Wydruk protokołu inwentaryzacji

Protokół inwentaryzacji można przygotować w programie Ewida Standard. Funkcja ta pozwala wygenerować dokument dla wybranego typu obiektu, na przykład użytkownika, zestawu, urządzenia albo innego elementu ewidencji.

Aby uruchomić okno wydruku protokołu, należy w menu głównym wybranego typu obiektu użyć opcji Drukuj protokół. Tę samą funkcję można wywołać także z menu kontekstowego, czyli po kliknięciu obiektu prawym przyciskiem myszy.

Na początku kreator wymaga wskazania obiektu głównego do protokołu. Może to być jeden element albo większa grupa rekordów. Dopiero po wybraniu tych obiektów można przejść do konfiguracji wyglądu i zawartości dokumentu.

Dostosowanie protokołu inwentaryzacji

W kolejnym kroku można dopasować sposób przygotowania dokumentu do potrzeb firmy. Jednym z najważniejszych pól jest Protokół inwentaryzacji, które pozwala wybrać własny wariant protokołu, o ile został wcześniej utworzony. Można również zdefiniować nową nazwę protokołu i zapisać pod nią osobną konfigurację wydruku.

Szablon wydruku pozwala załadować lub edytować własny szablon. To on decyduje o wyglądzie dokumentu poza samą prezentacją danych obiektów. Dzięki temu można przygotować wzór zgodny z wymaganiami organizacji, układem dokumentów wewnętrznych albo przyjętym stylem firmowym.

Jeżeli na początku wybrano więcej niż jeden obiekt, można dodatkowo użyć opcji Drukuj na osobnych protokołach. Powoduje ona utworzenie oddzielnego dokumentu dla każdego wskazanego rekordu, zamiast łączenia wszystkiego w jednym wydruku.

Sposób prezentacji obiektów i relacji

Protokół inwentaryzacji może prezentować obiekty na dwa sposoby:

  • Jednowierszowy opis obiektu — każdy obiekt przedstawiany jest jako pojedynczy rekord z wykorzystaniem jego opisu.
  • Tryb szczegółowy — obiekt jest opisywany w układzie właściwość - wartość, w wielu rekordach.

Przycisk Dostosuj działa zależnie od wybranego trybu i pozwala dopasować sposób prezentacji danych. Dzięki temu protokół może być bardziej zwięzły albo bardziej szczegółowy, zależnie od przeznaczenia dokumentu.

Ważną opcją jest także Drukuj obiekty powiązane. Pozwala ona dołączyć do protokołu nie tylko obiekt główny, ale również jego relacje. W praktyce oznacza to na przykład możliwość wydrukowania zestawu razem z jego urządzeniami albo użytkownika razem z przypisanymi mu elementami.

Przydatne bywa również ustawienie Pomijaj właściwości z pustymi wartościami, które upraszcza dokument i usuwa z niego rekordy nieposiadające danych.

Podgląd i drukowanie dokumentu

Przycisk Podgląd wydruku pozwala sprawdzić, jak dokument będzie wyglądał przed jego ostatecznym wydrukiem. To ważny etap, ponieważ umożliwia wychwycenie problemów z układem, sprawdzenie kolejności sekcji oraz ocenę, czy wszystkie potrzebne dane są widoczne.

Po zaakceptowaniu wyglądu dokumentu można przejść dalej przyciskiem Zakończ, który otwiera właściwy kreator wydruku. Mechanizm drukowania dostępny jest nie tylko dla protokołów inwentaryzacji, ale także dla innych zestawień i raportów w programie. Dzięki temu całość zachowuje spójny sposób pracy z dokumentami.

Warto pamiętać, że Ewida Standard jest klasyczną aplikacją desktopową Windows, więc konfiguracja wydruku odbywa się bezpośrednio w programie i może być dostosowywana do lokalnych potrzeb użytkownika lub firmy.

Kreator wydruku i projektowanie raportu

Kreator wydruku uruchamiany jest po wybraniu przycisku Drukuj. Dotyczy to zestawień, raportów i protokołów. Składa się on z dwóch uzupełniających się paneli:

  • Podgląd wydruku,
  • Projektuj raport.

Domyślnie otwierany jest panel podglądu, który pozwala ocenić wygenerowany dokument i przygotować go do wydruku. Jeżeli jednak trzeba zmienić układ strony, dodać elementy lub zmodyfikować wygląd sekcji, należy przejść do panelu Projektuj raport.

To właśnie w tym miejscu użytkownik może budować własne układy dokumentów i tworzyć wzory wydruku dopasowane do sposobu pracy organizacji.

Budowa panelu Projektuj raport

Panel projektowania wydruku zawiera kilka ważnych obszarów pracy.

Górny panel z przyciskami pozwala obsługiwać szablony wydruku, zmieniać jednostki miary używane w projekcie oraz przywracać ustawienia domyślne.

Górny panel projektowy służy do zarządzania obiektami umieszczonymi na stronie metodą Drag&Drop. Umożliwia między innymi kopiowanie, wycinanie, wklejanie, usuwanie, zmianę kolejności oraz wyrównywanie elementów.

Widok projektu strony pokazuje strukturę drukowanej strony i pozwala wizualnie rozmieszczać obiekty.

Lista obiektów Drag&Drop zawiera elementy, które można przeciągać na projekt strony, takie jak pole tekstowe, obraz, linia, numer strony, data, nazwa raportu, statystyka, ilość rekordów czy pola związane z numeracją dokumentów.

Kontrolka szybkiego zaznaczania ułatwia wybór aktywnego elementu lub sekcji, a Właściwości zaznaczonego obiektu pozwalają konfigurować jego szczegóły.

Dzięki temu panel projektowania daje dużą swobodę w przygotowaniu układu dokumentu bez konieczności tworzenia osobnego narzędzia raportowego poza programem.

Konstrukcja strony, tabele danych i szablony XML

Aby ułatwić projektowanie wydruku, strona dokumentu została podzielona na sekcje:

  • Sekcja nagłówka — drukowana na każdej stronie,
  • Sekcja przed danymi — drukowana jednokrotnie,
  • Sekcja danych — odpowiadająca za właściwą prezentację danych,
  • Sekcja za danymi — drukowana jednokrotnie,
  • Sekcja stopki — drukowana na każdej stronie.

Najważniejsza z punktu widzenia treści jest Sekcja danych, ponieważ to w niej umieszczane są tabele z rekordami. Dane mogą być prezentowane w jednej tabeli albo w wielu tabelach ułożonych jedna pod drugą. Ich konfiguracja odbywa się przez opcję Sekcja danych > Dostosuj : Tabele danych.

W konfiguracji tabel można włączać lub wyłączać niechciane elementy, ustalać ich kolejność, a także przechodzić do ustawień kolumn. Kolumny również można dostosowywać osobno — zmieniać ich kolejność, właściwości i zakres prezentowanych danych.

Szablon wydruku odpowiada za cały układ strony poza sekcją danych i zapisywany jest do pliku XML. Dzięki temu można przygotować własne wzory dokumentów i później wielokrotnie z nich korzystać. Jeżeli projekt ma być używany jako podstawowy wariant wydruku, można zapisać go jako domyślny.

Takie podejście sprawia, że protokół inwentaryzacji w Ewida Standard może być nie tylko prostym wydrukiem listy obiektów, ale pełnoprawnym dokumentem dopasowanym do wymagań konkretnej organizacji.