l’état de synchronisation du poste.