Allgemeine Einstellungen

In diesem Artikel besprechen wir die wichtigsten Einstellungen in Ewida Standard und Ewida Audit. Beide Anwendungen sind Windows-Desktop-Programme, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben: Ewida Standard wird hauptsächlich für die Erfassung und Inventarverwaltung genutzt, während Ewida Audit für Audit, Monitoring und die Remote-Datenerfassung vorgesehen ist.

Es ist in der Regel sinnvoll, mit den allgemeinen Einstellungen zu beginnen, weil sie die tägliche Arbeit mit Objekten, Listen und Berichten beeinflussen.

Zu den wichtigsten allgemeinen Einstellungen gehören unter anderem:

  • Doppelklick auf ein Objekt öffnet... — Sie können wählen, ob bei einem Doppelklick das Fenster Eigenschaften oder der Detailbericht geöffnet wird.
  • Eindeutigkeit identifizierender Werte prüfen — gilt für Felder wie ID, Inventarnummer und Barcode. Der Prüfbereich kann auf einen bestimmten Objekttyp beschränkt oder vollständig deaktiviert werden.
  • Standardwert — Text, der in Felder eingefügt wird, die nicht leer bleiben dürfen.
  • Vorschläge im Eigenschaftenfenster verfeinern — grenzt Vorschlagslisten anhand des aktuellen Objektkontexts ein.
  • Dokumentdatum ist das Erstellungsdatum des Objekts — beeinflusst die Interpretation des Erstellungsprotokolls.
  • Vor dem Schließen der Anwendung fragen — aktiviert oder deaktiviert die Bestätigung beim Schließen des Programms.
  • Speichern von Daten im Hintergrund — damit können Sie festlegen, ob einige Speichervorgänge in Hintergrund-Threads ausgeführt werden sollen.

Diese Einstellungen sind in beiden Anwendungen gemeinsam vorhanden, daher führt ihre richtige Konfiguration in der Regel schnell zu einer komfortableren Arbeit für das gesamte Team.

Audit-Einstellungen in Ewida Audit

Audit-Einstellungen sind in Ewida Audit verfügbar. Um darauf zuzugreifen, öffnen Sie die Programmeinstellungen und wählen Sie den Bereich Audit.

Allgemeine Einstellungen

In diesem Abschnitt können Sie unter anderem Folgendes konfigurieren:

  • Grenzwert für gleichzeitig laufende Threads — in überlasteten oder weniger leistungsfähigen Netzwerken lohnt es sich, diesen Wert zu senken.
  • Timeout: WMI / Windows-Registrierung — nützlich dort, wo Remote-Antworten verzögert eintreffen oder einige WMI-Klassen langsamer arbeiten.
  • Timeout: Host-Audit — legt die maximale Wartezeit fest, bis das Audit eines einzelnen Computers abgeschlossen ist.

Sie können auch über den Umfang des Audits selbst entscheiden, einschließlich der Frage, ob Quellen wie WMI, die Windows-Registrierung, Dateien, Systemwarnungen oder Produktschlüssel verwendet werden sollen. Zusätzliche Optionen wie Scanergebnisse nicht speichern oder Nur das letzte Scanergebnis speichern helfen, die Datenmenge zu reduzieren und die Leistung zu verbessern.

Automatische Lizenzzuordnung

Ewida Audit ermöglicht die automatische Zuordnung manuell eingegebener Lizenzen zu erkannter Software. Dieser Mechanismus funktioniert nur dann, wenn die Lizenzen zuvor korrekt in das Programm eingetragen und über die Beziehung Audit - automatische Zuordnung mit Hosts verknüpft wurden.

Wichtig ist, dass das Programm die Rechtmäßigkeit der Software nicht automatisch allein auf Grundlage erkannter Anwendungen oder Schlüssel annimmt. Lizenzen müssen tatsächlich vorhanden und gemäß den Anforderungen des Herstellers dokumentiert sein. In den Einstellungen können Sie festlegen, welche Eigenschaften von Lizenzen und Software verglichen werden sollen und ob nur Ergebnisse mit 100-prozentiger Übereinstimmung akzeptiert werden.

Softwareerkennung

Dieser Abschnitt ist dafür verantwortlich, wie Daten aus verschiedenen Scanquellen geprüft und zusammengeführt werden. Da dieselbe Software über WMI, die Registrierung und die Dateianalyse erkannt werden kann, muss das Programm entscheiden, wann sie als ein Produkt und wann sie als getrennte Einträge behandelt werden soll. Sie können außerdem Softwarepakete definieren, sodass mehrere Komponenten als ein logisches Paket dargestellt werden.

