Ajustes generales
En este artículo analizamos los ajustes más importantes de Ewida Standard y Ewida Audit. Ambas aplicaciones son programas de escritorio para Windows, pero cumplen funciones distintas: Ewida Standard se utiliza principalmente para el registro y la gestión del inventario, mientras que Ewida Audit está orientado a la auditoría, la monitorización y la recopilación remota de datos.
Normalmente conviene empezar por los ajustes generales, porque influyen en el trabajo diario con objetos, listas e informes.
Entre los ajustes generales más importantes se encuentran, entre otros:
- Al hacer doble clic en un objeto se abre... — puede elegir si el doble clic abre la ventana de Propiedades o el Informe detallado.
- Verificar la unicidad de los valores identificativos — se aplica a campos como ID, número de inventario y código de barras. El alcance de la verificación puede limitarse a un tipo de objeto concreto o desactivarse por completo.
- Valor predeterminado — texto que se inserta en campos que no pueden quedar vacíos.
- Precisar sugerencias en la ventana de propiedades — limita las listas de sugerencias según el contexto actual del objeto.
- La fecha del documento es la fecha de creación del objeto — influye en la interpretación del registro de creación.
- Preguntar antes de cerrar la aplicación — activa o desactiva la confirmación al cerrar el programa.
- Guardado de datos en segundo plano — permite decidir si algunas operaciones de guardado deben ejecutarse en hilos en segundo plano.
Estos son ajustes compartidos por ambas aplicaciones, por lo que configurarlos correctamente suele traducirse rápidamente en un trabajo más cómodo para todo el equipo.
Ajustes de auditoría en Ewida Audit
Los ajustes de auditoría están disponibles en Ewida Audit. Para acceder a ellos, abra la configuración del programa y seleccione la sección Auditoría.
Ajustes generales
En esta sección puede configurar, entre otras cosas:
- Límite de hilos ejecutándose al mismo tiempo — conviene reducirlo en redes sobrecargadas o menos eficientes.
- Tiempo de espera: WMI / Registro de Windows — útil cuando las respuestas remotas se retrasan o algunas clases WMI funcionan más lentamente.
- Tiempo de espera: Auditoría del host — define el tiempo máximo de espera para que finalice la auditoría de un equipo individual.
También puede decidir el alcance de la propia auditoría, incluyendo si deben utilizarse fuentes como WMI, el registro de Windows, archivos, alertas del sistema o claves de producto. Opciones adicionales, como No almacenar resultados de escaneo o Almacenar solo el último resultado de escaneo, ayudan a reducir la cantidad de datos y a mejorar el rendimiento.
Coincidencia automática de licencias
Ewida Audit permite hacer coincidir automáticamente las licencias introducidas manualmente con el software detectado. Este mecanismo solo funciona si las licencias se añadieron previamente de forma correcta al programa y se vincularon a los hosts mediante la relación Auditoría - coincidencia automática.
Es importante tener en cuenta que el programa no asume automáticamente la legalidad del software basándose únicamente en las aplicaciones o claves detectadas. Las licencias deben existir realmente y estar documentadas de acuerdo con los requisitos del fabricante. En los ajustes puede definir qué propiedades de licencias y software deben compararse y si solo deben aceptarse resultados con coincidencia del 100 por ciento.
Reconocimiento de software
Esta sección se encarga de cómo se verifican y combinan los datos de distintas fuentes de escaneo. Como el mismo software puede detectarse mediante WMI, el registro y el análisis de archivos, el programa debe decidir cuándo tratarlo como un único producto y cuándo como entradas separadas. También puede definir paquetes de software para que varios componentes se presenten como un único paquete lógico.
Escaneo de WMI, registro y archivos
Ewida Audit permite crear sus propios modelos de escaneo. Para WMI y el registro, puede indicar clases o rutas, propiedades identificativas y la forma en que los datos deben reconocerse como conjunto, dispositivo o software. En el caso de los archivos, puede definir extensiones, tipos, filtros y directorios excluidos del escaneo.
Esta es una característica importante de Ewida Audit como aplicación de escritorio para Windows: el usuario tiene una influencia considerable sobre el alcance y el método de recopilación de datos, en lugar de depender únicamente de un modelo de auditoría fijo impuesto de antemano.
