Política de privacidad - datos, seguridad y normas de tratamiento

Esta Política de privacidad explica cómo Codenica trata los datos personales relacionados con el sitio web de Codenica, las cuentas, el contacto con el equipo de Codenica y el uso del sistema Codenica. Queremos distinguir claramente dos grupos de datos: los datos de los que Codenica es responsable como Responsable del tratamiento y los Datos del Cliente que el Cliente introduce en el sistema como parte de su propia actividad empresarial.

En el caso de los Datos del Cliente almacenados en Codenica Cloud, el Cliente determina por regla general los fines y los medios del tratamiento, mientras que Codenica actúa como Encargado del tratamiento conforme al acuerdo y a las instrucciones documentadas del Cliente. Las reglas detalladas de este tratamiento también deben establecerse en un Acuerdo de tratamiento de datos u otro documento que regule el tratamiento de datos personales.

En Codenica On-Premise, el sistema se instala en la infraestructura del Cliente. Durante el funcionamiento normal de la aplicación, los datos permanecen en el entorno del Cliente y no se envían a Codenica. Esto puede ser diferente si el Cliente configura una integración externa o concede a Codenica el acceso necesario para prestar soporte o realizar una tarea administrativa concreta.

Esta Política de privacidad no sustituye las Condiciones de uso del software Codenica, el acuerdo con el Cliente, el Acuerdo de tratamiento de datos ni la Política de Cookies. Cada uno de estos documentos regula una parte diferente de nuestra relación.

1. Cuándo se aplica esta política

Esta Política se aplica cuando visitas el sitio web de Codenica, te pones en contacto con nosotros, creas una cuenta, utilizas la versión Cloud, solicitas un Servicio, utilizas el soporte o nos facilitas datos en relación con nuestra colaboración. También cubre la información técnica relacionada con el funcionamiento del sitio web y la seguridad de los Servicios.

Esta Política no describe detalladamente las reglas conforme a las cuales el Cliente, como Responsable del tratamiento, trata los datos de sus empleados, clientes, contratistas u otras personas en el sistema. En ese contexto, el Cliente debe determinar la base jurídica, el alcance de los datos, el plazo de conservación y las obligaciones de información frente a esas personas. Codenica presta soporte técnico como proveedor del sistema y Encargado del tratamiento.

2. Qué datos podemos tratar

El alcance de los datos depende de cómo utilices Codenica. Podemos tratar datos identificativos y de contacto, datos de inicio de sesión, información de la cuenta, información contractual y de facturación, el contenido de los mensajes que nos envíes y la información necesaria para gestionar tickets y solicitudes de soporte.

Al utilizar el sitio web o los Servicios pueden generarse datos técnicos, como la dirección IP, identificadores de sesión, información del navegador y del dispositivo, eventos de seguridad y registros necesarios para diagnosticar errores y proteger el sistema. Los datos analíticos opcionales se activan de acuerdo con la configuración del consentimiento descrita en la Política de Cookies.

Los Datos del Cliente pueden incluir información sobre empleados, clientes, dispositivos, software, licencias, documentos, tickets, tareas, archivos adjuntos y datos de las funciones de escaneo y monitorización. El Cliente decide qué información introduce en el sistema y con qué finalidad la utiliza.

No deben introducirse en el sistema datos que no sean necesarios para una finalidad definida. Esto se aplica especialmente a categorías especiales de datos personales, como datos de salud, opiniones políticas, creencias religiosas o datos biométricos, salvo que el Cliente disponga de una base jurídica adecuada y necesite expresamente esa función.

3. Quién es el responsable y quién es el encargado

Codenica es el Responsable del tratamiento de los datos personales relacionados con el funcionamiento del sitio web, la gestión de sus propias cuentas, el contacto, las ventas, la facturación, el soporte, la seguridad de sus propios Servicios y las comunicaciones con nosotros. En este contexto, Codenica determina de forma independiente los fines y los medios del tratamiento.

El Cliente es el Responsable del tratamiento de los Datos del Cliente que introduce en Codenica Cloud o en su propia instalación On-Premise. Codenica trata esos datos por cuenta del Cliente y conforme a sus instrucciones documentadas, en la medida necesaria para proporcionar, mantener y proteger el sistema. Los detalles deben establecerse en un Acuerdo de tratamiento de datos que cumpla los requisitos del artículo 28 del RGPD.

En On-Premise, el Cliente es responsable de su infraestructura, del acceso a los servidores, de las cuentas de administrador, de las copias de seguridad y de la configuración del sistema. Codenica no recibe los Datos del Cliente como parte del funcionamiento normal de la instalación. El acceso de servicio solo podrá concederse dentro del alcance acordado con el Cliente y necesario para una tarea de soporte concreta.

