¿Cómo abrir la monitorización del uso de documentos?
Abre la vista desde el menú de la aplicación: Menú -> Monitorización -> Documentos. Sirve para revisar el trabajo con documentos reconocidos a partir de la actividad del usuario, los títulos de ventana, las aplicaciones y los datos recopilados por el agente en el ordenador.
Conviene abrir esta vista cuando quieres ver con qué archivos trabajaron los usuarios con mayor frecuencia, qué documentos aparecieron al final, qué aplicaciones estaban asociadas a ellos y si el reconocimiento del tipo de documento parece fiable. La monitorización de documentos también ayuda a separar el trabajo normal de oficina de los días en los que aumenta de golpe el número de aperturas o aparecen nuevos documentos dominantes.
La página se compone de un Panel analítico y una tabla de registros. En el panel pasas de contadores generales a listas de documentos, gráficos diarios, comparaciones de periodos, señales de anomalía, horas de presencia y controles de integridad de detalles. Un registro de la tabla representa un día de monitorización para un ordenador. Tras hacer clic en una entrada, la aplicación muestra los detalles de ese día para el puesto y empleado indicados, desglosados por documento, aplicación, proceso, título de ventana, extensión, tipo de documento, confianza de reconocimiento y horas activas.
Tabla de días en la monitorización de documentos
La tabla diaria muestra el resumen principal del trabajo con documentos sin abrir los detalles de cada registro. Con ella puedes comprobar rápidamente si la actividad se concentró en un solo archivo o si abarcó un conjunto más amplio de documentos.
Las columnas básicas visibles son:
- Documentos - número de documentos incluidos en el resumen diario.
- Actividad de documentos - número de ocurrencias detectadas de trabajo con documentos.
- Documento más usado - documento con mayor actividad en un día determinado.
- Último documento - último documento observado en este registro.
Al ampliar las columnas, también puedes ver aplicación, extensión, confianza del último reconocimiento, última aplicación, proceso, tipo de documento y título de ventana. En la práctica, estos campos ayudan a distinguir el trabajo real con un archivo de una situación en la que el documento se reconoció solo por el contexto de la ventana de la aplicación.
El buscador incluye, entre otros datos, fecha, agente, ordenador, usuario de Windows, horas activas, nombre del documento, aplicación, extensión, tipo de documento, proceso, título de ventana y texto guardado en los detalles. Si solo conoces un fragmento del nombre del archivo o ves una extensión poco habitual, normalmente basta con introducirlo en el campo de búsqueda.
Panel analítico en la monitorización de documentos de empresa
El Panel analítico reúne datos del periodo seleccionado y permite cambiar el análisis a día, semana, mes o rango personalizado. Puedes leer los valores como Total o Media diaria, algo útil al comparar un aumento breve de actividad con un periodo más largo y tranquilo.
Las métricas más importantes del panel son:
- Número de documentos - suma de documentos guardados en los registros diarios.
- Documentos únicos - número de documentos distintos reconocidos en los detalles.
- Actividad de documentos - contador principal del trabajo con documentos.
- Confianza media - confianza media de reconocimiento de documentos ponderada por observaciones.
- Tipos de documento reconocidos y Extensiones reconocidas - indican qué parte de las observaciones tenía un tipo o extensión identificado.
- Ordenadores y Empleados - muestran el alcance de los datos en el rango analizado.
Al interpretar el panel, no mires solo el número de documentos. Una actividad alta con baja confianza media puede significar que la aplicación tenía títulos de ventana ambiguos. En cambio, una proporción alta de extensiones reconocidas facilita el filtrado posterior y la lectura de rankings.
Rankings en la monitorización de documentos más usados
Los rankings muestran qué documentos, aplicaciones, extensiones y tipos de documento formaron la actividad en el periodo seleccionado. Esta vista no sirve solo para encontrar el mayor número de aperturas. También permite comprobar si el trabajo se concentró en un informe, en muchos archivos del mismo tipo o en una aplicación concreta.
El panel incluye:
- Documentos principales - documentos con mayor actividad.
- Aplicaciones más utilizadas - programas relacionados con el trabajo en documentos.
- Extensiones de documentos - distribución de actividad según extensiones de archivo.
- Tipos de documento - agrupación según el tipo de documento reconocido.
- Ordenadores más activos y Empleados más activos - lugares y personas con mayor actividad de documentos.
Si en el ranking aparece arriba un documento con nombre genérico, revisa la aplicación, el proceso y el título de ventana en los detalles. Si domina una extensión, compárala con la lista de extensiones monitorizadas del perfil. Ese orden facilita valorar si el resultado procede del trabajo real o más bien de la forma en que el agente reconoce ventanas.
Tendencias y horas de actividad en la monitorización de documentos
Las tendencias muestran cómo cambió el trabajo con documentos en días consecutivos. Puedes observar por separado la actividad de documentos, el número de documentos únicos, la confianza media, las extensiones únicas, los tipos de documento únicos y el número de ordenadores y empleados.
Al leer las tendencias, presta atención a:
- si el aumento de actividad va acompañado del aumento de documentos únicos,
- si la caída de confianza media aparece después de un cambio de aplicación o de tipo de archivo,
- si las extensiones y los tipos de documento se mantienen estables o cambian de forma brusca,
- si la actividad afecta a un puesto concreto o a un grupo mayor de ordenadores.
El gráfico Presencia horaria de documentos indica las horas locales en las que hubo alguna actividad documental dentro de los días analizados. No es un número de aperturas ni un número de observaciones. Una hora marcada solo significa que durante esa hora hubo presencia de actividad documental.
