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Communication avec les clients et les employés via portail, chat en direct et messagerie
Codenica ITSM + ITAM propose un système complet de communication pour les clients et les employés : un portail client, un chat en direct et un centre de messagerie interne. Tous les canaux fonctionnent ensemble dans un environnement unifié, accessible depuis n’importe quel appareil.
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Personnalisation du portail client
Le portail client peut fonctionner comme une partie intégrante de votre organisation, avec votre propre logo, vos couleurs et une identité visuelle cohérente, sans référence visible au fournisseur du logiciel.
Un portail client aligné sur votre marque
Codenica ITSM + ITAM vous permet d’adapter entièrement le portail client à l’identité visuelle de votre entreprise. Vous pouvez configurer une bannière personnalisée avec votre logo, définir les couleurs et ajuster l’apparence de l’interface afin que le portail reste cohérent avec vos autres systèmes internes et vos standards de communication. Le portail fonctionne en modèle white-label : ni les clients ni les employés ne voient de référence au fournisseur du logiciel. Pour l’utilisateur final, il s’agit simplement du portail interne de votre organisation, utilisé pour contacter le service IT ou les équipes support.
Communication client dans le système de help desk
Codenica ITSM + ITAM propose plusieurs canaux de communication complémentaires permettant aux clients et aux employés de contacter l’équipe support selon la situation — en temps réel ou de manière asynchrone — tout en conservant l’historique complet des échanges.
Un portail pour l’interaction avec les clients et les employés
Le portail client dans Codenica ITSM + ITAM constitue un point central de communication où les utilisateurs peuvent gérer leurs demandes de manière autonome et rester en contact permanent avec l’équipe support.
Fonctionnalités du portail client
Le portail client offre un espace en ligne dédié aux clients externes et aux employés internes. Les utilisateurs peuvent consulter les actifs qui leur sont attribués, accéder à la base de connaissances, créer de nouveaux tickets et suivre l’état de leurs demandes existantes. Le portail intègre la communication liée aux tickets, le chat et la messagerie interne, garantissant que l’historique complet des interactions avec le help desk soit disponible en un seul endroit. La solution est entièrement responsive et fonctionne sur ordinateurs, tablettes et smartphones, permettant un accès depuis n’importe où.
Système de messagerie dans le portail client
Toutes les interactions avec un client ne nécessitent pas une communication en temps réel. Dans de nombreux cas, un échange structuré et asynchrone est essentiel pour préserver le contexte complet et l’historique des décisions. Le système de messagerie du portail client permet de communiquer sans pression de réponse immédiate, tout en maintenant la continuité entre le client et l’équipe help desk.
Système de messagerie
Le système de messagerie interne de Codenica ITSM + ITAM permet une communication structurée entre le client et l’équipe de help desk sans dépendre du chat en temps réel. Les messages sont enregistrés dans le système et automatiquement synchronisés avec des notifications par e-mail, ce qui garantit que clients et agents reçoivent les mises à jour même lorsqu’ils ne sont pas connectés. Cette approche réduit le risque de manquer des informations importantes, conserve l’historique complet des échanges et favorise un traitement méthodique des tickets.
Chat en direct dans le portail client
Tous les problèmes ne nécessitent pas l’ouverture d’un ticket formel ou un long échange de messages. Dans de nombreuses situations, une conversation rapide suffit pour clarifier un point, confirmer des détails ou obtenir une réponse immédiate. Le chat en direct du portail client permet une communication directe et en temps réel entre le client et l’équipe support.
Conversation en temps réel
La fonction de chat en direct dans Codenica ITSM + ITAM affiche les agents support actuellement disponibles et permet aux clients ou aux employés de démarrer une conversation directement avec l’agent sélectionné. Les utilisateurs peuvent poser une question, préciser un point ou demander de l’aide sans lancer de processus formel. Si nécessaire, la conversation peut servir de point de départ à la création d’un ticket, tout en conservant le contexte et la continuité des échanges. Le chat en direct constitue ainsi un canal de contact simple qui complète le système de tickets sans le remplacer.
Messages dans les tickets
Chaque ticket help desk n’est pas seulement une tâche à traiter, mais aussi un historique complet des échanges entre le client et l’équipe support. Les messages intégrés au ticket permettent de mener une conversation structurée dans un contexte unique et cohérent, sans risque de perte d’information. Clients et agents disposent en permanence d’une vision claire de l’état du dossier et des décisions déjà prises.
Communication intégrée au contexte du ticket
Les messages dans les tickets Codenica ITSM + ITAM font partie intégrante du ticket et constituent l’historique complet de la communication. Chaque réponse, précision ou décision est enregistrée directement dans le ticket, en conservant le contexte du problème, les changements de statut et les personnes impliquées. Les messages sont également envoyés automatiquement par e-mail aux participants à la conversation, assurant la continuité même lorsque quelqu’un n’utilise pas activement le portail client. Cette approche évite la dispersion des échanges dans les boîtes mail et centralise le traitement du dossier en un seul endroit.
Contrôle d’accès au portail client
Le portail client ne doit pas nécessairement fonctionner de la même manière pour tous. Dans Codenica ITSM + ITAM, vous pouvez définir précisément qui peut utiliser le portail et dans quelle mesure — aussi bien pour les clients externes que pour les employés internes. Le portail devient ainsi un canal de communication structuré et sécurisé, adapté aux besoins réels de votre organisation plutôt qu’un compromis entre différents groupes d’utilisateurs.
Accès des clients et des employés
Codenica ITSM + ITAM vous permet de contrôler la visibilité des fonctionnalités et des données au sein du portail client. Vous pouvez déterminer quels éléments sont accessibles aux clients ou aux employés et définir les actions autorisées pour chaque groupe d’utilisateurs. Cette approche renforce la sécurité des informations, structure la communication et permet d’aligner le portail client sur l’organisation et les processus en place dans votre entreprise.