Escaneo de alertas del sistema
En los ajustes puede decidir qué alertas deben analizarse durante la auditoría. Algunas provienen directamente del escaneo, mientras que otras son el resultado del reconocimiento posterior de datos. Tenga en cuenta que la disponibilidad de algunas alertas depende de la versión de Windows, del nivel de actualización del sistema y de si un software concreto, como las herramientas antivirus, expone la información necesaria a través de WMI.
Autorización DCOM
La autorización DCOM es un ajuste disponible en Ewida Audit. Resulta útil cuando la auditoría debe realizarse de forma remota sin utilizar Agents y sin depender de archivos de escaneo locales.
Cada host escaneado mediante DCOM debe tener asignadas credenciales de administrador correctas. En la práctica, esto significa preparar un grupo de autorizaciones con un nombre de usuario y una contraseña coherentes con la configuración del equipo de destino.
Si la autorización está configurada de forma incorrecta, el resultado más habitual es un error de Access denied. Por eso conviene tratar esta sección como una configuración técnica de acceso y no solo como un ajuste auxiliar.
También está disponible la opción Autorización predeterminada, que permite asignar automáticamente una de las configuraciones previamente definidas a los hosts añadidos posteriormente.
Definiciones de software
El mecanismo de definiciones de software está disponible en Ewida Audit y se encarga de organizar los resultados del reconocimiento de aplicaciones. El programa se entrega con una amplia base de datos de definiciones, pero el usuario puede crear entradas personalizadas, corregir las existentes y construir paquetes de software.
Dentro de una definición puede especificar, entre otras cosas:
- el nombre y la versión del programa,
- si la aplicación debe reconocerse,
- si requiere licencia,
- qué archivos están asociados a ella,
- si un programa determinado debe formar parte de un paquete.
Esto resulta útil porque los resultados de la auditoría suelen contener un exceso de aplicaciones técnicas, bibliotecas o componentes auxiliares. Gracias a las definiciones, el resultado puede simplificarse y ajustarse mejor a las necesidades reales de la empresa.
El mecanismo de paquetes permite convertir varios programas individuales en una sola entrada lógica, por ejemplo tratar varios componentes de una suite ofimática como un único elemento. El programa también permite la generación automática de nuevas definiciones, pero antes de aprobarlas conviene revisarlas y corregirlas si es necesario.
Descripción del objeto
La descripción del objeto está disponible en ambos programas. Este ajuste suele infravalorarse, pero en la práctica tiene un impacto muy grande en la comodidad de uso.
La descripción del objeto es responsable de la representación en una sola línea de un elemento en muchos lugares del programa, entre ellos:
- listas y ventanas de selección,
- gestores en árbol,
- informes detallados,
- listas,
- asistentes e informes.
La configuración consiste en elegir las propiedades que deben componer la descripción, su orden y el separador entre ellas. También puede usar prefijos y sufijos personalizados. Una descripción de objeto bien configurada mejora significativamente la legibilidad de toda la aplicación, especialmente cuando la base de datos es grande y el usuario se mueve a diario entre muchas listas.
Propiedades del objeto
La ventana de Propiedades es el lugar principal para editar un único elemento tanto en Ewida Standard como en Ewida Audit. Puede abrirse desde el menú contextual o con el atajo ALT+Enter. Si el usuario configura el programa de esa forma, la ventana también puede abrirse con doble clic.
En los ajustes puede decidir qué propiedades deben mostrarse para un tipo de objeto determinado. En algunos casos, la configuración puede ser aún más precisa y depender de la categoría del objeto. Esto significa, por ejemplo, que puede mostrarse un conjunto de campos para una impresora y otro distinto para un procesador o una licencia.
Este es un ajuste importante porque permite limitar el número de campos visibles a aquellos que realmente se utilizan en una organización determinada.
Plantilla de objeto
Las plantillas de objeto están disponibles en ambos programas. Permiten guardar configuraciones ya preparadas de objetos en archivos XML y restaurarlas más adelante al introducir datos similares.
Es una solución práctica cuando en la empresa aparecen con regularidad configuraciones repetibles, por ejemplo el mismo modelo de conjunto informático o un grupo parecido de propiedades para un tipo concreto de dispositivo. En lugar de crear ese objeto desde cero, puede cargarse a partir de una plantilla preparada previamente.