Comparaciones en la monitorización del trabajo con documentos
Las comparaciones enfrentan el rango actual con un periodo de referencia. En la vista Documentos ayudan a notar rápidamente si cambió la intensidad del trabajo con archivos, el número de documentos distintos o la calidad de reconocimiento de tipos y extensiones.
Al analizar comparaciones, conviene revisar:
- un aumento de Actividad de documentos, porque muestra más ocurrencias de trabajo con archivos,
- un aumento de Documentos únicos, cuando quieres valorar si el usuario trabajó con un conjunto más amplio de materiales,
- un cambio de Confianza media, especialmente cuando al mismo tiempo aparecen nuevas aplicaciones o títulos de ventana,
- una caída de la proporción de tipos y extensiones reconocidos, porque dificulta el filtrado posterior de documentos,
- un cambio en el número de ordenadores y empleados, que muestra si el patrón es local o de toda la organización.
Si la comparación indica un salto grande, empieza por la métrica que más creció. Después pasa a los rankings de documentos y aplicaciones, y al final abre los detalles del registro. Solo allí se ven el título de ventana, el proceso, la confianza y las horas activas vinculadas a un documento concreto.
Anomalías en la monitorización de documentos y confianza
Las anomalías señalan periodos y documentos que se apartan del comportamiento anterior. En esta vista, el sistema analiza no solo el aumento de actividad, sino también la caída de confianza de reconocimiento y los documentos que de pronto empiezan a ocupar una gran parte del trabajo.
El mecanismo de anomalías incluye:
- La actividad de documentos aumentó significativamente - cuando el número actual de ocurrencias es claramente superior al del periodo de comparación.
- una caída de la confianza media de reconocimiento de documentos - cuando la clasificación es más débil que antes pese a contar con suficientes observaciones.
- Un nuevo documento tiene un alto porcentaje de actividad - cuando un documento ausente en el periodo de comparación se convierte en una parte importante del trabajo actual.
- La confianza de detección del documento es baja - cuando un documento observado con frecuencia tiene una confianza media de reconocimiento baja.
Las evidencias de anomalía pueden incluir actividad actual y base de documentos, aumento de actividad, confianza media, número de observaciones, porcentaje de actividad, nombre del documento, aplicación y título de ventana. Con confianza baja, empieza por el título de ventana y el proceso, porque suelen explicar por qué el documento fue clasificado de forma menos precisa.
Detalles del registro en la monitorización de documentos
Después de hacer clic en un registro, la aplicación muestra documentos agregados para un día y un ordenador. Los detalles unen apariciones repetidas del mismo documento, de modo que puedes ver no solo el último rastro de actividad, sino también la escala total de trabajo con ese archivo.
En la tabla de detalles conviene revisar:
- la identificación del documento: documento, extensión, tipo de documento y clave del elemento.
- el contexto de aplicación: Aplicación, proceso y título de ventana.
- la escala de actividad: Actividad de documentos, porcentaje de actividad y observaciones.
- la calidad de reconocimiento: confianza media y confianza mínima, si los datos están disponibles.
- el origen de los datos: fuente, tipo de origen y categoría.
- el marco temporal: primera detección, última detección y horas activas.
Los detalles de uso de documentos no admiten filtro por hora, ya que las horas activas guardan presencia de evento y no distribuyen los contadores entre horas concretas. Lee los detalles como un resumen diario de documentos, no como un registro minuto a minuto del trabajo con archivos.
Calidad de datos en la monitorización del uso de documentos
La sección de calidad de datos muestra si los registros diarios tienen detalles completos y coherentes de documentos. Esto es importante porque un contador de actividad sin lista de documentos no permite comprobar qué archivo, aplicación o título de ventana generó el resultado.
En esta parte del panel puedes revisar:
- Cobertura de detalles - porcentaje de registros para los que hay una lista de documentos disponible.
- Registros sin detalles - días con actividad de documentos, pero sin desglose en elementos.
- Datos parciales actuales - entradas de hoy que pueden estar esperando a que termine la agregación.
- Registros históricos abiertos - días anteriores que quedaron sin cerrar.
- Detalles no válidos - situaciones en las que la estructura de datos detallados no puede leerse correctamente.
- Días sin datos - huecos en el rango de fechas seleccionado.
Una advertencia para el día actual normalmente no tiene por qué indicar un problema, porque los datos aún pueden estar procesándose. Si el mensaje afecta a días cerrados, revisa el estado del agente, el perfil de monitorización, la lista de extensiones monitorizadas y la exportación de datos al backend.
Ajustes de monitorización de documentos
Los datos de la vista Documentos dependen de los Perfiles de supervisión. Una modificación del perfil empieza a influir en el puesto cuando el agente instalado recibe la nueva configuración. Para esta vista importan las opciones de la sección de actividad de archivos, disponibles para edición en el control del perfil.
Los ajustes más importantes son:
- Monitorización de la actividad de archivos - activa la recopilación básica de eventos de archivo, de la que depende parte de los datos de documentos.
- Análisis de documentos - permite al agente crear datos de uso de documentos a partir del contexto de aplicación, títulos de ventana y archivos reconocidos.
- Extensiones de archivo monitorizadas - define qué extensiones se tendrán en cuenta; por defecto, la lista incluye documentos de oficina, archivos PDF, archivos de texto y configuración, código fuente, archivos comprimidos e instaladores.
- Carpetas de usuario monitorizadas - indica las carpetas del perfil de usuario observadas por el agente, por defecto Desktop, Documents y Downloads.
Si en la vista aparecen pocos documentos, comprueba primero si Monitorización de la actividad de archivos y Análisis de documentos están activados en el perfil. Después compara las extensiones visibles en el ranking con la lista de extensiones monitorizadas. Valora los cambios de perfil después del siguiente día de monitorización, porque los registros diarios se construyen con datos recopilados por el agente en el ordenador.