Politique de confidentialité - données, sécurité et règles de traitement

Cette Politique de confidentialité explique comment Codenica traite les données personnelles dans le cadre du site Codenica, des comptes, des contacts avec l'équipe Codenica et de l'utilisation du système Codenica. Nous souhaitons distinguer clairement deux groupes de données : les données dont Codenica est responsable en tant que Responsable du traitement et les Données du Client que le Client saisit dans le système dans le cadre de sa propre activité.

Pour les Données du Client stockées dans Codenica Cloud, le Client détermine en principe les finalités et les moyens du traitement, tandis que Codenica agit en tant que Sous-traitant conformément au contrat et aux instructions documentées du Client. Les règles détaillées de ce traitement doivent également figurer dans un Accord de traitement des données ou dans un autre document régissant le traitement des données personnelles.

Avec Codenica On-Premise, le système est installé dans l'infrastructure du Client. Dans le fonctionnement normal de l'application, les données restent dans l'environnement du Client et ne sont pas envoyées à Codenica. Il peut en être autrement si le Client configure une intégration externe ou donne à Codenica l'accès nécessaire pour fournir une assistance ou réaliser une tâche administrative précise.

Cette Politique de confidentialité ne remplace pas les Conditions d'utilisation du logiciel Codenica, le contrat conclu avec le Client, l'Accord de traitement des données ni la Politique relative aux cookies. Chacun de ces documents régit une partie différente de notre relation.

1. Champ d'application de cette politique

Cette Politique s'applique lorsque vous consultez le site Codenica, nous contactez, créez un compte, utilisez la version Cloud, commandez un Service, utilisez l'assistance ou nous transmettez des données dans le cadre de notre coopération. Elle couvre également les informations techniques liées au fonctionnement du site et à la sécurité des Services.

Cette Politique ne décrit pas en détail les règles selon lesquelles le Client, en tant que Responsable du traitement, traite les données de ses salariés, clients, prestataires ou autres personnes dans le système. Dans ce contexte, le Client doit déterminer la base juridique, le périmètre des données, la durée de conservation et les obligations d'information à l'égard de ces personnes. Codenica fournit une assistance technique en tant que fournisseur du système et Sous-traitant.

2. Données que nous pouvons traiter

Le périmètre des données dépend de la manière dont vous utilisez Codenica. Nous pouvons traiter des données d'identification et de contact, des données de connexion, des informations relatives au compte, au contrat et à la facturation, le contenu des messages que vous nous envoyez ainsi que les informations nécessaires au traitement des tickets et des demandes d'assistance.

Lorsque vous utilisez le site ou les Services, des données techniques peuvent être générées, telles qu'une adresse IP, des identifiants de session, des informations sur le navigateur et l'appareil, des événements de sécurité et des journaux nécessaires au diagnostic des erreurs et à la protection du système. Les données analytiques facultatives sont activées conformément aux paramètres de consentement décrits dans la Politique relative aux cookies.

Les Données du Client peuvent notamment comprendre des informations sur les salariés, les clients, les appareils, les logiciels, les licences, les documents, les tickets, les tâches, les pièces jointes ainsi que les données issues des fonctions de scan et de surveillance. Le Client décide quelles informations il saisit dans le système et à quelles fins il les utilise.

Les données qui ne sont pas nécessaires à une finalité définie ne doivent pas être introduites dans le système. Cela concerne notamment les catégories particulières de données personnelles, telles que les données de santé, les opinions politiques, les convictions religieuses ou les données biométriques, sauf si le Client dispose d'une base juridique appropriée et a expressément besoin de cette fonction.

3. Qui est le responsable et qui est le sous-traitant ?

Codenica est le Responsable du traitement des données personnelles liées à l'exploitation du site, à la gestion de ses propres comptes, aux contacts, aux ventes, à la facturation, à l'assistance, à la sécurité de ses propres Services et aux communications avec nous. Dans ce contexte, Codenica détermine de manière indépendante les finalités et les moyens du traitement.

Le Client est le Responsable du traitement des Données du Client qu'il saisit dans Codenica Cloud ou dans sa propre installation On-Premise. Codenica traite ces données pour le compte du Client et conformément à ses instructions documentées, dans la mesure nécessaire pour fournir, maintenir et sécuriser le système. Les détails doivent figurer dans un Accord de traitement des données conforme aux exigences de l'article 28 du RGPD.

