Aspectos básicos del trabajo con la base de datos
Ewida Standard utiliza por defecto una base de datos basada en su sistema interno de archivos. En implantaciones sencillas esto puede ser suficiente, pero en entornos con varios usuarios y con mayores volúmenes de datos, un servidor Microsoft SQL es una mejor opción.
Si prefiere una solución web en lugar de una aplicación clásica de escritorio para Windows, consulte también Codenica ITSM + ITAM.
Migrar los datos a Microsoft SQL mejora la estabilidad, facilita compartir la base de datos entre puestos de trabajo y simplifica la organización del entorno de la empresa. Por eso, si trabaja con Ewida Standard de forma habitual, conviene pasar cuanto antes de una base de datos basada en archivos a un servidor de base de datos.
Compatibilidad con Microsoft SQL y SQL Express
El programa trabaja con servidores Microsoft SQL, por lo que puede utilizar tanto las ediciones gratuitas MS SQL Express como las ediciones comerciales completas de Microsoft SQL Server. Esto permite adaptar el entorno al tamaño de la empresa, al número de usuarios y al modelo de administración adoptado.
En muchas implantaciones pequeñas, SQL Express es un buen punto de partida. En organizaciones más grandes, es más habitual una instancia completa de SQL Server administrada de forma centralizada por el departamento de IT o por un administrador de bases de datos.
Migración de datos entre bases de datos
Ewida Standard incluye un mecanismo de migración de datos que permite mover datos entre distintas bases de datos con relativa rapidez. La migración puede realizarse tanto dentro de un mismo servidor SQL como entre diferentes servidores.
Esto resulta útil al pasar por primera vez de una base de datos basada en archivos a Microsoft SQL, al cambiar el entorno del servidor o durante una reorganización de la infraestructura de la empresa. Gracias a ello, no es necesario reconstruir el registro desde cero, sino que se pueden trasladar los datos existentes al nuevo entorno de trabajo.
Conexión y creación de la base de datos
La configuración de la integración con Microsoft SQL se reduce a indicar la instancia del servidor, el método de inicio de sesión y el nombre de la base de datos. Si la base de datos indicada aún no existe, el programa puede crearla automáticamente.
Este modelo simplifica la implantación, ya que el usuario no tiene que preparar manualmente toda la estructura de la base de datos antes del primer inicio. En la práctica, basta con indicar correctamente el servidor y asegurarse de que la cuenta utilizada para la conexión tenga los permisos necesarios.
Varias bases de datos y una base de datos central
La versión con licencia de Ewida Standard permite mantener varias bases de datos independientes en distintos servidores. Esto permite separar los registros por departamento, ubicación, entidad de la empresa u otras necesidades organizativas.
También conviene prestar atención al mecanismo de combinación de datos. Gracias a él, los datos de varias bases pueden unirse en una sola base de datos central. Esto es especialmente útil cuando las distintas sucursales de la empresa trabajan de forma local y la sede central quiere mantener una visión común y consolidada de todo el inventario.
Modo de red
Ewida Standard puede utilizarse al mismo tiempo desde varios puestos de trabajo. Un escenario típico es una única base de datos compartida por el personal de IT y por puestos adicionales, por ejemplo en contabilidad o administración.
En este modelo, la aplicación sigue siendo un programa de escritorio instalado por separado en cada ordenador, mientras que la parte compartida son los datos almacenados en el servidor Microsoft SQL. Se trata de un modelo clásico cliente-servidor, adecuado para empresas que quieren trabajar localmente en puestos Windows y, al mismo tiempo, utilizar una única base de datos compartida.
Configuración del modo de red paso a paso
1. El programa debe instalarse por separado en cada estación de trabajo desde la que los usuarios vayan a acceder a Ewida Standard.
2. A continuación, configure el programa en el primer ordenador según las necesidades del usuario y del entorno.
Los ajustes de la base de datos están disponibles en la sección:
Configuración del programa → Base de datos
En la primera estación de trabajo, realice dos acciones principales:
- configurar la base de datos en el servidor Microsoft SQL seleccionado,
- activar el modo de aplicación Modo de red (base de datos compartida).
