Podstawy pracy z bazą danych

Ewida Standard domyślnie korzysta z bazy opartej na wewnętrznym systemie plikowym. Przy prostych wdrożeniach może to wystarczyć, ale w pracy wielostanowiskowej i przy większej liczbie danych lepszym rozwiązaniem jest serwer Microsoft SQL.

Jeżeli wolisz rozwiązanie webowe zamiast klasycznej aplikacji desktopowej Windows, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.

Przeniesienie danych do Microsoft SQL zwiększa stabilność pracy, ułatwia współdzielenie bazy między stanowiskami i upraszcza organizację środowiska firmowego. Dlatego przy regularnej pracy z Ewida Standard warto jak najszybciej przejść z bazy plikowej na serwer bazodanowy.

Obsługa Microsoft SQL i SQL Express

Program współpracuje z serwerami Microsoft SQL, dlatego można korzystać zarówno z bezpłatnych wersji MS SQL Express, jak i z pełnych, komercyjnych edycji Microsoft SQL Server. Dzięki temu środowisko można dopasować do skali firmy, liczby użytkowników i przyjętych zasad administracyjnych.

W wielu mniejszych wdrożeniach SQL Express jest wystarczającym punktem startowym. W większych organizacjach częściej stosowany jest pełny serwer SQL, zarządzany centralnie przez dział IT lub administratora baz danych.

Migracja danych pomiędzy bazami

Ewida Standard udostępnia mechanizm migracji danych, który pozwala stosunkowo szybko przenosić dane pomiędzy różnymi bazami. Migracja może odbywać się zarówno w obrębie jednego serwera SQL, jak i między różnymi serwerami.

To przydatne przy pierwszym przejściu z bazy plikowej na Microsoft SQL, przy zmianie środowiska serwerowego albo podczas reorganizacji firmowej infrastruktury. Dzięki temu nie trzeba budować ewidencji od początku, lecz można przenieść istniejące dane do nowego miejsca pracy.

Podłączenie i tworzenie bazy danych

Konfiguracja współpracy z Microsoft SQL sprowadza się do wskazania instancji serwera, sposobu logowania oraz nazwy bazy danych. Jeżeli wskazana baza jeszcze nie istnieje, program może utworzyć ją automatycznie.

Taki model upraszcza wdrożenie, ponieważ użytkownik nie musi ręcznie przygotowywać całej struktury bazy przed pierwszym uruchomieniem. W praktyce wystarczy poprawnie wskazać serwer i upewnić się, że konto używane do połączenia ma odpowiednie uprawnienia.

Wiele baz danych i baza centralna

Licencjonowana wersja Ewida Standard umożliwia prowadzenie wielu niezależnych baz danych na różnych serwerach. To pozwala oddzielać ewidencje według działów, lokalizacji, spółek albo innych potrzeb organizacyjnych.

Warto zwrócić uwagę także na mechanizm scalania danych. Dzięki niemu dane z kilku baz mogą zostać połączone w jednej bazie centralnej. To przydatne zwłaszcza wtedy, gdy poszczególne oddziały firmy pracują lokalnie, a centrala chce utrzymywać wspólny, zbiorczy obraz całej ewidencji.

Praca sieciowa

Ewida Standard może być używany jednocześnie z wielu stanowisk komputerowych. Typowy scenariusz to współdzielenie jednej bazy przez informatyków działu IT oraz dodatkowe stanowiska, na przykład w księgowości lub administracji.

W takim modelu aplikacja pozostaje programem desktopowym instalowanym osobno na każdym komputerze, natomiast wspólne są dane zapisane na serwerze Microsoft SQL. To klasyczny model klient-serwer, odpowiedni dla firm, które chcą pracować lokalnie na stanowiskach Windows, ale jednocześnie korzystać ze wspólnej bazy danych.

Konfiguracja pracy sieciowej krok po kroku

1. Program należy zainstalować osobno na każdej stacji roboczej, z której użytkownicy będą korzystali z Ewida Standard.

2. Następnie konfigurujemy program na pierwszym komputerze zgodnie z wymaganiami użytkownika i środowiska.

Ustawienia bazy danych są dostępne w sekcji:
Ustawienia programu → Baza danych

Na pierwszej stacji roboczej wykonujemy dwie podstawowe czynności:

  • ustawiamy bazę danych na wybranym serwerze Microsoft SQL,
  • włączamy tryb pracy aplikacji Praca sieciowa (wspólna baza).