Avec On-Premise, le Client est responsable de son infrastructure, de l'accès aux serveurs, des comptes administrateur, des sauvegardes et de la configuration du système. Codenica ne reçoit pas les Données du Client dans le cadre du fonctionnement normal de l'installation. Un accès de service ne peut être accordé que dans le périmètre convenu avec le Client et nécessaire à une tâche d'assistance précise.

4. Finalités et bases juridiques du traitement

Nous utilisons les données dont Codenica est Responsable du traitement pour créer et gérer les comptes, conclure et exécuter les contrats, fournir les Services, gérer les paiements et la facturation, assurer les échanges, fournir l'assistance, garantir la sécurité et détecter les utilisations abusives et les erreurs.

La base juridique peut être l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, le respect d'une obligation légale, l'intérêt légitime de Codenica ou le consentement, selon la finalité concernée et le droit applicable. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Nous traitons les Données du Client principalement pour activer les fonctions du système choisies par le Client, stocker et afficher les informations saisies, gérer les tickets, effectuer les scans ou la surveillance selon la configuration, synchroniser les intégrations choisies et maintenir et sécuriser le Service.

Codenica ne prend pas, à l'égard des utilisateurs, de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur la seule base d'un traitement automatisé.

5. Codenica Cloud et Codenica On-Premise

Codenica Cloud et Codenica On-Premise sont deux modes d'utilisation du même système. La principale différence concerne le lieu d'exécution de l'application et le lieu de stockage des données.

Codenica Cloud. L'application fonctionne sur l'infrastructure Microsoft Azure. Dans ce modèle, les Données du Client sont stockées et traitées dans l'environnement Cloud selon la configuration du système, le contrat et les fonctions sélectionnées. Microsoft Azure et les autres prestataires techniques nécessaires peuvent traiter les données uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, maintenir et sécuriser le Service, conformément aux accords applicables en matière de protection des données.

Codenica On-Premise. L'application, la base de données, les fichiers et les données de l'Agent sont exécutés et stockés dans l'infrastructure du Client. Avec une adresse locale pour l'application, une connexion locale à l'Agent, une source de données locale et une configuration appropriée, le système peut fonctionner sans connexion à Internet. Les intégrations externes SMTP, IMAP, OAuth, Google, Microsoft ou autres sont facultatives et ne fonctionnent que si le Client les configure.

Les Données du Client restent les données du Client. Codenica ne vend pas, ne loue pas et ne commercialise pas les Données du Client. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, pour créer des profils publicitaires, vendre des bases de données ou entraîner des modèles d'IA généralistes. Si le Client active une intégration externe, l'échange de données résulte de cette configuration et se limite au fonctionnement de la fonction choisie.

6. Avec qui pouvons-nous partager les données ?

Les données dont Codenica est Responsable du traitement peuvent être partagées avec des prestataires qui nous aident à exploiter le site et les Services, gérer l'infrastructure, assurer la sécurité, traiter les paiements, envoyer des communications ou répondre aux demandes d'assistance. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à la tâche concernée et sont tenus à la confidentialité et à la mise en place de garanties appropriées.

Dans la version Cloud, les données peuvent être traitées par Microsoft Azure et par d'autres Sous-traitants ultérieurs nécessaires au fonctionnement du Service. Leur liste actuelle, le périmètre de leurs services, les lieux de traitement et le mécanisme de transfert doivent être précisés dans la documentation relative aux Sous-traitants ultérieurs et dans le contrat conclu avec le Client. Nous ne partageons pas les Données du Client avec des sociétés de publicité ni avec des courtiers en données.

Les données peuvent être communiquées à une autorité ou à un tribunal compétent lorsque la loi applicable, une décision définitive ou une demande contraignante l'exige. Dans ce cas, nous limitons la communication à ce qui est requis par la loi, sauf si celle-ci nous interdit d'en informer le Client ou la Personne concernée.

Si le Client active une intégration avec Google, Microsoft, un fournisseur de messagerie, un fournisseur de calendrier ou un autre service, les données peuvent être transmises à ce service selon les autorisations et les paramètres choisis par le Client. Le fonctionnement de ce service est également régi par sa propre politique de confidentialité.

7. Sécurité des données et fonctions de surveillance

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, à la nature des données et au modèle de déploiement. Elles peuvent notamment comprendre des contrôles d'accès, la séparation des autorisations, la protection de l'infrastructure, la journalisation des événements, les mises à jour, des procédures opérationnelles et des mesures destinées à détecter et limiter les accès non autorisés. Les mesures dépendent du fait que le système fonctionne dans le Cloud ou dans l'infrastructure On-Premise du Client.