Una vez finalizada la configuración, el programa preguntará si debe realizar la migración de datos. Esta operación debe hacerse únicamente al configurar la primera estación de trabajo, es decir, cuando realmente se están trasladando los datos a la base compartida. Las demás estaciones solo deben conectarse a la misma base de datos, sin iniciar la migración.
Nota importante sobre la migración.
Si el usuario selecciona la migración en un momento incorrecto, por ejemplo al conectar otra estación de trabajo o al trabajar con una base de datos preparada de forma inadecuada, esto puede provocar la sobrescritura o el borrado de datos. Por eso, antes de confirmar la operación, siempre hay que asegurarse de cuál es el origen de los datos y a dónde deben trasladarse.
3. Repita la misma configuración de conexión en las demás estaciones de trabajo, pero ya sin migración de datos. De este modo, todos los equipos trabajarán con la misma base de datos compartida.
Archivos de configuración compartidos
Por defecto, Ewida Standard guarda la configuración por separado para cada usuario y cada estación de trabajo. En muchas empresas, esto es una solución práctica, porque permite adaptar el programa a la forma de trabajar de cada persona.
Si se necesitan archivos de configuración compartidos, puede activar la opción correspondiente en la configuración del programa, en la sección Directorios predeterminados. Antes de activar esta función, conviene decidir qué ajustes deben compartirse y cuáles deben seguir siendo locales para un ordenador concreto.
Permisos de usuario
Ewida Standard permite crear inicios de sesión, contraseñas y conjuntos de permisos independientes para los usuarios que trabajan con la base de datos compartida. Los permisos pueden asignarse con detalle a funciones concretas del programa, lo que facilita limitar el acceso a áreas seleccionadas del registro.
Además, las acciones del usuario conectado se registran junto con la fecha, el nombre del ordenador y la información relacionada en el registro de la aplicación. Esto ayuda a controlar los cambios y a determinar más tarde quién realizó una determinada operación y cuándo.
La configuración de permisos se realiza en la configuración del programa, en la sección Permisos de usuario.
Copias de seguridad
Para crear una copia de seguridad de los datos, utilice la opción:
Menú → Archivo → Base de datos → Guardar datos en archivo (backup)
El panel inferior del programa muestra la hora de la copia de seguridad realizada más recientemente. Es un indicador útil, pero no debería sustituir a un procedimiento real de copia de seguridad. En un entorno empresarial, las copias de seguridad deben realizarse con regularidad y almacenarse en un lugar seguro, idealmente de acuerdo con la política de seguridad de datos adoptada.
Incluso cuando se trabaja con Microsoft SQL, crear una copia de seguridad propia desde la propia aplicación sigue siendo una parte importante de la protección del registro.
Carga y combinación de datos
Para cargar datos desde un archivo de copia de seguridad, utilice la opción:
Menú → Archivo → Base de datos → Abrir datos desde archivo
Esta operación elimina el contenido actual de la base de datos y carga los datos del archivo seleccionado. Por eso debe utilizarse con precaución, preferiblemente solo cuando el objetivo sea restaurar completamente el entorno a partir de una copia de seguridad.
Si, en lugar de sustituir los datos, necesita combinarlos, utilice la opción:
Menú → Archivo → Base de datos → Añadir datos desde archivo (combinar)
El modo de combinación añade los datos del archivo a la base de datos existente y no elimina los registros que ya están en ella. Esto es útil, por ejemplo, cuando una empresa tiene varias sucursales que mantienen sus propios registros locales y la sede central quiere construir una base de datos común a partir de los archivos de copia de seguridad recibidos de esas sucursales.
Gracias a ello, Ewida Standard puede funcionar no solo como un sistema local de registro, sino también como parte de un modelo más amplio de intercambio de datos entre sucursales.