Las plantillas pueden guardarse desde el menú contextual o directamente desde la ventana de Propiedades del objeto. Como se almacenan en archivos XML, también pueden editarse externamente si es necesario.
Estado del objeto
Los estados de los objetos se utilizan tanto en Ewida Standard como en Ewida Audit. Permiten evaluar rápidamente el estado actual de un elemento, por ejemplo si está en uso, disponible, en reparación o retirado del servicio.
En los ajustes puede definir reglas de cambio de estado, es decir, determinar cómo se comporta el campo Estado después de operaciones específicas como la creación del objeto, la asignación, la desvinculación o la finalización de una actividad registrada.
También puede asignar iconos y colores concretos a los estados. Gracias a ello, los estados son claramente visibles en gestores, asistentes, listas y ventanas de selección. Es un ajuste pequeño, pero facilita mucho comprender rápidamente el estado de los objetos.
Historial del objeto
El historial del objeto es especialmente importante en Ewida Standard, donde el programa guarda registros detallados de las acciones realizadas sobre los elementos registrados.
El historial puede incluir, entre otras cosas, información sobre:
- la creación del objeto,
- la edición de datos,
- la creación y eliminación de relaciones,
- reparaciones, modernizaciones, mantenimiento y servicios.
Cada entrada puede contener la fecha del cambio, el nombre del usuario, el equipo en el que se realizó la operación y una comparación de los valores antes y después del cambio. Sin embargo, en bases de datos grandes conviene recordar que un número excesivo de registros puede afectar al rendimiento, por lo que en algunos casos es buena idea limitar el alcance del historial generado.
Ajustes de identificadores
Los ajustes de identificadores están disponibles en ambos programas y se encargan de generar automáticamente campos como:
- ID,
- número de inventario,
- código de barras.
Cada tipo de identificador puede configurarse por separado. La estructura del identificador puede incluir un prefijo, un número incremental y un sufijo. Además, el prefijo y el sufijo pueden usar variables como el año, el mes o el día actual.
La numeración automática puede funcionar de forma conjunta para todos los objetos o por separado para un tipo específico. En algunos casos, también puede mantenerse una numeración independiente para categorías de objetos. Esto es importante cuando una empresa utiliza distintos esquemas de etiquetado, por ejemplo para impresoras, equipos y consumibles.
En entornos de trabajo en red, la función SYNC (SQL) puede ser útil porque permite sincronizar identificadores entre puestos de trabajo.
Ajustes del Registro de eventos
El Registro de eventos está disponible tanto en Ewida Standard como en Ewida Audit. Es una ventana auxiliar, normalmente acoplada en la parte inferior de la aplicación, que muestra los registros de actividad del programa.
En los ajustes puede definir:
- qué categorías de registros deben generarse,
- si debe activarse la limpieza automática de registros,
- qué tipos de entradas deben eliminarse durante la limpieza.
En entornos con gran cantidad de datos, reducir el número de registros o desactivar la actualización automática del Registro de eventos puede mejorar notablemente el rendimiento. En cambio, al diagnosticar problemas, conviene mantener un alcance más amplio de registro, al menos de forma temporal.
Ajustes de estadísticas de listas
El mecanismo de estadísticas de listas funciona en ambos programas y permite crear resúmenes visibles en el panel inferior de las listas. Las estadísticas pueden funcionar en modo de recuento o de suma y también pueden usar condiciones de datos adicionales.
En los ajustes de una estadística individual puede definir, entre otras cosas:
- el límite de valores mostrados en el resumen,
- el texto que se muestra antes del resultado,
- el separador entre valores sucesivos.
Este mecanismo es especialmente útil cuando las listas no solo se utilizan para revisar datos, sino también para obtener rápidamente información numérica sencilla sin crear informes separados.
Suma de costes del conjunto
La función de suma de costes del conjunto está disponible en Ewida Standard. Aquí, un conjunto actúa como contenedor de dispositivos y software, y el programa puede calcular dinámicamente los costes totales relacionados con su funcionamiento.
En la ventana Propiedades del conjunto está disponible el grupo Suma de costes, que muestra valores combinados. En los ajustes puede decidir qué tipos de objetos relacionados deben incluirse en estos cálculos.