WMI-, Registrierungs- und Dateiscan

Ewida Audit ermöglicht Ihnen, eigene Scanmodelle zu erstellen. Für WMI und die Registrierung können Sie Klassen oder Pfade, identifizierende Eigenschaften und die Art festlegen, wie Daten als Set, Gerät oder Software erkannt werden sollen. Für Dateien können Sie Erweiterungen, Typen, Filterung und vom Scan ausgeschlossene Verzeichnisse definieren.

Das ist eine wichtige Eigenschaft von Ewida Audit als Windows-Desktop-Anwendung: Der Benutzer hat großen Einfluss auf Umfang und Art der Datenerfassung, anstatt sich nur auf ein vorab festgelegtes Auditmodell zu verlassen.

Scannen von Systemwarnungen

In den Einstellungen können Sie festlegen, welche Warnungen während des Audits analysiert werden sollen. Einige davon stammen direkt aus dem Scan, andere ergeben sich aus der späteren Datenerkennung. Beachten Sie, dass die Verfügbarkeit mancher Warnungen von der Windows-Version, dem Aktualisierungsstand des Systems und davon abhängt, ob bestimmte Software, zum Beispiel Antivirenprogramme, die erforderlichen Informationen über WMI bereitstellt.

DCOM-Autorisierung

Die DCOM-Autorisierung ist eine in Ewida Audit verfügbare Einstellung. Sie ist nützlich, wenn das Audit remote durchgeführt werden soll, ohne Agents zu verwenden und ohne auf lokale Scan-Dateien zurückzugreifen.

Jedem über DCOM gescannten Host müssen korrekte Administrator-Zugangsdaten zugewiesen werden. In der Praxis bedeutet das, einen Autorisierungspool mit einem Namen, einem Login und einem Passwort vorzubereiten, die mit der Konfiguration des Zielcomputers übereinstimmen.

Wenn die Autorisierung falsch konfiguriert ist, ist das häufigste Ergebnis ein Access denied-Fehler. Daher lohnt es sich, diesen Abschnitt als technische Zugriffskonfiguration und nicht nur als Hilfseinstellung zu betrachten.

Außerdem steht die Option Standardautorisierung zur Verfügung, mit der eine der zuvor definierten Konfigurationen automatisch neu hinzugefügten Hosts zugewiesen werden kann.

Softwaredefinitionen

Der Mechanismus der Softwaredefinitionen ist in Ewida Audit verfügbar und dient dazu, die Ergebnisse der Anwendungserkennung zu ordnen. Das Programm wird mit einer umfangreichen Definitionsdatenbank ausgeliefert, der Benutzer kann jedoch eigene Einträge erstellen, bestehende korrigieren und Softwarepakete aufbauen.

Innerhalb einer Definition können Sie unter anderem Folgendes festlegen:

  • den Programmnamen und die Version,
  • ob die Anwendung erkannt werden soll,
  • ob sie eine Lizenz erfordert,
  • welche Dateien mit ihr verknüpft sind,
  • ob ein bestimmtes Programm Teil eines Pakets sein soll.

Das ist nützlich, weil Auditergebnisse oft zu viele technische Anwendungen, Bibliotheken oder Hilfskomponenten enthalten. Dank Definitionen kann das Ergebnis vereinfacht und besser an die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Der Paketmechanismus ermöglicht es, mehrere einzelne Programme in einen logischen Eintrag umzuwandeln, zum Beispiel mehrere Komponenten eines Office-Pakets als einen einzigen Eintrag zu behandeln. Das Programm erlaubt auch die automatische Erstellung neuer Definitionen, aber vor der Freigabe lohnt es sich, diese zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

Objektbeschreibung

Die Objektbeschreibung wird von beiden Programmen unterstützt. Diese Einstellung wird oft unterschätzt, hat in der Praxis aber einen sehr großen Einfluss auf den Bedienkomfort.

Die Objektbeschreibung ist für die einzeilige Darstellung eines Elements an vielen Stellen im Programm verantwortlich, unter anderem in:

  • Listen und Auswahlfenstern,
  • Baum-Managern,
  • Detailberichten,
  • Auswertungen,
  • Assistenten und Protokollen.

