¿Necesitas poner orden en los cambios de TI?
Descubre la planificación, las aprobaciones y la documentación de cambios en la aplicación Codenica.
Gestión de cambios ITIL en un sistema de service desk
La gestión de cambios de TI no debería empezar con un mensaje enviado sin orden ni terminar con un simple aviso de que la implementación ha funcionado. Con la licencia Enterprise, la aplicación Codenica permite indicar el motivo del cambio, evaluar su impacto y sus riesgos, planificar los siguientes pasos, reunir aprobaciones, asignar tareas y conservar todo el historial de implementación. El service desk de Codenica amplía el sistema con procesos ITSM e ITAM para que los equipos de TI trabajen con la misma información. Cloud guarda los datos en Microsoft Azure. On-Premise funciona dentro de tu empresa, conserva los datos en su infraestructura y puede trabajar 100% offline, sin internet ni contacto con los servidores de Codenica.
La gestión de cambios como parte del service desk Codenica
Un cambio puede afectar a un servidor, una red, una aplicación, un dispositivo, una configuración o un servicio del que tu empresa es responsable. Por eso, su registro debe permanecer unido al resto de la documentación. El software Codenica relaciona los cambios con tareas, activos de TI, tickets, problemas, versiones y notas. El equipo puede ver qué hay que hacer, quién se encarga de cada parte y qué elementos del entorno pueden verse afectados. On-Premise permite mantener este proceso dentro de la red de la empresa, incluso cuando la aplicación tiene que funcionar sin acceso a internet.
Distintas vistas para un mismo cambio
No todo el mundo trabaja de la misma forma con el registro de cambios. Puedes revisar los cambios en una vista de elementos, utilizar una tabla con columnas configurables o abrir el detalle de un cambio concreto. Los administradores y responsables de cambios pueden adaptar la vista a su trabajo diario, mientras que quien analiza un caso encuentra la información necesaria sin recorrer pantallas que no están relacionadas.
Plantillas y conocimiento para planificar cambios
Los cambios que se repiten no tienen que describirse desde cero cada vez. La aplicación Codenica permite utilizar plantillas preparadas, acuerdos anteriores y artículos de la base de conocimientos para mantener una documentación coherente en las siguientes implementaciones. Así es más difícil olvidar información importante, pero sigue siendo posible describir qué tiene de particular el cambio actual.
Vínculos con otros elementos del service desk
El sistema Codenica puede vincular un cambio con un ticket, un problema, una versión, un activo de TI, un documento o una tarea. La persona que evalúa el cambio ve su contexto y el equipo no tiene que buscar información en varios registros separados. Cuando el trabajo termina, queda claro a qué se refería el cambio y qué partes del entorno podía afectar.
Edición masiva de cambios
Cuando un equipo gestiona muchos cambios al mismo tiempo, abrir cada elemento por separado hace perder tiempo. La plataforma Codenica permite actualizar determinados campos en varios cambios, como el estado, la asignación o la categoría. El equipo puede mantener el registro al día más rápido y conservar la coherencia de los datos.
Etapas, tareas y responsables
Un cambio importante rara vez consiste en una sola acción realizada por una sola persona. En el sistema Codenica puedes dividirlo en etapas y tareas concretas, asignarlas a las personas adecuadas y seguir el progreso. Cada participante sabe de qué parte se ocupa y quien coordina el cambio puede ver qué se ha completado y qué sigue pendiente.
Registrar el tiempo dedicado a los cambios
En los cambios que tienen varias etapas, es útil saber cuánto trabajo ha requerido realmente la implementación. El software Codenica permite registrar el tiempo dedicado a las tareas relacionadas con un cambio. Estos datos ayudan a revisar la carga del equipo, planificar el trabajo futuro y comparar las estimaciones con el esfuerzo real.
Aprobar un cambio antes de implementarlo
No todos los cambios tienen el mismo nivel de riesgo. Antes de empezar el trabajo, el equipo debe saber quién tomó la decisión, qué información se revisó y por qué el cambio está listo para implementarse. La aplicación Codenica reúne esta etapa y conserva a las personas responsables y el historial de las decisiones.
¿Quién debe aprobar el cambio?
En el software Codenica puedes indicar qué personas deben revisar y aprobar un cambio antes de que empiece su implementación. Pueden comprobar la descripción, el impacto en el entorno, los activos de TI relacionados y el plan de implementación. Después de tomar la decisión, la aprobación queda guardada en el sistema. Más adelante se puede comprobar quién aceptó la implementación y cuándo. Esto resulta importante en los cambios que afectan a servicios, infraestructura y datos de la empresa.
Planificar el cambio antes de implementarlo
Un registro de cambios útil contiene algo más que un título y una fecha. Debe explicar por qué hace falta el cambio, qué afecta, qué podría verse interrumpido y cómo volver al estado anterior si la implementación no da el resultado esperado. El software Codenica permite reunir esta información antes de empezar el trabajo y comprobar si el cambio previsto entra en conflicto con otras actividades.
Primero describe y después actúa
En el formulario de cambio puedes guardar la justificación, el alcance, la evaluación de impacto y riesgos, el calendario, el plan de implementación y el plan de reversión. Las personas que participan en el proceso no tienen que depender de un mensaje corto ni de un acuerdo verbal. Pueden ver qué debe ocurrir, qué condiciones deben cumplirse y qué hay que revisar después de la implementación. La aplicación Codenica ayuda a pasar de una idea a una ejecución controlada.
Vincular activos de TI y documentación al cambio
Un cambio no existe de forma aislada. Puede afectar a un ordenador, un servidor, una aplicación, un dispositivo de red, una licencia o un documento de configuración. El programa Codenica vincula los cambios con los activos y la documentación para que la evaluación de impacto se base en información del entorno real. Aquí la gestión de cambios se conecta con ITAM y la gestión de activos de TI.
El contexto técnico del cambio
En la aplicación Codenica puedes asociar al cambio los activos de TI y los documentos que ayudan a entender la acción prevista. El equipo ve qué hardware, software o componente de infraestructura puede verse afectado, y la persona que aprueba dispone de la información necesaria para evaluar los riesgos. Cloud guarda estos datos en Microsoft Azure. On-Premise conserva los activos vinculados, los documentos y el historial de cambios dentro de la infraestructura de la empresa.
Documentar las decisiones y acciones de cada cambio
Después de unas semanas, es difícil reconstruir un cambio a partir de la memoria del equipo o de mensajes repartidos entre varias bandejas de correo. Las notas vinculadas al cambio conservan acuerdos, comprobaciones, comentarios e información sobre el trabajo realizado. El historial no termina cuando se cierra la implementación y puede servir para un cambio parecido en el futuro.
Una documentación que permanece con el cambio
Las notas permiten documentar decisiones, observaciones y próximos pasos sin separarlos del cambio. Quien retoma el asunto puede ver el contexto anterior y el equipo puede volver a él durante la revisión de una implementación terminada. El sistema Codenica conserva este historial junto con los demás datos del cambio. En On-Premise puede permanecer dentro de la infraestructura de la empresa sin enviarse a servidores externos.
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