Ewidencja kosztów aktualizacji licencji
Ewidencja kosztów licencji i ich przedłużeń jest ważnym elementem porządku w obszarze IT. W praktyce nie chodzi tylko o sam zakup oprogramowania, ale również o późniejsze odnowienia, wsparcie techniczne, zmiany terminów ważności i dokumentowanie kolejnych kosztów związanych z użytkowaniem licencji.
W programie Ewida Standard można prowadzić taką ewidencję w sposób uporządkowany, razem z historią modernizacji i zmian właściwości licencji. To rozwiązanie dobrze sprawdza się w firmach, które pracują na desktopowej aplikacji Windows i chcą zachować pełną kontrolę nad licencjami oraz kosztami ich utrzymania.
Jeżeli wolisz rozwiązanie webowe zamiast klasycznej aplikacji instalowanej na komputerze, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.
W dalszej części pokazujemy proces wprowadzenia kosztów aktualizacji licencji razem ze zmianą jej parametrów. Zakładamy, że aktualizowana licencja znajduje się już w ewidencji. Jeżeli trzeba ją dopiero wprowadzić do systemu, warto najpierw uporządkować samą ewidencję oprogramowania i licencji, a dopiero później przejść do modernizacji.
Uruchomienie modernizacji licencji
Proces rozpoczynamy od wybrania z menu głównego opcji:
Licencja → Modernizacja → Nowy
W pierwszym kroku kreatora zaznaczamy jedną lub kilka licencji, których dotyczy aktualizacja. Jeżeli modernizacja obejmuje większą grupę pozycji, można zaznaczyć wiele rekordów jednocześnie za pomocą klawiszy SHIFT lub CTRL. Dzięki temu jeden proces może objąć zarówno pojedynczą licencję, jak i większy pakiet odnowień wykonywanych w tym samym czasie.
Dane zakupu i opis zdarzenia
W kolejnym kroku po lewej stronie kreatora uzupełniamy dane zakupu dotyczące przedłużenia lub aktualizacji licencji. Po prawej stronie wprowadzamy informacje opisujące samo zdarzenie modernizacji, czyli jego zakres, kontekst i podstawowe szczegóły organizacyjne.
Taki podział jest praktyczny, ponieważ rozdziela dane kosztowe i dokumentowe od informacji o samej zmianie. Dzięki temu później łatwiej odtworzyć zarówno koszt modernizacji, jak i to, czego konkretnie dotyczyła.
Zmiana właściwości licencji
Następnie wskazujemy, które właściwości licencji mają zostać zaktualizowane w wyniku modernizacji. W typowym scenariuszu mogą to być na przykład:
- Data zakończenia licencji,
- Data zakończenia supportu licencji.
Po wybraniu każdej nowej właściwości trzeba użyć przycisku +, widocznego w prawym górnym rogu formularza. Dopiero wtedy dana zmiana wraz z nową wartością zostaje dodana do listy zmian. To ważne, ponieważ samo wskazanie pola nie wystarcza jeszcze do zapisania go w procesie modernizacji.
Zakończenie procesu modernizacji
Ostatnim etapem jest wydruk protokołu modernizacji. Jego układ można dopasować do własnych potrzeb, podobnie jak w innych obszarach programu. Po zatwierdzeniu procesu w ewidencji zapisane zostają jednocześnie koszty modernizacji, opis zdarzenia oraz nowe wartości wybranych właściwości licencji.
Warto zwrócić uwagę, że modernizacja może być wykonywana zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo dla wielu licencji jednocześnie. Koszty takich operacji zapisywane są na osobnych listach i pozostają powiązane z konkretnymi licencjami. Dzięki temu można później analizować nie tylko sumę kosztów, ale również terminy, zakres zmian i historię odnowień.
Kontrola terminów i dalsza praca
Po zakończeniu modernizacji dobrze jest uaktualnić Terminarz dostępny w dolnej części programu. Pozwala to wcześniej zaplanować kolejne odnowienia i uniknąć sytuacji, w której ważna licencja albo wsparcie techniczne wygasa bez kontroli.
W praktyce właśnie regularna aktualizacja ewidencji decyduje o jej wartości. Sam jednorazowy zapis kosztu nie wystarczy, jeśli później nie są pilnowane daty, zmiany warunków licencji i kolejne odnowienia. Dlatego ewidencja kosztów aktualizacji powinna być częścią stałej pracy z licencjami w Ewida Standard.