Notions de base sur la base de données

Ewida Standard utilise par défaut une base de données reposant sur son système de fichiers interne. Pour des déploiements simples, cela peut suffire, mais dans des environnements multiutilisateurs et avec des volumes de données plus importants, un serveur Microsoft SQL est un meilleur choix.

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Le transfert des données vers Microsoft SQL améliore la stabilité, facilite le partage de la base de données entre les postes de travail et simplifie l’organisation de l’environnement de l’entreprise. C’est pourquoi, si vous travaillez régulièrement avec Ewida Standard, il est conseillé de passer le plus tôt possible d’une base de données basée sur des fichiers à un serveur de base de données.

Prise en charge de Microsoft SQL et SQL Express

Le programme fonctionne avec des serveurs Microsoft SQL. Vous pouvez donc utiliser aussi bien les éditions gratuites MS SQL Express que les éditions commerciales complètes de Microsoft SQL Server. Cela permet d’adapter l’environnement à la taille de l’entreprise, au nombre d’utilisateurs et au modèle d’administration en place.

Dans de nombreux petits déploiements, SQL Express constitue un bon point de départ. Dans les grandes organisations, il est plus courant d’utiliser une instance complète de SQL Server, gérée de manière centralisée par le service IT ou par un administrateur de bases de données.

Migration des données entre bases de données

Ewida Standard comprend un mécanisme de migration des données qui permet de déplacer les données entre différentes bases de données relativement rapidement. La migration peut avoir lieu aussi bien au sein d’un même serveur SQL qu’entre différents serveurs.

Cela est utile lors du premier passage d’une base de données basée sur des fichiers à Microsoft SQL, lors d’un changement d’environnement serveur ou pendant une réorganisation de l’infrastructure de l’entreprise. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de reconstruire les enregistrements depuis le début, mais qu’il est possible de transférer les données existantes vers le nouvel environnement de travail.

Connexion à une base de données et création

La configuration de la prise en charge de Microsoft SQL consiste à indiquer l’instance du serveur, la méthode de connexion et le nom de la base de données. Si la base de données choisie n’existe pas encore, le programme peut la créer automatiquement.

Ce modèle simplifie le déploiement, car l’utilisateur n’a pas à préparer manuellement toute la structure de la base de données avant le premier lancement. En pratique, il suffit d’indiquer le bon serveur et de s’assurer que le compte utilisé pour la connexion dispose des autorisations requises.

Plusieurs bases de données et une base centrale

La version sous licence d’Ewida Standard permet de gérer plusieurs bases de données indépendantes sur différents serveurs. Cela permet de séparer les enregistrements par service, localisation, entité de l’entreprise ou selon d’autres besoins organisationnels.

Il convient également de prêter attention au mécanisme de fusion des données. Grâce à lui, les données de plusieurs bases peuvent être réunies dans une seule base centrale. Cela est particulièrement utile lorsque différentes agences de l’entreprise travaillent localement, tandis que le siège souhaite conserver une vue commune et consolidée de l’ensemble de l’inventaire.

Mode réseau

Ewida Standard peut être utilisé simultanément depuis plusieurs postes de travail. Un scénario typique est une base de données partagée utilisée par le personnel IT et par des postes supplémentaires, par exemple en comptabilité ou en administration.

Dans ce modèle, l’application reste un programme de bureau installé séparément sur chaque ordinateur, tandis que la partie partagée correspond aux données stockées sur le serveur Microsoft SQL. Il s’agit d’un modèle client-serveur classique, adapté aux entreprises qui souhaitent travailler localement sur des postes Windows tout en utilisant une base de données partagée unique.

Configuration du mode réseau étape par étape

1. Le programme doit être installé séparément sur chaque poste de travail à partir duquel les utilisateurs accéderont à Ewida Standard.

2. Configurez ensuite le programme sur le premier ordinateur selon les besoins de l’utilisateur et de l’environnement.

Les paramètres de la base de données sont disponibles dans la section :
Paramètres du programme → Base de données

Sur le premier poste de travail, effectuez deux actions principales :

  • configurer la base de données sur le serveur Microsoft SQL sélectionné,
  • activer le mode d’application Mode réseau (base de données partagée).

