Einführung

In diesem Artikel haben wir praktische Tipps zusammengestellt, die die Arbeit mit Ewida Standard und Ewida Audit erleichtern. Dabei handelt es sich nicht um eigene Funktionen, sondern eher um eine Sammlung guter Gewohnheiten und Einstellungen, die die tägliche Arbeit mit Erfassung und Audit beschleunigen.

Sie betreffen unter anderem das Eigenschaftenfenster, die Massenbearbeitung, Objektbeziehungen, die dynamische Lokalisierung, die Registerkarte Notes, das Filtern von Daten und die Optimierung der Anwendungsleistung. Da beide Programme klassische Windows-Desktop-Anwendungen sind, machen viele dieser Verbesserungen bei der Arbeit mit größeren Datenbanken und bei der täglichen Betreuung von Arbeitsplätzen einen echten Unterschied.

Das Eigenschaftenfenster - Tastenkürzel und Einstellungen

Das Eigenschaftenfenster ist einer der wichtigsten Arbeitsbereiche in Ewida Standard und Ewida Audit, deshalb lohnt es sich, einige einfache Tastenkürzel gut zu kennen.

  • TIPP 1 - mit der Taste TAB wechselt man zur nächsten Eigenschaft nach unten, während SHIFT + TAB zu den darüberliegenden Feldern zurückgeht.
  • TIPP 2 - das Tastenkürzel ALT + PFEIL NACH UNTEN öffnet die Vorschlagsliste für die ausgewählte Eigenschaft. Die Auswahl kann mit ENTER bestätigt oder mit ESC abgebrochen werden. Wenn ein Wert geändert wurde, wird der neue Eintrag fett angezeigt.
  • TIPP 3 - wenn ein bestimmtes Feld im Eigenschaftenfenster nicht benötigt wird, kann es in den Objekteinstellungen deaktiviert werden. An derselben Stelle kann auch die Option Meine Eigenschaftsnamen verwendet werden, um ein ausgewähltes Feld umzubenennen, damit es besser zur in Ihrem Unternehmen verwendeten Terminologie passt.

Diese kleinen Tastenkürzel wirken vielleicht unscheinbar, sparen bei regelmäßiger Nutzung aber viel Zeit und reduzieren unnötige Klicks.

Benutzerdefinierte Eigenschaftsnamen

Wenn der Standardname einer Eigenschaft nicht zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt, kann er geändert werden. So kann zum Beispiel ein Feld mit einer technischen Bezeichnung durch eine organisatorischere oder buchhalterischere Bezeichnung ersetzt werden, wenn Ihr Team diese Terminologie verwendet.

Öffnen Sie dazu die Programmeinstellungen und gehen Sie zum Bereich Meine Eigenschaftsnamen. Nachdem Sie den passenden Eintrag gefunden haben, geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen die Änderung. Nach dem Speichern ist ein Neustart der Anwendung erforderlich, da der neue Name erst nach dem Neustart im Eigenschaftenfenster, in Detailberichten und in Auswertungen erscheint.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass Auswertungen Spaltennamen in ihrer Konfiguration speichern. Wenn nach einer Namensänderung etwas nicht richtig aussieht, reicht es in der Regel aus, in den Einstellungen der betreffenden Auswertung die Option Standardeinstellungen wiederherstellen zu verwenden.

Massenbearbeitung von Daten und Gruppenoperationen

Einer der praktischsten Mechanismen in beiden Programmen ist die Möglichkeit, mit vielen Objekten gleichzeitig zu arbeiten.

  • TIPP 4 - um denselben Wert für viele Datensätze zu ändern, können Sie die Option Bearbeiten im Hauptmenü verwenden, Objekte mit SHIFT, CTRL oder CTRL+A auswählen, dann den neuen Wert auf der rechten Seite eingeben und mit ENTER bestätigen.
  • TIPP 5 - auf ähnliche Weise können Sie auch eine größere Anzahl neuer Objekte gesammelt erstellen. Nach dem Start der Option Neu müssen nur die Daten ergänzt und die Anzahl angegeben werden, indem Sie auf dieses Feld klicken oder die Taste F2 verwenden.

