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Supervision des ordinateurs, inventaire et helpdesk pour PME
Le système Codenica donne aux PME un même endroit pour superviser les ordinateurs des employés, maintenir un inventaire à jour des équipements et organiser les échanges avec les clients et l'équipe. Avec la licence Plus, vous pouvez consulter l'activité, le temps de travail, les applications, les sites web, les périphériques USB et les logiciels installés. L'agent de supervision collecte automatiquement les données sur les ordinateurs et les logiciels. Vous pouvez aussi enregistrer téléphones, imprimantes, outils, mobilier et autres équipements, puis les attribuer à des employés et à des sites. Lorsqu'il faut organiser des questions, réclamations ou problèmes techniques, le même système propose un helpdesk, le Portail client, une base de connaissances, un chat et une messagerie. Codenica Cloud fonctionne dans Microsoft Azure sans serveur à gérer. Codenica On-Premise est installée dans votre entreprise et conserve les données, fichiers et paramètres dans votre propre infrastructure.
Supervision des ordinateurs et du travail dans une PME
Dans une PME, le dirigeant doit souvent s'occuper à la fois des clients, de l'équipe, des coûts et du matériel. Il n'a pas le temps de passer de bureau en bureau ni d'attendre plusieurs jours avant de découvrir qu'un ordinateur n'était pas utilisé pour le travail, qu'un logiciel inutile y a été installé ou que des sites risqués ont été consultés. L'application Codenica donne une vue actuelle de ce qui se passe sur les postes de l'entreprise. La supervision des ordinateurs, le suivi de l'activité des employés et le suivi du travail, y compris à distance, peuvent être configurés selon les règles de l'entreprise et présentés clairement à l'équipe.
Voir ce qui se passe sur les postes de travail
- La supervision de l'ordinateur d'un employé montre quand le poste était actif ou inactif, quelles applications étaient utilisées et quelles fenêtres étaient ouvertes. Vous pouvez vérifier si le travail suit le rythme attendu, où les longues pauses se répètent et quelles activités prennent le plus de temps à l'équipe. C'est utile au bureau comme lorsque certaines personnes travaillent de chez elles ou sur le terrain.
- La supervision d'Internet permet de consulter les domaines et sites web visités. Des règles peuvent limiter l'accès à des adresses personnelles, distrayantes ou risquées. Le système Codenica montre aussi les applications lancées, les installations de logiciels, l'impression et l'utilisation de périphériques USB. Il devient plus simple de repérer ce qui fait perdre du temps, surcharge un ordinateur ou peut créer un risque pour les données de l'entreprise.
- L'agent de supervision réalise un inventaire informatique automatisé des ordinateurs. Il collecte les informations sur le matériel, le système d'exploitation, le processeur, la mémoire, les disques, les écrans, les imprimantes, les périphériques USB et les logiciels installés. Le dirigeant n'a pas besoin de tenir un tableau séparé ni de demander aux employés de renseigner les données à la main. L'inventaire repose sur ce qui se trouve réellement sur les ordinateurs de l'entreprise.
Inventaire des équipements, appareils et ressources d'une PME
La supervision des ordinateurs montre ce qui se passe sur les postes de travail. L'inventaire permet d'organiser bien plus de choses : qui utilise un téléphone, où se trouve une imprimante, quels outils sont attribués à un employé, quand une licence logicielle arrive à échéance et quel matériel se trouve dans une agence. Le logiciel Codenica relie les données collectées automatiquement sur les ordinateurs aux informations suivies par l'entreprise.
Un inventaire qui ne s'arrête pas aux ordinateurs
Dans l'application Codenica, vous pouvez suivre les ordinateurs, écrans, téléphones, imprimantes, outils, mobilier, équipements de poste, documents, logiciels et licences. Les modèles, catégories et champs personnalisés permettent de décrire les objets comme ils sont réellement utilisés dans votre entreprise. Pour chaque ressource, vous pouvez enregistrer la personne responsable, le site, les documents, l'historique des modifications et les demandes associées. La licence Plus ajoute l'inventaire informatique automatisé des ordinateurs. Vos données ne dépendent donc pas uniquement de la mémoire du dirigeant ou d'un seul fichier Excel.
