Ewidencja wyposażenia w firmie

Ewidencja wyposażenia firmy to pojęcie szersze niż sama ewidencja infrastruktury IT. Obejmuje nie tylko komputery, oprogramowanie i licencje, ale także inne elementy wykorzystywane w codziennej pracy organizacji. W programie Ewida Standard zagadnienie to zostało ujęte w modelu obiektowym, który pozwala prowadzić ewidencję w sposób uporządkowany i elastyczny.

Jeżeli zamiast aplikacji desktopowej Windows wolisz rozwiązanie działające w przeglądarce, sprawdź także Codenica ITSM + ITAM.

Ewidencja wyposażenia a audyt IT

Jeżeli szukamy programu do ewidencji wyposażenia, sam audyt IT zwykle nie wystarczy. Audyt koncentruje się przede wszystkim na zasobach widocznych w środowisku komputerowym i sieciowym, natomiast pełna ewidencja wyposażenia obejmuje również elementy, których w taki sposób nie da się automatycznie wykryć.

W obszarze sprzętu komputerowego, oprogramowania i urządzeń sieciowych pracę można uzupełnić z użyciem Ewida Audit. Program może pomóc w skanowaniu środowiska i przygotowaniu danych wejściowych, które następnie można wyeksportować do Ewida Standard. Dalsza, uporządkowana ewidencja wyposażenia firmy prowadzona jest już w samym Ewida Standard.

Zestaw jako element porządkujący ewidencję

Jednym z ważniejszych obiektów w Ewida Standard jest Zestaw. W praktyce można traktować go jako kontener grupujący powiązane ze sobą elementy. Dzięki temu zamiast analizować każdy składnik osobno, można pracować także na poziomie całego kompletu, który funkcjonuje razem w firmie.

Zestawy są szczególnie przydatne tam, gdzie wyposażenie występuje w logicznych grupach. Mogą one obejmować urządzenia, oprogramowanie, licencje i inne elementy, które razem tworzą jedną całość użytkową.

Najważniejsze korzyści z używania zestawów to:

  • łączenie powiązanych obiektów w jeden spójny komplet,
  • łatwiejsze przydzielanie całych zestawów użytkownikom lub lokalizacjom,
  • uporządkowanie relacji między elementami ewidencji,
  • możliwość analizowania kosztów zakupu i obsługi nie tylko pojedynczych składników, ale również całych kompletów.

Tworzenie nowego zestawu

Nowy zestaw można utworzyć za pomocą opcji:
Menu główne → Zestaw → Nowy

Sam obiekt zestawu warto rozumieć szeroko. Nie musi on oznaczać wyłącznie zestawu komputerowego. Może reprezentować każdy komplet elementów, który w danej firmie ma sens organizacyjny i powinien być traktowany jako całość. To użytkownik decyduje, jakie kategorie i nazewnictwo najlepiej odpowiadają rzeczywistej strukturze wyposażenia.

Dlaczego zestawy są praktyczne

W dobrze prowadzonej ewidencji zestaw nie jest tylko wygodnym grupowaniem rekordów. To narzędzie, które ułatwia codzienną pracę z wyposażeniem. Gdy obiekty są połączone w logiczne komplety, łatwiej przekazywać je między pracownikami, kontrolować ich zawartość i śledzić historię zmian.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy firma zarządza wieloma podobnymi kompletami wyposażenia, na przykład zestawami komputerowymi, pakietami akcesoriów albo wyposażeniem mobilnym. Zamiast wykonywać wiele osobnych operacji dla każdego elementu, można pracować na poziomie zestawu i jednocześnie zachować szczegółowość danych.

Przykład: zestaw dysków przenośnych

Jeżeli pracownicy otrzymują po kilka nośników USB, można utworzyć zestaw, który będzie grupował te elementy w jednym miejscu. Przykładowa kategoria może nazywać się Dyski USB, ale nazewnictwo zależy od przyjętych zasad w firmie.

Do takiego zestawu dodajemy osobne obiekty reprezentujące konkretne nośniki. Dzięki temu cały komplet można jednym ruchem przydzielić pracownikowi, a później równie łatwo odłączyć lub przekazać dalej. Jednocześnie każdy składnik nadal pozostaje widoczny jako osobny element ewidencji.

Przykład: zestaw telefoniczny

Podobnie można postąpić z wyposażeniem mobilnym. Zestaw może reprezentować na przykład telefon służbowy wraz z jego najważniejszymi składnikami. W zależności od przyjętej nomenklatury można użyć kategorii takich jak Zestaw telefoniczny albo Telefon komórkowy.

Do zestawu można dodać między innymi:

  • aparat telefoniczny,
  • akumulator,
  • kartę SIM.

Taki model pozwala zachować porządek przy wydawaniu i odbieraniu wyposażenia, a jednocześnie umożliwia osobne śledzenie każdego z tych elementów, jeżeli firma tego potrzebuje.

Autonomiczne obiekty i historia zmian

W Ewida Standard każdy obiekt, taki jak Zestaw czy Urządzenie, traktowany jest jako element autonomiczny. Dlatego do ewidencji warto wprowadzać te składniki oddzielnie, które w przyszłości mogą wymagać własnej historii, analizy kosztów, napraw, modernizacji albo zmian przypisania.

Jeżeli dany element ma być później samodzielnie analizowany, lepiej utworzyć go jako osobny obiekt niż potraktować jedynie jako opisowy parametr większego zestawu. Dzięki temu program może śledzić jego pełną historię od momentu dodania, przez przydzielanie i odłączanie, aż po naprawy, modernizacje i usunięcie z ewidencji.

W praktyce właśnie takie podejście sprawia, że ewidencja wyposażenia pozostaje użyteczna nie tylko na starcie, ale także po dłuższym czasie pracy z systemem.