Suivi des coûts de mise à jour des licences

Le suivi des coûts des licences et de leurs renouvellements est un élément important pour garder de l’ordre dans l’IT. En pratique, il ne s’agit pas seulement de l’achat initial du logiciel, mais aussi des renouvellements ultérieurs, du support technique, des changements de dates d’expiration et de la documentation des coûts récurrents liés à l’utilisation des licences.

Dans Ewida Standard, ce type de suivi peut être géré de manière structurée, avec l’historique des renouvellements de licences et des changements de propriétés. Cette solution convient bien aux entreprises qui utilisent une application de bureau Windows et qui veulent garder un contrôle complet sur les licences et les coûts liés à leur gestion.

Si vous préférez une solution web plutôt qu’une application classique installée sur un ordinateur, consultez également Codenica ITSM + ITAM.

Dans la suite, nous montrons le processus d’enregistrement des coûts de mise à jour des licences avec la modification de leurs paramètres. Nous partons du principe que la licence concernée est déjà présente dans l’inventaire. Si elle doit encore être ajoutée au système, il est préférable de mettre d’abord de l’ordre dans l’inventaire des logiciels et des licences, puis de passer au renouvellement.

Démarrer un renouvellement de licence

Nous commençons le processus en sélectionnant l’option suivante dans le menu principal :
Licence → Renouvellement → Nouveau

À la première étape de l’assistant, nous sélectionnons une ou plusieurs licences concernées par la mise à jour. Si le renouvellement porte sur un groupe plus important d’éléments, plusieurs enregistrements peuvent être sélectionnés en même temps à l’aide des touches SHIFT ou CTRL. Ainsi, un même processus peut couvrir à la fois une seule licence et un lot plus important de renouvellements effectués au même moment.

Données d’achat et description de l’événement

À l’étape suivante, sur la partie gauche de l’assistant, nous complétons les données d’achat liées au renouvellement ou à la mise à jour de la licence. Sur la partie droite, nous saisissons les informations décrivant l’événement lui-même, y compris son périmètre, son contexte et les principales informations d’organisation.

Cette répartition est pratique, car elle sépare les données de coût et de document des informations sur le changement lui-même. Il devient ainsi plus facile, par la suite, de retrouver à la fois le coût du renouvellement et ce qu’il concernait exactement.

Modifier les propriétés de la licence

Ensuite, nous indiquons quelles propriétés de la licence doivent être mises à jour à la suite du renouvellement. Dans un scénario classique, il peut s’agir par exemple de :

  • la date de fin de la licence,
  • la date de fin du support de la licence.

Après avoir sélectionné chaque nouvelle propriété, il faut utiliser le bouton + visible dans l’angle supérieur droit du formulaire. Ce n’est qu’à ce moment que la modification, avec sa nouvelle valeur, est ajoutée à la liste des changements. C’est important, car le simple choix du champ ne suffit pas encore à l’enregistrer dans le processus de renouvellement.

Finaliser le processus de renouvellement

La dernière étape consiste à imprimer le rapport de renouvellement. Sa mise en page peut être adaptée à vos besoins, comme dans les autres parties du programme. Une fois le processus confirmé, l’inventaire est mis à jour en même temps avec les coûts du renouvellement, la description de l’événement et les nouvelles valeurs des propriétés de licence sélectionnées.

Il faut noter qu’un renouvellement peut être effectué soit individuellement, soit en masse pour plusieurs licences en même temps. Les coûts de ce type d’opérations sont enregistrés dans des listes séparées et restent liés à des licences précises. Cela permet ensuite d’analyser non seulement le coût total, mais aussi les échéances, l’étendue des changements et l’historique des renouvellements.

Suivi des échéances et travail ultérieur

Une fois le renouvellement terminé, il est conseillé de mettre à jour le Calendrier disponible dans la partie inférieure du programme. Cela permet de planifier à l’avance les futurs renouvellements et d’éviter qu’une licence importante ou le support technique n’expire sans être repéré.

En pratique, ce sont les mises à jour régulières de l’inventaire qui déterminent sa vraie valeur. Un enregistrement ponctuel d’un coût ne suffit pas si, par la suite, les échéances, les changements dans les conditions de licence et les futurs renouvellements ne sont pas suivis. C’est pourquoi le suivi des coûts de mise à jour doit être traité comme une partie du travail continu de gestion des licences dans Ewida Standard.