Cloud et On-Premise - vous choisissez où fonctionne le système Codenica
La même application Codenica est disponible dans deux versions actuelles. Cloud fonctionne dans Microsoft Azure et permet d'utiliser le système dans le navigateur sans gérer son propre serveur. On-Premise s'installe dans votre entreprise, sur votre propre infrastructure, lorsque vous souhaitez décider vous-même où sont conservés les données, les fichiers et la configuration.
Deux façons d'exploiter le même système
Cloud est pratique pour une entreprise qui veut démarrer rapidement avec la supervision des ordinateurs, l'inventaire automatisé, le suivi des équipements et, plus tard, le traitement des demandes. Le serveur de l'application et l'infrastructure Cloud sont fournis par Microsoft Azure. On-Premise fonctionne à l'adresse définie par votre entreprise. L'installation peut utiliser votre propre base PostgreSQL, un stockage de fichiers local, un point de connexion local pour les agents, votre propre serveur SMTP et des boîtes mail locales pour créer des tickets à partir d'e-mails. Les données de supervision, d'inventaire et de demandes restent dans l'infrastructure de l'entreprise. Une installation On-Premise peut fonctionner 100 % hors ligne, sans contact avec les serveurs de Codenica et sans accès à Internet.
Où restent les données de l'entreprise - dans le Cloud ou sur votre serveur ?
Avec la supervision des ordinateurs et l'inventaire des équipements, il importe non seulement de savoir ce que montre le système, mais aussi où vont les données. Codenica vous laisse choisir le modèle adapté au fonctionnement de l'entreprise : Cloud dans Microsoft Azure ou On-Premise dans une infrastructure appartenant à l'entreprise.
La simplicité du Cloud ou le contrôle local complet
Codenica Cloud conserve les données de l'application dans Microsoft Azure. Cette option convient à une entreprise qui ne souhaite pas gérer elle-même un serveur d'application. Codenica On-Premise permet de garder la base de données, les fichiers, la configuration et les données de supervision sur un serveur propre à l'entreprise. Vous pouvez utiliser votre réseau, l'adresse de votre application, votre serveur SMTP et vos boîtes e-mail locales. Une installation On-Premise peut fonctionner 100 % hors ligne, afin que les données des ordinateurs ne quittent pas l'entreprise. L'administrateur est alors responsable de la sécurité du serveur, des accès, du réseau et des sauvegardes.
Portail client pour PME lorsque le nombre de dossiers augmente
Une fois les ordinateurs et les équipements organisés, il arrive qu'il devienne difficile de se souvenir de chaque question client, demande d'employé et dossier en attente. Le Portail client permet d'intégrer cette partie au système sans acheter un autre outil uniquement pour la communication.
Un point de contact avec l'entreprise
Le Portail client du système Codenica permet aux clients et aux employés de signaler des problèmes, consulter l'état de leurs dossiers, utiliser la base de connaissances, discuter avec l'équipe et échanger des messages. L'entreprise conserve l'historique des échanges avec la demande concernée au lieu de chercher les décisions dans plusieurs boîtes mail. Le Portail client est la partie de l'application Codenica destinée aux utilisateurs pris en charge. L'Espace client du site web est un endroit distinct pour gérer le compte, les commandes, les licences et les téléchargements.
Une licence adaptée aux besoins actuels de l'entreprise
Toutes les PME ne commencent pas avec les mêmes besoins. L'une veut surtout superviser les ordinateurs et maîtriser l'accès à Internet, l'autre a besoin d'un inventaire des équipements, une autre souhaite mieux servir ses clients. Les licences Starter, Plus et Enterprise permettent de choisir le périmètre nécessaire sans changer d'application Codenica.
