Politique de confidentialité – Comment nous protégeons et traitons les données personnelles

La présente Politique de confidentialité décrit les principes régissant le traitement des données personnelles par Codenica dans le cadre de l’utilisation de nos produits, services, sites web et de toute forme de communication avec nous. Ce document a pour objectif de vous fournir des informations claires sur les données que nous collectons, la manière dont elles sont utilisées et les droits dont vous disposez concernant le traitement de vos données personnelles.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité en cas de modification des lois applicables, de l’étendue des services proposés ou des pratiques de traitement des données mises en œuvre par Codenica. La version mise à jour entre en vigueur dès sa publication sur notre site web. La poursuite de l’utilisation de nos Produits et Services après l’entrée en vigueur des modifications vaut reconnaissance du contenu mis à jour et acceptation des règles applicables.

Si vous n’acceptez pas les dispositions de la présente Politique de confidentialité ou si certaines parties ne vous conviennent pas, vous devez vous abstenir d’utiliser nos Produits et Services.

Les termes qui ne sont pas définis dans le présent document ont la signification qui leur est attribuée dans les Conditions d’utilisation. La présente Politique de confidentialité fait partie intégrante de la documentation régissant l’utilisation des services Codenica.

1. Droits globaux en matière de protection des données

Indépendamment de votre lieu de résidence, de votre nationalité ou du lieu où les données sont traitées, Codenica applique des normes uniformes de protection des données personnelles conformément aux lois applicables, notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (Règlement général sur la protection des données – RGPD).

L’utilisation des Produits et Services Codenica signifie que vous avez pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et que vous comprenez les principes de traitement des données qui y sont décrits. Lorsque la loi l’exige, les données personnelles sont traitées sur la base d’un consentement explicite ou d’une autre base légale appropriée.

2. Informations que nous gérons

2.1. L’étendue des données personnelles traitées dépend de la nature de la relation et des interactions avec Codenica, notamment de l’utilisation de nos Produits et Services, des visites sur nos sites web, des échanges avec nous, de la conclusion de contrats ou de la participation à des activités marketing.

2.2. Les données que nous traitons peuvent inclure notamment : des données d’identification et de contact, des données de facturation et de transaction, des données relatives à l’activité au sein des systèmes informatiques, des informations sur les appareils et navigateurs, des contenus transmis via les Services, ainsi que des données statistiques et analytiques générées à partir de l’utilisation de nos Produits et Services.

2.3. Selon la nature de la coopération, Codenica peut agir en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant agissant pour le compte du Client. Les bases légales du traitement des données comprennent notamment : l’exécution d’un contrat ou la prise de mesures précontractuelles, le respect d’obligations légales, les intérêts légitimes de Codenica ou du Client et – lorsque la loi l’exige – le consentement.

2.4. Nous vous demandons de ne pas fournir de catégories particulières de données personnelles (données sensibles), telles que des informations relatives à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou des données biométriques, sauf si ces données sont expressément requises par les fonctionnalités des Services et autorisées par la législation applicable. Codenica ne saurait être tenue responsable des données sensibles fournies volontairement sans base légale valable.

2.5. Afin d’assurer le bon fonctionnement, la sécurité et le développement de nos Produits et Services, nous pouvons utiliser des technologies analytiques, des cookies et des outils fournis par des tiers. La présente Politique de confidentialité ne régit pas les pratiques de traitement des données des prestataires tiers indépendants. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité avant d’utiliser leurs solutions.

3. Pratiques de partage des informations

Codenica accorde une attention particulière à la protection de la vie privée et à la sécurité des données personnelles. Nous partageons les données uniquement dans la mesure nécessaire à la bonne fourniture des Services, au respect des obligations légales ou dans les autres cas expressément prévus par la présente Politique de confidentialité.

3.1. Prestataires de services. Vos données peuvent être communiquées à des partenaires de confiance qui collaborent avec Codenica et fournissent pour notre compte des services techniques, opérationnels ou de support (tels que l’hébergement, la maintenance de l’infrastructure, la sécurité, le support client, l’analyse ou les services de communication). Ces entités traitent les données personnelles uniquement sur nos instructions et sur la base d’accords de traitement des données garantissant un niveau approprié de protection.

3.2. Entités affiliées. Dans des cas justifiés, les données peuvent être partagées avec des entités liées à Codenica sur le plan capitalistique ou organisationnel, exclusivement à des fins internes, opérationnelles ou administratives, tout en maintenant des normes cohérentes de protection des données. En cas de changements organisationnels importants susceptibles d’affecter les pratiques de traitement des données, nous fournirons une information préalable appropriée.

