Registro de costos de actualización de licencias
El registro de los costos de licencias y de sus renovaciones es una parte importante para mantener el orden en el área de IT. En la práctica, no se trata solo de la compra inicial del software, sino también de renovaciones posteriores, soporte técnico, cambios en las fechas de vencimiento y documentación de los costos continuos relacionados con el uso de las licencias.
En Ewida Standard, este tipo de registro puede gestionarse de forma ordenada, junto con el historial de actualizaciones de licencias y cambios de propiedades. Esta solución funciona bien en empresas que utilizan una aplicación de escritorio para Windows y quieren mantener un control completo sobre las licencias y los costos de su mantenimiento.
Si prefiere una solución web en lugar de una aplicación clásica instalada en un ordenador, consulte también Codenica ITSM + ITAM.
En la siguiente parte mostramos el proceso de registrar los costos de actualización de una licencia junto con el cambio de sus parámetros. Suponemos que la licencia que se va a actualizar ya está en el registro. Si todavía hay que añadirla al sistema, conviene ordenar primero el registro de software y licencias, y solo después pasar a la actualización.
Iniciar una actualización de licencia
Comenzamos el proceso seleccionando la siguiente opción en el menú principal:
Licencia → Actualización → Nuevo
En el primer paso del asistente seleccionamos una o varias licencias incluidas en la actualización. Si la actualización afecta a un grupo mayor de elementos, se pueden seleccionar varios registros al mismo tiempo con las teclas SHIFT o CTRL. Gracias a ello, un mismo proceso puede abarcar tanto una sola licencia como un paquete más amplio de renovaciones realizadas al mismo tiempo.
Datos de compra y descripción del evento
En el siguiente paso, en la parte izquierda del asistente completamos los datos de compra relacionados con la renovación o actualización de la licencia. En la parte derecha introducimos la información que describe el propio evento de actualización, incluyendo su alcance, contexto y los datos organizativos básicos.
Esta división es práctica porque separa los datos de costos y documentos de la información sobre el cambio en sí. Gracias a ello, más adelante resulta más fácil revisar tanto el costo de la actualización como aquello a lo que se refería exactamente.
Cambiar propiedades de la licencia
A continuación indicamos qué propiedades de la licencia deben actualizarse como resultado de la actualización. En un escenario típico, pueden incluir, por ejemplo:
- Fecha de finalización de la licencia,
- Fecha de finalización del soporte de la licencia.
Después de seleccionar cada nueva propiedad, debe usar el botón + visible en la esquina superior derecha del formulario. Solo entonces el cambio, junto con su nuevo valor, se añade a la lista de cambios. Esto es importante, porque seleccionar el campo por sí solo todavía no basta para guardarlo como parte del proceso de actualización.
Finalizar el proceso de actualización
La etapa final es imprimir el informe de actualización. Su diseño puede ajustarse a sus propias necesidades, igual que en otras áreas del programa. Una vez confirmado el proceso, el registro se actualiza al mismo tiempo con los costos de la actualización, la descripción del evento y los nuevos valores de las propiedades de licencia seleccionadas.
Conviene señalar que una actualización puede realizarse tanto de forma individual como de forma masiva para varias licencias al mismo tiempo. Los costos de estas operaciones se guardan en listas separadas y permanecen vinculados a licencias concretas. Esto permite analizar más adelante no solo el costo total, sino también las fechas, el alcance de los cambios y el historial de renovaciones.
Control de fechas y trabajo posterior
Una vez completada la actualización, es recomendable actualizar el Calendario disponible en la parte inferior del programa. Esto permite planificar futuras renovaciones con antelación y evitar situaciones en las que una licencia importante o el soporte técnico caduquen sin control.
En la práctica, son las actualizaciones regulares del registro las que determinan su valor real. Un registro puntual del costo no es suficiente si después no se controlan las fechas, los cambios en las condiciones de la licencia y las futuras renovaciones. Por eso, el registro de los costos de actualización debe tratarse como parte de la gestión continua de licencias en Ewida Standard.