Die Konfiguration besteht darin, die Eigenschaften auszuwählen, aus denen die Beschreibung aufgebaut werden soll, ihre Reihenfolge und das Trennzeichen zwischen ihnen festzulegen. Sie können auch eigene Präfixe und Postfixe verwenden. Eine gut konfigurierte Objektbeschreibung verbessert die Lesbarkeit der gesamten Anwendung deutlich, besonders wenn die Datenbank groß ist und der Benutzer täglich zwischen vielen Listen wechselt.

Objekteigenschaften

Das Fenster Eigenschaften ist in Ewida Standard wie auch in Ewida Audit der wichtigste Ort zum Bearbeiten eines einzelnen Elements. Es kann über das Kontextmenü oder mit der Tastenkombination ALT+Enter geöffnet werden. Wenn der Benutzer das Programm entsprechend konfiguriert, kann das Fenster auch per Doppelklick geöffnet werden.

In den Einstellungen können Sie festlegen, welche Eigenschaften für einen bestimmten Objekttyp angezeigt werden sollen. In manchen Fällen kann die Konfiguration noch genauer sein und von der Objektkategorie abhängen. Das bedeutet zum Beispiel, dass für einen Drucker ein anderer Satz an Feldern angezeigt werden kann als für einen Prozessor oder eine Lizenz.

Das ist eine wichtige Einstellung, weil sie es ermöglicht, die Anzahl sichtbarer Felder auf diejenigen zu begrenzen, die in einer bestimmten Organisation tatsächlich verwendet werden.

Objektvorlage

Objektvorlagen sind in beiden Programmen verfügbar. Sie ermöglichen es, fertige Objektkonfigurationen in XML-Dateien zu speichern und später beim Eingeben ähnlicher Daten wiederherzustellen.

Das ist eine praktische Lösung, wenn im Unternehmen regelmäßig wiederkehrende Konfigurationen auftreten, zum Beispiel dasselbe Modell eines Computersets oder eine ähnliche Gruppe von Eigenschaften für einen bestimmten Gerätetyp. Anstatt ein solches Objekt von Grund auf neu anzulegen, kann es aus einer zuvor vorbereiteten Vorlage geladen werden.

Vorlagen können über das Kontextmenü oder direkt aus dem Fenster Objekteigenschaften gespeichert werden. Da sie als XML-Dateien gespeichert werden, können sie bei Bedarf auch extern bearbeitet werden.

Objektstatus

Objektstatus werden sowohl von Ewida Standard als auch von Ewida Audit verwendet. Sie ermöglichen es, den aktuellen Zustand eines Elements schnell zu beurteilen, zum Beispiel ob es in Benutzung, verfügbar, in Reparatur oder außer Betrieb ist.

In den Einstellungen können Sie Regeln für Statusänderungen definieren, also festlegen, wie sich das Feld Status nach bestimmten Vorgängen wie Objekterstellung, Zuweisung, Trennung oder Abschluss einer erfassten Aktivität verhalten soll.

Sie können Status außerdem bestimmte Symbole und Farben zuweisen. Dadurch sind Status in Managern, Assistenten, Listen und Auswahlfenstern gut sichtbar. Es ist eine kleine Einstellung, erleichtert aber das schnelle Erfassen des Zustands von Objekten erheblich.

Objekthistorie

Die Objekthistorie ist besonders wichtig in Ewida Standard, wo das Programm detaillierte Protokolle über Aktionen speichert, die an erfassten Elementen durchgeführt wurden.

Die Historie kann unter anderem Informationen enthalten über:

  • die Erstellung des Objekts,
  • die Bearbeitung von Daten,
  • das Anlegen und Entfernen von Beziehungen,
  • Reparaturen, Modernisierungen, Wartungen und Services.

Jeder Eintrag kann das Änderungsdatum, den Benutzernamen, den Computer, auf dem der Vorgang ausgeführt wurde, sowie einen Vergleich der Werte vor und nach der Änderung enthalten. In großen Datenbanken sollte man jedoch daran denken, dass eine übermäßige Anzahl von Protokollen die Leistung beeinträchtigen kann. Daher ist es in manchen Fällen sinnvoll, den Umfang der erzeugten Historie zu begrenzen.

Einstellungen für Kennungen

Einstellungen für Kennungen sind in beiden Programmen verfügbar und sind für die automatische Generierung von Feldern wie den folgenden verantwortlich:

  • ID,
  • Inventarnummer,
  • Barcode.