Der Massenmechanismus ist nicht auf die normale Bearbeitung beschränkt. Er unterstützt auch das Erstellen von Beziehungen, das Löschen von Objekten und erfasste Vorgänge wie Reparatur, Modernisierung, Wartung und Service. Bei größeren Datenbanken ist dies eines der wichtigsten Werkzeuge, um die tägliche Arbeit zu beschleunigen.

Datenbäume und Objektbeschreibungen

Bei der Arbeit mit dem Objektmanager, dem Auditmanager oder dem Netzwerkmanager lohnt es sich, die Möglichkeit zur schnellen Umgruppierung von Daten zu nutzen.

  • TIPP 6 - ein Rechtsklick auf einen Gruppierungsknoten ermöglicht es, die für die Sortierung verwendete Eigenschaft zu ändern. Der Baum berechnet die Objekte sofort neu und ordnet sie nach dem neuen Schlüssel an.
  • TIPP 7 - die Beschreibung des letzten Knotens, der ein Objekt repräsentiert, kann in den Einstellungen über die Option Objektbeschreibung angepasst werden. Dort können Sie festlegen, aus welchen Eigenschaften die Beschreibung bestehen soll und welche Trennzeichen verwendet werden sollen.

Diese einfache Einstellung hilft sehr, wenn Objekte bereits auf Ebene der Baumstruktur übersichtlicher sein sollen, ohne dass jedes Element einzeln geöffnet werden muss.

Die Registerkarte Notes und mehrzeilige Bearbeitung

Die Registerkarte Notes ermöglicht die komfortable Bearbeitung ausgewählter Felder im mehrzeiligen Modus. Sie ist im Eigenschaftenfenster jedes Objekts sowohl in Ewida Standard als auch in Ewida Audit verfügbar.

In den Einstellungen können Sie festlegen, welche Eigenschaften in der Registerkarte Notes erscheinen sollen. Wichtig ist dabei:

  • der Satz der Felder kann je nach Objekttyp unterschiedlich sein,
  • ein in Notes verwendetes Feld muss nicht gleichzeitig in der normalen Registerkarte Eigenschaften sichtbar sein,
  • die Registerkarte merkt sich das zuletzt bearbeitete Feld,
  • Notes unterstützt auch die Massenbearbeitung.

Im Massenmodus gelten dieselben Regeln wie bei der normalen Bearbeitung von Eigenschaften. Wenn alle ausgewählten Objekte denselben Wert haben, wird dieser im Feld angezeigt. Wenn die Werte unterschiedlich sind, bleibt das Feld leer, aber Sie können es mit einem neuen Inhalt für alle ausgewählten Datensätze überschreiben.

Dynamische Objektlokalisierung

Die dynamische Lokalisierung ist einer der nützlichsten Mechanismen, um Daten übersichtlich zu halten. Sie ermöglicht es, Eigenschaften wie Standort, Abteilung, Sektion und Raumnummer automatisch auf Grundlage der Beziehungen zwischen Objekten auszufüllen.

In der Praxis funktioniert das so, dass ein Objekt Lokalisierungsdaten von seinem übergeordneten Objekt übernimmt. Zum Beispiel kann ein Gerät seinen Standort von einem Set übernehmen, und ein Set kann ihn von einem Benutzer übernehmen. Dadurch aktualisieren alle verbundenen Elemente ihre Daten automatisch, wenn ein Benutzer die Abteilung oder den Standort ändert.

Um die dynamische Lokalisierung zu nutzen, sollten Lokalisierungsfelder in anderen Objekten als dem Benutzer nicht manuell ausgefüllt werden. Wenn solche Werte früher manuell eingetragen wurden, können sie per Gruppenbearbeitung gesammelt entfernt werden. Danach verwendet das Programm wieder den Mechanismus der automatischen Standortvererbung.

