Conditions d’utilisation Codenica et responsabilités des utilisateurs

Les présentes Conditions d’utilisation, conjointement avec la Politique de confidentialité, constituent un accord juridiquement contraignant (« Accord ») entre Codenica (« nous », « notre », « Société ») et toute personne physique ou morale qui crée un compte ou utilise les services que nous proposons (« Client », « vous »). Dans le présent document, Codenica et le Client sont désignés collectivement comme les « Parties » et individuellement comme une « Partie ».

En créant un compte, en accédant au système ou en utilisant les services, vous confirmez avoir lu et compris l’Accord et avoir accepté les conditions selon lesquelles les services sont fournis. Vous confirmez également disposer des pouvoirs nécessaires pour agir au nom du titulaire du compte ou de l’organisation que vous représentez, et utiliser les services exclusivement à des fins professionnelles.

Si vous ne disposez pas des autorisations requises, si vous n’acceptez pas les termes de l’Accord ou si certaines dispositions vous semblent ambiguës, vous devez vous abstenir de créer un compte ou d’utiliser les services.

Le présent Accord entre en vigueur à la date de création du compte, du début d’utilisation des services, de l’accès au système ou de la signature d’un Bon de commande — selon l’événement qui survient en premier. Cette date est ci-après désignée comme la « Date d’entrée en vigueur ».

Glossaire

Les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous dans le cadre du présent Accord :

Compte – désigne un compte utilisateur créé dans le système Codenica, permettant l’accès aux Services selon l’étendue des autorisations accordées.

Licence – désigne le droit d’utiliser les Services dans un cadre défini, conformément à l’abonnement choisi, au Bon de commande et à la grille tarifaire applicable.

Agent – désigne un utilisateur autorisé agissant au nom du Client, disposant d’un accès aux Services et des droits nécessaires pour les utiliser et les administrer selon le rôle attribué.

Informations confidentielles – désignent toute information non publique communiquée par une Partie à l’autre dans le cadre de l’exécution de l’Accord, notamment les données techniques, commerciales, financières ou organisationnelles, les projets, la documentation, le code source ou toute autre information qui, par sa nature ou les circonstances de sa communication, doit être considérée comme confidentielle.

Données du Client – désignent l’ensemble des données, contenus et éléments saisis, transmis ou mis à disposition via les Services par le Client, ses Agents ou ses Utilisateurs finaux.

Utilisateurs finaux – désignent des tiers, y compris les clients, employés ou prestataires du Client, qui utilisent les Services indirectement via les systèmes ou portails mis à disposition par le Client.

Bon de commande – désigne un document ou enregistrement électronique convenu entre Codenica et le Client, précisant le périmètre des Services, les conditions d’abonnement, la tarification et les autres modalités commerciales.

Services – désignent les services et applications fournis par Codenica selon le modèle SaaS, y compris les versions d’essai, gratuites et payantes, à l’exclusion des services fournis directement par des tiers.

Données personnelles – désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, traitée dans le cadre des Services conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Parties – désignent collectivement Codenica et le Client, parties au présent Accord, et individuellement une « Partie ».

1. Consultation et acceptation des conditions

1.1. L’accès à Internet ainsi que l’environnement technique nécessaire à l’utilisation des Services, y compris la connectivité réseau, le matériel informatique et les logiciels de tiers, relèvent de la responsabilité du Client. Codenica n’est pas responsable du fonctionnement, des performances ou de la compatibilité des Services avec l’infrastructure ou les solutions techniques utilisées par le Client.

1.2. L’utilisation des Services est régie par la version en vigueur des Conditions d’utilisation publiée sur le site de Codenica. Nous recommandons de consulter régulièrement ces conditions afin de rester informé d’éventuelles mises à jour. Les modifications importantes, notamment celles concernant le périmètre des Services ou les conditions financières, seront communiquées avec un préavis raisonnable.

2. Accès aux Services et utilisation

2.1. Lors de la création du Compte et pendant toute la durée de l’Accord, le Client s’engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour, nécessaires à la bonne fourniture des Services. Le Client est responsable de l’exactitude des informations de contact et de facturation associées au Compte.

2.2. Le Client peut accorder des droits administratifs ou d’accès à d’autres personnes dans le cadre du Compte, selon les fonctionnalités des Services. L’octroi de ces droits ne dégage pas le Client de sa responsabilité quant aux actions effectuées via le Compte ni du respect des présentes Conditions d’utilisation.

