Druck eines Inventurprotokolls
Ein Inventurprotokoll kann im Programm Ewida Standard vorbereitet werden. Mit dieser Funktion lässt sich ein Dokument für einen ausgewählten Objekttyp erzeugen, zum Beispiel für einen Benutzer, ein Set, ein Gerät oder ein anderes Element der Inventarisierung.
Um das Fenster für den Protokolldruck zu öffnen, verwenden Sie im Hauptmenü des ausgewählten Objekttyps die Option Protokoll drucken. Dieselbe Funktion kann auch über das Kontextmenü aufgerufen werden, also durch einen Rechtsklick auf das Objekt.
Zu Beginn verlangt der Assistent die Auswahl des Hauptobjekts für das Protokoll. Das kann ein einzelnes Element oder eine größere Gruppe von Datensätzen sein. Erst nach der Auswahl dieser Objekte kann zur Konfiguration des Aussehens und des Inhalts des Dokuments übergegangen werden.
Anpassung des Inventurprotokolls
Im nächsten Schritt können Sie die Art der Dokumenterstellung an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Eines der wichtigsten Felder ist Inventurprotokoll. Dort können Sie eine eigene Protokollvariante auswählen, sofern sie zuvor erstellt wurde. Sie können auch einen neuen Namen für das Protokoll festlegen und darunter eine separate Druckkonfiguration speichern.
Mit Druckvorlage können Sie eine eigene Vorlage laden oder bearbeiten. Sie bestimmt das Erscheinungsbild des Dokuments über die reine Darstellung der Objektdaten hinaus. Dadurch lässt sich ein Muster erstellen, das den Anforderungen der Organisation, dem internen Dokumentlayout oder dem festgelegten Unternehmensstil entspricht.
Wenn zu Beginn mehr als ein Objekt ausgewählt wurde, können Sie zusätzlich die Option Auf separaten Protokollen drucken verwenden. Dadurch wird für jeden ausgewählten Datensatz ein eigenes Dokument erstellt, anstatt alles in einem Ausdruck zusammenzufassen.
Darstellung von Objekten und Beziehungen
Das Inventurprotokoll kann Objekte auf zwei Arten darstellen:
- Einzeilige Objektbeschreibung — jedes Objekt wird als einzelner Datensatz unter Verwendung seiner Beschreibung dargestellt.
- Detaillierter Modus — das Objekt wird in einer Eigenschaft - Wert-Struktur über mehrere Datensätze beschrieben.
Die Schaltfläche Anpassen arbeitet abhängig vom gewählten Modus und ermöglicht es, die Darstellung der Daten anzupassen. Dadurch kann das Protokoll je nach Zweck des Dokuments knapper oder ausführlicher sein.
Eine wichtige Option ist auch Verknüpfte Objekte drucken. Damit können Sie nicht nur das Hauptobjekt, sondern auch seine Beziehungen in das Protokoll aufnehmen. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel, dass Sie ein Set zusammen mit seinen Geräten oder einen Benutzer zusammen mit den ihm zugewiesenen Elementen drucken können.
Nützlich kann auch die Einstellung Eigenschaften mit leeren Werten überspringen sein, weil sie das Dokument vereinfacht und Datensätze entfernt, die keine Daten enthalten.
Vorschau und Druck des Dokuments
Mit der Schaltfläche Druckvorschau können Sie prüfen, wie das Dokument vor dem endgültigen Druck aussehen wird. Das ist ein wichtiger Schritt, weil sich damit Layoutprobleme erkennen, die Reihenfolge der Abschnitte prüfen und feststellen lässt, ob alle erforderlichen Daten sichtbar sind.
Nachdem Sie das Dokumentlayout akzeptiert haben, können Sie mit der Schaltfläche Fertigstellen fortfahren, die den eigentlichen Druckassistenten öffnet. Der Druckmechanismus steht nicht nur für Inventurprotokolle, sondern auch für andere Listen und Berichte im Programm zur Verfügung. Dadurch bleibt der gesamte Ablauf im Umgang mit Dokumenten einheitlich.
Es ist wichtig zu beachten, dass Ewida Standard eine klassische Windows-Desktop-Anwendung ist. Die Druckkonfiguration erfolgt daher direkt im Programm und kann an die lokalen Anforderungen des Benutzers oder des Unternehmens angepasst werden.