Starter, Plus et Enterprise
Starter comprend le système de tickets, la base de connaissances, la communication, le Portail client et le suivi de base des ressources. Plus ajoute la supervision des ordinateurs et des employés, le suivi du travail, le contrôle des applications et des sites web, l'inventaire automatisé et l'audit des postes. Enterprise étend l'application avec un service desk complet pour la gestion des problèmes, des changements et des versions selon ITIL. Une entreprise peut commencer par le domaine qui lui importe le plus et activer les autres éléments au moment où ils deviennent vraiment utiles.
Des tarifs de licence adaptés aux PME
Si votre priorité est la supervision des ordinateurs et l'inventaire informatique automatisé, la licence Plus est le bon choix. Si vous préférez d'abord organiser les demandes, la communication et le suivi de base des ressources, choisissez Starter. Les tarifs Codenica permettent de comparer les deux périmètres et de décider si l'application doit fonctionner dans le Cloud ou en installation On-Premise.
Supervision, inventaire et helpdesk dans le bon ordre
Plus s'adresse à l'entreprise qui veut superviser les ordinateurs des employés, consulter l'activité, les applications, les sites web et les périphériques USB, puis réaliser automatiquement l'inventaire des postes. Starter apporte le système de tickets, le helpdesk, le traitement des demandes, la base de connaissances, la communication et le suivi de base des ressources. Enterprise est destiné aux organisations qui veulent exploiter un service desk complet. Cloud simplifie l'exploitation de l'application, tandis que On-Premise conserve les données de supervision, d'inventaire et de demandes dans votre propre infrastructure.
Service client pour PME
Le service client n'a pas besoin d'être le premier motif d'achat d'un système. Mais lorsque l'entreprise doit garder en mémoire toujours plus d'appels, d'e-mails et de dossiers, il est utile de relier la communication aux données sur les équipements, les utilisateurs et les actions précédentes. La réponse à un client ne dépend alors plus seulement de la personne qui se souvient de la situation.
Un logiciel de service client comme prolongement du système
Le logiciel Codenica pour le service client associe un système de tickets, le Portail client, le chat et la messagerie. L'équipe peut recevoir les demandes, répondre aux questions et consulter l'historique des échanges au même endroit. Un dossier peut être lié à un client, un employé, un appareil ou une autre ressource. Il ne s'agit pas d'un outil réservé au service informatique. Une PME peut l'utiliser pour le service client, les réclamations, les questions des employés et les sujets administratifs lorsqu'elle souhaite apporter de l'ordre à la communication comme elle l'a fait pour les ordinateurs et les équipements.
Helpdesk pour PME lorsque les demandes doivent être organisées
La supervision et l'inventaire résolvent le besoin de connaître les ordinateurs et les équipements. Avec le temps, un autre problème apparaît : les questions des clients, les réclamations, les demandes des employés et les incidents techniques se perdent dans les appels et les e-mails. La licence Starter ajoute un helpdesk au même système où l'entreprise conserve déjà les informations sur les équipements et les utilisateurs.
Un traitement simple des demandes
La licence Starter comprend un système de tickets pour recevoir et traiter les demandes, le Portail client, une base de connaissances, un chat, une messagerie et un suivi de base des ressources. Lorsqu'un employé signale un problème avec son ordinateur, le dossier peut être lié à l'appareil, à l'utilisateur et au site concernés. Lorsqu'un client demande de l'aide, l'historique des échanges reste avec sa demande. Le helpdesk n'a pas besoin d'être le premier motif de déploiement du système Codenica. C'est une suite naturelle lorsque l'entreprise veut relier la gestion des équipements à l'accompagnement quotidien des personnes.
Tout le monde travaille avec des données à jour
Dans une PME, une information obsolète peut bloquer plusieurs personnes. Le logiciel Codenica met à jour en temps réel les données de supervision, d'inventaire, de demandes et de communication. L'équipe voit ainsi l'état actuel sans actualiser les pages manuellement. Le dirigeant peut vérifier dans un seul système l'état d'un ordinateur, l'attribution d'un équipement et l'avancement du traitement, que l'entreprise utilise Cloud ou une installation On-Premise.