3.3. Obligations légales. Nous pouvons divulguer des données personnelles lorsque cela est requis par la législation applicable, par des décisions de justice définitives ou par des demandes contraignantes d’autorités publiques compétentes. Dans ces situations, la divulgation est limitée au strict nécessaire et effectuée conformément aux principes de légalité et de proportionnalité.

3.4. Sites web externes. Nos sites web ou Services peuvent contenir des liens vers des sites ou ressources externes qui ne sont pas exploités par Codenica. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de traitement des données de ces entités. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité avant d’utiliser leurs services.

3.5. Intégrations avec des services tiers. Si vous choisissez d’utiliser des intégrations avec des fournisseurs tiers dans le cadre des Services, tout transfert de données vers ces fournisseurs s’effectue sous votre responsabilité et conformément aux conditions et politiques de confidentialité qui leur sont applicables. Codenica n’est pas responsable des pratiques de traitement des données des tiers indépendants.

4. Protection et conservation de vos informations

4.1. Mesures de sécurité. Codenica met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation, perte, altération ou destruction. Ces mesures sont adaptées à la nature des données, à l’étendue du traitement et aux risques identifiés. Elles comprennent notamment des protections d’infrastructure, des contrôles d’accès, des mécanismes de chiffrement, des procédures opérationnelles et des audits réguliers de sécurité.

Malgré l’application de normes élevées de sécurité, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données personnelles, nous prendrons sans délai les mesures appropriées conformément à la législation applicable, y compris – lorsque cela est requis – la notification de l’autorité de contrôle compétente et des personnes concernées.

4.2. Conservation des données. Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour la période exigée par la législation applicable. Les durées de conservation peuvent varier en fonction du type de données, de la nature de la relation avec Codenica et des obligations légales.

À l’expiration de la période de conservation applicable, les données personnelles sont supprimées de manière définitive ou anonymisées afin de rendre impossible l’identification de la personne concernée, sauf si une conservation supplémentaire est requise par la loi.

5. Gestion et utilisation des données

5.1. Les données personnelles et autres informations traitées par Codenica sont utilisées uniquement à des fins claires et légitimes liées à l’exécution de l’Accord, à la fourniture des Services, à la garantie de leur sécurité, au développement de leurs fonctionnalités, au traitement des demandes de support et au respect des obligations légales. L’étendue du traitement est, dans chaque cas, limitée au strict nécessaire pour atteindre l’objectif concerné.

5.2. La création d’un compte et l’utilisation de certains Services peuvent nécessiter la fourniture de données d’identification, de contact ou de facturation. Ces données sont traitées de manière transparente, conformément à la législation applicable et proportionnée à la nature des Services fournis. Les données de paiement sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation des transactions et par l’intermédiaire de prestataires spécialisés dans les services de paiement.

5.3. Les informations que vous fournissez lors de l’utilisation des Services, y compris les données saisies dans le système, les communications avec l’équipe de support ou les interactions réalisées via des plateformes tierces intégrées, sont traitées conformément à la présente Politique de confidentialité et – dans le cas de services tiers – conformément aux politiques applicables à ces fournisseurs.

5.4. Codenica peut traiter des données à des fins d’analyse statistique, d’amélioration des Services et d’optimisation de leur fonctionnement. Ces analyses sont réalisées de manière à ne pas porter atteinte aux droits et libertés des personnes concernées et, lorsque cela est possible, sous forme agrégée ou anonymisée. Codenica ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques à l’égard des utilisateurs sur la seule base d’un traitement automatisé.

5.5. Vous disposez de droits relatifs au traitement de vos données personnelles, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et – lorsque la loi le prévoit – de portabilité des données. Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable.

5.6. Dans le cadre de l’utilisation des Services, des données de localisation approximative ou des données techniques relatives à l’appareil peuvent être traitées uniquement dans la mesure nécessaire pour garantir la sécurité, le bon fonctionnement des Services ou leur adaptation aux conditions techniques. L’étendue de ces données dépend de la configuration de l’appareil et des paramètres de l’utilisateur.

5.7. Codenica utilise des cookies et des technologies similaires conformément à la législation applicable et à une Politique de cookies distincte. Ces technologies sont utilisées notamment pour assurer le fonctionnement des Services, améliorer leur utilisation et à des fins analytiques. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux services ou applications de tiers que vous utilisez de manière indépendante.