4. Fines y bases jurídicas del tratamiento

Utilizamos los datos de los que Codenica es Responsable del tratamiento para crear y gestionar cuentas, celebrar y ejecutar acuerdos, prestar Servicios, gestionar pagos y facturación, mantener comunicaciones, prestar soporte, garantizar la seguridad y detectar usos indebidos y errores.

La base jurídica puede ser la ejecución de un acuerdo o la adopción de medidas previas a su celebración, el cumplimiento de una obligación legal, el interés legítimo de Codenica o el consentimiento, según la finalidad concreta y la legislación aplicable. Si el tratamiento se basa en el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento. La retirada no afecta a la licitud del tratamiento realizado antes de ella.

Tratamos los Datos del Cliente principalmente para activar las funciones del sistema seleccionadas por el Cliente, almacenar y mostrar la información introducida, gestionar tickets, realizar escaneos o monitorización conforme a la configuración, sincronizar las integraciones seleccionadas y mantener y proteger el Servicio.

Codenica no toma decisiones sobre los usuarios que produzcan efectos jurídicos o efectos igualmente significativos basándose exclusivamente en un tratamiento automatizado.

5. Codenica Cloud y Codenica On-Premise

Codenica Cloud y Codenica On-Premise son dos formas de utilizar el mismo sistema. La diferencia principal es dónde se ejecuta la aplicación y dónde se almacenan los datos.

Codenica Cloud. La aplicación funciona sobre la infraestructura de Microsoft Azure. En este modelo, los Datos del Cliente se almacenan y tratan en el entorno Cloud dentro del alcance resultante de la configuración del sistema, el acuerdo y las funciones seleccionadas. Microsoft Azure y otros proveedores técnicos necesarios pueden tratar los datos únicamente en la medida necesaria para prestar, mantener y proteger el Servicio, conforme a los acuerdos aplicables sobre protección de datos.

Codenica On-Premise. La aplicación, la base de datos, los archivos y los datos del Agente se ejecutan y se almacenan en la infraestructura del Cliente. Con una dirección local de la aplicación, una conexión local con el Agente, una fuente de datos local y la configuración adecuada, el sistema puede funcionar sin conexión a Internet. Las integraciones externas SMTP, IMAP, OAuth, Google, Microsoft u otras son opcionales y solo funcionan cuando el Cliente las configura.

Los Datos del Cliente siguen siendo datos del Cliente. Codenica no vende, alquila ni comercia con los Datos del Cliente. No los utilizamos para publicidad, crear perfiles publicitarios, vender bases de datos ni entrenar modelos generales de IA. Si el Cliente activa una integración externa, el intercambio de datos resulta de esa configuración y se limita al funcionamiento de la función seleccionada.

6. Con quién podemos compartir datos

Los datos de los que Codenica es Responsable del tratamiento pueden compartirse con proveedores que nos ayudan a gestionar el sitio web y los Servicios, administrar la infraestructura, proporcionar seguridad, procesar pagos, enviar comunicaciones o responder a solicitudes de soporte. Solo reciben los datos necesarios para la tarea concreta y están obligados a mantener la confidencialidad y aplicar garantías adecuadas.

En la versión Cloud, los datos pueden ser tratados por Microsoft Azure y otros subencargados necesarios para el funcionamiento del Servicio. Su lista actual, el alcance de los servicios, las ubicaciones y el mecanismo de transferencia deben establecerse en la documentación de subencargados y en el acuerdo con el Cliente. No compartimos los Datos del Cliente con empresas de publicidad ni intermediarios de datos.

Los datos pueden comunicarse a una autoridad o tribunal competente cuando lo exijan la legislación aplicable, una resolución firme o una solicitud vinculante. En ese caso, limitamos la comunicación a lo exigido por la ley, salvo que la ley nos impida informar al Cliente o a la persona interesada correspondiente.

Si el Cliente activa una integración con Google, Microsoft, un proveedor de correo electrónico, un proveedor de calendarios u otro servicio, los datos pueden enviarse a dicho servicio conforme a los permisos y ajustes seleccionados por el Cliente. El funcionamiento de ese servicio también se rige por su propia política de privacidad.

7. Seguridad de los datos y funciones de monitorización

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, a la naturaleza de los datos y al modelo de despliegue. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, separación de permisos, protección de la infraestructura, registro de eventos, actualizaciones, procedimientos operativos y medidas para detectar y limitar accesos no autorizados. Las medidas dependen de si el sistema funciona en Cloud o en la infraestructura On-Premise del Cliente.