Jede Art von Kennung kann separat konfiguriert werden. Die Struktur der Kennung kann aus einem Präfix, einer fortlaufenden Nummer und einem Postfix bestehen. Außerdem können Präfix und Postfix Variablen wie das aktuelle Jahr, den Monat oder den Tag verwenden.

Die automatische Nummerierung kann gemeinsam für alle Objekte oder separat für einen bestimmten Typ funktionieren. In manchen Fällen kann auch eine getrennte Nummerierung für Objektkategorien geführt werden. Das ist wichtig, wenn ein Unternehmen unterschiedliche Kennzeichnungsschemata verwendet, zum Beispiel für Drucker, Computer und Verbrauchsmaterialien.

Im Netzwerkbetrieb kann die Funktion SYNC (SQL) hilfreich sein, weil sie die Synchronisierung von Kennungen zwischen Arbeitsstationen ermöglicht.

Einstellungen des Ereignisprotokolls

Das Ereignisprotokoll ist sowohl in Ewida Standard als auch in Ewida Audit verfügbar. Es ist ein Hilfsfenster, das in der Regel im unteren Teil der Anwendung angedockt ist und Aktivitätsprotokolle des Programms anzeigt.

In den Einstellungen können Sie festlegen:

  • welche Protokollkategorien erzeugt werden sollen,
  • ob die automatische Bereinigung der Protokolle aktiviert sein soll,
  • welche Arten von Einträgen bei der Bereinigung entfernt werden sollen.

In Umgebungen mit großen Datenmengen kann das Reduzieren der Anzahl von Protokollen oder das Deaktivieren der automatischen Aktualisierung des Ereignisprotokolls die Leistung spürbar verbessern. Bei der Diagnose von Problemen lohnt es sich dagegen, zumindest vorübergehend einen größeren Protokollierungsumfang beizubehalten.

Einstellungen für Listenstatistiken

Der Mechanismus für Listenstatistiken funktioniert in beiden Programmen und ermöglicht es, Zusammenfassungen zu erstellen, die im unteren Bereich von Listen sichtbar sind. Statistiken können im Zähl- oder Summierungsmodus arbeiten und auch zusätzliche Datenbedingungen verwenden.

In den Einstellungen einer einzelnen Statistik können Sie unter anderem Folgendes festlegen:

  • die Begrenzung der in der Zusammenfassung angezeigten Werte,
  • den vor dem Ergebnis angezeigten Text,
  • das Trennzeichen zwischen aufeinanderfolgenden Werten.

Dieser Mechanismus ist besonders nützlich, wenn Listen nicht nur zum Durchsehen von Daten dienen, sondern auch dazu, schnell einfache numerische Informationen zu erhalten, ohne separate Berichte erstellen zu müssen.

Summierung der Kosten eines Sets

Die Funktion zur Summierung der Kosten eines Sets ist in Ewida Standard verfügbar. Ein Set fungiert hier als Container für Geräte und Software, und das Programm kann die gesamten mit seinem Betrieb verbundenen Kosten dynamisch berechnen.

Im Fenster Set-Eigenschaften ist die Gruppe Kostensumme verfügbar, in der kombinierte Werte angezeigt werden. In den Einstellungen können Sie festlegen, welche Arten verknüpfter Objekte in diese Berechnungen einbezogen werden sollen.

Das ist eine praktische Lösung, wenn ein Computerset nicht nur als Gruppe technischer Elemente, sondern auch als vollständige Kosteneinheit analysiert werden soll.

Einstellungen des Inventurprotokolls

Einstellungen des Inventurprotokolls sind in Ewida Standard verfügbar. Sie ermöglichen es, festzulegen, wie aus dem Inventar erzeugte Dokumente aussehen sollen.

In den Einstellungen können Sie entscheiden:

  • welche Objekteigenschaften im Detailmodus als Paare Eigenschaft : Wert gedruckt werden sollen,
  • welche verknüpften Objekte zusammen mit dem Hauptobjekt in das Protokoll aufgenommen werden sollen.

Verknüpfte Objekte werden mit ihrer Objektbeschreibung gedruckt, daher sollten diese beiden Einstellungen zusammen betrachtet werden. Eine gut vorbereitete Protokollkonfiguration ermöglicht es, klare Dokumente ohne einen Überschuss an technischen Daten zu erzeugen, die der Endempfänger nicht benötigt.