2.3. L’utilisation des Services est soumise aux limites prévues dans l’abonnement choisi ou le Bon de commande, notamment en ce qui concerne le nombre d’Agents autorisés. Chaque Agent doit utiliser les Services au moyen d’identifiants personnels. Le partage d’identifiants avec des personnes non autorisées ou l’utilisation des Services au-delà des limites applicables peut entraîner des restrictions d’accès, des frais supplémentaires ou la suspension du Compte.

2.4. Les Services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 16 ans. La création d’un Compte ou l’utilisation des Services par des personnes ne remplissant pas cette condition est interdite et peut entraîner la fermeture immédiate du Compte.

2.5. Le Client est seul responsable de la conformité de l’utilisation des Services avec la législation applicable, y compris les lois relatives à la protection des données, tant pour ses propres actions que pour celles de ses Agents et Utilisateurs finaux.

2.6. Le Client déclare et garantit disposer de tous les droits, consentements et bases juridiques nécessaires pour traiter et mettre à disposition les Données du Client via les Services, et que ces données ne portent pas atteinte aux droits de tiers.

2.7. Dès l’activation de l’abonnement, les Services deviennent accessibles et le traitement des données est effectué conformément à l’Accord de traitement des données applicable et à la Politique de confidentialité de Codenica.

2.8. Le Client est responsable du respect des exigences techniques minimales nécessaires à l’utilisation des Services ainsi que de la prise en compte des risques liés à la transmission de données via des réseaux électroniques.

3. Utilisation acceptable et obligations

3.1. Le Client est entièrement responsable de toutes les activités effectuées via le Compte, y compris celles des Agents et des Utilisateurs finaux, ainsi que du contenu et de la légalité des Données du Client. Le Client s’interdit toute tentative d’accès non autorisé aux comptes d’autres utilisateurs ou à des systèmes ou données auxquels il n’a pas d’accès légitime.

3.2. Codenica traite les Données du Client uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services, à la garantie de leur sécurité, à leur maintenance et à leur évolution, au traitement des demandes d’assistance technique et au respect des obligations légales applicables. Le traitement est effectué dans le respect de la confidentialité et conformément à la Politique de confidentialité et à la législation en vigueur.

3.3. La propriété des Données du Client demeure celle du Client. Le Client accorde à Codenica une licence non exclusive, mondiale et gratuite, limitée au traitement des Données du Client dans la mesure nécessaire à la bonne exécution des Services conformément au présent Accord.

3.4. Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à la loi applicable, au présent Accord, aux descriptions des Services et aux éventuelles directives fournies. En particulier, le Client s’engage à ne pas :
a) perturber le fonctionnement des Services, contourner les mesures de sécurité ou compromettre l’intégrité des systèmes, réseaux ou données,
b) accéder ou tenter d’accéder sans autorisation aux Services, procéder à de l’ingénierie inverse ou modifier les Services sans autorisation,
c) usurper l’identité d’une personne ou d’une entité ou falsifier l’origine de données ou de communications,
d) utiliser les Services en violation des lois relatives à la protection des données, à la vie privée ou aux droits de tiers,
e) utiliser les Services pour l’envoi de spam, le phishing, des requêtes automatisées massives ou toute autre activité abusive,
f) encourager ou aider d’autres personnes à enfreindre les présentes Conditions.

3.5. Le Client est responsable de la mise en place d’une connexion réseau sécurisée et stable permettant l’accès aux Services ainsi que de la compatibilité de ses systèmes et équipements avec les versions actuelles des Services. Codenica n’est pas responsable des failles de sécurité résultant d’infrastructures qui ne relèvent pas de son contrôle.

3.6. Codenica n’est pas tenue de surveiller en permanence les contenus traités via les Services. Toutefois, nous nous réservons le droit de prendre toute mesure immédiate, y compris la suspension ou la résiliation de l’accès, si nous constatons une violation de la loi, du présent Accord ou une menace pour la sécurité du système, des utilisateurs ou des données.

3.7. Les Services ne peuvent être utilisés que pour les besoins professionnels légitimes du Client. Toute revente, sous-licence, mise à disposition ou utilisation des Services au profit de tiers sans l’accord explicite de Codenica est interdite et peut entraîner la résiliation de l’Accord.