Druckassistent und Berichtsgestaltung
Der Druckassistent wird nach Auswahl der Schaltfläche Drucken geöffnet. Das gilt für Listen, Berichte und Inventurprotokolle. Er besteht aus zwei sich ergänzenden Bereichen:
- Druckvorschau,
- Bericht gestalten.
Standardmäßig wird zuerst der Vorschaubereich geöffnet. Dort können Sie das erzeugte Dokument prüfen und für den Druck vorbereiten. Wenn Sie jedoch das Seitenlayout ändern, Elemente hinzufügen oder das Aussehen von Abschnitten anpassen möchten, sollten Sie in den Bereich Bericht gestalten wechseln.
Genau hier kann der Benutzer eigene Dokumentlayouts erstellen und Druckmuster an die Arbeitsweise der Organisation anpassen.
Aufbau des Bereichs Bericht gestalten
Der Bereich für die Druckgestaltung enthält mehrere wichtige Arbeitsbereiche.
Die obere Schaltflächenleiste ermöglicht die Verwaltung von Druckvorlagen, das Ändern der im Entwurf verwendeten Maßeinheiten und das Wiederherstellen der Standardeinstellungen.
Der obere Gestaltungsbereich dient zur Verwaltung der auf der Seite platzierten Objekte per Drag&Drop. Damit können Sie Elemente kopieren, ausschneiden, einfügen, löschen, ihre Reihenfolge ändern und sie ausrichten.
Die Seitenansicht des Entwurfs zeigt die Struktur der gedruckten Seite und ermöglicht die visuelle Platzierung von Objekten.
Die Drag&Drop-Objektliste enthält Elemente, die auf den Seitenentwurf gezogen werden können, zum Beispiel ein Textfeld, ein Bild, eine Linie, eine Seitennummer, ein Datum, einen Berichtsnamen, eine Statistik, die Anzahl der Datensätze sowie Felder zur Dokumentnummerierung.
Die Schnellauswahl erleichtert die Auswahl des aktiven Elements oder Abschnitts, während Eigenschaften des ausgewählten Objekts die Konfiguration seiner Details ermöglichen.
Dadurch bietet der Gestaltungsbereich viel Freiheit bei der Vorbereitung des Dokumentlayouts, ohne dass außerhalb des Programms ein separates Berichtswerkzeug erstellt werden muss.
Seitenstruktur, Datentabellen und XML-Vorlagen
Um die Gestaltung des Drucks zu erleichtern, wurde die Dokumentseite in Abschnitte unterteilt:
- Kopfbereich — wird auf jeder Seite gedruckt,
- Abschnitt vor den Daten — wird einmal gedruckt,
- Datenabschnitt — ist für die eigentliche Darstellung der Daten verantwortlich,
- Abschnitt nach den Daten — wird einmal gedruckt,
- Fußbereich — wird auf jeder Seite gedruckt.
Der inhaltlich wichtigste Abschnitt ist der Datenabschnitt, weil dort die Tabellen mit den Datensätzen platziert werden. Die Daten können in einer einzigen Tabelle oder in mehreren untereinander angeordneten Tabellen dargestellt werden. Ihre Konfiguration ist über Datenabschnitt > Anpassen : Datentabellen verfügbar.
In der Tabellenkonfiguration können unerwünschte Elemente ein- oder ausgeblendet, ihre Reihenfolge festgelegt und außerdem die Spalteneinstellungen aufgerufen werden. Auch die Spalten können separat angepasst werden — ihre Reihenfolge, Eigenschaften und der Umfang der dargestellten Daten lassen sich ändern.
Die Druckvorlage steuert das gesamte Seitenlayout außerhalb des Datenabschnitts und wird in einer XML-Datei gespeichert. Dadurch können eigene Dokumentmuster vorbereitet und später immer wieder verwendet werden. Wenn ein Entwurf als Hauptvariante für den Druck verwendet werden soll, kann er als Standard gespeichert werden.
Dieser Ansatz sorgt dafür, dass das Inventurprotokoll in Ewida Standard mehr sein kann als nur ein einfacher Ausdruck einer Objektliste. Es kann zu einem vollständigen Dokument werden, das an die Anforderungen einer bestimmten Organisation angepasst ist.