Standardverzeichnisse

Standardverzeichnisse sind besonders wichtig in Ewida Standard, vor allem wenn das Programm von vielen Benutzern in einem Netzwerk verwendet wird. Damit kann festgelegt werden, wo Dateien im Zusammenhang mit Konfiguration, Backups und mit Objekten verknüpften Dokumenten gespeichert werden sollen.

Zu den wichtigsten Konfigurationsbereichen gehören:

  • das Hauptkonfigurationsverzeichnis,
  • das Backup-Verzeichnis,
  • Pfade für mit Objekten verknüpfte Dateien,
  • Bilder von Rechnungen und Dokumenten im Zusammenhang mit erfassten Aktivitäten.

In einer Netzwerkumgebung ist es oft eine gute Lösung, diese Verzeichnisse auf einen Server mit regelmäßigen Backups zu verweisen. Das erleichtert den Wechsel von Arbeitsstationen und erhöht die Sicherheit der mit der Datenbank verknüpften Daten.

Benutzerberechtigungen

Der Mechanismus der Benutzerberechtigungen ist in Ewida Standard verfügbar. Er ermöglicht es, Konten mit Login und Passwort anzulegen und den Umfang der Rechte einzelner Benutzer sehr detailliert zu definieren.

Unter anderem können Sie die Möglichkeit steuern:

  • Objekte zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen,
  • Beziehungen zu erstellen und zu entfernen,
  • auf ausgewählte Bereiche der Programmeinstellungen zuzugreifen,
  • mit der Datenbank zu arbeiten,
  • Backups, Migrationen und das Zusammenführen von Daten durchzuführen.

Das ist besonders wichtig im Mehrbenutzerbetrieb, wo einige Benutzer nur Zugriff auf die tägliche Erfassung haben sollten, während fortgeschrittenere administrative Vorgänge in den Händen ausgewählter Personen bleiben sollten.

Export von Auditdaten in die Ewida-Standard-Datenbank

Eine der wichtigen Aufgaben von Ewida Audit ist es, die in Ewida Standard geführte Inventardatenbank mit Daten zu versorgen. In den Exporteinstellungen können Sie die Verbindung zur Zieldatenbank, den Umfang der exportierten Daten und die Art festlegen, wie unnötige Elemente übersprungen werden sollen.

Zu den wichtigsten Einstellungen gehören:

  • die Konfiguration der Verbindung zur Inventardatenbank,
  • das Ausschließen ausgewählter Objekttypen vom Export,
  • die Auswahl, welche Eigenschaften in das Inventar übertragen werden sollen,
  • der Export von Objektbeziehungen.

Dieser Ansatz hilft dabei, die Datenbank von Ewida Standard übersichtlich zu halten. Nicht alle Auditdaten müssen vollständig in das Inventar übertragen werden. In vielen Fällen ist es besser, nur die Objekte und Eigenschaften zu exportieren, die später tatsächlich verwendet werden.

Leistung der Anwendung

Leistungseinstellungen sind in beiden Programmen verfügbar und werden besonders wichtig bei großen Datenbanken und in Umgebungen, die in weniger leistungsfähigen Netzwerken arbeiten. Das gilt insbesondere dann, wenn die Zahl der Objekte sehr hoch ist oder viele Programmfenster Daten ständig aktualisieren.

In den Leistungseinstellungen können Sie unter anderem Folgendes begrenzen:

  • die automatische Aktualisierung ausgewählter Fenster,
  • die Menge der in einzelnen Zellen relationaler Listen angezeigten Daten.

Das Deaktivieren der sofortigen Aktualisierung einiger Fenster kann die Arbeitsflüssigkeit deutlich verbessern, weil Daten erst dann geladen werden, wenn der Benutzer die betreffende Ansicht tatsächlich öffnet. Die Begrenzung zu umfangreicher relationaler Werte hilft wiederum dabei, Listen übersichtlicher und schneller zu halten.

In der Praxis sollte man diese Einstellungen als Werkzeug betrachten, um das Programm an den Datenumfang anzupassen, und nicht als feste Konfiguration für jede Installation. Kleine Datenbanken benötigen in der Regel keine zusätzliche Optimierung, aber in größeren Umgebungen können diese Optionen den täglichen Bedienkomfort spürbar verbessern.