En Cloud, la seguridad de la infraestructura de Azure se complementa con las medidas de protección de la aplicación y la configuración de la cuenta del Cliente. En On-Premise, la seguridad de la red, los servidores, el sistema operativo, las copias de seguridad y el acceso físico depende principalmente del Cliente. Ningún sistema elimina todos los riesgos, por lo que también son importantes las contraseñas seguras, los permisos limitados y un entorno de ejecución actualizado.

Las funciones de escaneo y monitorización pueden recopilar información sobre dispositivos, sistemas, software, eventos o actividad, según la función seleccionada, la versión del Agente y la configuración del Cliente. Codenica proporciona la herramienta, pero no decide por el Cliente si la monitorización es necesaria, proporcional o lícita.

El Cliente que monitoriza ordenadores o la actividad de personas es responsable de definir la finalidad y la base jurídica, limitar el alcance a esa finalidad, cumplir las obligaciones de información frente a empleados y otras personas, establecer la conservación y cumplir la legislación laboral y demás normas aplicables. Los datos de monitorización son Datos del Cliente y reciben la misma protección que los demás datos introducidos en el sistema.

Si identificamos una violación de la seguridad de los datos personales, adoptaremos las medidas que nos correspondan conforme al modelo de tratamiento aplicable, incluida la evaluación de si debemos notificar al Cliente, a una autoridad de control o a las personas interesadas afectadas. En On-Premise, el Cliente es responsable de las violaciones derivadas de su infraestructura y configuración, mientras que Codenica colaborará dentro del alcance del soporte acordado.

8. Durante cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos de la cuenta, de contacto, contractuales y de facturación durante el tiempo necesario para gestionar la relación con el Cliente y, posteriormente, durante el tiempo exigido para cumplir obligaciones legales, defender reclamaciones o formularlas. El período depende del tipo de datos y de la finalidad concreta.

Conservamos los Datos del Cliente en Codenica Cloud durante la vigencia del Servicio y conforme al acuerdo y la configuración. Salvo que el acuerdo o el pedido establezca otra cosa, después de finalizar el Servicio el Cliente dispone de 30 días para descargar los datos que el sistema ponga a su disposición. Transcurrido ese plazo, los datos activos pueden eliminarse, sin perjuicio de las obligaciones legales, la conservación acordada y las copias de seguridad.

En On-Premise, el Cliente es responsable del período de conservación, la exportación, la eliminación y las copias de seguridad de los Datos del Cliente, porque los datos se almacenan en su entorno. Los datos facilitados a Codenica para un soporte acordado se conservan únicamente durante el tiempo necesario para gestionar el asunto o el exigido por la ley.

9. Derechos de las personas interesadas

Si Codenica es el Responsable del tratamiento de tus datos, puedes solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento o la portabilidad de los datos, así como oponerte al tratamiento, dentro del alcance y en las condiciones previstas por el RGPD. También puedes retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se base en él.

Si tus datos se almacenan en Codenica Cloud o On-Premise como Datos del Cliente, debes dirigir tu solicitud en primer lugar al Cliente, que determina las finalidades del tratamiento. Codenica ayuda al Cliente a ejercer los derechos de las personas interesadas cuando así se desprende del acuerdo, del alcance del Servicio y de las capacidades técnicas del sistema.

Antes de tramitar una solicitud, podemos pedir información necesaria para verificar tu identidad. Respondemos sin dilaciones indebidas y, por regla general, dentro del plazo previsto por el RGPD. Si no podemos atender una solicitud, explicaremos el motivo en la medida permitida por la ley.

10. Cookies y analítica

El sitio web utiliza cookies necesarias para su funcionamiento, la gestión de sesiones, el recuerdo de ajustes y la seguridad. Las herramientas analíticas opcionales, incluido Google Analytics, solo pueden activarse después de obtener el consentimiento correspondiente, según los ajustes del banner de cookies.

Puedes cambiar tus ajustes de consentimiento en las herramientas de privacidad disponibles o en la configuración de tu navegador. Una Política de Cookies independiente describe las categorías de cookies, sus finalidades, los períodos de conservación y los proveedores. Si cambian los ajustes del sitio web o la lista de herramientas, la Política de Cookies debe actualizarse en consecuencia.

11. Proveedores, subencargados y transferencias fuera del EEE

En Cloud, la ubicación de los datos y la participación de proveedores concretos dependen del entorno seleccionado, de la configuración y de los acuerdos contractuales. Codenica debe proporcionar a los Clientes información actualizada sobre los subencargados, las actividades que se les encomiendan y los lugares de tratamiento.

