Erfassung von Lizenzaktualisierungskosten

Die Erfassung von Lizenzkosten und deren Verlängerungen ist ein wichtiger Teil, um im IT-Bereich Ordnung zu halten. In der Praxis geht es dabei nicht nur um den ersten Softwarekauf, sondern auch um spätere Verlängerungen, technischen Support, Änderungen von Ablaufdaten und die Dokumentation laufender Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung von Lizenzen.

In Ewida Standard lässt sich diese Art der Erfassung geordnet führen, zusammen mit der Historie von Lizenzmodernisierungen und Änderungen von Eigenschaften. Diese Lösung eignet sich gut für Unternehmen, die mit einer Windows-Desktop-Anwendung arbeiten und die volle Kontrolle über Lizenzen und deren Folgekosten behalten möchten.

Wenn Sie statt einer klassischen auf dem Computer installierten Anwendung eine Weblösung bevorzugen, sehen Sie sich auch Codenica ITSM + ITAM an.

Im nächsten Teil zeigen wir den Prozess der Erfassung von Lizenzaktualisierungskosten zusammen mit der Änderung von Lizenzparametern. Wir gehen davon aus, dass sich die zu aktualisierende Lizenz bereits in der Erfassung befindet. Falls sie noch ins System aufgenommen werden muss, ist es sinnvoll, zuerst die Software- und Lizenzerfassung zu ordnen und erst danach mit der Modernisierung fortzufahren.

Start einer Lizenzmodernisierung

Wir beginnen den Prozess, indem wir im Hauptmenü die folgende Option auswählen:
Lizenz → Modernisierung → Neu

Im ersten Schritt des Assistenten wählen wir eine oder mehrere Lizenzen aus, die von der Aktualisierung betroffen sind. Wenn die Modernisierung eine größere Gruppe von Einträgen betrifft, können mehrere Datensätze gleichzeitig mit den Tasten SHIFT oder CTRL ausgewählt werden. Dadurch kann ein einzelner Prozess sowohl eine einzelne Lizenz als auch ein größeres Paket von gleichzeitig durchgeführten Verlängerungen abdecken.

Kaufdaten und Ereignisbeschreibung

Im nächsten Schritt ergänzen wir auf der linken Seite des Assistenten die Kaufdaten zur Lizenzverlängerung oder -aktualisierung. Auf der rechten Seite geben wir Informationen ein, die das Modernisierungsereignis selbst beschreiben, einschließlich seines Umfangs, seines Kontexts und grundlegender organisatorischer Angaben.

Diese Aufteilung ist praktisch, weil sie Kosten- und Dokumentdaten von Informationen über die eigentliche Änderung trennt. Dadurch lässt sich später leichter nachvollziehen, wie hoch die Kosten der Modernisierung waren und worauf sie sich genau bezog.

Ändern von Lizenzeigenschaften

Im nächsten Schritt geben wir an, welche Lizenzeigenschaften infolge der Modernisierung aktualisiert werden sollen. In einem typischen Szenario können dazu zum Beispiel gehören:

  • Enddatum der Lizenz,
  • Enddatum des Lizenzsupports.

Nach der Auswahl jeder neuen Eigenschaft muss die im oberen rechten Bereich des Formulars sichtbare Schaltfläche + verwendet werden. Erst dann wird die Änderung zusammen mit ihrem neuen Wert zur Liste der Änderungen hinzugefügt. Das ist wichtig, denn allein die Auswahl des Feldes reicht noch nicht aus, um es als Teil des Modernisierungsprozesses zu speichern.

Abschluss des Modernisierungsprozesses

Die letzte Phase ist der Ausdruck des Modernisierungsprotokolls. Dessen Layout kann wie in anderen Bereichen des Programms an die eigenen Anforderungen angepasst werden. Nach der Bestätigung des Prozesses werden in der Erfassung gleichzeitig die Modernisierungskosten, die Ereignisbeschreibung und die neuen Werte der ausgewählten Lizenzeigenschaften gespeichert.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Modernisierung sowohl einzeln als auch gesammelt für mehrere Lizenzen gleichzeitig durchgeführt werden kann. Die Kosten solcher Vorgänge werden in separaten Listen gespeichert und bleiben mit den jeweiligen Lizenzen verknüpft. Dadurch lässt sich später nicht nur die Gesamtsumme der Kosten analysieren, sondern auch die Termine, der Umfang der Änderungen und die Historie von Verlängerungen.

Terminkontrolle und weitere Arbeit

Nach Abschluss der Modernisierung ist es sinnvoll, den im unteren Bereich des Programms verfügbaren Terminkalender zu aktualisieren. Dadurch lassen sich künftige Verlängerungen im Voraus planen und Situationen vermeiden, in denen eine wichtige Lizenz oder der technische Support unbemerkt abläuft.

In der Praxis sind es die regelmäßigen Aktualisierungen der Erfassung, die über ihren tatsächlichen Wert entscheiden. Ein einmaliger Kosteneintrag reicht nicht aus, wenn später Termine, Änderungen der Lizenzbedingungen und künftige Verlängerungen nicht überwacht werden. Deshalb sollte die Erfassung von Aktualisierungskosten als Teil des laufenden Lizenzmanagements in Ewida Standard behandelt werden.