Dans la mesure requise par la législation applicable, l’utilisation des cookies et technologies similaires repose sur le consentement préalable de l’utilisateur ou sur une autre base légale valable.

6. Conformité aux réglementations en matière de protection des données

6.1. Conformité au RGPD. Codenica traite les données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi qu’aux autres lois applicables en matière de protection des données. Le traitement des données personnelles est effectué dans le respect des principes de légalité, de loyauté, de transparence, de minimisation des données, de limitation des finalités, ainsi que d’intégrité et de confidentialité.

6.2. Rôles dans le traitement des données. Selon la nature de l’interaction et le type de Services fournis, Codenica peut agir en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant pour le compte du Client. Les règles détaillées relatives au traitement des données personnelles, y compris les rôles des parties, sont précisées dans l’Accord, l’Accord de traitement des données (Data Processing Addendum) ou dans d’autres documents convenus.

6.3. Respect des lois locales. Outre le RGPD, Codenica respecte les autres réglementations applicables en matière de protection des données personnelles pertinentes pour ses activités. Nos procédures sont régulièrement revues et mises à jour afin de garantir leur conformité avec les exigences légales en vigueur et les bonnes pratiques reconnues du secteur.

6.4. Droits des personnes concernées. Les personnes concernées disposent des droits prévus par le RGPD, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et le droit à la portabilité des données – dans la mesure prévue par la législation applicable. Codenica ne vend pas de données personnelles à des tiers.

6.5. Pour exercer vos droits ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement des données personnelles, vous pouvez nous contacter via le canal de contact dédié indiqué dans la présente Politique de confidentialité.

7. Traitement des données à l’échelle internationale et transferts en dehors de l’UE

7.1. Dans le cadre de ses activités, Codenica utilise des infrastructures cloud et des outils informatiques fournis par des prestataires reconnus, notamment la plateforme Microsoft Azure. Les données personnelles peuvent être traitées dans des centres de données situés au sein de l’Union européenne ou – dans des cas justifiés – en dehors de l’Espace économique européen (EEE), uniquement dans la mesure nécessaire à la bonne fourniture des Services.

7.2. Tout transfert de données personnelles en dehors de l’EEE est effectué conformément à la législation applicable en matière de protection des données, en particulier le RGPD. Nous appliquons des garanties appropriées telles que les Clauses Contractuelles Types (CCT), des décisions d’adéquation ou d’autres mécanismes juridiquement reconnus afin d’assurer un niveau de protection des données équivalent à celui applicable au sein de l’Union européenne.

7.3. Nous collaborons exclusivement avec des prestataires et partenaires qui s’engagent à maintenir des normes élevées de protection des données personnelles et à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Nous vérifions régulièrement les garanties appliquées afin d’assurer la sécurité des données, quel que soit le lieu de leur traitement.

8. Réclamations, contact et exercice des droits

8.1. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des objections concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter en priorité via le canal de contact désigné. Nous mettons tout en œuvre pour traiter les demandes avec diligence, dans des délais raisonnables et dans le respect de vos droits.

8.2. Codenica agit en tant que responsable du traitement pour les données personnelles traitées dans le cadre de l’exploitation de ses sites web, des communications marketing et de l’exécution des contrats. Dans le cadre de la fourniture des Services aux Clients, Codenica peut également agir en qualité de sous-traitant, conformément aux accords applicables.

8.3. La création d’un compte et l’utilisation des Services impliquent l’acceptation de la présente Politique de confidentialité, qui – conjointement avec les Conditions d’utilisation et les autres documents associés – fait partie intégrante de l’Accord conclu entre vous et Codenica.

8.4. Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la législation applicable en matière de protection des données, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. L’exercice de ce droit ne limite pas votre possibilité de nous contacter préalablement afin de clarifier la situation.

8.5. En cas de réorganisation, restructuration, fusion ou cession des activités de Codenica, les données personnelles peuvent être transférées à un successeur légal uniquement dans la mesure permise par la loi et conformément aux principes de protection des données définis dans la présente Politique de confidentialité.

9. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est Codenica.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, à l’exercice des droits des personnes concernées ou à la présente Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter via les canaux de communication officiels disponibles sur le site web de Codenica.

Codenica n’est pas tenue de désigner un Délégué à la protection des données (DPO). Toutes les questions relatives à la protection des données personnelles sont traitées directement par une équipe désignée chargée de la conformité réglementaire.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la législation applicable en matière de protection des données, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Pour les personnes situées sur le territoire de la République de Pologne, l’autorité de contrôle compétente est le Président de l’Office de protection des données personnelles (PUODO).