Dans le Cloud, la sécurité de l'infrastructure Azure est complétée par les mesures de protection de l'application et la configuration du compte du Client. Avec On-Premise, la sécurité du réseau, des serveurs, du système d'exploitation, des sauvegardes et de l'accès physique dépend principalement du Client. Aucun système ne supprime tous les risques ; des mots de passe robustes, des autorisations limitées et un environnement d'exécution à jour restent donc également importants.

Les fonctions de scan et de surveillance peuvent recueillir des informations sur les appareils, les systèmes, les logiciels, les événements ou l'activité, selon la fonction choisie, la version de l'Agent et la configuration du Client. Codenica fournit l'outil, mais ne décide pas à la place du Client si la surveillance est nécessaire, proportionnée ou licite.

Le Client qui surveille des ordinateurs ou l'activité de personnes est responsable de la définition de la finalité et de la base juridique, de la limitation du périmètre à cette finalité, du respect des obligations d'information envers les salariés et les autres personnes, de la définition de la conservation et du respect du droit du travail et des autres règles applicables. Les données de surveillance sont des Données du Client et bénéficient de la même protection que les autres données saisies dans le système.

Si nous identifions une violation de données personnelles, nous prendrons les mesures qui nous incombent dans le modèle de traitement applicable, notamment en évaluant s'il est nécessaire d'en informer le Client, une autorité de contrôle ou les Personnes concernées. Avec On-Premise, le Client est responsable des violations résultant de son infrastructure et de sa configuration, tandis que Codenica coopère dans le cadre de l'assistance convenue.

8. Durée de conservation des données

Nous conservons les données de compte, de contact, de contrat et de facturation pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation avec le Client, puis pendant la durée requise pour respecter les obligations légales, défendre des réclamations ou les faire valoir. La durée dépend du type de données et de la finalité concernée.

Nous conservons les Données du Client dans Codenica Cloud pendant la durée du Service et conformément au contrat et à la configuration. Sauf disposition contraire du contrat ou de la commande, après la fin du Service, le Client dispose de 30 jours pour télécharger les données mises à sa disposition par le système. Après cette période, les données actives peuvent être supprimées, sous réserve des obligations légales, de la conservation convenue et des sauvegardes.

Avec On-Premise, le Client est responsable de la durée de conservation, de l'exportation, de la suppression et des sauvegardes des Données du Client, puisque les données sont stockées dans son environnement. Les données transmises à Codenica dans le cadre d'une assistance convenue sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande ou exigée par la loi.

9. Droits des Personnes concernées

Si Codenica est le Responsable du traitement de vos données, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou leur portabilité, ou vous opposer au traitement, dans le périmètre et selon les conditions prévus par le RGPD. Vous pouvez également retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Si vos données sont stockées dans Codenica Cloud ou On-Premise en tant que Données du Client, vous devez adresser votre demande en premier lieu au Client, qui détermine les finalités du traitement. Codenica aide le Client à exercer les droits des Personnes concernées lorsque cela découle du contrat, du périmètre du Service et des possibilités techniques du système.

Avant de traiter une demande, nous pouvons demander les informations nécessaires à la vérification de votre identité. Nous répondons sans retard indu et, en règle générale, dans le délai prévu par le RGPD. Si nous ne pouvons pas donner suite à une demande, nous en expliquons la raison dans la mesure permise par la loi.

10. Cookies et analyse

Le site utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement, à la gestion des sessions, à la mémorisation des paramètres et à la sécurité. Les outils d'analyse facultatifs, notamment Google Analytics, ne peuvent être activés qu'après l'obtention du consentement correspondant, selon les paramètres de la bannière de cookies.

Vous pouvez modifier vos paramètres de consentement dans les outils de confidentialité disponibles ou dans les paramètres de votre navigateur. Une Politique relative aux cookies distincte décrit les catégories de cookies, leurs finalités, leurs durées de conservation et leurs prestataires. Si les paramètres du site ou la liste des outils changent, la Politique relative aux cookies doit être mise à jour en conséquence.

11. Prestataires, sous-traitants ultérieurs et transferts hors EEE

Dans le Cloud, le lieu de stockage des données et l'intervention de prestataires particuliers dépendent de l'environnement sélectionné, de la configuration et des accords contractuels. Codenica doit fournir aux Clients des informations à jour sur les Sous-traitants ultérieurs, les activités qui leur sont confiées et les lieux de traitement.