3.8. Il est strictement interdit de se présenter faussement comme lié à Codenica, d’agir en son nom sans autorisation ou d’utiliser les Services d’une manière contraire au présent Accord ou à un Bon de commande.

4. Intégration avec des services et composants externes

4.1. Les Services peuvent permettre une intégration ou une interopérabilité avec des systèmes, services ou sites web externes (« Services externes »). Ces intégrations sont facultatives et fournies « en l’état ». Codenica ne contrôle pas les Services externes et n’est pas responsable de leur disponibilité, de leur sécurité, de leur continuité, de leurs pratiques en matière de confidentialité ou de leurs méthodes de traitement des données.

4.2. Lors de l’utilisation de Services externes, le Client est seul responsable de l’obtention des consentements et bases juridiques nécessaires ainsi que du respect de la législation applicable, y compris en matière de protection des données. Les conditions, licences et politiques des Services externes sont fixées indépendamment par leurs fournisseurs et peuvent évoluer sans incidence sur le présent Accord. Codenica n’est pas responsable de l’interruption, de la modification ou de la limitation des Services externes.

4.3. Dans la mesure où des Services externes utilisent des mécanismes d’intelligence artificielle ou de génération de contenu, le Client reconnaît que les résultats fournis ont un caractère auxiliaire et informatif. Les contenus générés par l’IA ne constituent pas un conseil juridique, financier ou opérationnel et ne doivent pas servir de seule base à une décision. La vérification, l’interprétation et l’utilisation de ces résultats relèvent exclusivement de la responsabilité du Client.

4.4. Les Services peuvent inclure ou s’appuyer sur des logiciels, bibliothèques ou composants de tiers (« Composants de tiers »). L’utilisation de ces composants est régie par leurs propres conditions de licence. En cas de conflit entre le présent Accord et les conditions applicables aux Composants de tiers, ces dernières prévalent pour ce qui concerne leur utilisation.

4.5. À l’exception des Composants de tiers, l’ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs aux Services demeure la propriété exclusive de Codenica. Codenica ne fournit aucune garantie et n’assume aucune responsabilité concernant le fonctionnement, les mises à jour ou les modifications de licence des Composants de tiers.

5. Droits de propriété intellectuelle et confidentialité

5.1. Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux Services, y compris notamment les droits d’auteur, brevets, marques, marques de service, savoir-faire et autres droits exclusifs, couvrant les logiciels, technologies, documentations, conceptions, interfaces utilisateur et supports fournis dans le cadre des Services, sont la propriété exclusive de Codenica. Cela inclut toute mise à jour, amélioration, modification ou œuvre dérivée. Aucune disposition du présent Accord n’affecte les droits du Client sur ses Données.

5.2. Toutes les Informations confidentielles échangées entre les Parties dans le cadre de l’Accord, notamment les informations techniques, commerciales, organisationnelles, financières et les secrets d’affaires, demeurent la propriété de la Partie qui les divulgue. La Partie qui les reçoit s’engage à les protéger avec le même degré de soin qu’elle accorde à ses propres informations confidentielles et à ne les utiliser que pour l’exécution du présent Accord.

5.3. L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui : (a) sont ou deviennent publiques sans violation de l’Accord ; (b) étaient légalement connues de la Partie réceptrice avant leur divulgation ; ou (c) sont divulguées en application de la loi ou d’une décision contraignante d’une autorité compétente, sous réserve que la Partie divulgatrice en soit informée lorsque la loi le permet.

5.4. Le Client s’engage à indemniser et à dégager Codenica de toute responsabilité en cas de réclamation, perte, dommage, responsabilité ou coût, y compris les frais juridiques raisonnables, résultant : (a) d’une utilisation des Services en violation du présent Accord ou de la loi applicable ; (b) d’une atteinte aux droits de tiers, notamment aux droits de propriété intellectuelle ; ou (c) des contenus, données ou éléments fournis par le Client ou ses utilisateurs.

5.5. Le Client peut transmettre à Codenica des retours, suggestions ou propositions concernant les Services (« Commentaires »). En fournissant ces Commentaires, le Client accorde à Codenica une licence mondiale, non exclusive, perpétuelle, irrévocable et gratuite pour utiliser, modifier, diffuser et intégrer ces Commentaires dans les Services ou d’autres produits Codenica. Les Commentaires ne sont pas considérés comme des Informations confidentielles et Codenica n’est pas tenue de les mettre en œuvre ni de verser une quelconque rémunération.

