Informacje wstępne

Zestawienia są dostępne zarówno w Ewida Standard, jak i w Ewida Audit. Obie aplikacje udostępniają wspólną grupę podstawowych zestawień, ale każda z nich ma także własne widoki wynikające z jej przeznaczenia. W Ewida Standard większy nacisk położony jest na ewidencję, koszty, terminy i historię obiektów, a w Ewida Audit na audyt, alerty i analizę zmian w środowisku komputerowym.

Zestawienia mają formę tabelaryczną, czyli układ kolumn i rekordów. Domyślnie każde uruchamia się z zestawem podstawowych kolumn, ale ich widok można zmieniać za pomocą przycisku Dostosuj, widocznego w lewym górnym rogu. Pozwala to włączać, wyłączać i przestawiać kolumny zależnie od potrzeb.

Zestawienia można uruchamiać z menu głównego dla wybranego typu obiektu, na przykład użytkownika, zestawu, urządzenia, oprogramowania lub licencji. Obsługują one również menu kontekstowe oraz działanie dwukliku, dzięki czemu można z poziomu listy szybko przejść do dalszej pracy z konkretnym rekordem.

Moje zestawienia

Mechanizm Moje zestawienia jest dostępny zarówno w Ewida Standard, jak i w Ewida Audit. Pozwala on tworzyć własne zestawienia dopasowane do sposobu pracy danej firmy. Użytkownik może wybierać kolumny obiektu głównego, kolumny obiektów powiązanych oraz relacje między nimi, a następnie zapisać gotowe zestawienie pod własną nazwą.

Każde takie zestawienie pojawia się później w menu aplikacji i można je uruchamiać w dowolnym momencie. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy standardowe listy nie odpowiadają dokładnie na konkretne potrzeby, na przykład przy raportowaniu dla księgowości, działu IT, administracji albo kierownictwa.

Podczas tworzenia własnego zestawienia warto pamiętać, że jego rekordy zawsze pochodzą z obiektu głównego. Przykładowo, jeśli tworzone jest Moje zestawienie dla urządzeń, to właśnie urządzenia będą głównymi rekordami listy. Kolumny odnoszące się do obiektów powiązanych są wtedy tylko rozszerzeniem informacji o tych rekordach.

Kolumny obiektu głównego rozpoznaje się po tym, że nie zawierają kropki w nazwie. Kolumny obiektów powiązanych są zbudowane według wzoru TYP RELACJI.NAZWA WŁAŚCIWOŚCI. Dzięki temu od razu widać, z jakiego typu relacji pochodzi dana informacja.

Rodzaje zestawień

W obu aplikacjach dostępnych jest kilka podstawowych kategorii zestawień. Najprostszym typem są zestawienia ogólne, czyli podstawowe listy dla wybranego rodzaju obiektu.

Kolejną grupą są zestawienia z obiektami powiązanymi. Rozszerzają one widok głównego obiektu o dane pochodzące z elementów relacyjnie z nim związanych. Przykładowo zestawienie użytkowników z oprogramowaniem pozwala jednocześnie analizować cechy użytkownika i dane dotyczące przypisanego mu oprogramowania.

Osobną kategorią są zestawienia weryfikujące, dostępne dla oprogramowania i licencji. Służą one do sprawdzania zgodności określonych danych, na przykład kluczy produktu lub licencji. Trzeba jednak pamiętać, że w niektórych modelach licencjonowania powtórzenie klucza nie musi oznaczać błędu.

Istnieją także zestawienia podsumowujące, które zliczają wystąpienia wybranych wartości z aktywnych kolumn. To oznacza, że stopień szczegółowości podsumowania zależy bezpośrednio od tego, jakie kolumny są włączone w widoku. Im więcej aktywnych kolumn, tym bardziej szczegółowy wynik zliczania.

Zestawienia specjalistyczne

Część zestawień występuje tylko w jednej z aplikacji, ponieważ wynika bezpośrednio z jej funkcji.

W Ewida Standard dostępne są między innymi:

  • zestawienia kosztów — dla zakupów, napraw, usług, konserwacji i modernizacji,
  • zestawienia terminów,
  • zestawienia zdarzeń związanych z historią obiektów.

W Ewida Audit dostępne są między innymi:

  • zestawienia alertów dla audytowanych hostów,
  • zestawienia związane z wynikami audytu i monitorowania.

W obu systemach występują również zestawienia obiektów powiązanych, uruchamiane z poziomu konkretnego elementu, oraz zestawienia zbiorcze, które pokazują dane wielu typów obiektów jednocześnie. Takie widoki są przydatne wtedy, gdy analiza ma obejmować cały obszar ewidencji albo cały audyt, a nie pojedynczy typ rekordu.

Raporty szczegółowe

Raporty szczegółowe różnią się od zwykłych zestawień tym, że mają układ właściwość - wartość. Zamiast prezentować wiele rekordów naraz, pokazują pełny opis jednego konkretnego obiektu. Dzięki temu nadają się do dokładnego przeglądu danych, wydruku dokumentacji lub analizy relacji danego elementu z innymi obiektami.