Es una solución práctica cuando un conjunto informático debe analizarse no solo como un grupo de elementos técnicos, sino también como una unidad completa de costes.
Ajustes del protocolo de inventario
Los ajustes del protocolo de inventario están disponibles en Ewida Standard. Permiten definir el aspecto de los documentos generados a partir del inventario.
En los ajustes puede decidir:
- qué propiedades de los objetos deben imprimirse en modo detallado como pares de propiedad : valor,
- qué objetos relacionados deben incluirse en el protocolo junto con el objeto principal.
Los objetos relacionados se imprimen utilizando su descripción de objeto, por lo que conviene tratar ambos ajustes de forma conjunta. Una configuración bien preparada del protocolo permite generar documentos claros sin un exceso de datos técnicos que el destinatario final no necesita.
Directorios predeterminados
Los directorios predeterminados son especialmente importantes en Ewida Standard, sobre todo cuando el programa es utilizado por muchos usuarios en una red. Permiten definir dónde deben almacenarse los archivos relacionados con la configuración, las copias de seguridad y los documentos vinculados a los objetos.
Las áreas de configuración más importantes incluyen:
- el directorio principal de configuración,
- el directorio de copias de seguridad,
- las rutas de los archivos vinculados a objetos,
- las imágenes de facturas y documentos relacionados con las actividades registradas.
En un entorno de red, apuntar estos directorios a un servidor con copias de seguridad periódicas suele ser una buena solución. Esto facilita el cambio de puesto de trabajo y aumenta la seguridad de los datos vinculados a la base de datos.
Permisos de usuario
El mecanismo de permisos de usuario está disponible en Ewida Standard. Permite crear cuentas con usuario y contraseña y definir con mucho detalle el alcance de los derechos de cada usuario.
Puede controlar, entre otras cosas, la capacidad de:
- crear, editar y eliminar objetos,
- crear y eliminar relaciones,
- acceder a secciones seleccionadas de la configuración del programa,
- trabajar con la base de datos,
- realizar copias de seguridad, migración y fusión de datos.
Esto es especialmente importante en el trabajo multiusuario, donde algunos usuarios deberían tener acceso solo al registro diario, mientras que las operaciones administrativas más avanzadas deberían quedar en manos de personas concretas.
Exportación de datos de auditoría a la base de datos de Ewida Standard
Una de las tareas importantes de Ewida Audit es suministrar datos a la base de inventario mantenida en Ewida Standard. En los ajustes de exportación puede definir la conexión con la base de datos de destino, el alcance de los datos exportados y la forma en que deben omitirse los elementos innecesarios.
Entre los ajustes más importantes se encuentran:
- la configuración de la conexión con la base de inventario,
- la exclusión de determinados tipos de objetos de la exportación,
- la elección de qué propiedades deben transferirse al inventario,
- la exportación de relaciones entre objetos.
Este enfoque ayuda a mantener clara la base de datos de Ewida Standard. No todos los datos de la auditoría tienen que transferirse al inventario por completo. En muchos casos, es mejor exportar solo aquellos objetos y propiedades que realmente vayan a utilizarse después.
Rendimiento de la aplicación
Los ajustes de rendimiento están disponibles en ambos programas y pasan a ser especialmente importantes en bases de datos grandes y en entornos que funcionan sobre redes menos eficientes. Esto se aplica en particular cuando el número de objetos es muy alto o muchas ventanas del programa actualizan datos constantemente.
En los ajustes de rendimiento puede limitar, entre otras cosas:
- la actualización automática de ventanas seleccionadas,
- la cantidad de datos mostrados en celdas individuales de listas relacionales.
Desactivar la actualización inmediata de algunas ventanas puede mejorar significativamente la fluidez del trabajo, porque los datos se cargarán solo cuando el usuario abra realmente una vista determinada. Limitar los valores relacionales demasiado extensos, a su vez, ayuda a mantener las listas más limpias y rápidas.
En la práctica, conviene tratar estos ajustes como una herramienta para adaptar el programa al volumen de datos y no como una configuración fija para todas las instalaciones. Las bases de datos pequeñas normalmente no requieren optimización adicional, pero en implantaciones más grandes estas opciones pueden marcar una diferencia real en la comodidad diaria de trabajo.