6. Tarification et conditions de paiement

6.1. Les frais relatifs aux Services sont déterminés selon les tarifs en vigueur à la date de la commande, tels que publiés sur notre site web ou précisés dans un Bon de commande convenu. Sauf indication contraire, les frais sont facturés à l’avance pour la période de facturation concernée.

6.2. Certains Services peuvent être proposés gratuitement pendant une période d’essai limitée ou dans le cadre d’offres gratuites, conformément à l’offre en vigueur. À l’issue de la période gratuite, la poursuite de l’utilisation des Services nécessite le paiement des frais d’abonnement applicables selon la tarification en vigueur à ce moment.

6.3. Les paiements relatifs aux Services sont effectués par voie électronique via les plateformes de paiement prises en charge ou sur la base de factures émises. Les factures et informations de facturation sont mises à disposition sous forme électronique dans le panneau de compte du Client ou transmises par voie électronique.

6.4. Les échéances de paiement sont indiquées sur la facture. En cas de retard de paiement, nous nous réservons le droit, sans engager notre responsabilité : (i) de suspendre l’accès aux Services, y compris de bloquer les identifiants de connexion, jusqu’au règlement complet des sommes dues ; et (ii) d’appliquer les intérêts légaux ou le taux maximal autorisé par la loi applicable.

6.5. Le Client est responsable du maintien d’informations de contact et de facturation exactes et à jour. Codenica ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant d’informations incorrectes ou obsolètes fournies par le Client.

6.6. Nous nous réservons le droit de modifier les tarifs des Services moyennant un préavis raisonnable. Les modifications de prix ne s’appliquent pas aux périodes d’abonnement déjà payées et prennent effet à compter de la période de facturation suivante, sauf si le Client décide de cesser d’utiliser les Services avant l’entrée en vigueur des nouveaux tarifs.

6.7. Tous les montants sont exprimés hors taxes et n’incluent pas les impôts, droits ou autres charges publiques, notamment la TVA, les retenues à la source ou autres prélèvements similaires, sauf indication contraire expresse. Le Client est seul responsable du calcul et du paiement correct de tous les impôts applicables conformément à la législation en vigueur.

7. Détails de l’abonnement

7.1. Sauf disposition impérative contraire de la loi applicable, nous n’offrons aucun remboursement, crédit ou compensation pour la période non utilisée des Services avant la fin de la Période d’abonnement, quel que soit le cycle de facturation.

7.2. Les règles de facturation s’appliquent de manière uniforme à tous les Clients et visent à garantir une gestion équitable et efficace de l’infrastructure et des ressources des Services.

7.3. Types d’abonnement :

a) Les comptes d’essai donnent accès aux fonctionnalités des Services pour une durée limitée et sans frais, afin de permettre au Client d’évaluer le système. Aucune information de paiement n’est requise pendant la période d’essai.
b) L’accès à un compte d’essai est réservé aux nouveaux Clients. Les Services d’essai sont fournis « en l’état », sans aucune garantie.
c) Nous ne sommes pas responsables des réclamations, pertes ou dommages résultant de l’utilisation des Services d’essai.
d) La durée de la période d’essai est déterminée à notre seule discrétion et peut être interrompue à tout moment sans préavis. À l’expiration de la période d’essai, l’accès aux Services prend fin sauf si le Client souscrit un abonnement. Les données liées à l’essai peuvent être supprimées après expiration.

7.4. Services gratuits :

a) Les Services fournis gratuitement sont soumis aux présentes Conditions d’utilisation, mais peuvent présenter des limitations en termes de fonctionnalités, de disponibilité ou d’assistance. Ils peuvent être modifiés ou interrompus à tout moment sans engager notre responsabilité.

7.5. Services payants :

a) À l’issue de la période d’essai, la poursuite de l’utilisation des Services nécessite un abonnement actif et le paiement ponctuel des frais conformément à la tarification applicable. Tous les frais sont non remboursables.
b) L’Accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la Période d’abonnement choisie et est renouvelé automatiquement pour des périodes successives, sauf si le Client clôture son Compte avant la fin de la période de facturation en cours.
c) La clôture du Compte pendant une Période d’abonnement active entraîne la perte d’accès aux Services sans droit à remboursement pour la période non utilisée.
d) Les Services payants peuvent être suspendus ou résiliés par le Client ou par nous, notamment en cas de violation de l’Accord, de non-paiement ou d’utilisation illégale des Services. Une telle résiliation n’ouvre droit à aucune compensation ni remboursement.