Wenn der Benutzer diese Felder jedoch in einem anderen Objekt als dem Benutzer manuell ausfüllt, behandelt das Programm dies als Umstellung dieses Elements auf eine statische Lokalisierung.

Objektbeziehungen und Drag & Drop

Beziehungen zwischen Objekten können auf die übliche Weise über die Funktionen Zuweisen und Trennen erstellt werden, aber in vielen Situationen ist der Mechanismus Drag & Drop bequemer. Er ermöglicht es, Objekte zwischen Managern, Auswertungen und Detailberichten zu ziehen, um Standardbeziehungen zu erstellen.

Der Mechanismus funktioniert in vielen Arbeitskonstellationen, darunter:

  • Objektmanager >> Auswertung,
  • Auswertung >> Objektmanager,
  • Objektmanager >> Objektmanager,
  • Auswertung >> Auswertung,
  • Objektmanager >> Detailbericht,
  • Auswertung >> Detailbericht.

Es ist wichtig zu beachten, dass Drag & Drop in erster Linie Standardbeziehungen unterstützt. Wenn Sie eine andere Art von Beziehung erstellen müssen, ist es besser, die Standardassistenten zu verwenden. Auch für das massenhafte Verknüpfen größerer Mengen von Elementen sollten vorzugsweise spezielle Assistenten verwendet werden, da sie die gleichzeitige Arbeit mit vielen Objekten erleichtern.

Filter und benutzerdefinierte Auswertungen in der Praxis

Filter in Ewida Standard und Ewida Audit basieren auf Gruppen von AND- und OR-Bedingungen. In einer AND-Gruppe müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, während in einer OR-Gruppe mindestens eine davon erfüllt sein muss.

Am nützlichsten werden Filter in Verbindung mit dem Mechanismus Meine Auswertungen. In diesem Modell können Sie zuerst Ihre eigene Ansicht mit den passenden Spalten erstellen und anschließend einen Filter anwenden, der zu einem konkreten Arbeitsszenario passt.

Dieser Ansatz eignet sich gut für wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel für den monatlichen Ausdruck einer Liste bestimmter Zubehörteile, Geräte außerhalb der Garantie oder Objekte, die bestimmte Standort-, Organisations- und Kostenbedingungen erfüllen. Wenn ein solcher Filter dauerhaft genutzt werden soll, kann er mit der Option Filter der Auswertung merken für diese Auswertung gespeichert werden.

Optimierung der Programmleistung

Bei größeren Datenbanken wird nicht nur die Funktionalität wichtig, sondern auch die Leistung. In diesem Bereich sollte man einige Regeln im Blick behalten.

In Ewida Standard kann ein großer Teil des Datenvolumens durch detaillierte Verlaufsprotokolle entstehen. Wenn die Datenbank wächst, lohnt es sich, regelmäßig den Assistenten zur Verwaltung von Verlaufseinträgen zu verwenden, mit dem ältere oder unnötige Einträge bereinigt werden können. Es ist auch eine gute Praxis, Protokollkategorien auf die tatsächlich benötigten zu beschränken.

In Ewida Audit spielt die Anzahl der gespeicherten Scan-Dateien eine wichtige Rolle. Wenn das Hauptziel darin besteht, vor allem mit den neuesten Daten zu arbeiten, können Sie in den Audit-Einstellungen die Option Nur das letzte Scan-Ergebnis aufbewahren aktivieren. Das reduziert die Menge der verarbeiteten Daten und verbessert die Leistung.

Außerdem ermöglichen beide Programme die Kontrolle von Anwendungsprotokollen und Ereignisprotokolleinträgen, einschließlich einer automatischen Bereinigung nach Überschreiten einer festgelegten Anzahl von Datensätzen. Solche Wartungsmaßnahmen sind bei langfristiger Arbeit mit derselben Datenbank sehr wichtig.