Lorsque des données personnelles sont transférées hors de l'Espace économique européen, nous utilisons un mécanisme autorisé par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation, les clauses contractuelles types ou une autre garantie requise. Nous n'indiquons pas de région ni de mécanisme précis pour chaque environnement sans confirmer la configuration actuelle du Service.

Avec On-Premise, Codenica ne détermine pas le lieu de stockage des données conservées dans l'infrastructure du Client. Tout transfert vers un prestataire externe résulte de la configuration du Client, par exemple d'une intégration de messagerie, de calendrier ou OAuth activée.

12. Contact, réclamations et modifications de la politique

Codenica est le responsable du traitement des données personnelles. Pour toute question concernant la présente Politique, les données que Codenica traite en tant que responsable ou l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail indiquée dans le pied de page du site.

Si vous estimez que nous traitons les données de manière illicite, vous pouvez nous contacter et saisir également l'autorité de contrôle compétente. Pour les personnes dont les données sont traitées en Pologne, cette autorité est le Président de l'Office polonais de protection des données personnelles.

Cette Politique peut être mise à jour lorsque la loi, les fonctions du système, notre manière de fournir les Services ou nos mesures organisationnelles évoluent. En cas de modification importante, nous prendrons les mesures d'information exigées par la loi et indiquerons la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version. La simple poursuite de l'utilisation du site ne remplace pas l'obligation d'information ni le consentement lorsque celui-ci est requis.

13. Données utilisateur Google

Codenica peut vous permettre de connecter un compte Google à un compte Codenica. L'étendue de l'accès dépend de la fonction activée par l'utilisateur ou par l'administrateur du Client et du consentement donné sur l'écran Google. Nous ne demandons pas d'autorisations plus larges que celles nécessaires à l'intégration choisie.

Pour la connexion ou l'association d'un compte, les portées openid, profile et email peuvent être utilisées afin d'identifier le compte, de confirmer l'identité, de l'associer à un compte Codenica et d'afficher les informations de base du profil. Nous n'utilisons pas ces informations à des fins publicitaires ni pour vendre des bases de données.

Si l'utilisateur active l'envoi de messages, Codenica peut utiliser la portée gmail.send pour envoyer des messages via Gmail dans le périmètre configuré dans le système. Cette portée n'est pas utilisée pour lire la boîte de réception.

La fonction Email-to-Ticket nécessite la portée distincte gmail.modify. Lorsqu'elle est activée, le système peut rechercher les messages non lus dans la boîte configurée, récupérer le contenu du message afin de créer un ticket et marquer le message comme lu après un traitement réussi. Le contenu du message, les pièces jointes et les données de l'expéditeur peuvent devenir des Données du Client dans le ticket créé. Nous n'utilisons pas cette autorisation pour analyser de manière générale la boîte de réception, faire de la publicité, vendre des données ou entraîner des modèles d'IA généralistes.

L'intégration Google Calendar peut utiliser les portées calendar.calendarlist.readonly et calendar.events. Elle permet de lire la liste des calendriers disponibles, de lire les événements et de créer, modifier, supprimer et synchroniser les événements dans les calendriers choisis par l'utilisateur ou configurés par l'administrateur du Client.

Les données Google sont utilisées uniquement pour fournir la fonction activée, maintenir son fonctionnement, assurer la sécurité et respecter les obligations légales. Nous ne vendons pas les données utilisateur Google, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires ni pour créer des profils publicitaires et nous ne les partageons pas avec d'autres entités, sauf si cela est nécessaire au fonctionnement de la fonction choisie, à la sécurité, au respect de la loi ou si l'utilisateur ou le Client l'a expressément autorisé.

Les données obtenues de Google sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire au fonctionnement de la fonction configurée, au traitement des tickets, à la synchronisation des données, à la sécurité, à l'auditabilité ou au respect des obligations légales et contractuelles. L'accès est limité aux comptes, systèmes et personnes autorisés qui en ont besoin pour leurs tâches. Les identifiants et les jetons OAuth sont protégés par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées au risque.

Vous pouvez déconnecter l'intégration Google dans les paramètres de Codenica ou révoquer son accès dans les paramètres de votre compte Google. La révocation de l'accès arrête toute récupération ultérieure de données, mais ne supprime pas automatiquement les informations déjà enregistrées dans le système comme faisant partie des Données du Client. La suppression suit la configuration, le contrat et les règles de conservation.

Codenica utilise les données reçues par les API Google conformément à la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.