8. Dispositions relatives aux garanties

8.1. Pendant la durée de l’Accord, nous mettons en œuvre des efforts raisonnables d’un point de vue commercial pour assurer la disponibilité des Services et leur fonctionnement conforme à leur destination et à la documentation en vigueur. Le cas échéant, l’assistance technique est fournie de manière professionnelle par un personnel qualifié. Si un Service est susceptible de porter atteinte aux droits de tiers, nous nous réservons le droit, à notre discrétion, d’assurer la poursuite de son utilisation, de le modifier afin de supprimer l’atteinte ou de mettre fin au Service concerné ou à l’Accord, selon les circonstances.

8.2. Sauf disposition expresse contraire du présent Accord, les Services ainsi que l’ensemble des contenus mis à disposition via nos sites web sont fournis « en l’état » et « selon disponibilité ». Nous ne fournissons aucune garantie, expresse ou implicite, y compris, sans limitation, quant au fonctionnement ininterrompu, à l’absence d’erreurs, à la sécurité complète ou à l’adéquation à un usage particulier. L’utilisation des Services peut impliquer la transmission de données via des réseaux échappant à notre contrôle, et nous ne sommes pas responsables de toute perte, altération ou interception de données dans ce contexte.

8.3. Nous ne sommes pas responsables des problèmes résultant de modifications des Services effectuées par le Client ou des tiers, d’une utilisation contraire à l’Accord, d’actes ou omissions de prestataires externes, de limitations du réseau Internet, de défaillances d’infrastructure indépendantes de notre volonté ou d’autres facteurs externes. Cela inclut également les dommages résultant de la suspension ou de la résiliation de l’accès au Compte conformément à l’Accord.

8.4. Des opérations de maintenance planifiées, des mises à jour du système ou des événements techniques imprévus peuvent temporairement affecter la disponibilité des Services. De telles interruptions ne constituent pas une violation de l’Accord et n’engagent pas notre responsabilité, à condition que ces actions soient menées dans des limites raisonnables.

8.5. Dans la mesure maximale permise par la loi applicable, si les Services ne sont pas conformes au présent Accord, notre seule obligation consiste à prendre des mesures correctives raisonnables dans un délai approprié. Il s’agit du recours exclusif du Client en cas de défaillance ou de mauvaise exécution des Services.

9. Limitation de responsabilité

9.1. Dans la mesure maximale permise par la loi applicable, nous ne saurions être tenus responsables de dommages indirects, consécutifs, spéciaux ou accessoires résultant du présent Accord ou de l’utilisation des Services, y compris, sans limitation, la perte de bénéfices, de revenus, de données, l’interruption d’activité, l’atteinte à la réputation ou les décisions commerciales prises sur la base d’informations obtenues via les Services, même si nous avions été informés de la possibilité de tels dommages.

9.2. Notre responsabilité totale cumulée pour tout dommage direct, quelle que soit la base juridique de la réclamation, ne pourra excéder le montant total effectivement payé par le Client pour les Services au cours des douze (12) mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation. Cette limitation n’affecte pas l’obligation du Client de régler les montants dus au titre de l’Accord.

9.3. Nous ne sommes pas responsables des conséquences liées à l’utilisation des Services en combinaison avec des services externes, des composants tiers, des intégrations, des solutions basées sur l’intelligence artificielle ou des données générées, traitées ou interprétées par ces systèmes. La vérification des résultats et leur utilisation relèvent exclusivement de la responsabilité du Client.

10. Droit applicable et dispositions finales

Le présent Accord est régi par le droit polonais. Tout litige découlant de l’Accord ou lié à l’utilisation des Services sera soumis aux tribunaux compétents en Pologne, sauf disposition impérative contraire de la loi applicable.

Codenica ne saurait être tenue responsable de tout manquement ou retard dans l’exécution de l’Accord résultant d’événements échappant raisonnablement à son contrôle, notamment des défaillances d’infrastructure, des décisions des autorités publiques, des catastrophes naturelles, des conflits armés ou des interruptions d’approvisionnement en énergie ou en services réseau.

Si une disposition du présent Accord est jugée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent pleinement en vigueur et continuent de lier les Parties dans la mesure permise par la loi.