Po zakończeniu konfiguracji program zapyta, czy ma wykonać migrację danych. Tę operację wykonujemy tylko przy konfiguracji pierwszej stacji, czyli wtedy, gdy rzeczywiście przenosimy dane do wspólnej bazy. Kolejne stanowiska powinny jedynie połączyć się z tą samą bazą, bez uruchamiania migracji.

Ważna uwaga dotycząca migracji.
Jeżeli użytkownik wybierze migrację w niewłaściwym momencie, na przykład podczas podłączania kolejnego stanowiska albo przy pracy z nieodpowiednio przygotowaną bazą, może to doprowadzić do nadpisania lub wyczyszczenia danych. Dlatego przed zatwierdzeniem operacji zawsze trzeba upewnić się, z którego źródła dane są pobierane i dokąd mają zostać przeniesione.

3. Tę samą konfigurację połączenia powtarzamy na kolejnych stanowiskach, ale już bez migracji danych. Dzięki temu wszystkie komputery pracują na jednej wspólnej bazie.

Wspólne pliki konfiguracyjne

Domyślnie Ewida Standard zapisuje ustawienia oddzielnie dla każdego użytkownika i każdego stanowiska. W wielu firmach jest to rozwiązanie wygodne, ponieważ pozwala dopasować program do sposobu pracy konkretnej osoby.

Jeżeli jednak potrzebne jest współdzielenie plików konfiguracyjnych, można włączyć odpowiednią opcję w ustawieniach programu w sekcji Katalogi domyślne. Przed włączeniem tej funkcji warto ustalić, które ustawienia mają być wspólne, a które powinny pozostać lokalne dla danego komputera.

Uprawnienia użytkowników

Ewida Standard umożliwia tworzenie osobnych loginów, haseł i zestawów uprawnień dla użytkowników pracujących na wspólnej bazie. Uprawnienia można przypisywać szczegółowo do określonych funkcji programu, dzięki czemu łatwo ograniczyć dostęp do wybranych obszarów ewidencji.

Dodatkowo działania zalogowanego użytkownika są zapisywane wraz z datą, nazwą komputera i informacjami w dzienniku aplikacji. To pomaga w kontroli zmian i w późniejszym wyjaśnianiu, kto oraz kiedy wykonał daną operację.

Konfigurację uprawnień przeprowadza się w ustawieniach programu w sekcji Uprawnienia użytkowników.

Kopie zapasowe

Aby wykonać kopię zapasową danych, należy użyć opcji:
Menu → Plik → Baza danych → Zapisz dane do pliku (backup)

Dolny panel programu informuje o czasie ostatnio wykonanej kopii zapasowej. To praktyczna wskazówka, ale nie powinna zastępować realnej procedury backupu. W środowisku firmowym kopie zapasowe warto wykonywać regularnie i przechowywać w bezpiecznej lokalizacji, najlepiej zgodnie z przyjętą polityką bezpieczeństwa danych.

Nawet przy pracy na Microsoft SQL własny backup z poziomu aplikacji pozostaje ważnym elementem zabezpieczenia ewidencji.

Ładowanie i scalanie danych

Aby załadować dane z pliku kopii zapasowej, należy użyć opcji:
Menu → Plik → Baza danych → Otwórz dane z pliku

Ta operacja usuwa aktualną zawartość bazy i wczytuje dane z wybranego pliku. Należy więc korzystać z niej ostrożnie, najlepiej tylko wtedy, gdy celem jest pełne odtworzenie środowiska z backupu.

Jeżeli zamiast zastąpienia danych potrzebne jest ich połączenie, należy użyć opcji:
Menu → Plik → Baza danych → Dodaj dane z pliku (scalanie)

Tryb scalania dodaje dane z pliku do istniejącej bazy i nie usuwa rekordów, które już się w niej znajdują. To przydatne na przykład wtedy, gdy firma ma kilka oddziałów prowadzących własne ewidencje lokalnie, a centrala chce budować jedną wspólną bazę danych na podstawie przesyłanych plików backupu.

Dzięki temu Ewida Standard może działać nie tylko jako pojedyncza lokalna ewidencja, ale także jako element szerszego modelu wymiany danych między oddziałami.