Włączanie i wyłączanie kategorii rekordów w raporcie szczegółowym odbywa się również za pomocą przycisku Dostosuj. Raport można uruchomić z menu głównego dla wybranego typu obiektu, na przykład oprogramowania, urządzenia albo użytkownika.

Raport szczegółowy nie ogranicza się tylko do pojedynczej listy właściwości. Zawiera również drzewo relacji z innymi elementami oraz dodatkowy panel, który pozwala podejrzeć raport szczegółowy obiektu relacyjnie powiązanego. W praktyce oznacza to możliwość przechodzenia od jednego elementu do kolejnych bez opuszczania okna raportu.

W Ewida Audit dostępne są dodatkowo raporty audytowe różnicowe, pokazujące różnice pomiędzy wybranymi skanowaniami, oraz raporty audytowe kompleksowe, obejmujące całość danych aktualnego audytu.

Dostosowywanie wyglądu zestawienia

Każde zestawienie można dostosować do własnych potrzeb. Służy do tego przycisk Dostosuj, dostępny w górnej części widoku. Po jego użyciu otwiera się kreator, który pozwala zmienić sposób prezentacji listy.

Jednym z najważniejszych ustawień jest tryb pracy listy. Dostępne są dwa warianty:

  • Optymalny — szybszy i przeznaczony do pracy z dużą liczbą rekordów.
  • Grupujący — bardziej wizualny, pozwalający dzielić rekordy na grupy według wybranej właściwości.

W kreatorze można także ustawić:

  • kolejność, szerokość i wyrównanie kolumn,
  • teksty nagłówków,
  • kolory tła rekordów,
  • kolumnę grupującą, jeśli aktywny jest tryb grupujący,
  • linie siatki,
  • zapamiętywanie filtra zestawienia,
  • powrót do ustawień domyślnych.

To ważne, ponieważ w praktyce jedno i to samo zestawienie może służyć do różnych celów. W jednym przypadku liczy się szybkość pracy z wieloma rekordami, a w innym bardziej przejrzysty, pogrupowany widok do analizy lub wydruku.

Statystyki zestawienia

Każde zestawienie może korzystać z mechanizmu statystyk. Po jego uruchomieniu w dolnym panelu wyświetlane są podsumowania obliczane na podstawie danych z widoku. Statystyki mogą przechodzić także do kreatora wydruku zestawienia, co pozwala wykorzystać je w dokumentach końcowych.

Statystyki mogą działać w dwóch podstawowych trybach:

  • Zliczanie — gdy celem jest policzenie rekordów spełniających określony warunek.
  • Sumowanie — gdy celem jest obliczenie sum wartości liczbowych, na przykład kosztów.

Każda statystyka opiera się na analizowanej kolumnie, opisie wyświetlanym przy wyniku oraz warunku określającym, które dane mają być wzięte pod uwagę. Dzięki temu można tworzyć zarówno proste liczniki, jak i bardziej praktyczne podsumowania, na przykład liczby urządzeń określonej kategorii albo łącznych kosztów wybranego obszaru ewidencji.

Mechanizm ten jest szczególnie przydatny wtedy, gdy jedna lista ma służyć nie tylko do przeglądania rekordów, ale również do szybkiego wyciągania wniosków liczbowych bez konieczności dodatkowego eksportu danych.

Filtrowanie zestawień

Filtrowanie pozwala zawęzić widok do rekordów spełniających określone warunki. W praktyce to jeden z najważniejszych mechanizmów pracy z zestawieniami, ponieważ umożliwia przechodzenie od ogólnego widoku całej kolekcji do konkretnego wycinka danych.

Filtr może być używany doraźnie tylko na czas bieżącej analizy albo — jeśli włączona zostanie odpowiednia opcja w ustawieniach widoku — zapamiętywany przy kolejnym uruchomieniu zestawienia. Dzięki temu można przygotować sobie stałe widoki robocze dla różnych działów, ról albo typowych scenariuszy pracy.

W połączeniu z odpowiednio dobranymi kolumnami, grupowaniem i statystykami filtrowanie staje się jednym z najważniejszych narzędzi codziennego korzystania z zestawień w Ewida Audit i Ewida Standard.

Podsumowanie

Zestawienia i raporty w Ewida Audit oraz Ewida Standard są jednym z najważniejszych sposobów pracy z danymi. Pozwalają nie tylko przeglądać rekordy, ale także analizować relacje, przygotowywać raporty szczegółowe, tworzyć własne układy kolumn, liczyć statystyki i budować widoki dopasowane do potrzeb firmy.

W Ewida Standard większą rolę odgrywają zestawienia związane z ewidencją, kosztami, terminami i historią obiektów. W Ewida Audit większe znaczenie mają zestawienia audytowe, alerty i analiza danych pochodzących ze skanowania oraz monitorowania komputerów.

Dzięki temu oba programy, mimo wspólnych mechanizmów pracy z listami i raportami, zachowują własny charakter i odpowiadają na różne potrzeby organizacji.