Si se transfieren datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, utilizamos un mecanismo permitido por el RGPD, como una decisión de adecuación, las Cláusulas Contractuales Tipo u otra garantía exigida. No indicamos una región o mecanismo concreto para cada entorno sin confirmar la configuración actual del Servicio.

En On-Premise, Codenica no determina la ubicación de los datos almacenados en la infraestructura del Cliente. Cualquier transferencia a un proveedor externo resulta de la configuración del Cliente, por ejemplo, de una integración de correo electrónico, calendario u OAuth activada.

12. Contacto, reclamaciones y cambios de la política

El responsable del tratamiento de los datos personales es Codenica. Para asuntos relacionados con esta Política, con los datos que Codenica trata como responsable o con el ejercicio de sus derechos, puede contactarnos a través de la dirección de correo electrónico disponible en el pie de página del sitio web.

Si consideras que tratamos los datos de forma ilícita, puedes contactar con nosotros y también presentar una reclamación ante la autoridad de control competente. Para las personas cuyos datos se tratan en Polonia, dicha autoridad es el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales.

Esta Política puede actualizarse cuando cambien las leyes, las funciones del sistema, la forma en que prestamos los Servicios o nuestras medidas organizativas. En caso de cambios importantes, adoptaremos las medidas informativas exigidas por la ley e indicaremos la fecha en la que entre en vigor la nueva versión. El mero hecho de seguir utilizando el sitio web no sustituye la obligación de informar ni el consentimiento cuando este sea necesario.

13. Datos del usuario de Google

Codenica puede permitirte conectar una cuenta de Google con una cuenta de Codenica. El alcance del acceso depende de la función activada por el usuario o por el administrador del Cliente y del consentimiento concedido en la pantalla de Google. No solicitamos permisos más amplios que los necesarios para la integración seleccionada.

Para iniciar sesión o vincular una cuenta pueden utilizarse los ámbitos openid, profile y email, que permiten identificar la cuenta, confirmar la identidad, vincularla con una cuenta de Codenica y mostrar información básica del perfil. No utilizamos esta información para publicidad ni para vender bases de datos.

Si el usuario activa el envío de mensajes, Codenica puede utilizar el ámbito gmail.send para enviar mensajes a través de Gmail dentro del alcance configurado en el sistema. Este ámbito no se utiliza para leer la bandeja de entrada.

La función Email-to-Ticket requiere el ámbito independiente gmail.modify. Cuando está activada, el sistema puede buscar mensajes no leídos en el buzón configurado, obtener el contenido del mensaje para crear un ticket y marcarlo como leído después de procesarlo correctamente. El contenido del mensaje, los archivos adjuntos y los datos del remitente pueden convertirse en Datos del Cliente dentro del ticket creado. No utilizamos este permiso para escanear de forma general el buzón, realizar publicidad, vender datos ni entrenar modelos generales de IA.

La integración con Google Calendar puede utilizar los ámbitos calendar.calendarlist.readonly y calendar.events. Esto permite leer la lista de calendarios disponibles, leer eventos y crear, actualizar, eliminar y sincronizar eventos en los calendarios seleccionados por el usuario o configurados por el administrador del Cliente.

Los Datos de Google se utilizan únicamente para prestar la función activada, mantener su funcionamiento, garantizar la seguridad y cumplir las obligaciones legales. No vendemos los Datos del usuario de Google, no los utilizamos para publicidad ni perfiles publicitarios y no los compartimos con otras entidades salvo que sea necesario para operar la función seleccionada, garantizar la seguridad, cumplir la ley o exista una autorización expresa del usuario o del Cliente.

Los datos obtenidos de Google se conservan solo durante el tiempo necesario para operar la función configurada, gestionar tickets, sincronizar datos, mantener la seguridad, garantizar la auditabilidad o cumplir obligaciones legales y contractuales. El acceso se limita a cuentas, sistemas y personas autorizadas que lo necesitan para sus tareas. Las credenciales y los tokens OAuth están protegidos mediante medidas técnicas y organizativas adecuadas y proporcionales al riesgo.

Puedes desconectar la integración de Google en los ajustes de Codenica o revocar su acceso en los ajustes de tu cuenta de Google. Revocar el acceso detiene la obtención posterior de datos, pero no elimina automáticamente la información almacenada previamente en el sistema como parte de los Datos del Cliente. La eliminación se realiza conforme a la configuración, el acuerdo y las reglas de conservación.

Codenica utiliza los datos recibidos a través de las API de Google de conformidad con la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Limited Use.