11. Modifications de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les évolutions de la législation applicable, de l’étendue des Services fournis ou des pratiques de traitement des données.

La version en vigueur de la Politique de confidentialité est toujours disponible sur le site web de Codenica. En cas de modifications substantielles susceptibles d’affecter les droits ou obligations des utilisateurs, nous prendrons des mesures d’information appropriées.

12. Utilisation des données utilisateur Google

12.1. Codenica peut permettre aux utilisateurs de connecter leur compte Google afin d’utiliser certaines fonctionnalités des Services, notamment la connexion avec un compte Google, l’identification du compte, l’envoi d’e-mails via Gmail et l’intégration avec Google Agenda.

12.2. Selon les autorisations accordées par l’utilisateur, Codenica peut accéder à des données utilisateur Google limitées associées aux champs d’application OAuth suivants : les informations de base d’identification du compte Google, y compris l’identifiant du compte Google, l’adresse e-mail et les informations de profil de l’utilisateur ; l’autorisation d’envoyer des e-mails via Gmail au nom de l’utilisateur ; l’accès en lecture seule à la liste des agendas Google disponibles pour le compte connecté ; ainsi que l’autorisation d’accéder aux événements Google Agenda et de les gérer dans les agendas sélectionnés par l’utilisateur ou configurés par l’administrateur du Client.

12.3. Les informations de base du compte Google sont utilisées pour identifier l’utilisateur, associer le compte Google au compte Codenica, prendre en charge l’authentification et afficher les informations de compte pertinentes dans les Services.

12.4. L’accès à Gmail est limité à l’envoi d’e-mails au nom de l’utilisateur connecté lorsque cette fonctionnalité est activée par l’utilisateur ou par l’administrateur du Client. Codenica n’utilise pas l’autorisation d’envoi Gmail pour lire, surveiller, analyser ou scanner la boîte Gmail de l’utilisateur.

12.5. L’accès à Google Agenda peut être utilisé pour récupérer la liste des agendas disponibles pour le compte Google connecté afin que l’utilisateur puisse sélectionner les agendas à utiliser avec Codenica. Cet accès à la liste des agendas est en lecture seule. Codenica peut également afficher, créer, mettre à jour, supprimer et synchroniser les événements Google Agenda ainsi que les données d’événement associées dans les agendas sélectionnés par l’utilisateur ou configurés par l’administrateur du Client. Codenica n’utilise pas les autorisations Google Agenda pour créer, supprimer, partager ou gérer des agendas entiers, les paramètres de partage d’agenda, les listes de contrôle d’accès ou la configuration au niveau de l’agenda.

12.6. Les données utilisateur Google sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités des Services accessibles à l’utilisateur et activées par l’utilisateur ou le Client, notamment la connexion du compte, la communication par e-mail, la synchronisation d’agenda, la planification et les processus ITSM ou métiers associés.

12.7. Codenica ne vend pas les données utilisateur Google, n’utilise pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires et ne transfère pas les données utilisateur Google à des tiers, sauf si cela est nécessaire pour fournir les Services, assurer la sécurité, respecter la loi applicable ou si cela est expressément autorisé par l’utilisateur ou le Client.

12.8. Les données utilisateur Google peuvent être conservées uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir les fonctionnalités activées, maintenir les enregistrements système, assurer l’auditabilité, garantir la sécurité ou respecter les obligations légales et contractuelles. Les jetons d’accès OAuth, les jetons d’actualisation et les identifiants associés, lorsqu’ils sont stockés, sont protégés par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, y compris le chiffrement ou des mesures de sécurité équivalentes adaptées au risque.

12.9. L’accès aux données utilisateur Google est limité aux utilisateurs, systèmes et membres du personnel autorisés qui en ont besoin pour fournir, maintenir ou sécuriser les Services. Codenica applique des contrôles d’accès, des procédures opérationnelles et des mesures de sécurité conçus pour protéger les données utilisateur Google contre tout accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés.

12.10. Les utilisateurs ou les administrateurs du Client peuvent déconnecter les intégrations Google ou révoquer l’accès de Codenica via les paramètres du compte Google concernés ou les options de configuration Codenica, sous réserve des règles de conservation applicables aux données déjà traitées dans les Services.

12.11. L’utilisation par Codenica des informations reçues des API Google, ainsi que leur transfert vers toute autre application, respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.