Une fois la configuration terminée, le programme demandera s’il doit effectuer une migration des données. Cette opération ne doit être réalisée que lors de la configuration du premier poste de travail, c’est-à-dire lorsque vous transférez réellement les données vers la base partagée. Les postes supplémentaires doivent uniquement se connecter à la même base de données, sans lancer la migration.

Remarque importante concernant la migration.
Si l’utilisateur sélectionne la migration au mauvais moment, par exemple lors de la connexion d’un autre poste de travail ou en travaillant avec une base de données mal préparée, cela peut entraîner l’écrasement ou l’effacement des données. C’est pourquoi, avant de confirmer l’opération, il faut toujours vérifier de quelle source les données sont extraites et vers quel emplacement elles doivent être transférées.

3. Répétez la même configuration de connexion sur les autres postes de travail, mais sans migration des données. Ainsi, tous les ordinateurs travailleront sur la même base de données partagée.

Fichiers de configuration partagés

Par défaut, Ewida Standard enregistre les paramètres séparément pour chaque utilisateur et chaque poste de travail. Dans de nombreuses entreprises, c’est une solution pratique, car elle permet d’adapter le programme à la manière de travailler d’une personne donnée.

Si des fichiers de configuration partagés sont nécessaires, vous pouvez activer l’option appropriée dans les paramètres du programme, dans la section Répertoires par défaut. Avant d’activer cette fonction, il est préférable de décider quels paramètres doivent être partagés et lesquels doivent rester locaux à un ordinateur donné.

Droits des utilisateurs

Ewida Standard permet de créer des identifiants, des mots de passe et des ensembles de droits distincts pour les utilisateurs travaillant sur la base de données partagée. Les droits peuvent être attribués en détail à des fonctions précises du programme, ce qui permet de limiter facilement l’accès à certaines zones des enregistrements.

En outre, les actions de l’utilisateur connecté sont enregistrées avec la date, le nom de l’ordinateur et les informations associées dans le journal de l’application. Cela aide à suivre les changements et à déterminer plus tard qui a effectué une opération donnée et à quel moment.

La configuration des droits s’effectue dans les paramètres du programme, dans la section Droits des utilisateurs.

Sauvegardes

Pour créer une sauvegarde des données, utilisez l’option :
Menu → Fichier → Base de données → Enregistrer les données dans un fichier (backup)

Le panneau inférieur du programme affiche l’heure de la dernière sauvegarde effectuée. C’est un indicateur utile, mais il ne doit pas remplacer une véritable procédure de sauvegarde. Dans un environnement d’entreprise, les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement et stockées dans un emplacement sûr, idéalement conformément à la politique de sécurité des données adoptée.

Même en travaillant avec Microsoft SQL, créer sa propre sauvegarde depuis l’application reste un élément important de la protection des enregistrements.

Chargement et fusion des données

Pour charger des données à partir d’un fichier de sauvegarde, utilisez l’option :
Menu → Fichier → Base de données → Ouvrir les données à partir d’un fichier

Cette opération supprime le contenu actuel de la base de données et charge les données à partir du fichier sélectionné. Elle doit donc être utilisée avec prudence, de préférence uniquement lorsque l’objectif est de restaurer complètement l’environnement à partir d’une sauvegarde.

Si, au lieu de remplacer les données, vous devez les combiner, utilisez l’option :
Menu → Fichier → Base de données → Ajouter des données à partir d’un fichier (fusion)

Le mode de fusion ajoute les données du fichier à la base de données existante et ne supprime pas les enregistrements qui s’y trouvent déjà. Cela est utile, par exemple, lorsqu’une entreprise possède plusieurs agences qui tiennent leurs propres enregistrements localement, et que le siège souhaite construire une base de données commune à partir des fichiers de sauvegarde reçus de ces agences.

Grâce à cela, Ewida Standard peut fonctionner non seulement comme un système local d’enregistrement, mais aussi comme un élément d’un modèle plus large d’échange de données entre agences.